做个时间管理的高手1Word格式文档下载.docx
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没必要参加培训。
A2、1-3个：
你的时间管理很棒，但还有提高的余地。
a3、4-7个：
日子过得还不错,但你满足吗？
4、8-10个:
祝贺你!
你参加培训是来对了。
培训目标：
亠
通过本次培训，学员应能够：
z■说明时间管理的实质意义
a■明确高效能人士的成功习惯＞
■制定人生7个方面的目标
■掌握时间管理的具体方法
内容概要：
2单元一：
时间管理的意义——本末兼顾
单元二:
时间管理的原则——要事第一4
单元三：
时间管理的方法——集中统筹2时间管理的意义：
本末兼顾*
时间管理的实质＞
很多人都认为，时间管理的意义在于让我们工作得更有效率。
这确实是掌握时间管理技能的一大好处。
然而,时间管理的本质并不如此。
时间管理的根本是人生的自我管理。
它应该是每个追求成功的人的必备素质。
那么，什么又是真正的成功呢？
成功包含“效能”和“效率”两个方面。
“效能”是指一个人是否在“做正确的事”，即是否确立了适合他自己的人生目标并为此行动;
“效率”是指“正确地做事”,即在实现目标的过程中是否采取了正确的方法并行之有效。
因此，时间管理不仅涉及“效率”,更要关注“效能”，才能真正体会到成功所带来的喜悦。
“效能”为本，“效率”是末。
A我相信，我们每个人都会或多或少地在内心深处探寻这样一个难解之谜:
人活着到底是为了什么？
我的人生价值何在？
既然“效能”为本，那么一个自然的问题是：
你确立了适合自己的人生目标吗?
很多学员正是带着“如何确定人生目标”这样的疑问来参加培训的。
我们常常感叹:
说起来容易，做起来难！
所以，这个世界上成功的人并不多。
我们都知道人活着应该有目标，这说起来确实容易；
但到底怎样确立目标,什么样的目标才是正确的，这的确是个难题。
“你的天赋才能与世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在。
”亚里士多徳其实很早就为我们指点了迷津。
而遗憾的是，现实中人们所追求的，往往不是内心呼唤的自我，而是攀比与虚荣。
这样得来的结果，只能是暂时的满足，更多的却是失落。
你认识到自己真正的才能了吗?
你知道这些才能如何满足世界的需求吗？
你若想成功，就从回答这一问题开始吧，否则你很难体会到生命的意义。
X当你找到了这个问题的答案，你就开始有了目标——人生效能的起点。
人生不是单一的色彩，而是万花筒。
要实现目标，需要关照人生的各个方面，这就是你的一人生之轮。
《高效能人士的7个习惯》的作者史蒂芬•柯维在研究并采访过大量的成功人士之后得出:
真正成功的人注重人生各个方面的修炼。
z练习：
a
—请为自己目前人生的7个方面从最满意到最不满意排序。
—你希望在哪些方面寻求大的发展？
a
■你为这儿方面树立了目标吗？
A
你对人生7个方面的关照程度，将决定你人生效能的高低。
2高效能
（成功）人士的8个习惯亠
1、积极主动
2、以终为始a
3、要事第一a
4、双赢思维a
5、知彼解己
46、统合综效4
7、不断更新84找到心声2这8个习惯是史蒂芬•柯维博士在他两部经典著作《高效能人士的7个习惯》和《第8个习惯》中总结并倡导的。
习惯1、2、3帮助你实现个人成功。
习惯4、5、6和8帮助你实现人际关系和团队的成功。
习惯7帮助你保持恒久的成功。
这两本书值得我们每个人反复咀嚼、消化，从而化为行动。
要想突破时间管理能力的瓶颈,这两本书是必读的。
8个习惯都与时间管理密切相关：
■习惯1和8要求树立正确的人生态度和时间观念。
皿■习惯2要求行动前要有目标，保证做正确的事。
》
