档案管理制度Word文档格式.docx
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包括科研项目的调研、申报立项，研究、实验，总结、鉴定，报奖、推广应用等方面的文字材料。
7.基建类文件材料：
包括基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁、设计、施工、监理、竣工验收、评奖创优、使用、维修、改扩建等方面的文字材料。
8.仪器设备管理类文字材料：
包括仪器设备购置立项审批、购置合同、开箱验收或接收、安装调试、使用、维护和改造、报废等方面的文字材料。
9.财务、会计类文字材料：
包括会计凭证、会计账簿、财务报告及报表等方面的文字材料。
10.人力资源管理类文字材料：
包括劳动合同、职工履历、工资、考核、技能评定、专业技术职务评聘、养老保险、医疗保险、工伤保险、奖励与处分、培训等方面的文字材料。
11.其他对企业有利用和保存价值的文字材料。
以上文字材料包括公司日常使用的各类公文、各种证件及科研成果等。
（二）公司各类声像资料：
1、公司各类照片。
由照片、底片、文字说明构成；
2、公司各类活动录像。
主要包括录像带和DVD、VCD光盘。
3、公司各类发言录音：
主要包括录音磁带和DVD、VCD、CD。
第十六条归档文件材料的来源包括：
（一）公司范围内形成的各类文件材料；
（二）部门范围内形成的各类文件材料；
（三）公司对外交往和合作中形成的或获取的各类文件材料；
第十七条文件材料归档时间
（一）各部门当天形成的文件材料，由各部门在当日自行完成归档；
在部门内存放的文件材料，按每季度一次进行系统整理后，统一呈报综合部归档。
（二）每年年末，由综合部主持，集中进行一次年终档案普查工作。
（三）公司员工因公外出参加公务活动所形成的文件材料应在返回公司后及时在部门内存档。
（四）各部门所取得的各种公司证件、证书，环境质量标准，关键技术资料等对公司运营有重大影响的文件，应实时移交综合部归档。
第十八条文件材料的归档要求
（一）各部门应由专人负责文件材料的收集、整理和归档。
（二）归档文件材料应齐全完整，模糊不清或破损的文件材料应予修复。
（三）归档的文件材料应为原件，因故确无原件的，可提供有法律效用的相应材料（复印件盖红章），文件材料归档后不得更改。
（四）各类入档文件应尽量选用优质纸张打印或复印，禁止用热敏纸或经复写纸复写后存档。
确属手写的，应选用钢笔或者签字笔及能持久保存的墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔。
（五）归档的文件材料及各种表格，纸张大小应符合公文格式要求和档案保管要求。
（六）归档的外文材料（含少数民族文字材料）应与中文翻译件一并归档，无译文的要译出文件材料标题后归档。
（七）文件材料一般归档一份，不重复归档；
重要的、利用频繁的或有专门需要的文件可适当增加份数。
（八）公司召开会议完毕，会议主办部门应指定专人将会议材料、声像档案等资料交由综合部归档。
（九）两个以上单位或部门合作完成的项目，由主办方负责项目文件材料的整理、保管及存档事宜。
（十）公文承办部门和承办人员应保证公文在归档时的系统、规范和完整，各种附件应一并入档，不得漏项。
第十九条归档文件材料的整理与编号
（一）归档文件的整理
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。
（二）归档文件的装订
１、归档文件按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件在后；
转发文在前，被转发文在后；
复文在前，来文在后；
批复在前，请示在后。
２、装订前去除金属物，对超大纸张进行折叠，对超小纸张进行裱糊，在装订线一侧装订。
３、归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。
（三）归档文件的编号
1、发文编号：
由公司，年份和序号组成，年份应标全，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位（即“1”不编为“001”）。
公司文件编号为“鲁恒字〔200X〕X号”。
各部门发文，应按照公司发文编号要求统一编号。
2、公文类编号：
由公司名称拼音缩写，部门名称拼音缩写，年月份，公文材料归档分类序号，文件的拼音缩写和文件序号组成。
其中归档分类序号如表1所示：
表1.公文材料归档分类序号
文件材料类别
序号
党群工作类
01
行政管理类
02
