秘书职责Word下载.docx
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情景录象二
1、宴请订菜，没有考虑到客人的情况和饮食习惯。
（X）
2、宴请选择的地点合适，安静。
（V）
3、引领客人的动作和手势正确，合乎礼仪要求。
4、宴请的坐次不正确，不应让客人坐在门口，也不能让客人坐在一起，应与主人相间而坐。
5、能主动帮客人抽出座椅，合乎礼仪要求。
6、秘书抢先祝酒，不符宴请规范。
7、发现有回民，能主动道歉，并及时调整合适的菜肴。
8、用自己的私筷给客人夹菜，不符合公共卫生要求。
9、当客人的面在饭桌旁脱衣服，不讲礼貌。
10、谈论不适宜的话题。
如向别人打听收入。
11、当别人的面剔牙，不文明，姿势不雅。
12、席间接电话能用礼貌用语，向客人道歉，出去接电话处理方式正确。
13、能正确使用便条的形式向上司报告不便明言的事情。
14、能应上司的要求通过电话处理各种紧急的事务。
15、能以暗示的方式向上司报告处理结果，与上司有一定的默契。
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情景录象一
1、不应在办公室补装（X）
2、电话应接及时，语言规范。
3、能够根据领导工作日志的调整、更改自己的办公日志。
4、能及时向张副总经理介绍此次活动的有关情况。
5、在向领导汇报情况时，准备资料不够完整详细，书面资料没有及时送交上司。
6、在向上司汇报情况时，坐姿不规范，不能翘二懒腿。
7、此次接待不属于高规格，而属于对等接待。
8、向上司汇报情况，一些重要的信息要转述完整。
9、接待工作准备有漏洞，如参加时所需的物品没有落实。
10、接待人员没到公司的大门口去迎接客人，无人引领客人到接待室（X）
11、因我方的变化影响到即定的接待规格，必须向客人解释原因，并向客人道歉。
12、接待室的环境没有做到清洁、明亮、整齐、无异味。
13、主要客人应坐在离门较远的三人沙发上，坐次安排不对。
14、能够正确敬茶，姿势规范。
15、不应将公司的重要文件和保密文件随便放在办公桌上，不注意保密。
16、办公桌干净整齐，文件分类清楚。
（V）
怎样用word制作标准格式公文小窍门
特殊情况说明
（一）如果标注按照以上操作步骤标注完成文日期以后，成文日期位于双页码的页面上，而且成文日期下面的空间不足以标注版记要素，应采用缩小正文行距的方式，创造出标注版记的空间；
（二）如果标注按照以上操作步骤标注完成文日期以后，成文日期位于单页码的页面上，而且成文日期下面的空间不足以标注版记要素，可将版记单独标注在公文的最后一个双页码页面即成文日期所在页面的反面上。
小窍门
在一般机关和企事业单位的实际公文制作中，按照这种步骤去制作公文的情况并不多，原因就在于一般的单位都买不起价格昂贵的彩色打印机和彩色复印机，而标准的公文又要求在公文首页采用红色的发文机关标识和红色的间隔线，怎么办呢？
由于一个单位的公文中，发文机关标识和红色间隔线不外乎上行文件格式、下行文件格式、信函格式、会议纪要格式这么四类，所以，大家通常的做法都是先把公文首页的发文机关标识和红色反线设计好，找印刷厂大量印制出来，然后再在自己单位的电脑上排出公文首页其他的要素，直接使用带有红头的纸张打印，这样，双色套印的红头文件就很低成本地制作出来了。
比如，在本例中，我们可以先按照前4个步骤（第三个步骤只留位置，不输入内容）把发文机关标识和红色反线设计好，找印刷厂大量印制出来备用。
然后，在制作某一个具体的公文时，按照下列步骤操作：
（一）同实例操作步骤
（一）；
（二）把实例操作步骤
（二）中输入“发文机关标识内容”改为输入相同大小的回车符；
（三）同实例操作步骤（三）；
（四）把实例操作步骤（四）中插入红色反线的操作省略，其他操作不变；
（五）依次实例操作步骤（五）～（十二）；
（六）打印出来首页没有红头的公文样稿，先在复印机上使用备用红头纸批量复印公文的第1页，然后在红头纸的背面批量复印公文的第2页，接着使用普通A4纸批量复印公文的其他页面，最后按照页码顺序装订起来，盖上公章，红头文件就印制完成了。
秘书常识：
会议常识
（一）主持人的礼仪
会议的主持人，一般由具一定职位或威望的人来担任，其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。
1．主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅。