—习惯3要求实现目标要有计划，保证正确地做事。
X■习惯4、5、6说明与他人合作会更有效率。
a■习惯7说明仅事业成功不代表人生的成功，时间管理要关照人生的各个方面。
8个习惯的养成，将会大大提升人生效能。
“效能”提升之后，“效率”自然就成了你的关注点。
个人效率的11个方面
个人效率自我检测。
请为自己的各项打分。
如倾向左边的描述，分数应为1-5;
如倾向右边的描述，分数应为6—10o*
11项当中你分数偏低的项目，就是你时间管理“效率”方面需要提高的重点。
A工作效率与个人效率。
对于我们多数人来说，除了睡觉,生活的大部分时间都在工作中度过。
一个人对工作的态度从很大程度上能反映其人生效能的高低。
工作效率则往往代表了个人的生活效率。
M影响一个人工作效率的原因主要有以下方面：
一、自身因素：
如缺乏计划,时间观念不强，追求完美,不愿委托或授权等。
二、组织因素:
如绩效管理等制度不健全，沟通不畅,文山会海等。
Z三、环境因素：
如突发事件多，应酬多，同事时间观念不强等。
四、技术因素:
如缺乏科学的时间管理方法和有效的时间管理工具等。
A问题：
影响你工作效率的因素是哪些？
2你能改变组织和环境吗?
2你一定能改变的是:
你的自身因素以及找到适合自己的时间管理方法和工具。
时间管理培训能够帮助你的也正是自身和技术两方面的因素。
学习时间管理的意义。
一、明确成功（效能）的真正含义。
二、釆取正确、有效率的方法和工具去实现成功。
4时间管理的原则:
要事第一亠
时间管理的一个经典游戏2桌上放有两个大小相同的类似水盆的容器和六七块大小不一的石头。
其中一个容器中盛有一大半的细沙，另一个容器是空的。
现在让你把所有石头和所有细沙都放到那个空的容器中，但条件是细沙和石头都不能冒过容器的上端平面,你会怎么做？
有的人会先把细沙全倒入空容器中，然后费了九牛二虎之力也无法将所有石头都塞进细沙，从而达到规定的条件。
A可如果你先把所有的石头都放进空容器中，然后再倒入细沙，你会发现在摇一摇、抹一抹之后，轻而易举地就完成了任务。
金
在这个游戏中，容器象征着什么?
细沙象征着什么?
石头象征着什么?
这个游戏又说明了什么？
容器象征着我们每个人有限的时间，不管是一天也好，或是一生也罢。
细沙象征着那些每天纠缠着我们的似乎永远也忙不完的紧急的琐事。
石头象征着关乎人生效能的大事。
这个游戏说明，倘若我们总先忙琐事，那么很难成就大事。
而如果我们能做到要事第一,那么处理起琐事来也会游刃有余。
2事务四分类A
事务依重要性与紧急性可分为四类：
我们每个人对这四类事务都会有自己的判断。
但不管怎样，我们在现实中却常常落入这样的俗套:
首先处理那些紧急的事务，即首先关注细沙;
等有了时间才想到那些石头，即重要的事务。
重要性与目标有关，凡有价值，有利于实现目标的就是要事，而紧急之事往往对别人而非对自己重要。
紧急且重要的事务:
一定要减少当我们过多地或被迫处理紧急之事时，那些重要而非紧急的事务迟早会变得紧迫，使我们陷入“救火队员”的模式之中，似乎永无宁E1,也体会不到游刃有余的境界。
4显而易见，要想减少这类事务的比例，平时你必须首先关注重要但不紧急的事务。
紧急但不重要的事务：
可以委托授权A
我们为什么会感到忙而无功，原因往往在于我们把大量的时间都花在了这类事务上面。
主管临时派的某些活就可能属于这一类事务，对于主管来说重要，对于你只是紧急。
这里帮助你实现人际关系和团队成功的高效能人士习惯4、
5、6和8就会发挥作用了。
倘若你的人际关系很差，或委托授权的能力欠缺，那你只能独自忍受这类事务。
如果人缘好，就可以找人帮你来处理这类事务。
皿当然，委托或授权不是倒垃圾，不能让对方感到你是把自己不爱干的事推给他。
