时间管理 管理时间文档格式.docx
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我们的生活就好像是一场永恒的运动。
事实上,我们都太忙了,忙到没空吃饭。
举例来说,在美国商界中,"
午餐时间"
已经快变成历史名词了。
上班族通常都在办公座位上匆忙地吃完午餐。
《未来主义者》(TheFuturist)双月刊中便有专文指出,四成美国上班族根本就没有午休,一般的午休时间约为36分钟。
不过,许多人却利用这段时间办办私事,而不是吃午餐。
最近我读到一些报道,提到喜瑞儿的销售额开始下滑,原因就是大家不可能边开车边吃这种早餐,因此,早餐快餐店或早餐车就更能迎合人们的需求。
埃伦莱克(BarbaraEhrenreich)在其所著的《恶劣的年代》(TheWorstYearsofOurLives)中便提到下面这段话:
我不知道什么时候大家开始流行起忙碌,不过,这股忙碌风潮已经横扫全球,几乎我所认识的专业女性都无法幸免。
没错,现在我们已经很难回到以前'
我们去吃午餐吧!
'
的那种美好时光,大家常说的话变成:
我现在还有要事要办,有空再跟你谈。
以前,吃饭时说话还算不礼貌,那时候,大家还有空一起坐下来闲谈,不必等到吃饭时间再谈。
更别提再早以前,根本没人需要一本约会记事本来安排事情……
当然,这种忙碌的状况不只发生在女性身上,男性也一样出现这种情形,尤其在中上阶层人士身上,忙碌简直就是一项重要的识别,不忙的人就代表你的重要性不够。
现在,没人承认自己有嗜好,因为大家都应该忙得没有嗜好才对,虽然身兼两职者已不足为奇,不过,我确定不用多久,我们就会听到更多有关身兼数职的夫妻的连声抱怨。
你没办法把时间硬挤出来,时间这项资源非但不能延长,还会在固定不变的无情速度下被消耗殆尽。
时间过了就是过了,你永远无法再把它找回来。
话虽如此,我们还是可以解决与时间相关的问题,只要你能把自己管理好,增加自己的生产力,那么像时间不够、事情太多、截止期限太短、老板要求过多、自己的事都没做等诸如此类的问题,就能迎刃而解。
如同畅销书《与成功有约》的作者和管理顾问柯维(StevenCovey)说的:
你能直接控制,且马上就能控制的人,就只有你自己?
有些人力资源专家把人视为组织的"
资源"
,这种把人物化的说法或许有些不近人情,不过就某方面来说,这样讲其实并没错,而且还很恰当。
人就是一项资源。
人是有产出、有贡献的。
我们为了要在社会上获取成功,就得增加自己的产能,不能把自己弄得疲惫不堪又不开心,不可让自己这项宝贵资源落得贫瘠不堪。
这本书的用意就是要帮助你,让你好好珍惜并妥善管理自己,同时拥有自己和时间这两大宝贵资源。
《时间管理十堂课》这本书让你了解如何提升个人生产力,在更短的时间内完成更多事情,最后便能在今天竞争激烈、迅速变迁的世界中成为赢家。
《时间管理十堂课》跟一般论述时间管理的书籍不一样,它为你提供各种不同的策略和战术,让你在规划、制定时间表、组织事物,以及去除浪费时间的人、事、物上效率大增。
同时,本书也建议你培养对生活有所改善的好习惯,让你更有活力,如此一来,就能更快、更好地完成工作。
此外,也可以从《时间管理十堂课》中找到一些最新的方法,让你妥善管理信息,更有效地进行沟通。
读完本书你就能做到下列这些事项:
在更短的时间内做完更多的事。
赶上截止期限,达成约定事项。
有更多时间留给自己做真正想做的事。
增加顾客满意度。
提升工作绩效。
有更多时间留给家人、自己,更多时间做其他重要活动。
感觉更好、精力更充沛。
去除那些浪费时间的人、事、物。
利用最新的省时方法。
自我效率大幅改善。
更容易、更迅速地找到所需的信息。
减少压力和紧张。
顺利完成一大堆积压事务。
《时间管理十堂课》共计十课,每课都相当浅显易懂。
读者可利用20分钟的时间,学会第一堂课所介绍的那些经证实成效极佳的省时秘诀,来达到立即提升个人生产力的效果。
在第二堂课中,学会评估提升个人生产力的重要性,看看自己是不是愿意去做该完成的事。
第三到第十堂课阐述各种省时策略,帮助你在更短的时间内,做完更多的事,而且还能维持不错的工作品质。
英国作家巴特勒(SamuelButler)把时间称为"
真正独一无二的炼狱"
(theonlytruepurgatory),美国诗人爱默生则说,时间是"
最有效的毒药"
(thesurestpoison)。
但我却不同意这类说法。
你要怎样运用时间,主要由你自己决定。
这本书会告诉你,如何把时间从敌人变成盟友,如何成为时间的主人,而不沦为时间的奴隶。
那么,什么时候是开始做这些事的最佳时机?
