最新文书档案的归档整理方法Word文件下载.docx
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（4）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料
三、确定“件”
归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。
确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。
“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。
一般以每份文件为一件。
具体情况作如下规定：
1、文件正本与定稿为一件；
2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档，且与正文合为一件；
3、正文与附件为一件。
附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。
4、原件与复制件为一件；
5、转发文与被转发文为一件；
6、会议记录一本为一件；
如党委会议记录、行政会议记录等；
7、成套的会议材料分别为件；
8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；
9、正文与文件处理单（办文单）为一件；
10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件；
11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；
12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。
如先进审批表、工资审批表、统计年报等；
13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件；
四、件的装订
件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。
在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
1、件的修整：
（1）对破损文件进行修裱；
（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；
（3）去除文件上易腐蚀的金属物；
（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。
2、装订：
采用用白乳胶在文件的左侧粘贴。
较厚的仍用三孔一线进行装订再进行包边。
文件整理时必须左侧和下边齐；
3、文件的排序：
（1）正本在前，定稿在后；
（2）正文在前，附件在后；
（3）原件在前，复制件在后；
（4）转发文前，被转发文在后；
（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；
（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
五、文体件的分类和保管期限的划分：
（一）分类是归档文件整理工作的基本步骤。
是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经县档案行政管理部门审查同意后执行。
（格式附一）
根据我县各单位的实际情况可以下几种分类：
（1）一般来说人员较多、业务较强的单位可分为：
组织人事（政工）、综合、业务三类（如公安、法院、检察院等）也根据单位实际可分几类（如农业局可增加一个农技培训类、民政局可增设低保、婚姻、殡葬、收养等类）
（2）人员较少、业务较强的单位可分为：
综合、业务类
（3）文件较少单位只分为：
综合类（如统战部、机关党委等）
（4）乡镇分为综合、组织人事、社会事务、科教科文卫、经济、城乡管理、人大、农林水、群团等类。
（二）文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（9）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
档案保管期限的具体划分按《文书档案保管期限表》（附件一）进行划分上级机关制发属于本单位主管业务的文件材料的保管期限作如下划分：
法律、法规、条例、规定、办法、细则为永久；
领导的重要讲话、暂行办法、暂行规定等为30年期；
领导培训会上的讲话、和在短期内执行的各种文件材料为10年期。
七、“件”的排列
排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。
即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。
一般一份文件就是一个事由。
“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
（八）编制归档号
归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。
在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。
1、盖章要求：
（1）归档章一般采用蓝色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处
（2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；
（3）若归档文件前有文件处理单（办文单），归档章可加盖在文件处理单（办文单）上。
2、归档章具体栏目的填写：
（1）全宗号：
是档案馆给各个进馆单位编制的代号。
（2）年度：
填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必加“年”。
（3）保管期限：
填写归档文件保管期限的简称，即：
永久、30年、10年，不得用其他数字和代码表示。
（4）件号：
填写归档文件的排列顺序号。
包括室编件号和馆编件号。
在档案室只要求大家编制室编件号，馆编件号暂空不填。
同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开始编。
实行文档一体化管理模式时，件号系统会自动给定。
（5）机构或问题栏：
采用年度－保管期限分类的单位此栏不必填写。
采用年度－机构（问题）－保管期限分类的单位此栏必须填写，只能写中文，不能写代号。
八、编制归档文件目录
编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。
编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
归档文件目录内容包括全宗号、年代、起止件号、件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注各项目录的填写。
方法如下：
1、件号：
填写归档章内的“室编件号”；
正文与附件合为一件时，只对正文进行编目，在备注栏内注明附件转发文与被转发文合为一件时，只对转发文进行编目，在备注栏内注明附件被转发文；
批复与请示合为一件时，只对批复进行编目，备注栏内注明附请示。
2、责任者：
填写制发文件的机关或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准，机关应填写全称或通用简称；
如：
镇宁县档案局
3、文号：
填写文件的发文字号，包括代字、年度和文件发出的顺序编号，一般不得省略其中的某一部分；
示范：
镇档发[2000]6号
4、题名照录文件标题，不利省略或变更。
无标题或标题不能提示文件内容的文件，要自拟标题填写，外加“[]”以示自拟；
5、日期：
填写文件的形成时间，一般以落款为准，以8位阿拉伯数字标注年月日，如2002年5月2日，2002年10月15日，分别标注为20020502或20021015；
示范2001015。
6、页数：
填写每份文件的总页数，总页数以每份文件的最后一个页号为准；
7、备注：
必要时简要注释文件需要说明的某一特殊情况，需要说明的内容较多时填写在备考表内。
归档文件目录和目录封面格式（附件二）
（十）备考表填写
一盒文件装好后，即应在文件后面放置备考表。
所设各项目的填写方法如下：
（示范）
1、盒内文件情况说明：
填写盒内归档文件需要说明情况，包括的齐全完整程度、损坏情况以及整理归档后，修改、补充、移出、销毁的情况等。
2、整理：
填写整理归档文件人员的姓名。
3、检查人：
填写检查归档文件整理质量人员的姓名。
4、日期：
填写归档文件整理完毕的日期。
（十一）、档案盒封面和盒脊各项目的填写方法如下：
1、全宗名称：
填写立档单位的全称或通用简称。
2、全宗号：
按同级国家综合档案馆给定的全宗号填写，未给全宗号的暂空置。
3、年度：
填写盒内归档文件的形成年度。
4、保管期限：
填写盒内归档文件的所属机构（问题）。
5、起止件号：