高明的委托或授权，是让你拥有更多的时间关注重要但不紧急的事，而乂让被委托或被授权方感到你对他的重视和承担该项工作的价值，因为紧急之事往往对别人而非对自己重要。
M如果你需要提高委托和授权的能力，建议你参加这方面的培训。
2不紧急也不重要的事务：
尽力去放弃
这类事务往往与你难于戒掉的习惯相关，譬如有求必应、沉迷于网游、泡吧等等。
我们常说积习难改，改变习惯真得就那么难吗？
行为学的研究表明，如果坚持21天,你就很可能改变或养成一个新的习惯。
当然，这21天，你需要经历如下过程。
a1-15天:
感到别扭z15-18天：
可以自觉地去做了
亠18-20天:
感觉做起来舒服21z天:
变得自动了！
曾经有一位女学员听到这“21天”的说法后，按捺不住内心的激动，同我们分享她的经历。
她说自己是个特别好吃的人，所以过去总觉得用一双筷子吃不过瘾。
她有一天立下志愿，吃东西时能做到“双筷齐下”，所以她开始练习用左手吃饭。
开始两周真的很别扭，但过了两周后就开始有些习惯了，到了第三周，即差不多21天时，真的变得熟练自如了!
现在只要一个人吃饭，她就能左右开弓！
习惯不一定难改,难的是坚持！
M重要但不紧急的事务:
需要我们最为重视！
这类事务就是你人生中的大石头！
人生之轮中的7个方面都属于这类事务。
你每天的生活，都应围绕它们来展开。
这样一来，你生活和工作行事
的优先顺序是不是就出来了呢？
时间管理的方法:
集中统筹
A目前常用的时间管理手段
A■以富兰克林■柯维公司开发的效率手册为代表的纸质工具2■以
Outlook和LotusNotes为代表的电子工具
尽管电子工具是办公现代化的体现，但它时常并不像纸质工具那么方便。
这里介绍的纸质工具（即下面要讲的“效能效率年册”），将以上两类代表性工具的精华浓缩其中。
熟练运用这套工具，会大大彰显你的职业化水准。
以终为始,我们来这样做计划：
4GoalbyYear,每年设定目标
aReviewbyMonth（atleastQuarter），每月（至少每季度）反思回顾
PlanbyWeek，每周制定计划A
LivebyDay!
过好每一天！
a首先从目标开始。
每年都要把你最重要的人生目标放在首位（GoalbyYear）。
放下眼前的事，屏息静气凝神你的激情所在，这是世界最需要你为之奋斗的。
柯维在其《第8个习惯》一书中写道:
“一个人的使命或生活中的角色通常是发现出来的,而不是发明出来的。
”譬如我自己，生活的经历让我发现“影响他人”是我的一大天赋才能，因此，培训便成为了我人生的一项使命。
当然，我还有许多其他与“影响他人的才能”相关的梦想,这都是我的激情所在，那么我的人生目标便会围绕这一主题展开。
我2006年与此相关的最重要目标包括：
让柯达公司各部门从我的咨询和培训工作中获得更大的收益；
通过为公司内部杂志《SMILE》每期撰稿把积极的影响带给更多的员工；
让家庭实现崭新的过渡（儿子离开幼儿园要上小学，新居交房还需要装修）。
2最重要的目标是你无论如何都要去拚力实现的。
同时，你也不要忽视人生的其他方面。
这就是说,一旦确定好最重要的目标，还需对人生的其他方面作出计划和安排。
譬如，我2006年的最重要目标主要与事业和家庭有关，我就会考虑在精神追求、身体健康、知识教育、经济条件和社交生活方面需要做些什么。
确立了目标，就要用行动将目标落实到每周的生活和工作中（PlanbyWeek）o行动切忌闷头前行，不驻足反思。
每个月，至少每个季度都应该对行动进行总结。
这样，你才能真正领略到时下流行的一个说法:
“活在当下”（LivebyDay）的真谛！
A每年年终，你是否能像孙悦唱得那样“这一年总得说来高兴的事挺多。
身体不错，工作不错，心情也不错”？
回首刚刚过去的2006年，我的心情还真不错!