就是现在。
现在,我们就开始学习如何"
做时间的主人"
吧!
第一节
我一直都在抱怨時間。
忙的時候覺得時間太少,閒的時候又覺得時間太多。
~夏綠蒂女王(QueenCharlotte)
在更短時間內做完更多事情的這種能力,可不是奴隸制度下才存在的事,而是看你自己想不想要擁有這種能力。
不管你要不要擁有這種能力,每天你還是有一大堆事情要做。
如果你能更有效率地把事情做完,就能多留點時間給自己,可以隨意地看看報紙、陪孩子玩、慢跑一下或彈彈鋼琴。
制作待办工作清单
有生產力的員工都有自己的時間表,也會照著時間表來做事。
不過,根據《競爭優勢》(TheCompetitiveAdvantage)期刊上的一篇文章指出,半數以上的員工沒有替自己每天的工作,安排時間表。
如果是這樣的話,大家怎麼會了解自己手邊工作的進展狀況?
聰明的人就該把一天分成幾個部分。
雖然以每刻鐘或上午、下午做劃分單位是不錯的方式,但我建議大家以小時為劃分單位。
在紙上寫下每小時內要做的專案事項。
可以依自己的喜好,一大早或是前一天晚上做這件事,但記住,這可是每天都得做的事。
把每天的時程表貼在牆上,或是黏在靠近書桌的板子上,這樣你就能常常看到它。
雖然我可能一天當中,得花上不只一個小時的時間在特別的專案上,不過我還是可以在不同的時段中把它做完。
反正,你自己決定該怎樣安排時間。
有了工作時間表,你就可以在一天中,查閱時間表來保持工作進度。
如果這些工作的優先順序有所改變時,你可以改變時間表,但別忘了要註記下來。
把時間表更正後再黏到板子上。
你也可以把時間表輸入電腦軟體的行事曆中,這樣一來,更改時間表就變成不費吹灰之力的小事。
為什麼以小時劃分每日工作,成效會這麼好呢?
正因為這種作法,讓你覺得每小時都是截止期限,你得在這個小時內把事情完成。
巴金森(C.NoarthcoteParkinson)在其所著的《巴金森法則》(Parkinson’sLaw)中,寫下這段話:
「你有多少時間完成工作,工作就會自動變需要那麼多時間。
」如果你有一整天的時間可以做甲項工作,你就會花一天的時間去做它。
如果你只有一小時的時間可以做這項工作,你就會更迅速有效地在一小時內做完它。
只要你不會錯過工作的截止期限,你就可以更改時間表。
有些時候,我曾依據截止期限和突發的構想,在一天當中更改時間表二到三次。
其實,只要你有計畫、能掌握截止期限,有足夠的時間完成每項工作,你就能在想做什麼事時先做那件事,這樣就能讓自己的效率大增。
必備的三種待辦工作清單
在我個人的生產力系統中,最重要的關鍵要素就是:
在電腦中存放一些清單檔案。
其實,我有許多清單,所以我在電腦裡開了一個名為「清單」的資料夾,可以從中隨時清楚地掌握各項清單。
利用這種方式,我能確定每天檢視過的工作清單,已把我所要做的每件工作都列在其中。
製作清單這個構想很簡單,但成效卻相當好。
有些人把利用清單的功勞,歸功在管理顧問先驅李艾維(IvyLee)身上,因為他是率先把清單正式運用在時間管理系統的人。
在一九○○年代初期,伯利恒鋼鐵公司(BethlehemSteel)總裁史瓦布(CharlesSchwab)抱怨著時間太少、工作做不完。
他花掉大部分的時間應付細節和一些不重要的事,根本就沒時間去思考更重要的事。
他向李艾維請益該怎麼做,才能解決此困境。
李艾維把一張白紙遞給史瓦布說:
「把你明天要做的最重要事項記下來。
從明天早上要做的第一件事開始寫,明天你就得從第一件要事開始做,做完之後才做第二件事,以此類推。
如果你沒有按照時間表,完成每一件事,可別擔心。
至少你在做重要性較低的事情以前,會把最重要的事情先做完。
」
這位鋼鐵公司的總裁試過李艾維建議的方法後,覺得這個方法太有效了,就向同事大力推薦。
當史瓦布問李艾維該付他多少錢時,李艾維回答說:
「你認為我提出的構想值多少錢,就付我多少錢。
