NC系统报表操作指南用友集团财务NC用友ufo电子表操作步骤Word文档下载推荐.docx

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用户角色

zonghaiyan

宗海燕

shaoling

邵玲

（4）所有用户原始密码均为：

1

（5）密码修改

各用户首次登录后，应立即修改登录密码。

方法为：

A、点击操作浏览窗口右上角“我的配置——我的信息”右边的下拉箭头（见图4）

图4

B、在弹出的“用户：

修改->

用户”对话框内点击“修改密码”按钮（如图5）

图5

C、在弹出的“修改密码”对话框内，按照提示输入旧密码和新密码后，按“确定”返回（如图6）

图6

密码可以为阿拉伯数字和英文字母，也可以是数字与英文字母混合型，长度为1-24位之间。

从安全角度出发，建议采用数字与英文字母混合型。

二、如何建立一张报表

建立一张符合要求的报表，要经过“新建报表”、“新建任务”、“分配任务”和“单元公式设置”以及“提取指标”这样几个步骤。

（一）新建报表

1、报表目录建立和修改

（1）为了更好地管理报表，新建的报表要放在一个报表目录下，如果没有所需要的目录，可以新建一个：

把光标移到“目录”菜单上，这时会显示一个弹出菜单（如图7），点击“新建”，在弹出的“报表：

新建->

目录”对话框内输入要建立的“目录名称”和“目录说明（可不输）”（如图8），然后按“确定”返回，一个新的报表目录就建好了。

图7

图8

（2）如果要修改报表目录信息，可以在目录菜单下点击“修改”，然后按上述方法在弹出的“报表：

目录”对话框内修改。

2、报表的建立和修改

新建报表的方法有两种：

“新建”和“导入”

（1）新建“报表”

A、新建报表

在“我的报表—报表表样”菜单下选择一个报表目录，如“月度报表”，把光标移到“报表”菜单上，这时会显示一个出菜单（如图9），点击“新建”，在弹出的“报表：

报表”对话框内输入要建立的“报表名称”、“报表编码”和“目录说明（可不输）”（如图10），然后按“确定”返回。

报表编码是不允许重复的，由于集团内各单位内部报表基本相同，因此要求各单位在本单位报表编码前加上识别码，如：

“友谊”、“思诺”等等。

图9

图10

B、报表设置

此时只是建立了一张空白的报表，还需要进一步对报表的格式和公式进行设置。

在需要设计格式的报表前选择框内打上勾，选择一个报表，如“友谊企附001”，把光标移到“工具”菜单上，这时会显示一个出菜单（如图11），点击“设计格式”，进入报表格式设计界面（如图12）

图11

图12

C、报表的格式设计

一张报表通常包括“表头”和“表体”两个部分。

“表头”包括“报表名称”、“编制单位”、“报告日期”等信息；

“表体”包括“报告项目”和“数据”两部分内容。

下面，以友谊家俱“制造费用表”为例，介绍报表的格式设计方法。

a、表头设计

在第一行第一个单元格内输入报表名称，如“制造费用表”。

在第二行设置“编制单位”和“报告日期”，设置方法如下：

点击“任务栏”内的“数据”按钮，在弹出的菜单内选择“关键字设置”（如图13），在弹出的“关键字设置”复选框内选择“单位”和“月”两个选项，并根据报表格式需要在“位置”栏内输入关键字所在的单元格，按“确定”返回（如图14）

图13

图14

b、表体设计

在第3、4行内分别输入列标题，如“项目”、“部门名称”、“上年同期”、“本月发生”、“本年累计”等（如图15）

图15

在第一列的第5个单元格以下的单元格内分别输入行标题，如“1、材料及低值易耗品”、“2、工资”等（如图16）

图16

c、修饰报表

根据需要对报表进行修饰，如对报表名称进行合并、居中，单元格字体、字号、边框、格式等。

单元格合并：

选择需要合并的单元格，点击鼠标右键，在弹出的菜单内选择“组合单元”（如图17），然后在弹出的“组合单元”选择框内选取组合的方式（如图18），即可完成单元合并。

图17

图18

单元格字体、字号、边框、格式等设置在“单元属性”里进行（如图17）。

这样一张美观的格式报表就建成了。

iUFO报表设计不如Execl表格设计那样方便，选择单元格时建议使用组合键——“Shift”，以提高设计效率和效果。

（2）“导入”报表

如果你手里已经有一张设计好的Execl报表格式，那么不用按上述方法辛苦地设计报表了，你可以将这张Execl报表格式导入到iUFO报表，方便、快捷，而且美观。

A、在“我的报表—报表表样”菜单下选择一个报表目录，如“月度报表”，把光标移到“报表”菜单上，这时会显示一个出菜单（如图19），点击“导入”

