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四句话：
突出一个“我”字，围绕一个“职”字，注重一个“实”字，体现一个“述”字。
五、相关链接
1.与报告的区别：
目的不同，报告的写作目的是反映所在单位、部门或所辖系统工作的全貌或某方面工作情况；
述职报告写作目的是向自己的选举任命机构、上级领导、专家组、本单位的职工群众汇报个人在一定时期内守职尽责和施政情况、德能素质。
内容不同，报告的内容涉及面很广，有关整体工作、单项工作及其新情况、新问题、新举措都可以报告；
而述职报告的内容，要求要从任职以来或某一阶段本人的德、能、勤、绩四个方面来述职，具有比较严格的规定性。
制作主体不同，报告的制作主体是党政机关、社会团体和企事业单位；
述职报告的制作主体只限于担任一定领导职务的干部或专业技术人员。
第二章调查报告《详见秘书学教案》
第三章规约类文书
（1）规章制度
一、文种常识
规章制度是国家机关、人民团体、企事业单位为了建立正常的工作、学习、生产、生活秩序而制定的具有法规性与约束力的文书。
规章制度是守则、制度、规程、章程、规定、办法、条例、须知、公约等的总称，是在一定范围内制定的具有法规性和约束性的文件，要求有关人员按章办事，共同遵守。
（二）特点
1.权威性
2.制约性
3.鲜明性
4.严肃性
5.严密性
6.程式性
（三）作用
1.规章制度是客观规律的反映
2.规章制度是方针、政策的具体化
3.是实行科学化的管理，提高效率的有力措施
4.规章制度是协调工作、生产、生活的准则
（四）种类
规章制度是一个总称，它的种类很多，应用范围也很广。
国家机关、社会团体、企事业单位均可根据工作和生产的需要，制订各自的法规、章程等，要求所属人员或社会成员共同遵守，切实执行。
二、写法指要
规章制度大体上由三部分组成，即标题、条文、具体名称和日期。
会议类文书
第一章开幕词闭幕词
（1）开幕词
一、开幕词的概念、作用
开幕词是会议讲话稿的一种，是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人，在大型会议开幕时所作的讲话，旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提出开好会议的中心任务和要求。
它以简洁、明快、热情的语言阐明大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等，对会议起着重要的指导作用。
二、开幕词的结构、内容和写法
开幕词由首部、正文和结束语三部分组成，各部分的项目内容与写作要求如下：
1．首部：
包括标题、时间、称谓三项。
（1）标题：
一般由事由和文种构成，如《东莞市职业技能评估大会开幕词》；
有的标题由致词人、事由和文种构成，其形式是《×
同志在×
会上的开幕词》；
有的采用复式标题，主标题揭示会议的宗旨、中心内容，副标题与前两种标题的构成形式相同，如《关于飞利达电脑培训学校未来的发展——校委会第十次会仪开幕词》；
也有的只写文种《开幕词》。
（2）时间：
标题之下，用括号注明会议开幕的年、月、日期。
（3）称谓：
一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓，如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。
2．正文：
包括开头，主体和结尾三部分
（1）开头部分：
一般开门见山地宣布会议开幕。
也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍，并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。
（2）主体部分：
这是开幕词的核心部分。
通常包括三项内容。
第一、阐述会议的意义；
第二、阐明会议的指导思想，提出大会任务，说明会议主要议程和安排；
第三、为保证会议顺利举行，向与会者提出会议的要求。
（3）结尾部分：
提出会议任务、要求和希望。