」據說,史瓦布後來把一張面額二萬五千美元的支票(在當時可算是一筆巨額款項),寄給李艾維當做顧問費。
甘迺迪(DanKenneday)在其所著的《企業家該知道的時間管理》(NoB.S.TimeManagementforEntrepreneurs)一書中提到:
「如果你覺得清單這種作法令你受限,但很快你就會學到,只要熟悉清單的使用方法,便會發現這種作法其實彈性很大。
你在紙上寫得愈詳細,就不必花力氣記得那麼多東西,也就不必擔心太多。
這麼一來,就可以空出一些心思,好好想想更重要的工作。
每天早上我一進辦公室就打開電腦。
在檢查完電子郵件後,我會打開清單資料夾,讓我知道今天該看哪些清單,該檢視哪些清單,再開始一天的工作。
在我的清單資料夾中,最重要的檔案就是待辦清單檔。
我自己有幾個專案待辦清單及長期待辦清單,不過,最重要的是我的每日待辦清單:
1.每日待辦清單。
每天我會把當天應做的事項輸入清單中,並把每日待辦清單列出,提醒自己當天該做什麼事。
從這張清單中,我設計依小時為單位的時間表。
我每天都會更新這張清單。
我喜歡工作,也花相當長的時間工作,所以我接了許多令我感興趣的專案。
不過,我會量力而為,不會接太多案子讓自己忙不過來,因此,我就能趕上每件案子的截止期限。
2.專案待辦清單。
我另外用一個檔案,放入我目前正在進行的所有專案,並把每項專案的截止期限輸入其中。
我每週檢視幾次這項清單,利用它來確定自己每日待辦清單,已把所有需立即做完的必要事項都列進去。
3.長期待辦清單。
這項清單中包含一些我想做、但目前還未簽約的專案,因此,就不須要指定專案的截止期限。
我大概是每週檢查一次這項清單,通常每週我會花上幾小時的時間,做做清單上最令我感興趣的專案。
這種簡單的方法真的能奏效。
本書所介紹的方法都很簡單、實用,所以你可別因為方法太簡單或是太容易落實,就敷衍了事。
德士古石油公司(Texco)執行長拜喬(PeterBijur)說過:
「不管是在組織內或職責上,一旦開始引用一些複雜的東西,處理事情的困難度就會更高。
」對此說法,我個人深表贊同。
另外,我也贊同男士美髮俱樂部(HairClubforMen)執行長史柏林(SySperling)的說法:
「簡單的解決方案就是最好的解決方案。
」
第二节
決定優先順序
克服拖延的毛病
戒除浪費時間的壞習慣
====決定優先順序====
你能時常在有心情做某件工作時,就去做那件工作嗎?
不能。
有時候,期限緊迫的截止日期意謂著,你得把比較喜歡的工作先擺在一邊,就算還不想立刻去做一些比較艱鉅的工作,礙於截止期限緊迫,還是得馬上去做。
我在靠近辦公桌旁的一面牆上貼了一張清單,每週我都會檢視一次這張清單。
我把這張清單命名為:
辦公室法則。
用這張清單提醒自己,要想在事業上獲致成功,就該做什麼事情。
法則一就是:
「先做最該做的事。
」也就是說,你得訂定工作的優先順序,也得趕上工作的截止期限。
舉例來說,如果我正沉浸在寫書的情緒中,但明天早上就得交出一份報告。
那我就會先把報告寫完,把報告傳真或以電子郵件方式交給客戶。
然後,我就會獎勵自己,用一整個下午的時間來寫書。
如果我放縱自己先寫書,可能就會沒有時間寫完明天要交的報告。
另一項值得一提的「辦公室法則」,就是法則二:
「確定這是有實際效用的會議。
」這項法則提醒我,除非會議已訂出實際議程,否則就避免參加會議。
根據NFO研究機構最近所作的調查顯示,企業專業人士每個月平均參加六十次以上的會議,現在,美國員工幾乎就花掉三分之一以上的時間在開會。
事先決定會議開始及結束的時間。
在會議開始前讓與會者知道這項訊息。
準時開會、準時散會。
就算與會人數未到齊也準時開會。
訂定每件討論事項的討論時間。
確保與會者知道每件事項有多少討論時間可用。
掌握會議時間。
提出此類意見:
「我們還剩下三十分鐘。
」幫助大家掌握時間。
想讓會議時間縮短一些嗎?