图19

B、激活“报表导入文件文件类型选择“向导对话框（如图20）

图20

C、按照向导指引，一步步选择Execl目标文件后（如图21），点击“导入”

图21

D、在弹出的“导入Execl”对话框内输入要建立的“报表名称”、“报表编码”和“目录说明（可不输）”（如图22），然后按“确定”返回。

图22

导入的报表同样需要设置“关键字”，你可以按照上述的“关键字”设置方法进行相应的操作。

这样一张报表通过Execl导入方式建立成功了。

如果你的Execl报表导入后显示乱码，多半是因为你的Execl报表的字体设置不能被iUFO所识别。

所以在Execl报表里使用“宋体字”是不错的。

（3）报表的“任务”和“数据源”设置

报表格式设计完成后，还不能直接进行公式设置，还要进行“任务”的建立和分配以及报表“数据源”的设置。

A、建立“任务”

依次打开“网络报表”—“任务”菜单，点击“任务”（如图23），将显示“任务”管理窗口。

图23

把光标移到“任务”菜单上，这时会显示一个弹出菜单（如图24），点击“新建”

图24

在弹出的“任务：

任务”的“任务”对话框内输入要建立的“任务名称（注意任务名称后的那个“*”号了吗，这表明“任务名称”为必输项，其他可不输）”（如图25）

图25

在“任务：

任务”的“关键字选择”对话框内，从左边的选择框内把与报表相对应的关键字选入右边的显示框（如图26），如我们在“制造费用表”里选择的关键字是“单位”和“月”，那么，在这里就把这两个关键字选过去。

图26

任务”的“报表选择”对话框内，从左边的选择框内把要加入该任务的报表选入右边的显示框（如图27），如“（友谊企附001）制造费用表”

图27

然后按“确定”返回，一个新的报表任务就建好了。

B、分配任务

在任务管理窗口，在要分配的任务名称前方框内打勾，选定该任务，把光标移到“其他功能”上，这时会弹出一个菜单（如图28）

图28

点击“分配任务”，会显示“任务分配”管理窗口，在窗口的任务栏上点击“增加”（如图29）

图29

分配任务时，“报表”与“任务”的关键字必须保持完全一致，否则无法正确分配任务。

在弹出的“任务分配”选择框内选择一个单位，事实上，提供给你选择的只有一个单位，所以直接点击“确定”，然后按“取消”返回（如图30）

图30

这样报表任务也就分配好了。

C、接下来，要做的是配置当前任务和数据源：

把刚才打开的“任务分配”等管理窗口都一一关闭，返回iUFO主窗口，点击窗口下端左边的“当前任务”（如图31），激活“设置当前任务”管理窗口（如图32）

图31

图32

选择一个任务，如“本单位报表YY”，然后按“设置”，完成任务设置。

点击窗口下端右边的“当前数据源”（如图33）

图33

激活“设置当前数据源”管理窗口（如图34），

图34

点击“数据源信息配置”，激活“数据源基础信息配置”对话框，按要求输入“登录单位”、“用户编码”和“用户口令”后，按“确定”返回，即完成报表数据源的配置（如图35）。

图35

一、在进行iUFO报表设计时，为报表指定所归属的任务、设置报表的数据源是必需的，如果不设置将无法完成公式设计及以后的其他工作。

二、“数据源基础信息配置”里的“用户口令”不是你登录IUFO报表的密码，而是NC总账的登录密码。

（4）报表公式设置

完成以上所有设置后，就可以进行报表的公式设置了，这是一个非常重要的步骤，关系到你所设计的报表能否按照你的要求正确取数的问题。

依次打开“我的报表”—“报表表样”—“月度报表”菜单，在报表选择框内打勾选择一张报表，点击“设计格式”进入需要设置公式的报表，把光标移动到一个单元格上，点击右键，在弹出的菜单里选择“单元公式”（如图36），激活“公式向导”窗口（如图37）

