某集团行政部工作手册Word文件下载.docx
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10、作好公司来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络；
二、人事部
1、根据公司经营状况和发展战略，制定公司人力资源规划
2、负责公司人事制度的编写、实施和修订
3、协助各个部门的人员招聘、录用和辞退
4、负责公司人事档案的建立、保管和完善
5、负责公司各项保险、福利制度的建立和办理
6、协助各个部门办理公司职员的任免、晋升、调动、奖惩等人事手续。
7、负责公司培训体系的建立和管理
8、组织各个部门进行职务分析、职务说明书的编定
9、负责劳动合同的签定和劳工关系的处理
10、负责薪资方案的制定、实施和修订
11、组织公司平时的考核和年终考核工作。
行政部岗位职责
一、岗位名称：
行政部主任
直接上级：
执行总裁
直接下属：
办公室主任人事部部长
工作职责：
公司日常行政及人事事务
A、行政工作
1、负责日常行政工作的管理和指导
2、组织汇总公司年度综合性资料、草拟公司年度总结、工作计划和其它综合性文稿，及时草拟并审核以公司名义发表的文稿，严格按行文程序办理，保证文稿质量；
3、负责召集公司办公会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况；
4、参与公司发展规划和年度经营计划的编制的讨论；
5、负责召集公司全体员工大会，开展年度总结评比和表彰工作；
6、负责向直属领导提议下属人选，并对其工作进行考核评价；
B、人事部工作部分
1、根据公司经营需要，提交年度人力资源规划报告；
2、根据业务需要，适时开展职务分析和职务设计工作，以提高公司整体效率；
3、根据规划报告和经营情况，做好公司招聘、选拔、储备人才的工作；
4、结合公司战略规划和实际业务需要作好员工培训工作；
5、建立并维护员工绩效考评体系；
6、建立并维护员工薪酬、福利体系；
7、根据公司的战略目标和实际经营情况，建设企业文化，做好员工激励工作；
8、根据国家相关法律法规，妥善处理各种劳动纠纷和改善劳动关系。
二、岗位名称办公室主任
直接上级行政部主任
直接下级前台接待司机
工作职责
1、日常行政工作的处理
2、固定资产和办公用品的管理
3、部门费用预算的制定
4、会议程序的控制
5、负责日常来人接待的安排工作
6、车辆的控制和管理
三、岗位名称：
前台接待
直接上级：
办公室主任
直接下属：
无
1、负责前台话务、接待工作的管理；
2、负责文件、报刊、杂志等的收发管理；
3、负责办公用品的登记、采购、发放管理；
4、负责公司图书、资料、合同等文档的管理；
5、负责制作及复印以公司名义对外发布的文档；
6、定期将自己的各项工作以书面形式向行政主管报告；
7、根据领导指示通知会议时间，准备会议材料并做好会议记录；
8、负责监督公共区域的卫生清洁工作（包括员工及清洁公司），保持办公环境整洁、优美；
9、负责与物业公司保持良好联系，及时处理公司日常物业事务。
10、做好公司临时分派的其它工作。
11、配合行政主管做好日常行政工作
四、岗位名称司机
直接上级办公室主任
直接下级无
工作职责
1、负责公司车辆的使用和维护
2、负责公司车辆的控制和管理
3、保证公司公务用车的安全和及时
4、负责公司车辆使用手续的办理和交纳
五、岗位名称人事部部长
直接下级人事专员和培训专员
1、根据公司经营状况和发展战略，制定公司人力资源规划
2、负责公司人事制度的编写、实施和修订
3、依据公司经营计划，配合公司总目标，拟订出本部门的目标和工作计划
4、依据本部门的工作计划，编制本单位年度预算，并加以控制
5、设计、推行及改进人事管理制度极其作业流程，并确保其有效性
6、组织公司平时的考核和年终考核工作
六、岗位名称人事专员：
直接上级人事部部长
工作职责
1、协助各个部门的人员招聘、录用和辞退
2、负责公司人事档案的建立、保管和完善
3、负责劳动合同的签定和劳工关系的处理
4、组织公司平时的考核和年终考核工作
5、协助各个部门办理公司职员的任免、晋升、调动、奖惩等人事手续
6、负责公司的薪酬和考核
7、负责公司的福利发放
8、定期向行政部主任汇报工作.
