福建省机关事业单位工勤人员升级考核文秘资料员考试大纲初级.doc

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2013年福建省机关事业单位工勤人员升级考核文秘资料员考试大纲（初级）

第一章文秘工作概论

第一节文秘工作历史和发展

一、一般掌握

1、新时期我国文秘工作的发展方向：

秘书工作第一要保密第二要准确第三要迅速

“四个转变”成为文秘工作的发展方向。

一是从偏重于办文办事转变为既办文办事又出谋献策；二是从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息；三是从凭经验办事转变为科学化管理；四是从被动服务转变为力争主动。

2、文秘工作的职业特点：

辅助性、从属性、服务性、综合性、灵活性。

3、文秘工作人员的能力：

口头表达能力、书面表达能力、办事能力、应变能力、心理调适能力、洞察能力。

第二章文秘工作实务

第一节日常工作

一、重点掌握

★★1、值班工作的任务、工作制度

值班工作的任务：

承接上级指示、负责电话应对、接待来访人员、掌握领导的行踪、承办临时事项、确保机关安全、编写值班材料

值班工作制度：

岗位责任制度、请示报告制度、交接班制度、保密制度、安全防范制度

★★2、印章刻制、颁发、使用、保管要求

印章刻制：

法定组织的成立，由批准该组织的上级领导机关刻制并颁发公章，本组织无权刻制公章；印章规格，一般由形状、尺寸、字形、图形、排列等项目组成，直径分6厘米、5厘米、4.5厘米、4.2厘米四个级别；刻制印章的工厂或刻字社，必须取得机关的委托书和公安部门的准许才能刻制。

印章的颁发和使用：

印章刻制后，必须由上级领导机关向其所辖下级机构颁发，颁发正式印章必须正式发出通知，并通知下级机构派可靠人员来领取，领取印章要有二人同行，持介绍信或领导的手迹。

印章应加盖在落款的年月日处，骑年盖月，即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面。

印章的保管：

印章必须有专人保管；印章使用应在办公室内进行；应亲自盖章；要定期清洗；必须严加保管，严防丢失或被盗。

★★3、领导交办事项的办理要求

积极主动，千方百计；既要符合政策，又要灵活变通；件件有着落，事事有回音。

二、一般掌握

1、值班工作的作用：

联络作用、过滤作用、应急作用、窗口作用

2、印章的作用（百度）：

权威作用，代表作用，凭信作用

3、领导日程安排的落实和OA管理

日程表的落实：

为使领导活动顺利进行，必须对日程表中各计划事项在事前加以落实。

日程表的变更和调整：

有时会因预想不到的事故或对方的原因而必须改变日程安排，日程安排的改变往往会造成许多有形或无形的影响，甚至会影响今后的相互信赖关系。

因此，文秘人员应尽量把计划变更限制在最小的范围内。

日程表的OA管理：

日程表的OA管理，就是用计算机来编制、管理领导活动日程，实现日程管理自动化。

4、领导交办事项的特点和范围

特点：

广泛性；临时性；具体性；紧迫性。

范围：

文书；会务；信访；信息；调研；督查；联络；协调；接待工作事项及其他交办事项。

5、机要秘书的工作事项

收到文电后，进行分类、编号、登记，填写办文单，送秘书长或办公室主要领导过目，提出意见，呈送有关领导阅示或传阅；根据领导批示办理；承办领导电话事务或交办的其他事务；替领导查阅资料，摘录信息；收存领导讲话稿，清理领导身边文件；了解领导去向，便于急事联系；掌管印章，做好监印工作；机关的内收发工作，一般也是机要秘书工作范围。

6、机要工作及其特点

凡是内部不宜公开或不须公开的运作程序，凡是涉及党、国家和军队等“机密的事”统称机要。

处理这类事务的工作称为机要工作。

特点：

保密性；内部性；实务性；时间不定性。

7、安全保卫工作的任务

宣传教育，增强法制观念，依靠群众做好“四防”工作；加强内部治安管理，同刑事犯罪活动和其他危害行为作斗争，查破案件；严密各项防范措施，保卫要害部门的安全；协助有关部门做好保密工作，同出卖、盗窃党和国家机密的行为作斗争；领导本机关本单位的警卫人员、保安人员、内保人员，以及消防员、护卫队和治安保卫组织；监督、考察在本单位的被依法判处管制、剥夺政治权利、缓刑、假释、监外执行的罪犯和被监视居住、取保候审的被告人。