经营管理类
03
生产及技术管理类
04
产品生产与市场营销类
05
科技研究类
06
基建类
07
仪器设备管理类
08
财务、会计类
09
人力资源管理类
10
其他
11
公文类文件的编号：
如“通知”拼音缩写为“TZ”，以此类推。
例如：
注：
如各部门因工作需要自行编写相应的文件及表格，需长期使用的，按照上面编号规则进行编号，以便整理查询。
3、档案编号：
包括档案柜号，档案盒号，以及档案文件编号。
①档案柜号的编号规则为：
“HT-G-1”。
HT为公司名称拼音缩写，G为柜号的拼音缩写，1为第一号档案柜。
②档案盒号的编号规则为：
“HT-G-1-H-2”。
HT-G-1为本公司第一号文件柜，H为盒号的拼音缩写，2为档案盒的序列编号；
档案盒内文件只归档时使用。
③档案文件的编码规则遵循上面公文类文件编号规则。
4、为固定归档文件以及案卷中的位置和排列顺序，必须在每份归档文件上加盖归档章。
5、期限指归档文件的保管期限，一般划分为永久、长期（10年）、短期（2年）。
6、归档章盖在每份归档文件首页正上方空白位置。
加盖归档章用红色印泥，用签字笔或者碳素墨水填写归档章内容。
7、该归档编号规则同样适用于电子档案或者其它载体形式的档案。
（四）归档文件的编目
1、归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件时，只对复文编目，来文标题用〔〕表示。
2、归档文件目录在一个固定期限（季度、年度等）下按保管期限装订成册并编制归档文件目录封面。
3、归档文件目录及封面采用横式打印。
4、一个立档部门的归档文件目录在汇总时，可按本单位归档文件分类方案进行装订。
5、为查找方便，应编制归档文件目录索引。
在每页归档文件目录右上角编制页号，将每个立档机构文件的总件数及归档文件目录所在页号填入归档文件目录索引内。
（五）归档文件的装盒
归档文件按件号顺序装入档案盒，与归档文件目录排列顺序一致。
不同年度、不同保管期限、不同机构（来文与复文、转发与被转发文件除外）的文件不能放在同一盒内。
归档文件目录是固定盒内归档文件排列顺序的依据和检索工具。
应在一个固定期限内，按部门—保管期限—盒打印，并置于盒内归档文件之前。
第二十条归档文件的移交
（一）文件处理部门将以“份”为保管单位的归档文件整理后移交给档案管理员。
（二）文书处理部门向档案管员移交归档文件材料时，要编制“移交清册”，并附归档文件目录一式两份，对归档文件中的特殊情况应编写移交说明。
交接双方在认真核对、检查归档文件质量合格后，双方在移交清册上履行签字手续，双方各存一份备查。
第五章档案的鉴定和销毁
第二十一条 文件档案的鉴定工作，应由综合部档案管理员以及综合部负责人在文件归档时实时进行。
第二十二条文件鉴定应从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值，确定各类档案的保管期限。
第二十三条公司档案保管期限分永久、长期（年限）、短期三种。
第二十四条经鉴定确认已失效的档案，应及时编制销毁目录，并永久保存。
第二十五条销毁档案需要经档案保密小组鉴定，报总经理批准后方能销毁。
第二十六条 销毁档案时要有二人以上监销，并在清册上签字。
第二十七条 档案销毁后，应对柜件号进行变更，对归档文件目录和档案盒进行更换，同时将鉴定销毁的时间、盒内剔出或增加文件的内容、经办部门和经办人姓名等情况在备注中标明。
第六章电子文件管理
第二十八条 公司应加强电子文件的归档管理，有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性。
第二十九条具有保存价值的电子文件，必须与相应的纸质文件材料一并归档保存，与纸质文件材料有相同的归档编号。
第三十条各部门应妥善保管文件材料的电子版，每半年，各部门档案专职工作人员负责将电子文稿统一整理，交综合部，档案管理员组织刻录电子档案光盘，档案光盘一律一式两份，一份备借一份存档。
第七章档案借阅管理及保密安全
第三十一条凡需使用档案者，均须填写文件调阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。
第三十二条案卷一般仅供在档案室阅看，外借立卷的文件、资料须办理登记手续。
第三十三条借阅期限不得超过两周，到期归还；
如需再借，应办理续借手续。
第三十四条不得查阅与本人工作无关的绝密、机密技术资料，确因工作需要的必须经查看部门负责人及档案主管领导批准方可查阅。
第三十五条绝密、机密资料，只供直接从事该项工作的员工可查阅，并不得带出档案室。