图36

图37

我们报表里最常用是NC总账里的数据，现在以“制造费用表”——“1、材料及低值易耗品”为例，介绍从NC总账里提取报表数据的方法。

A、“本月发生”数公式设置

在“公式向导”窗口单击“NC总账”，双击“GLFS”，激活“函数向导（参数表）”对话框（如图38）

图38

点击“参照”按钮，激活“取数公式参数设置”窗口（如图39）

图39

首先要做的是把左上角的“包含未记账凭证”前的框内打上勾，保证报表在NC总账系统未记账时也能够正常取数。

然后在“会计科目”选择框内选取相应的会计科目，这里我们选择的是“510101材料及低值易耗品”（如图40）

图40

其他选择项目不用管它，把“账簿”、“主体”内的内容清空（如上图）。

在总账里，“制造费用”具有“部门档案”辅助核算属性，如果我们要在报表里按部门列报发生额，报表设计时，也要在“辅助核算”设置框内设定其单位属性（如图41）

图41

按“确定”返回“函数向导（参数表）”对话框，按“完成”返回“公式向导”窗口，这时会在“单元公式”显示框内显示公式内容（如图42）

图42

按“确定”返回，你会看到单元格内出现了“单元公式”字符，这说明这个单元格内的公式已经设置成功了（如图43）。

图43

B、“本年累计”数公式设置

设置步骤和方法与提取“本月发生”数相同，不同的是选择的函数是“GLLFS”

你可以这样逐个单元格设置公式，这样可以练习一下公式的设置方法，不过，还是推荐使用“复制”和“粘贴”的方法来设置公式：

选定一个已经设置好公式的单元格，按下组合键“Ctrl+C”，这样就复制了这个单元格内的公式，然后选择要粘贴公式的单元格，按下组合键“Ctrl+V”，这样就在目标单元格内设置了公式。

但这两个单元格内的公式是完全一样的，iUFO是不会自动修改参数，这样需要我们修改公式的参数：

双击目标单元格，会弹出“公式向导”对话框，你可以在“单元公式”框内手工修改，例如把“510101”改为“510102”（如图44），然后按“确定”返回，目标单元格内的公式就修改完成了。

图44

在进行iUFO报表设计里，没有Execl那样的填充柄，所以每一个单元格的公式都需要逐个设置。

C、设置“合计数”公式

这里用到了区域函数“PTOTAL”：

在需要列示“合计”的单元格内点击右键，在弹出的菜单内选择“单元公式”，然后在弹出的“公式向导”对话框的“单元公式”框内输入“PTOTAL（?

D5:

?

D24）”，按“确定”返回。

这里的（?

D24）是需要合计的单元格区域，与Execl相似。

一、在进行iUFO报表设计里，所有的函数都需要用大写英文字母。

二、在单元格符号前加上“？

”号，可以在复制和粘贴时自动改变单元格属性，不用逐个修改了，这点与Execl表格有些类似。

D、设置跨列或跨行的合计

可以直接在“单元公式”里输入如“？

C6+？

F6+？

I6”这样的公式即可。

E、设置“上年同期”数

设置“上年同期”数，不需要象设置本期数那样逐个设置单元公式，可以通过设置“区域公式”达到目的：

这里用到指标函数“MSELECTA”：

选中需要列示“上年同期”数的单元格区域，在区域内点击右键，在弹出的菜单内选择“单元公式”，然后在弹出的“公式向导”的函数选择框内点击“指标函数”，然后在提供的函数选择框内双击“MSELECTA”，激活“函数向导（参数表）”（如图45），在“完全区域”内点击向上的箭头，可以选取目标区域单元，在“整数”内输入-12，按“完成”返回“公式向导”，按“确定”完成公式设置。

简便的方法是直接在“公式向导”对话框的“单元公式”框内输入“MSELECTA（?

D24,,-12）”，按“确定”返回，即可完成公式设置。

图45

使用这个函数是基于这样的思考，“上年同期”数就是同一单位上年同期（12个月前）本表的“本年累计”数

F、批量修改公式

有时候，我们在设置完一些公式后，其他区域的单元格可以套用这些公式，这时候我们可以使用“批量公式”工具来进行公式修改和设置。

a、首先把公式用“复制”（Ctrl+c）和“粘贴”（Ctrl+v）的办法复制到目标区域；

b、在报表编辑窗口点击“数据”，在弹出的下拉菜单中选择“批量公式”（如图46）；

c、在“批量公式”编辑窗口，把需要编辑的公式用“复制”（Ctrl+c）和“粘贴”（Ctrl+v）的办法复制“记事本”或“写字板”这样的纯文本编辑器中（如图47、图48）；

d、在文本编辑器中，用“查找和替换”（Ctrl+h）的办法批量修改公式内容，然后再回到NC“批量公式”编辑窗口，用修改后的公式替换掉原公式；

e、点击“批量公式”编辑窗口下文的“确认”，将公式导入报表。

“批量公式”修改这个功能，对操作太烦琐的NC报表公式设置来说（这个从U8到NC一点进步也没有），可以大大减少工作量。

图46

图47

图48

G、指标提取

完成公式设置后，是可以进行数据提取和计算的，但是还不是最后一步，因为这样提取的数据还不能保存，这不是我们所希望的结果，要做到报表数据能够保存，还要对报表的所以设置了公式的单元格进行“指标提取”操作：