8、危急事件的特点 ：

突发性；偶然性；意外性；危害性

三、了解

1、领导日常活动的范围：

领导日常活动，是领导在日常工作中所进行的事务活动，是领导工作必不可少的内容之一。

协助领导安排好日常活动，是文秘人员的重要职责。

各种接待活动；走访慰问活动；庆典仪式活动；出席会议活动；参观考察活动；商务旅行活动；会见会谈活动；其他日常活动

2、宴请活动的工作程序☆

⑴准备宴请活动：

①确定宴请的对象、规格、范围；②确定宴请的时间、地点；③宴请的通知方式；④定菜；⑤现场布置⑵宴请活动流程：

迎宾；进休息厅；入席；致辞；就餐交流。

3、危机事件的处理程序和方法：

程序：

现场保护和报告；调查和判断；预测和监控；处理和重建

方法：

第二节信息工作

一、重点：

★★1、信息获取的范围、渠道、方法

范围：

上级信息；内部信息；社会信息；同业信息；历史信息；国际信息

渠道：

信息网络渠道；文书渠道；书刊渠道；调查渠道；会议渠道；信访渠道；科研渠道；档案渠道。

方法：

网络查询法；文字阅读法；收看收听法；会议记录法；相互交流法；专题调查法；随时观察法；索取求购法。

★★2、信息加工的方法：

归纳法；浓缩法；纵深法；扩充法；对比法；转换法；图表法；剪接法。

★★3、信息简报的编写

它具有“新、深、实、短”四个显著特点，要求：

标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁。

★★4、信息提供的对象、方式

对象：

首先为本级领导机关提供信息；其次为上级领导机关提供信息；再次为下级机关和基层单位提供信息。

方式：

简报递送；电报递送；传真递送；网络传送；电话报送；音像制品递送。

二、一般掌握

1、信息的概念和特征

狭义的信息是指通过一定的物质载体反映出来的有用知识。

特征：

客观性；无限性；时效性；共享性；可传输性；可加工性；可扩散性；可塑性。

2、信息工作的概念、作用、特点

信息工作特指文秘人员获取、加工、传递、储存、利用和反馈信息的一系列活动。

作用：

辅助领导正确决策；协助领导科学管理；开阔领导与文秘人员的思路；提高文秘人员的工作效率

特点：

服务性；综合性；针对性；适时性。

3、信息工作的要求：

敏锐；准确；及时；全面；适用；经济。

4、信息提供的要求：

针对性；多样性；适时性；保密性。

5、信息存储的要求：

认真筛选；科学分类；系统完整；坚持不懈；便于检索。

6、信息工作的主要制度

信息专报制度；信息报送数量定额制度；紧急信息报送制度；信息稿件送审制度；信息采用通报制度；信息专题分析制度；信息业务培训制度；信息工作奖惩制度。

7、信息存储的方式：

计算机存储；信息简报存储；多媒体存储；信息资料存储；缩微胶片存储。

三、了解

1、信息的深加工：

要求：

要有高度；要抓重点；要找规律；要提对策。

2、信息存储的意义：

有利于充分利用信息资源；有利于开发深层次的信息；有利于提高文秘人员工作效率。

第三节调研工作

一、重点掌握

★★1、调研工作的概念

专指文秘人员为有效辅助领导活动而开展的调查研究业务，它是调查研究在文秘活动中具体体现。

★★2、文秘人员调研的原则

点上调研和面上调研相结合；定性调研和定量调研相结合；直接调研和简洁调研相结合；信息和调研相结合。

★★3、选题的原则：

针对性原则；创新性原则；可行性原则

★★4、调查的方式、方法

方式：

全面调查；重点调查；典型调查；抽样调查。

方法：

个别交谈法；开调查会；现场观察法；问卷调查法；文献调查法；统计调查法；专家调查法。

二、一般掌握

1、调研的概念

调研是调查研究的简称，是人们在实践中有意识地对客观实际情况的考查、了解和分析研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。

2、调研计划的内容

3、研究的意义

研究是对调查材料所获材料的综合分析过程，目的是产生认识上的深化和升华，探求事物的本质和规律，指定解决问题的方案。

三、了解

1、调研工作中如何占有相关资料：

?