3．结束语：
开幕词的结束语要简短、有力，并要有号召性和鼓动性。
写法上常以呼告语领起一段，并用“预祝大会圆满成功”等语作结。
（2）闭幕词
一、闭幕词的概念、作用
闭幕词是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人在大型会议闭幕时所作的总结性的讲话。
闭幕词是大会的尾声，意味着会议即将结束。
它一般运用简洁、明快、精当的语言，对大会作出概括性的评价和总结，并向与会者提出贯彻落实大会精神的要求和希望，使与会者充满信心地奔赴各自的岗位，为实现大会提出的目标去尽职尽责完成各自的任务。
二、闭幕词的结构、内容和写法
闭幕词由首部、正文和结束语三部分组成。
其各部分的项目内容和写作要求如下：
（一）首部
包括标题、时间、称谓等项目内容。
1．标题。
与开幕词的标题构成形式基本一样，一般由事由和文种构成，如《东莞市职业技能评估大会闭幕词》；
有的只写文种，以“闭幕词”作为标题；
也有的由致词人、事由和文种构成，如《×
在×
大会上的闭幕词》；
还有的采用复式标题结构形式，由主标题和副标题组成。
2．时间。
标题之下，用括号注明会议闭幕的年、月、日期。
3．称谓。
一般和开幕词的称谓一致，根据会议性质及与会者的身份来确定称谓，如“同志们”“各位代表”等。
（二）正文
包括开头、主体和结尾三部分。
1．开头。
一般简要说明大会在各级领导的关怀下，经过与会人员的共同努力，圆满完成了预定的任务，今天就要闭幕了。
2．主体。
主要是对大会进行概括总结，通常包括两项内容。
3．结尾。
对保证大会顺利进行的有关单位及服务人员表示感谢。
（三）结束语。
用以宣布会议结束，通常只有一句话：
“现在，我宣布，×
大会闭幕。
”
第二章会议记录会议报告
（1）会议记录
一、会议记录的概念和作用
在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。
会议记录是记录会议上讲话、发言、决定、决议等内容的一种文字材料。
比较重要和正式的会议都需要做会议记录。
它的作用在于正确反映会议情况，以作为整理会议文件，总结经验，研究工作等存查备考的一种历史资料。
二、会议记录的格式与内容：
会议记录一般包括两大部分：
1．会议的基本情况。
写明会议名称，开会的时间、地点，出席人（按规定必须参加会议的成员）、缺席人及原因、列席人（不是会议成员，因工作需要而参加会议的人）、主持人、记录人。
2．会议的内容。
这是会议记录的主要部分。
包括会议议题、会议发言、会议结论等。
会议内容的记录，有摘要和详细两种。
（1）摘要记录
（2）详细记录
三、会议记录的要求
（一）真实、准确
（二）要点不漏
（三）始终如一
（2）大会工作报告
一、大会工作报告的概念、特点
大会工作报告是指党政机关、社会团体、企事业单位的负责人，在有关大会上就工作问题所作的全面、系统的讲话文稿。
大会工作报告具有以下特点：
1.针对性
2.全面性
3.群体性
4.指导性
二、大会工作报告的分类
根据大会议题、内容以及与会人员的不同，大会工作报告可以分为汇报性工作报告、传达性工作报告和动员性工作报告。
1．汇报性工作报告
2．传达性报告
3．动员性报告
三、大会工作报告的结构、内容和写法要求
大会工作报告稿一般由首部和正文两部分组成，其各部分的项目内容和写作要求如下：
1.首部。
包括标题、时间和称谓等项目内容。
（1）标题
大会工作报告的标题，有单标题和双标题两种基本形式。
单标题有两种情况：
一是由报告性质和文种构成，如《政府工作报告》；
二是由会议名称和文种构成，如《在东莞市职业技能评估大会上的报告》。
双标题是将报告主要内容或主要精神概括为一句话作为主标题，副标题则由报告人、会议名称、文种构成。
如《关于未来职业技能培训的发展——×
同志在东莞市职业技能评估大会第五次全体会议上的工作报告》。
（2）时间
大会工作报告的时间位于标题之下正中，外加括号。
（3）称谓
称谓在正文之前，顶左边书写，一般写为：
“各位代表”，“全厂干部职工同志们”，“全体教工代表们”。
2.正文。