最重要的目标完成得不错，人生的其他方面也不错。
每周都有计划，每个月都有反思，每天过得也都挺充实快乐。
新的一年，我的使命还在延续，我的激情仍在燃烧，人生之轮依旧是指引我前进的方向盘。
我相信，到了2007年底，我还会像那首歌唱的那样“家人不错，朋友不错，自己也不错”！
与时间管理工具相关的最重要的5个概念2以下5个概念可以涵盖人生中所有要做的事。
效能效率年册帮助你管理这5个概念，也就是你要做的所有的事，从而将你的计划真正落实。
这5个概念是：
约见、活动、未来活动、对别人的承诺、别人给你的承诺。
A约见：
E1期已经确定，有明确的开始时间，一般也有结束时间，如会议、约见、培训、接机等。
2活动:
日期也已经确定，但没有规定开始时间，优先度可由自己确定，如写报告、电话通知、发邮件等。
A未来活动:
未确定名确日期的一般为一周以后的约见或活动，如你今年年假何时休，怎么休还有待安排，这就算未来的活动。
对别人的承诺:
不一定有开始时间，但成果交付有时间期限。
如项目经理承担的工作。
A别人的承诺:
别人向你交付的成果有时间期限。
有人可能会问，人的死亡属于什么？
正常来说，死亡应该是未来的活动。
但如果一个人想自杀，并且确定好了日期和时间，就成了约见。
上学也属于约见。
开学有日期，放假也有日期；
上学有时间，放学也有时间;
入学有期限,毕业也有期限。
做梦是未来的活动；
你想今晚做梦，那是活动;
你想一睡着就做梦，那是约见。
2人生中儿乎所有的事都可以被这5个概念所涵盖。
A时间管理体系的两个层面
■时间安排:
每项工作活动发生的时间和所需要的时间。
M■信息管理:
与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处。
A
时间管理体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统，应包括：
小时间安排工具：
日历,每日时间表，每日活动表，甘特图（项目管理工具）等。
4信息管理工具:
电脑硬盘档案，软盘、光盘档案,纸文件档案，电话、会见记录单等。
时间管理的具体方法
A—、每年制定目标。
2工具：
人生之轮M二、每周制定计划。
工具：
周计划
A三、未来活动安排。
A工具：
日历（大概估计日期，填写在估计日期的月份）
四、约见、会议安排。
日历
五、每天的安排。
“每日安排表”（见附录一）。
这一工具的特点:
a）可以用A4纸自己拷贝；
b）自己填写日期，灵活、经济；
c）管理时间的维度全面周到,且一目了然。
m■在每日下班前计划第二天的工作
■首先将日历中的约见、会议填入时间表（参考附录2）
■将活动按优先性分成A、B、C、D类XA类：
紧急且重要
B类：
重要但不紧急
aC类:
紧急但不重要
亠D类:
不重要也不紧急
a—估计每类活动应花的时间（参考附录3）：
皿工作不是干了算，而是应该算了干！
a对事讲效率，对人讲效果:
谈事可以将时间卡得死一点，当涉及情感,人员发展等问题时,留的时间余地就要大一些。
■将活动穿插到约会的间隙内（附录2）4
■第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整
—每天的工作安排应该:
首先处理A、B类,然后是C类，努力完成D类,避免拖延
六、别人的承诺。
工具:
每口安排表中“别人的承诺”部分。
a譬如，当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时，你就可以直接填写一张该口期的每日安排表，并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作,，一栏中。
到了该日期，这一记录就会给你提醒，从而省去你用脑子记忆的负担。
A七、对别人的承诺。
可能运用到以上所有工具。
因为你给别人的承诺，如项目管理，可能会包括约见，活动，未来活动和别人的承诺。
八、每个月，至少每季度要做反思回顾。
2工具:
成绩总结表。
A九、集中统筹，将以上所有工具集中在一册中，形成自己的人生。
2运用时间管理工具的好处
A■工具帮你记忆，从而减轻心理、思想和头脑负担。
好记性不如烂笔头!