研究的方法:

比较法；分类法；类比法；归纳法；演绎法；分析法；综合法；抽象法。

2、调研成果的转化：

以文转化；以会转化；以信息转化；以宣传转化。

第四节会议工作

一、重点掌握：

★★1、会议工作的概念：

是指文秘机构对会议的筹备、组织和保障工作。

★★2、会议准备期间、文秘人员主要有哪些工作

制定会议预案；组建会议机构；发送会议通知；准备会议文件；布置会场；安排食宿和车辆；会前检查；接站和报到。

★★3、会议召开期间、文秘人员主要有哪些工作

会场签到；会间调度；会议设备的操作和维护；会议记录；会议简报；会议选举；会议总结；后勤保障。

二、一般掌握：

1、会议的概念：

现代意义上的会议，是指有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。

2、会议的类型和功能☆

类型：

按规模分小型、中型和大型会议；按性质分规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念会议和座谈性会议；按形式分集中性会议和分散性会议；按时间特征分定期性会议和不定期会议。

功能：

决策功能；指挥功能；沟通功能；协调功能；动员功能；显示功能。

3、会议工作的任务、原则☆

任务：

会议组织工作；会议文书工作；会议组织联络工作；会议后勤服务工作；会议接待服务工作；会议选举工作。

原则：

充分准备；严密组织；周到服务；勤俭节约；安全保密；提高效率。

第五节接待工作

一、重点掌握

★★1、接待工作的一般程序

迎接及安排来宾生活；看望及商定活动日程；礼仪性会见与宴请；按日程开展活动；送别；小结。

★★2、接待工作的原则：

热情大方；细致周到；确保安全；俭省节约；内外有别。

二、一般掌握：

1、接待工作的概念：

是指一个社会组织在交往和联系中所进行的迎送招待、联系洽谈、参观游览等服务性活动。

2、接待工作的作用：

展示形象的重要窗口；牵线搭桥的主要形式；获取信息的有效渠道。

3、接待实施的具体要求：

接待上级机关来宾的要求；接待平级机关来宾的要求；接待本系统来宾的要求；无约接待的要求；

三、了解

1、接待的类型：

2、如何做好接待的准备工作：

心理准备；信息准备；接待方案准备；布置与检查。

第六节随从工作

一、重点掌握

★★1、随从工作的类型和特点

类型：

调查研究型；检查考核型；处理问题型；看望慰问型；商务谈判型；参加会议型。

特点：

流动性大；时限性强；环境复杂；情况多变；工作要求高。

二、一般掌握

1、随从工作的意义和要求

意义：

有利于提高领导的工作效率；有利于树立领导机关和领导者的形象；有利于锻炼文秘人员的才干。

要求：

工作要主动；办事要细心；说话要谨慎；不要帮倒忙。

2、出差前文秘人员的准备工作☆

思想准备；组织准备；资料准备；物资准备。

三、了解

1、商务随从工作：

安排谈判日程；准备谈判资料；负责谈判记录；起草谈判协议。

第七节通讯工作

一、重点掌握

★★1、通话的程序和要求

打出电话：

发话准备；通话；结束通话。

接受电话：

接电话时应顺手备好纸和笔，以便记录重要内容；拿起电话后，应主动自报家门；通话结束前，应询问对方是否还有别的事情，然后再挂上话机。

★★2、文秘人员寄发邮件的程序和要求：

查对；登记；封装；交寄；结算。

★★3、文秘人员接受邮件的程序和要求：

点收；分拣；拆封；登记；分发

二、一般掌握

1、通讯工作的作用：

能够提高管理水平；能够增强办事效率；能够树立良好的组织形象。

2、通讯工作的原则：

及时原则；准确原则；安全原则；经济原则。

3、文秘人员应熟悉和掌握的邮政业务：

国内函件寄递业务；国内包裹寄递业务；邮政特快专递邮件业务；国际邮件寄递业务；电子信函业务。

三、了解

1、广义的通讯工作：

2、传真的优点：

第八节保密工作

一、重点掌握

★★1、文秘人员如何讲究保密艺术：