在室编栏填写盒内归档文件排列最前和最后的文件件号，期间用“一”号连接，暂用铅笔编写。
（十一）、装具及材料。
凡归档文件整理所用的各种装具及材料，均应符合国家有关档案保护的规定。
整理过程中应最大限度地维护归档文件的原貌，使其不受损坏。
（十二）归档文件目录封面（附件3）：
归档文件目录应装订成册并编制封面，封面设置为全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。
《归档文件目录》编制“一式三套”。
八、归档文件的装盒
装盒包括归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。
装盒的方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
档案利用完毕归位后，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。
否则在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回。
附件一：
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
（2006年12月18日国家档案局令第8号发布）
第一条为便于各级党政机关和人民团体（以下统称机关）正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。
第二条本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条机关文件材料归档范围是：
（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；
（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条机关文件材料不归档范围是：
（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
第五条凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期一般分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括：
第八条定期保管的文书档案主要包括：
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件
材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
第九条机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。
第十条机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。
第十二条各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条在编制本机关或本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，应全面分析和鉴别本机关或本系统文件材料的现实作用和历史作用，准确界定文件材料的归档范围和划分档案保管期限。
第十四条本规定适用于各级党政机关和人民团体。
军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条本规定自颁布之日起施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止。
附件：
《文书档案保管期限表》
文书档案保管期限表
1本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料永久
1.2大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报永久
1.3重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料30年
1.4讨论未通过的文件10年
2本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册永久
2.2讨论未通过的文件10年
3本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录永久
4本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久
4.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年
5机关联合召开会议的文件材料
5.1本机关为主办的
5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要永久
5.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年
5.2本机关为协办的
5.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年
5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年
6本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计永久
6.2代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年
6.3委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排10年
7上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1重要的永久
7.2一般的30年
7.3本地区、本机关工作汇报材料30年
8本机关业务文件材料
8.1本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料永久
8.2本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1重要业务问题的永久
8.2.2一般业务问题的30年
8.3同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1重要业务问题的永久
8.3.2一般业务问题的30年
8.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久
8.8.2年度以下的计划、总结、统计材料10年
8.8.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久
8.8.4一般活动的总结、一般问题的调研材料10年
8.9出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料
8.9.1发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久
8.9.2出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录30年
9本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久
9.2人事工作制度、规定、办法等文件30年
9.3人事任免文件永久
9.4先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料
9.4.1受县级（含）以上表彰、奖励的永久
9.4.2受县级以下表彰、奖励的30年
9.5对本机关有关人员的处分材料
9.5.1受到警告（不含）以上处分的永久
9.5.2受到警告处分的30年
9.6职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料永久
9.7人事考核、职称评审工作文件材料永久
9.8职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根永久
9.9职工名册永久
9.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.1工作报告、总结，换届选举结果永久
8.8.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久
9.10党、团、工会工作活动中形成的文件材料
9.10.2重要专项活动的报告、总结等永久
9.10.3党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材
料永久
9.10.4情况反映、工作简报10年
9.11纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料
9.11.1重要的永久
9.11.2一般的30年
升级会员 