2．走上主席台应步带稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较慢。
3．入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。
持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。
双手持稿时，应与胸齐高。
坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。
两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。
4．主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
5．主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。
6．主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。
（二）会议发言人的礼仪
会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。
正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。
发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。
如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。
旁若无人。
发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。
自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；
发言应简短，观点应明确；
与他人有分歧，应以理服人，态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。
如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。
（三）会议参加者礼仪
会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。
无论你做什么聚会，集会的主持人，首先要对参加该会的名人及准备讲话的要人的名字了如指掌，其次才是会议的程序、目的、安排等事务，别担心要说什么，只要你能轻松自如地把说话人和听众相会在一起，并制造出友好融洽的气氛，在他们彼此之间建立起兴趣的桥梁，你的任务就算完成了。
因此没有什么比你对演讲或说话人的介绍更重要的。
换言之，你得通过自己的语言把演讲者推销给听众、同时也要把他们演讲的内容推销给听众，而且理应在最短的时间里把这些事情做完、做好，如果你能明白这些，那么很快你就会成力大家争相邀请的节目或聚会主持人了。
１、彻底准备好自己要说的话
作为主持人，可供你说的时间非常短，几乎不超过一分钟，如果你不知道搜集事实：
包括讲话人的题目，他讲这个题目的资格，以及他的名字这三方面的内容，那又如何会引起听众的特别兴趣呢！
当我们看电影时，就希望是自己熟知且喜爱的明星的影片，诸如巩俐、刘晓庆、周润发。
当我们看小品时，就希望是赵本山、黄宏、陈佩斯。
当我们听相声，就喜欢冯巩、牛群等。
总之我们要确知下面的内容是否吸引人，而主持人就是要把这方面的讯息反馈给听众。
“我们大家都以兴奋无比的期待等候李德先生的光临，我们从他人著作里似乎已经象个老朋友般地认识他了。
事实上我想我并不夸张，他的大名在本城已经家喻户晓，我个人非常荣幸地邀请到他，到这个会上来跟大家见面……”
做主持人最大的毛病就是说得大长，搞得听众烦燥不安，有些人则纵情于雄辩的幻想中，想使听众深深记住自己。
还有些人的错误，则是喜欢扯些笑话，有时品味并不怎么高，有心想使自己的日才发挥效力，却反而适得其反。
所以一定要记住，你不是中心，你只是配角或绿叶。
你的任务是突出别人、衬托别人。
２、热诚且真心真意
介绍程序及讲演人时，态度和讲辞同等重要，你应该尽量友善，不必说自己多高兴，只要在介绍时表现出真心的愉快。
另外，当你宣布演讲者的名字时，请切勿转身向他，而应展目望向听众，至最后一个音节说出为止，然后才转向演说人；