大会工作报告正文的结构包括开头、主体和结尾三部分。
（1）专业性工作报告。
（2）传达性工作报告。
（3）动员性工作报告。
第三章演讲稿《详见秘书学教案》
第四章领导讲话稿《详见秘书学教案》
宣传类文书
第一章消息
（一）涵义：
消息是以最直接、最简练的方式报道新近发生或发现的具有一定的社会意义的事实的一种新闻文体，是最经常、最大量运用的报道体裁。
消息一般有六个要素，即何时、何地、何人、何事、何因及如何发生，简称“六要素”，
当然，并不是每一则消息必须包括这六个要素，有时根据情况也可省去一两个。
（二）分类：
消息的类别很多，主要的有动态消息、综合消息、人物消息、评述性消息、简讯等。
（三）特点：
可以用四个字来概括：
“新”：
即从时间上说，它报道的是新近发生的事情；
从内容上说，它反映的是新鲜、新奇的事情。
“真”：
即它报道的内容必须是真实的。
“快”：
即迅速快捷地反映现实。
“短”，即消息一般笔墨集中，篇幅短小。
二、结构及写法
因为动态消息是消息中最常见的一种，我们以此为例，来看一看消息的结构。
（动态）消息的结构公式是：
标题+消息头+导语+主体（+背景材料）+结语
（一）标题
标题是揭示消息主要内容并以醒目的形式刊出的简短文字。
消息的标题有四种形式，可以根据消息的种类和内容灵活选择。
其具体形式为：
1．正题，即只有一行标题，又称单行式。
2．引题+正题+副题，又称三行式标题
3．引题+正题，又称双行式。
4．正题+副题，也是双行式
标题是消息中最醒目的部分，制作标题采用单行还是多行，要以稿件的内容而定。
标题要要醒目、准确、简洁、新颖、生动，题文一致，抓住要旨。
此外，标题应居中书写，两端空大致相等的位置。
（二）消息头
消息头是消息的标志，是新闻发出媒体、地点和时间的交代与说明。
消息头的构成：
媒体+地点+时间
消息头空两格书写，字体一般较粗。
（三）导语
导语多是紧接消息头之后的第一个自然段或第一句话，有时也可由两个甚至两个以上的自然段组成，称为复合导语。
它报道消息的主要内容，一般由新闻要素中最主要的要素提炼构成。
导语的种类主要有：
1．概述式
2．评论式
3．描写式
4．引语式
5．疑问式
在写作导语时，要明确集中地反映出整篇消息的主要内容；
六要素不一定要个个俱全，但必须具备时间、地点、事情等三个要素，此外导语要短小精炼，要言不烦。
（四）主体
消息主体又称“消息躯干”、“消息主干”，是消息中最基本、最重要的部分。
它紧承导语，对导语中简要表述的内容进一步用事实作具体的阐述、解释或回答，对导语中未提到的次要材料进行补充说明。
主体是消息的主要部分，花费的笔墨最多，写作时要特别注意。
主体的写作要中心明确，围绕导语确定的中心选择材料；
主体的内容要和导语一致，而且要详略得当。
因主体部分内容较多，所以要特别注意安排好结构，要做到结构严谨，层次清晰。
主体部分的结构有：
1．纵式结构，即按照事件发生的时间顺序来安排层次。
2．横式结构，即按空间转换或事物的逻辑顺序来安排层次。
3．纵横结合式结构，这是前两种结构的交叉使用，尤其适用于综合消息的写作。
（五）背景材料
背景材料是就消息中有关新闻事实的历史、环境和原因等进行解释说明的材料。
它并不是消息结构上的一个独立部分，也不是每篇消息都有的。
常用的背景材料有：
1．对比性材料
2．说明性材料
3．注释性材料
背景材料的写作要选择适当，数字或解释准确无误，切忌喧宾夺主，主观臆断。
（六）结语
结语即结尾，是消息的结束语。
并不是所有的消息都有结尾，一篇消息是否写结语，要根据实际需要而定。
结语的类型主要有：
1．小结式
2．交代式
3．评论式
4．号召式
结语应是对全文的圆满的收束，要写得简短精炼、新颖生动。
四、写作须知
写作消息还要从新闻的整体要求出发，进行全盘把握：
（一）内容要新鲜；
（二）事实要准确；
（三）要讲究时效性；
（四）要提高消息的“含金量”；
（五）要具有可读性。
1.倒金字塔式：
即按重要性依次递减的原则排列材料的消息结构形式。
倒金字塔起源于美国的“南北战争”（1861-1865）时期。