查、借阅技术资料和使用相关技术文件的各类人员应严格遵守“保守机密慎之又慎”的方针，不失密、不泄密。
第三十六条凡调离本公司员工，必须归还全部技术资料，方可办理调动手续。
第三十七条 丢失技术资料者，应及时书面通知主管领导并采取相应的补救措施，在未做出处理前暂停查阅相关技术资料。
第三十八条 对保密技术资料每月应清查校对一次，发现问题应及时报告主管领导，并采取补救措施。
第三十九条技术档案资料不准转借或代借，借出的资料只能带到工作岗位，并妥善保管好，严禁私自携带出公司。
第四十条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经分管副总、综合部负责人批准后方可借阅，且不得带离档案室。
其抄摘内容或者带出也须分管副总、综合部负责人审核同意。
第四十一条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。
归还时严格检查，并在借用登记表上予以注销；
如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第四十二条 借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。
第四十三条档案管理人员对查阅、借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记，收回时核对无误后及时入库。
对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
第四十四条档案管理人员和利用者，不得随意谈论保密档案材料的情况及内容，非档案人员不准私自开箱或者翻阅档案材料。
第四十五条不允许将所借档案随便转借他人，不允许将档案带到家里或嘈杂公共场所。
第八章附则
第四十六条档案管理部门应积极采用电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。
第四十七条公司各部门档案管理工作适用本规定。
第四十八条本制度由综合部制定并负责解释，自发布之日起施行。
附件：
1、档案卷内目录式样
2、档案案卷目录式样
3、档案移交清册式样
4、档案移交目录清册式样
5、档案移交目录清册汇总式样
6、归档文件目录式样
7、归档文件目录封面式样
8、归档文件目录索引式样
9、归档文件移交清册
10、照片档案案卷简介式样
11、照片档案说明卡式样
12、照片档案案卷目录式样
13、卷内照片目录式样
14、磁带目录卡式样
15、光盘目录卡式样
16、部门名称拼音缩写列表
附件1：
档案卷内目录式样
卷内目录
档案号：
顺序号
图号或
文件档案号（件）
文件名
张次
备注
文件
附件
附件2:
档案案卷目录式样
档案案卷目录
档案号（册）
案卷标题
卷内张数
保管期限
密级
案卷起止日期
形成单位
备注
附件3：
档案移交清册式样
档案（文件）移交清册
项目：
共计：
卷册件张
本册共计：
页
移交单位：
移交人：
接收单位：
接收人
移交单位编号：
交接日期：
年月日
附件4：
档案（文件）移交目录
形成日期
文件载体（类型）
张数
附件5：
档案移交清册汇总式样
标题
移交单位
编号
档案单位
数量
接收单位
附件6：
归档文件目录式样
归档文件目录
部门:
盒号:
档案编号
文件编号
题名
形成日期
页数
电子文件或照片编号
附件7：
归档文件目录封面式样
全宗名称保管期限
年
附件8：
归档文件目录索引式样
归档文件目录索引
期限：
序
号
机构
总件数
盒起止号
目录所在页号
目录所
在页号
附件9：
归档文件移交清册
盒件
其中：
永久盒长期盒短期盒
永久件长期件短期件
接收单位：
移交人：
接收人：
年月日
附件10：
照片档案案卷简介式样
照片档案案卷简介
附件11：
照片档案说明卡式样
事由：
摄制日期：
地点：
摄影者：
参见号：
附件12：
照片档案案卷目录式样
照片档案案卷目录
档案号
标题
年度
张数
保管
期限
密
级
照片
底片
附件13.卷内照片目录式样
卷内照片目录
第页
底片号
题名
摄制日期
所在
页位
附件14.磁带目录卡式样
磁带目录卡
视频或音频
内容
节目长度
录制日期
所用机型
信号制式
录制者姓名
附件15：
光盘目录卡式样
光盘目录卡
视频/音频/数据
放映时间长度或容量大小
光盘机型
刻录者姓名
附件16：
部门名称拼音缩写列表
部门名称
拼音缩写
综合部
ZH
生产部
SC
财务部
CW
销售部
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