这样顺势把听众的视线带到表演者的身上，然后悄然退下。
人类心灵最深挚的渴望是要求认可。
我们都想一生与人和睦相处，我们郡想受人称赞、推崇。
所以别人的推荐，哪怕是很短的一句话，内心都会很敏感，很关注，如果主持人能真心真意地推介一个人，我想一定会给予他莫大的鼓舞和力量，同时也给予他一定的信心。
“你的电话怎会接错？
为什么你从西安打至广州的电话反而比在同一城市从一个单位打到另一个单位还来的快？
我们的演讲人知道答案，以及其他一切有关电话问题的答案，二十年来，他一直从事这种工作，并对电话服务这个工作感情浓厚，倘若其中有被电话这一间题困扰过的人，就请听一下这位发言人的发言吧！
”
以上的那位将发言的发言人或许只是默默无闻的普通人，在他对自己的讲话充满畏惧心和缺乏信心的时候，这位主持人却巧妙把他推上讲台。
我想无论是听众还是他本人在听了主持人刚才一番真切地介绍之后，难道会没有兴趣和信心把这方面问题讲明白，听明白？
此没有什么比你对演讲或说话人的介绍更重要的。
换言之，你得通过自己的语言把演讲者推销给听众、同时也要把他们演讲的内容推销给听众，而且理应在最短的时间里把这些事情做完、做好，如果你能明白这些，那么很快你就会成为大家争相邀请的节目或聚会主持人了。
办公室固定资产及办公用品管理制度
一、为加强办公室固定资产及办公用品的管理，控制用品规格及节约经费开支，所有办公设备、设施及用品实行统一限量规范购买。
二、根据办公用品库存情况及以往消耗水平，确实购买数量，进行定期购买。
既要保证正常储备，又要防止积压。
办公用品库存不多或有特殊需求的情况下，按照成本最小原则，报学校采购部门批准后可单独购买。
三、购置
1.购置财产根据批准的年度预算执行，年初无预算而临时急需的财产，应作追加预算报学校审批后方可购买。
2.属专控商品必须办理控办审批手续后方可购置。
3.办公室负责财产购置工作，购置固定资产原则上应有两人以上，购买时要货比三家，保证质量。
4.购置财产必须由保管人员验收，并根据发票填写“入库单”一式二联，第一联由保管员留存入库账，第二联及发票送会计报销登账。
四、办公用品购置后由专人进行分类存放，填写物品清单，并进行定期整理，妥善保管。
五、分类管理
1.固定资产：
凡一般设备单价在500元以上，专用设备单价在800元以上，且使用年限在一年以上的为固定资产。
对单价虽不足500元，但使用年限在一年以上的大批同类财产，应按固定资产管理。
对非购置、自制、接受捐赠和调拨的财产，凡符合上述条件的应列为固定资产。
2.低值易耗品：
单价在固定资产起点以下、耐用时间在一年以上或单价在固定资产起点以上、耐用时间在一年以下的作为低值易耗品管理。
六、各办公室根据需要领取办公用品。
领取办公用品时须在《物品领取登记簿》上填写物品名称、数量、时间及领取人姓名，特殊物品领取须写明用途。
七、按固定资产管理的办公用品报废时，要做好登记，并在学校固定资产管理部门办理相应手续。
八、纪念品、礼品等交际应酬用的物品，领取时要经书记授权批准。
九、使用原则
1.全体工作人员要本着节约的原则使用办公用品，杜绝浪费现象。
2.要爱护公共财产，对应管理不善或失职而造成的财产丢失和损坏，应负赔偿责任。
3.财产内部调拨、赠送、变卖、报废、报损等必须履行严格报批手续。
由财产管理部门书面申报，填制有关表格，经审核按规定报领导审批后方可处理。
4.年终要进行盘点工作。
对财务盈亏情况作相应记录，报批领导审批后进行处理。
十、所有财产均由办公室指定专人负责和管理，任何人不得随意侵占、挪用公共财产
酒店会议常识
1．会议的性质：
为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。
2．会议的市场规模：
根据国际大会和会议协会（ICCA）统计：
以国际会议为例：
每年全
世界每年举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个，
其市场价值超过2800亿美圆。
3．中国会议市场现状：
1）与国际发达的会议市场相比，中国的会议旅游业尚在起步阶段。
表现在：
a）专业办会的组织或公司很少。
b）缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。
2）会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场。