选中所有设置了单元公式的单元格，在任务栏的“数据”菜单下选择“指标提取”（也可以在选中区域内单击右键，在弹出的菜单内选择“指标提取”），激活“指标提取”管理窗口（如图49），不用作任何操作，直接按“确定”返回即可。

图49

保存设计好的报表并退出，这样一张完整的报表就完工了。

一、每完成一步最好保存工作成绩，这是经验之谈。

二、在报表设计时可能会提示错误，这个常常是误操作造成的，这时要细心检查。

三、“指标提取”是一个非常重要的步骤，不做“指标提取”，报表数据将不能保存。

三、如何生成报表

报表设计完成后，就可以试着提取报表数据了，这是验证报表设计是否正确的必需一步。

以上述“制造费用表”为例，介绍报表数据的提取方法：

（一）设置报表的“当前数据源”和“当前任务”

如果已经设置好报表的“当前数据源”和“当前任务”，这一步就可以省略了，如果还没有设置，请按照第13页“C、接下来，要做的是配置当前任务和数据源”设置。

在iUFO主窗口，点击窗口下端左边的“当前任务”，激活“设置当前任务”管理窗口（如图50）

图50

（二）报表生成及数据源查询

1、报表生成

选择并确定“当前任务”，展开“我的报表—报表数据”菜单，把光标移到任务栏的“录入”菜单上，在显示的菜单上选择“Web方式录入”（如图51）

图51

在弹出的“录入：

选择关键字”对话框内选择（或录入）报表所属的时间，按“确定”返回（如图52）

图52

这时，会弹出一个“报表录入”管理窗口，显示你可以管理的报表（如图53）

图53

选择需要提取数据的报表，把光标移动到任务栏的“数据”菜单上，单击“计算”（如图54）

图54

计算完成后，按得提示保存报表。

报表生成后，如果总账系统数据发生变动，NC报表不会自动随之作相应的变化，必需重新“计算”并保存。

2、表内审核公式

为保证生成的报表数据正确，《资产负债表》和《利润表》设置了报表审核公式：

（1）《资产负债表（月报）》与《利润表（月报）》的勾稽关系：

《资产负债表（月报）》——“未分配利润”的“期末余额”=“年初余额”+《利润表（月报）》——“四、净利润”的“本年累计”；

（2）《利润表（月报）》与三个期间费用报表的勾稽关系：

《利润表（月报）》——“销售费用”的“本年累计”=《销售费用表》的“本年累计合计”；

《利润表（月报）》——“管理费用”的“本年累计”=《管理费用表》的“本年累计合计”；

《利润表（月报）》——“财务费用”的“本年累计”=《财务费用表》的“本年累计合计”；

为了使报表审核关系顺利通过，在编制主表（三和月报）时请按“费用表——利润表——资产负债表”的顺序生成报表。

如果以上勾稽关系审核不能通过，系统会提示“审核未通过”，请认真检查。

一般情况下出现审核不通过的原因可能是：

报表生成顺序不对，解决办法是按照正确顺序生成报表；

NC总账修改数据，只修改了个别报表，而与之关联的报表未修改，解决办法是总账数据修改后，所有相关报表全部重新生成；

莫名其妙的原因，出现这种情况的时候，一般清理一下缓存可以解决，如果还不行，那就找我来吧。

3、数据源查询

从生成的报表可以联查报表的数据源，以查询报表数据的详细信息。

选择一张已生成的报表中的一个单元格，把光标移到任务栏的“数据”菜单上，在弹出的下拉菜单中选择“查看来源”（如图55），在弹出的“总账函数列表”窗口选择相应的数据源并点击“确定”，即可进行查询（如图56）