不妨試試看這個方法:
把會議室內的椅子先搬走。
根據美國密蘇里大學(UniversityofMissouri)管 理助理教授布魯東(AllenBluedorn)的看法,以站立的方式開會所需的時間,比坐著開會所需的時間要少三分之一,而且會議決策的品質還一樣好呢。
====克服拖延的毛病====
企業家嘉姆(VictorKiam)曾說:
「拖延是機會的殺手。
」拖延是讓人工作進度落後、無法趕上截止期限、使工作成效極差的最大因素。
十九世紀美國馬戲團老闆暨表演者巴南(PhineasTaylorBarnum)就曾提出忠告:
「千萬別把現在這一小時內可以做到的事,拖延不做。
」科學家赫胥黎(ThomasHuxley)也指出:
「猶豫絕不能把事情做好。
一旦在心中有了譜,知道短期截止期限和長期目標後,你就能在每天的行程中保留一些彈性,可以依照自己對各項專案的熱忱,調整工作和時間。
把工作劃分成以每小時為單位所能執行的小任務,然後在時間表上變變戲法,讓你在最想做某件事時就做某件事,這樣一來也可以幫你克服拖延的毛病:
當你對某件專案感到厭煩,或是想不出什麼點子時,就換別的工作做。
做完工作時,別忘了給自己一點獎勵。
如果你整整一個小時都在處理一項進展相當慢的預算,獎勵自己一下,休息片刻、讀一讀信或起來走動走動。
如果你整個早上都照著時間表把事情做好,中飯時就去吃自己最愛吃的東西獎勵一下。
讓每天每小時的生產力發揮功效的最佳方式,就是訂定每小時時間表。
擁有這種時間表的人,知道自己在每分鐘該做什麼事,因此,就會強迫自己趕快把事情做好。
沒有訂定這種時間表的人,可能一整天都在迷迷糊糊中度過,一下做這個、一下做那個,從這項工作換到另一項工作,結果什麼事也沒做完。
拖延者常會趕不上截止期限。
他們到最後關頭才把事情做完,根本沒時間在交差前檢視一下自己的工作。
同時,也害自己和同事得承受過度的壓力。
拖延那些令人討厭、一成不變或較困難的麻煩工作,可說是人之常情。
不過,對於那些鍛鍊自己解決不喜歡或害怕事物的人來說,卻可以從中獲得自信,也能更充分利用自己的時間。
接下來,我們就來看看有哪些方法,可以幫助大家克服拖延的毛病:
想像一下當你把麻煩的工作做完後,那種感覺有多棒。
以正面積極的想法,想像工作成果。
如果專案極複雜或難以應付,就把專案劃分成一連串的步驟,並把這些步驟列入你的「待辦清單」中。
然後,訂定開始進行第一步驟的日期和時間,並且按部就班地做。
約束自己一天要花六十分鐘做這項工作,直到完成為止,並且訂定在每天同一時間做這項工作,記住,最好是在比較安靜、不受打擾的時候進行。
----設計誘因:
對自己承諾,如果做完工作的話,可以得到一項特殊的獎勵。
----
了解不必把工作做到最完美。
有努力總比沒努力更好。
或許你可以只做一部分的工作,然後讓別人來完成其他部分的工作。
讓你覺得無聊或討厭的工作,就派請別人去做,不然就把工作外包出去。
透過這種把例行或較不重要的工作、或是部分完成的工作,分派給部屬或同事去做的方式,你就可以獲得寶貴的時間,有多一點精力和熱忱。
如同福特汽車創辦人福特(HenryFord)的觀察:
「如果你把一件事分成幾個細小的部分來做,那就沒什麼特別難的事了。
」任何看起來似乎很艱鉅的專案,劃分成幾個部分、幾個階段或幾個層面,一次進行一部分,專案就變得不那麼嚇人。
接著,把這些劃分後的工作,排定工作時程,依照時程表上的截止期限逐項進行。
實際上來說,任何人都可以利用這種方法,更輕鬆地應付一天中每小時的工作。
只要你把專案步驟列成清單貼到牆上,從步驟一開始做,就算一天只工作四到五小時,也可以把事情做完。
華克(ColinS.K.Walker)在其著作《蘇格蘭諺語》(ScottishProverbs)中指出:
「開始做就是工作成功的重要條件。
所以,一分一秒都別再拖延了。
現在趕緊開始動手做事。
觀察家克勞德(GeorgeClaude)就說:
「簡單的事拖延不做,就變成難做的事。
難做的事拖延不做,就成了不可能的任務。
====戒除浪費時間的壞習慣====
首先,你得先找出自己有哪些浪費時間的壞習慣。
對我來說,我會在早上醒來後,在床上賴上一小時。
但早上卻是我生產力最高的時候,所以我強迫自己醒來後,穿好衣服到辦公室開始工作,不要再繼續賴床,當我這樣做以後,我發現自己的生產力大幅提升不少。
對你來說,浪費時間的壞習慣可能是在一天當中看齣連續劇、花太多時間上網、在網路聊天室聊天、或是跟別人講電話聊天、花太多時間做家事、或是熬夜看書或看電視。
當你找出自己浪費時間的惡習後,把你一定得避免的壞習慣列在清單上。
用命令式的語氣寫下自己該根除的惡習。
舉例來說,如果拖拖拉拉就是你浪費時間的壞習慣,那麼你就該在清單上這樣寫:
「別再拖延了。
」如果你因為不喜歡拒絕別人,反而害自己得承擔過多不必要的責任,那麼就在清單上寫下:
「學會說不。
把這張清單放在辦公室中經常看得到的地方,好比說:
你面前的牆上或是你自己的告示板上,或是貼到門上也可以。
不然的話,也可以把清單放在抽屜裡,只要每天都可以看到它就好。
當你看到這張清單時,就不斷地提醒自己要避免這些惡習,同時要把自己浪費時間的行為矯正好。
過不久,你就會發現自己有很大的進步,可以在更短的時間內做完更多事情。
試試看吧!