3）全国三星级以上的饭店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经
验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的的会议市场发展的
基础。
4．有必要了解酒店会议的基本常识：
1）酒店是接待会展的核心接待部门。
2）目前大部分的会议市场是以酒店会议占大部分。
5．酒店接会议的好处：
1）利润高。
因会议旅游者不仅经费来源可靠。
消费水平较高。
一般会议旅游者的平均消
费是普通旅游者的三倍。
2）有利于扩大酒店的影响，提高酒店的知名度。
3）可调节酒店的淡季市场。
6．接好酒店会议需注意的要点：
1）会议团到前作好准备。
2）第一天会议团到时最容易出问题，需特别关注会议团。
3）作好会议的沟通协调工作。
4）每天对清帐目。
5）随时关注客人的意见，并及时反映给相关人员。
6）注意会议价格的保密性。
7）熟知酒店接待设施的基本情况。
8）监督和落实会议的各项安排。
9）会议结束后给相应的酒店部门给予评价。
10）总结会议接待中的问题及好的经验。
7．会议室常见的摆台：
1）戏院式2）课桌式3）U型4）回型5）椭圆型6）长方行7）会见式8）圆桌式9）
鸡尾酒式10）舞台式11）T型台
8．会议常见的设施及工具
1）屏幕2）投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）3）录像机4）VCD5）音响6）话
筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）7）镭射笔8）幻灯机9）讲台10）
舞台11）夹纸板12）大白板13）签到台14）名片钵15）马克笔16）铅笔
17）信签18）会议桌椅19）插线板20）彩电21）横幅22）指示牌23）告示牌
24）桌卡25）主席台26）盆景27）鲜花28）背景板30）隔板31）灯光照明
32）同声翻译系统。
9．会议常见的用餐形式：
1）圆桌式2）自助式3）鸡尾酒会3）零点4）外卖
座谈会设备要求及操作流程
设备环境要求：
会议室：
会议桌为一圆桌，方便主持人和被访者交流。
圆桌上铺有台布，保持干净清洁。
监听室：
备有电视机/录象机/录音机/扩音设备/双面镜
保证杂音少，图象清晰。
座谈会前期工作
按照座谈会条件，联系联络员发条件。
严格按照甄别问卷进行甄别，对配额要进行严格控制。
（同组会不出现互相认识的被访者）
□
在会议开始前二天要记得联系笔录员做会议记录（包括现场和会后整理）。
购买座谈会食品，如果开会时间正碰上吃饭时间，需准备一些面包糕点给被访者。
□将已确认好的被访者名单，输入到座谈会坐次表中，以便开会前半小时对被访者入会名单进行筛选。
□开会前检查录音/录象设备是否正常。
□在开会前一天晚上要对被访者进行第二次电话复核，询问对开会地址、时间、路线是否清楚。
在座谈会前二小时要布置会场，如碰到座谈会安排在早上开，那么布置会场，最好安排在前晚准备。
△
台卡、台卡纸（事先测试大小），数量为被访者人数+1个主持人
食品（4种）避免一些声音较响的食品。
抽面纸（放在食品中间）
水彩笔（事先检查是否能写的出），放在台卡后
杯子（盛满水），放在台卡的右侧
桶装水（新鲜水），放在会议室内靠门口
白板笔（事先检查是否写的出），准备2支（黑/蓝）
黑板擦
垃圾桶
客户室：
监听设备应保证杂音少，图象清晰。
设备包括电视机、录象机、录音机等。
食品（4种）餐巾纸杯子白纸、笔（统一式样）大纲（按照客户人数复印）桶装水（新鲜水）
饮料（听装、大瓶装）
座谈会期间工作
接待被访者，填写被访者登记表。
笔录员要在会前准备好磁带、录像带、记录纸和笔，检查监听设备。
对被访者填写的资料与甄别资料进行核对，并筛选最适合的、善于表达自己的被访者入座开会，打印座位登记表，复印后交给监听室内的客户及笔录员，检查录音、录像是否运作正常。
领被访者进入会议室，开始会议。
开会时，应随时保持与主持人或客户的联系，处理各种问题。
（注意：
在开会过程注意会场周围人员不要大声喧哗，在会场门口安排一名人员确保与客户及时沟通，同时也避免与会议不相干人随意进出会场）
座谈会结束时，将礼金信封交主持人发放给被访者，注意与被访者合影，并将被访者送至门口。
座谈会后期工作
□会议结束，将录音带交给笔录员，应在第二天上午（即隔一天）递交（mail）。
交回的笔录，督导要按照笔录格式核对记录和整理质量是否符合要求。