其时，电报刚刚发明，发报机在使用时常常出现故障，故战地记者在发稿时，总是先说最重要的内容，以免发报机出现故障时最重要的东西反倒传不回去。
从而形成“倒金字塔”的雏形。
百多年来，倒金字塔式结构统领着消息写法的天下，“独领风骚百余年”，是因为它在多个方面有着明显的优势：
便于记者迅速发稿；
便于编辑删改编排；
便于读者阅读接受；
能够促进消息的快速传播和交流。
2.受众：
指传播过程中信息的接受者，是读者、听众和观众的统称。
第二章通讯
通讯是以叙述、描写为主要表达方式，具体、生动、形象地反映新闻事件、典型人物或典型经验的新闻体裁。
1．人物通讯
2．事件通讯
3．工作通讯
4．风貌通讯
1．新闻性
2．文学性
3．评论性（倾向性）
4．完整性
二、结构
通讯的基本结构为：
标题+作者+开头+主体+结尾
通讯的标题从结构上分，有两种：
1．单一型，即只有正题。
2．复合型，即正题+副题。
（二）作者
作者位于标题正下方，居中书写。
作者前面一般要标明其所属单位。
（三）开头，是正文的开始部分，一般要点出报道的主要对象。
（四）主体，是通讯的主要部分，所占篇幅最长。
由于通讯的内容较多、篇幅较长，主体部分常常划分为若干层次，并冠以小标题的形式。
通讯的主体有三种结构。
1．纵式，即按时间顺序、事物发展的顺序或作者对报道对象的认识顺序安排材料。
2．横式，即以空间转换或按事物性质层次安排材料。
3．纵横结合式，即上述两种结构同时使用，既注意时间顺序，又注意空间顺序或事物的性质层次。
（五）结尾，即通讯的结束部分。
三、写作须知
（一）善于确立典型
（二）围绕主题选取材料
（三）认真构思，巧妙布局
（四）写活人物，展现精神
（五）叙议结合，手法多样
四、相关链接
消息与通讯的区别：
通讯一般没有引题；
消息比通讯的时效性更强；
通讯比消息的篇幅一般要长；
通讯的文学色彩和主管色彩比消息一般要浓烈；
消息侧重写事，叙述简明扼要，一般不展开情节，通讯可写人物也可写事件，其材料比消息丰富、全面，其容量比消息厚实、充足。
礼仪类文书
第一章邀约类文书
（1）请柬
一、请柬的概念
请柬又称请贴，是人们在节日和各种喜事中请客用的一种简便邀请信。
请柬是为邀请宾客参加某一活动时所使用的一种书面形式的通知。
一般用于联谊会、与友好交往的各种纪念活动、婚宴、诞辰或重要会议等，发送请柬是为了表示举行的隆重。
请柬通常也称作请帖。
二、请柬的基本格式和写法
请柬从形式上又分为横式写法和竖式写法两种。
但从内容上看请柬，作为书信的一种，又有其特殊的格式要求。
请柬一般有标题、称呼、正文、结尾、落款五部分构成。
在封面上写的“请柬”（请帖）二字就是标题，一般要做一些艺术加工，可用美术体的文字，文字的色彩可以烫金，可以有图案装饰等。
（二）称呼
要顶格写出被邀请者（单位或个人）的姓名名称。
如“某某先生”、“某某单位”等。
称呼后加上冒号。
（三）正文
要写清活动内容，如开座谈会、联欢晚会、生日派对、国庆宴会、婚礼、寿诞等。
写明时间、地点、方式。
（四）结尾
要写上礼节性问候语或恭候语，如“致以——敬礼”、“顺致——崇高的敬意”、“敬请光临”等。
（五）落款
署上邀请者（单位或个人）的名称和发柬日期。
三、请柬的写作要求
（1）请柬不同于一般书信。
（2）语言上除要求简洁、明确外，还要措词文雅、大方和热情。
（2）聘书
一、聘书的概念
聘书，也称聘请书。
它是指机关、团体、企事业单位聘请某些有专业特长或有威望的人完成某项任务或担任某项职务时所发的邀请性质的专用书信。
二、聘书的作用
（一）加强协作的纽带
（二）加强应聘者的责任感、荣誉感和促进人才交流
（三）表示郑重其事、信任和守约
三、聘书的格式和写法
聘书一般已按照书信格式印制好，中心内容由发文者填写即可。
完整的聘书的格式一般由以下几部分构成。
（一）标题
聘书往往在正中写上“聘书”或“聘请书”字样，有的聘书也可以不写标题。
（二）称谓
聘请书上被聘者的姓名称呼可以在开头顶格写，然后再加冒号；
也可以在正文中写明受聘人的姓名称呼。
常见的印制好的聘书则大都在第一行空两格写“兹聘请×
……”。
（三）正文
聘书的正文一般要求包括以下一些内容：
首先，交待聘请的原因和请去所干的工作，或所要去担任的职务。