■帮你轻松有序地完成任务，实现人生的各项目标。
怎样应对打扰A
打扰的来源有5P：
一、People人:
同事、上级。
永远不要把客户当成是打扰，而是机会！
二、Phone电话。
a三、Paper公文：
信件、与自己无关的E-mail.文件、没用的名片等。
g四‘Personal自我打扰:
开小差、与别人聊天、打私人电话等。
2五、Periphera1vision视力所及的环境干扰:
太漂亮或太乱的办公室、办公桌周围堆放的杂物等。
应对打扰的方式：
A—、拒绝：
不要有求必应，而要学会善意地拒绝。
2二、推迟：
帮助对方认清主次，适当推迟。
三、减少:
为对方限时。
四、阻止:
规定不受打扰的时间和情况。
2要想避免打扰且不得罪人,就必须实践高效能人士的习惯4、5、6。
2怎样应对人的打扰：
44一、“谁”经常打扰？
同他们沟通，说明自己的工作方式;
同他们一起探讨如何做好时间管理。
二、经常因为“何事”打扰？
如果无书面说明，制作出来，简明易懂;
再因此受到打扰，先让对方自己阅读说明，不明白再来找你。
怎样应对电话打扰：
一、尽量设置留言电话。
A二、不要一有电话就接，每天要有至少1小时的时间连续专注于重要但非紧急的工作。
A三、可以留出一段时间回复电话。
2怎样应对公文打扰：
一、公文的分类。
活动性公文：
需要你釆取应对行动的公文。
信息性公文:
已处理完需要存档的公文。
X问题：
办公桌上的客户名片是什么公文？
A答案:
你如果需要这张名片马上与该客户联系，则此时该名片为活动性公文。
联系过后,该名片就成了信息性公文。
二、电子邮件应按事务4分类的优先顺序处理。
A三、办公桌上只留活动性公文，给信息性公文存档。
A四、存档的原则。
一般需要存档的文件是公司所有文件的10%；
根据公司要求该存档的存档；
无章可循的分批归档:
过一段时间（一般为一个月）决定是否需存档；
能用电子版存档，就不要用纸文档;
需要经常用的文件，最好有纸文档；
对存档的文件可注明销毁日期。
怎样应对自我打扰：
A—、增强时间观念，应用时间管理方法管理好自己的时间。
二、当然，适当的“自我”打扰也是休息的一种方式，但千万不要因此而打扰了别人。
怎样应对周围环境的打扰：
一、改善时间管理的第一项切实工作是整理你的办公桌。
这像你的办公桌吗?
做个时间管理的髙手
（1）
*活动性公文是否放在“来件篮”和“发件篮”中？
*电脑屏幕周围还贴有用于提醒的黄签纸（即时贴）吗？
*信息性公文是否还在桌面上？
2*哪些信息性文件需存档?
哪些需扔掉？
*哪些需保留一段时间再决定是否存档？
有地方保留这些文件吗？
*名片是否分类易找？
*办公室、桌面是否成了“周围环境”干扰？
上
二、职业化的办公桌干净整洁，一般具备以下核心物品就够了:
电话、电脑、常用文具、活动性文件（来件篮、发件篮）、“效能效率年册”。
问题：
A1）回顾你的“人生之轮”需要发展的方面。
你如何针对这些方面采取行动？
亠2）回顾“个人效率的11个方面”中你的薄弱环节,现在准备如何提高？
3）你在时间管理上还有哪些独到的经验值得今后借鉴？
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