□收齐录音带、录像带邮寄至我公司。
录音带、录象带要贴上标签（打印）。
一、为什么要写工作计划
1、计划是提高工作效率的有效手段
工作有两种形式：
一、消极式的工作（救火式的工作：
灾难和错误已经发生后再赶快处理）
二、积极式的工作（防火式的工作：
预见灾难和错误，提前计划，消除错误）
写工作计划实际上就是对我们自己工作的一次盘点。
让自己做到清清楚楚、明明白白。
计划是我们走向积极式工作的起点。
2、计划能力是各级干部管理水平的体现
个人的发展要讲长远的职业规划，对于一个不断发展壮大，人员不断增加的企业和组织来说，计划显得尤为迫切。
企业小的时候，还可以不用写计划。
因为企业的问题并不多，沟通与协调起来也比较简单，只需要少数几个领导人就把发现的问题解决了。
但是企业大了，人员多了，部门多了，问题也多了，沟通也更困难了，领导精力这时也显得有限。
计划的重要性就体现出来了。
记得当时，总经理在中高层干部的例会上问大家：
“有谁了解就业部的工作”，现场顿时鸦雀无声，没有人回答。
几秒钟后，才有位片区负责人举起手来，然后又有一位部门负责人迟疑的举了一下手；
总经理接着又问大家：
“又有谁了解咨询部的工作”，这一次没有人回答；
接连再问了几个部门，还是没有人回答。
现场陷入了沉默，大家都在思考：
为什么企业会出现那么多的问题。
这时，总经理说话了：
“为什么我们的工作会出现那么多问题，为什么我们会抱怨其他部门，为什么我们对领导有意见………，停顿片刻”，“因为……我们的工作是无形的，谁都不知道对方在做什么，平级之间不知道，上下级之间也不知道，领导也不知道，这样能把工作做好吗？
能没有问题吗？
显然不可能。
问题是必然会发生的。
所以我们需要把我们的工作‘化无形为有形’，如何化，工作计划就是一种很好的工具！
”。
参加了这次例会的人，听了这番话没有不深深被触动的。
3、通过工作计划变被动等事做变为自动自发式的做事（个人驱动—系统驱动）
有了工作计划，我们不需要再等主管或领导的吩咐，只是在某些需要决策的事情上请示主管或领导就可以了。
我们可以做到整体的统筹安排，个人的工作效率自然也就提高了。
通过工作计划变个人驱动的为系统驱动的管理模式，这是企业成长的必经之路。
二、怎样写好工作计划
首先要申明一点：
工作计划不是写出来的，而是做出来的。
计划的内容远比形式来的重要。
我们拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。
简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。
如何才能做出一分良好的工作呢？
总结当时会议上大家的发言和后来的一些说话，主要是要做到写出工作计划的四个要素。
工作计划的四大要素：
（1）工作内容（做什么：
WHAT）
（2）工作方法（怎么做：
HOW）（3）工作分工（谁来做：
WHO）（4）工作进度（什么做完：
WHEN）
缺少其中任何一个要素，那么这个工作计划就是不完整的、不可操作的，不可检查的的。
最后就会走入形式主义，陷入“为了写计划而写计划，丧失写计划的目的”。
在企业里难免就会出现“没什么必要写计划的声音”，我们改变自己的努力就可能会走入失败。
三、如何保证工作计划得到执行
工作计划写出来，目的就是要执行。
执行可不是人们通常所认为的“我的方案已经拿出来了，执行是执行人员的事情。
出了问题也是执行人员自身的水平问题”。
执行不力，或者无法执行跟方案其实有很大关系，如果一开始，我们不了解现实情况，没有去做足够的调查和了解。
那么这个方案先天就会给其后的执行埋下隐患。
同样的道理，我们的计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是写计划的人的问题。
首先，要调查实际情况，根据本部门结合企业现实情况，做出的计划才会被很好执行。
其次，各部门每月的工作计划应该拿到例会上进行公开讨论。
目的有两个：
其一、是通过每个人的智慧检查方案的可行性；
其二、每个部门的工作难免会涉及到其他部门，通过讨论赢得上级支持和同级其他部门的协作。
另外，工作计划应该是可以调整的。
当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划而计划。
还有，在工作计划的执行过程中，部门主管要经常跟踪检查执
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