其次，写明聘任期限。
再次，聘任待遇。
另外，正文还要写上对被聘者的希望。
（四）结尾
聘书的结尾一般写上表示敬意和祝颂的结束用语。
如“此致——敬礼”、“此聘”等。
（五）落款
落款要署上发文单位名称或单位领导的姓名、职务，并署上发文日期，同时要加盖公章。
四、聘书写作的注意事项
1．聘书要郑重严肃，对有关招聘的内容要交待清楚
2．书写要整洁、大方、美观
3．篇幅要短小精悍
4．语言要简洁明了、准确流畅，态度要谦虚诚恳。
（3）邀约信
一、邀约信的概念
邀约信是邀请对方会面或参加某项活动所使用的一种公关礼仪文书。
二、邀请信的内容
第一，说明邀请对方参加什么活动、邀请的原因是什么。
第二，将活动安排的细节及注意事项告诉对方。
第三，为了方便安排活动，如有必要，可注明请对方予以回复看看能否应邀及还有哪些要求等。
三、邀约信写作要注意以下几点：
1．根据邀约活动的规模选择发请柬、请贴还是发邀约信的方式。
2．写作时，要交代清楚邀请的原因、会面或活动的时间、地点、内容。
3．态度要诚恳、热情，用语要礼貌、简约、典雅。
第二章庆谢类文书
（1）感谢信慰问信
一、感谢信
（一）感谢信的概念
感谢信是对对方的关怀、帮助、支援等表示感谢的书信。
它不仅可以表达自己的感谢之意、感激之情，而且可以使被谢方受到鼓舞和鞭策。
（二）感谢信的格式与写法
感谢信的基本格式与普通书信相同。
另外注意以下几点：
1．第一行，往往居中写上“感谢信”或“致×
感谢信”之类的标题。
2．正文内容一般包括以下两个方面：
（1）在概述对方对自己或本单位的帮助时，一定要把人物、时间、地点、原因、经过和结果概述清楚，而且要予以议论和评价，揭示其深刻意义。
（2）热情赞扬对方的好思想、好风格，语言要感情洋溢，诚恳地表达自己的感激之情，也可以表示自己如何报答对方的热心帮助，以及自己如何向对方学习的决心。
感情抒写要真诚朴素、恰如其分，不可漫无边际地空发议论。
3．感谢信内容要突出重点，篇幅不宜过长。
（三）例文分析：
二、慰问信
（一）慰问信的概念
慰问信是以组织或个人的名义向集体或个人表示关怀、问候、安慰和鼓励的一种书信。
如向在工作活动中做出突出贡献的集体或个人表示慰问、向遭受重大灾情和损失的群众表示慰问、向重大节日到来之际的单位或个人表示慰问等。
（二）慰问信的格式与写法
慰问信的格式除可带标题外，其他跟一般书信相同。
标题可在第一行正中写上“慰问信”或“×
致×
的慰问信”。
慰问信结尾往往表示共同的愿望和决心，如“祝你们取得更大的成绩”、“祝节日愉快”等。
慰问信可以面交或邮寄给收信人，也可以刊登在报刊上。
（三）写慰问信应注意的问题
1．要根据慰问的情况和对象来确定写法。
2．感情要真挚、热切，情深意厚。
3．语言要亲切，让对方真正感到温暖，受到鼓舞。
（2）庆贺信、祝词
一、庆贺信
（一）庆贺信的概念
庆贺信是向对方表示表彰、赞扬、庆贺的书信的总称。
庆贺信的内容可以庆贺家庭、个人婚嫁祝寿一类的喜事；
可以庆贺重大的会议或重要的纪念活动、某工程竣工、某科研项目成功、某人物任职等。
庆贺信的标题在第一行正中写上“贺信”二字。
庆贺信结尾处，常写一些表示祝愿的话语，如“祝取得更大的成绩”、“祝福如东海，寿比南山”等。
（二）写庆贺信应注意的问题
1．内容要紧扣庆贺对象和庆贺事情，抓住重点，善于概括，充分揭示祝贺内容的意义。
2．感情要热烈而真诚，富有鼓舞人心的力量。
3．结语要视不同情况而写
二、祝词
（一）祝词的概念
祝词，是指在社会活动中为欢庆佳节、迎送宾朋或者为举办其他隆重庆典时，领导人向公众表示节日祝贺或者主客双方分别向对方表示欢迎、祝贺、答谢所使用的讲话稿。
（二）祝词的种类和写法
1．祝词的种类根据不同的祝颂对象，祝词大体上分三种：
（1）事业祝词
（2）寿诞祝词
（3）祝酒词
2．祝词的写作格式
祝词一般由标题、称呼、正文、结尾组成。
一般由致词场合、致词人和文种三个要素组成。
如：
×
在×
招待会上的祝词。
“致词人+致词场
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