第三节
避免分心
利用八十/二十法則
製作並運用標準作業程序
====避免分心====
如果外界的人、事、物令你分心,那麼這可能就是浪費你時間的主要因素。
所謂外界分心的人事物,指的就是打斷你手邊工作且不在計畫中的活動。
比方說,如果你整個早上專注在撰寫報告,一位同事請你打電話給顧客,幫忙解決一項即時的技術問題,這就是一種來自外界的令你分心的事物。
要避免分心的重點就在於:
盡可能的把這些會妨礙你的人事物,阻擋在外。
你可以把門關上,把自己的辦公桌搬離走道,用電話答錄機幫你過濾電話,在門上掛上一張請勿打擾的牌子,一天當中在家工作幾小時以避免受到打擾,或是請別人安靜。
如果你肯花心思去想的話,就會想出許多方法,避免自己受到打擾。
如果別人的打攪真正造成你的困擾時,不妨試試看,在一天當中空出一段時間,跟找你的人見見面、接聽電話。
把其他時間視為「私人時間」,是你可以工作而不會受到干擾的時間。
大多數人認為若能在一段時間內不受到打擾,就能做完更多的事。
這部分主要的構想就是要你依照自己時間表做事,而不是順應別人的時間表做事。
雖然這不是一直都可能做到的事。
但是,你愈能控制好自己的時間,就愈能主宰自己的人生。
====利用八十/二十法則====
八十/二十法則說,你只要花二成的努力,就可以完成八成的工作。
其中的訣竅在於:
是什麼讓這二成努力變得如此具有生產力?
了解其中緣由後,你就能花更多時間,在這種高生產力的的活動中,把花在無生產力工作的時間減少。
為了分析你如何運用時間,你可以把二週內的日常活動記錄下來。
接下來的步驟就是找出方法,解決浪費時間的人、事、物。
你能否設計制式信函,做為一般聯繫或回覆之作,或讓祕書先把回函撰寫好?
或許也可以設計一種比較便利的表格,讓你更容易處理特定型態的溝通,避免每次都要寫便箋的麻煩。
你自己或助理可否整理並組織化檔案系統?
能不能把出差排在一起,或是把出差所需的往返時間排在非工作時間內?
舉例來說,如果星期一一大早要出差,那就排定星期日晚上的飛機,這樣就不必浪費工作時間在旅途上。
----製作並運用標準作業程序----
製造大量產品就像是由一個模子刻出許多相似的東西,既可獲利,又能提升效率。
事實就在於產品製造流程中的步驟都一樣。
因此,這些步驟可被寫成文件記載下來,讓大家能簡單輕鬆地遵照步驟做事。
從這種藍領階級加強生產力的方法中,身為白領階級的專業人士一樣可以獲益匪淺:
遇到問題時,根本就不必重新思考該怎麼辦,想想上次遇到類似狀況時,怎麼解決就可以,或是做出類似回應即可。
從重覆事件中學習。
把各步驟獨立出來。
把可以再次使用的影像、圖片、文字和表格存檔下來。
讓自己的作業就像工廠的生產線一樣有效率。
把每項工作劃分成幾個小步驟,把這些步驟寫成標準作業程序。
當你要做工作時,就利用相關的標準作業程序做參考。