图55

图56

要把NC报表系统生成的报表与样本报表进行对照，看是不是存在误差，如果发现误差，一般情况下是报表公式设置不正确，应针对性地检查公式设置，发现问题并修正。

四、编辑、查询、导出报表

（一）编辑报表

报表生成后，也许信息并不完整（如上年同期数），还需要对报表数字作进一步地编辑。

我们可以在iUFO报表系统内对报表进行编辑，也可以从报表系统将报表导出为Execl表格并在编辑后导入。

1、在iUFO报表系统内对报表进行编辑

（1）进入编辑窗口

展开“我的报表—报表数据”菜单，在“时间”内选择报表所属日期，在主窗口下方左端点击“当前任务”并在弹出的任务选择窗口选择一个任务，点击“查询”，即可显示该任务下所有的报表。

（2）选择编辑工具

把光标移到任务栏的“录入”菜单上，在显示的菜单上选择“报表工具录入”（如图57）

图57

（3）编辑报表

选择需要编辑的报表，如《利润表》，即可在各数据录入栏内对报表数据进行编辑（如图58），报表将会按照设定的公式自动进行计算。

图58

（4）保存编辑成果

编辑完成后，点击“文件”下的“保存”，即可保存编辑好的报表（如图59）。

点击“关闭”按钮也可以保存并直接退出编辑。

图59

2、导出为Execl表格并在编辑后导入

（1）按照上述的步骤“报表工具录入”窗口（如图60）。

图60

（2）导出报表

依次点击“数据—导出—Execl格式”，在弹出的“保存”管理窗口内选择或新建一个Execl文件（如图61），点击“保存”将报表导出并作相应的编辑。

图61

（3）导入报表

依次点击“数据—导入—Execl数据”（如图62），在弹出的“选择Execl数据文件”对话框中，点击“浏览”，在弹出的“打开”管理窗口中选择要导入的Execl文件，点击“打开”（如图63），即可导入数据文件。

“导入后是否计算”不需要勾选。

图62

图63

（二）查询报表

展开“我的报表—报表数据”菜单，在“时间”内选择报表所属日期，在主窗口下方左端点击“当前任务”并在弹出的任务选择窗口选择一个任务，点击“查询”，即可显示该任务下所有的报表，在要查询的报表前的方框内打上勾，以示选中（如图64）

图64

在“操作”栏内有两个图标：

和

，

为“用Web方式编辑”，

为“用报表工具编辑”，两种方式都可以查询报表。

（三）导出报表

前边已经说了一些报表导出的方法，在“Web方式录入”和“用报表工具编辑”这两种方式下也可以导出报表：

1、在“用Web方式编辑”下

点击

，进入“用Web方式编辑”方式，把光标移到任务栏的“数据”菜单上，在显示的菜单中选择“导出”（如图65），然后按照向导的指示导出报表并保存至目标文件夹。

图65

2、在“用报表工具编辑”下

，进入“用报表工具编辑”方式，把光标移到任务栏的“数据”菜单上，在显示的菜单中选择“导出—Execl格式”（如图66），然后按照向导的指示导出报表。

图66

当然，你也可以利用iUFO主窗口的“导出”菜单导出Execl格式的报表（如图67）。

但导出后，你会发现通过这种方式导出的报表文件大的让你不可接受，居然达到37M多（用上述两种方式导出的报表，仅17kb）。

图67

（四）报表格式在Execl下的修改

NC系统导出的报表，其格式如字体、字号等在Execl中不允许修改，这是因为导出的报表被固定了格式。

如果需要修改报表格式，可以在Execl表格的任务栏上点击“格式—自动套用格式”（如图68）

图68

在弹出的“自动套用格式”选择框内，把滚动条一直拉到底部，选择“无”这个模板格式（如图69），然后按“确定”返回，这张Execl表格的格式就可以修改了。

图69

NC报表系统带有大量的函数，大家可以在设计报表时参考提示内容使用。

五、报表报送管理

报表生成并编辑完成了，需要上报或取消上报，这些工作是在“报送管理”中完成的。

（一）上报报表

在复选框内选择需要上报的报表，把光标移动到“报送管理”菜单上，并点击“上报确认”（如图70），即可完成报表上报，这时报表的“上报标记里”显示为“上报”（如图71）

图70

图71

一旦你完成了上报工作，报表将不再能进行“计算”、“编辑”等工作。

（二）取消上报

如果在报表上报后，发现报表错误或需要进一步编辑，可以请求集团取消上报。

展开“我的报表—报表数据”菜单，在“时间”内选择报表所属日期，在主窗口下方左端点击“当前任务”并在弹出的任务选择窗口选择一个任务，点击“查询”，即可显