七、岗位名称培训专员
1、负责年度培训计划的制定
2、负责年度培训费用的计划和控制
3、负责培训项目的组织和实施
4、负责培训效果的评估和考核
5、负责培训档案的建立和完善
办公室工作制度
会议管理制度
一、会议流程
二、会议的原则
1、公司如开会议应根据实际需要，拟定明确议题。
2、开会部门或主管部门负责具体筹备工作，包括费用预算，会议议程安培，议题收集，资料准备，人员通知等。
3、会议结束后，主办部门应于24小时内写出会议纪要，并发给相关人员，会议所有资料交由办公室一份存档。
三、会议类型
1、每日例会：
日清日结会
时间：
每个工作日的早上8：
20和下午的4：
30。
参加人员：
公司领导及员工。
主持人：
部门负责人
会议内容：
当天工作计划及工作完成情况。
2、每周例会
每周六上午为周清周结时间，为
部门所有员工
权限主管
员工和部门负责人的沟通交流时间
3、总裁办公会
时间；
不定时
总裁办公会成员
支持人：
总裁
内容：
就公司经营和发展的重要事情进行讨论
四、会议管理
1、控制出席人数，与会无关者不得参加。
2、每次会议须明确主体，精制漫无边际的泛泛而谈。
3、对重大或有分歧的议题，有关人员在会前单独联络、沟通，而在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。
4、会议发言应言简意赅，相对控制每位发言者时间，对发言精彩者可适时岩石，对发言罗嗦或情绪不稳定应艺术、巧妙的处理。
5、会议主持人应提前到会场，举止得当，温文尔雅，讲话声音清晰洪亮，体现领导气质和感染力。
6、会议主持人要善于控制会场气氛，对不同发言风格的人员合理安排发言次序，形成一个个生动、活泼、气氛轻松的大小高潮。
7、会议主持人自身不应过多发言，除注意发言者外，还要观察听众的反映。
8、参会者与会原则：
●实现仔细阅读奋发会议资料，如有疑问可咨询主办人。
●细心准备自己的发言提纲，突出重点，留有弹性，并根据会议实现调整，补充。
●发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录像等设备和图表、报表工具。
●发言不要过分激动，要有幽默感，对提问不能敷衍或强词夺理，有些问题可会后切磋
●学会敏锐的倾听各种发言意见、兼收并蓄。
●不要做出敲笔、剪指、挖耳等小动作。
●正式会议上衣着打扮不能过随便。
●视会场气氛可直截了当或委婉提问。
●不急于发言表现自己，不妨让别人发表意见，然后整合后提出看法或补充遗漏之处
●开会时候主要不要迟到，并且要把受机调制震动或者是关机。
五、落实
1、凡会议一定事项设计到部门、部门负责人要认真组织落实，并注意向主管领导汇报落实情况。
2、在落实决议过程中如遇到新的问题和情况，使决议无法或难以全面执行时，应及时反映，提交有关会议复议。
3、会议责任部分要注意监督、检查会议一定事项的落实情况，督促承办部门的落实进度。
4、与会人员遵守会议纪律，注意保守机密。
文件档案管理制度
前言
为加强公司文件档案管理，根据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规，并结合公司的实际，制定本制度。
文件档案管理的基本原则：
集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文件档案由行政部集中统一管理，各部门管理本部门的相关文件档案，以便及时利用，维护文件档案的完整与安全。
第一条归档资料的范围：
1．公司与有关单位的来往信件、各种协议、合同；
2．公司会议记录、纪要、决定、及其通知；
3．公司制订的计划、统计、预算、决算、工作总结；
4．会议形成的领导讲话文件；
5．公司对外交流的文件、协议、报告等；
6．公司各部门的发文；
7．其它具有保存价值的文件、材料；
8．外单位发给各部门的抄送信件、文件和公文；
9．公司营业执照、税务登记证等重要文件；
10．重要的科技文件、技术资料、方案等。
第二条各部门应指定资料员负责公司（本部门）文件档案的收集、整理、登记、保管、鉴定、统计等工作，并建立文件档案的收发登记簿。
第三条公司与外部来往的文件的行文、收发、归档由行政部统一办理，行政部文件管理人员负责往来文件的打印、复制、收发、登记、分类、校对、监印、销毁、更换、归档管理。
第四条归档的文件材料应完整、准确、系统。
文件书写和载体材料应能耐久保存，文件材料整理符合规范。
归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
第五条公司各相应责任部门应采取有效措施，对档案进行安全保管，并切实加强，对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。
第六条所有失效作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
第七条为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识，对要销毁的作废文件，由其主管部门填写《文件销毁申请》，经部门经理批准后销毁。
第八条借阅、复印公司内部文件或档案要履行相关手续，依次填写《借阅、复制审批表》和《文件借阅复制记录》；
。
第九条借阅人要注意安全和保密，不得私自转借、拆卸、调换、污损；
所借文件档案，不得在上面圈点、画线、涂改，未经允许不得复印。
第一十条档案管理人员应定期对档案进行鉴定，对超过保管期限和无保存价值的档案，应登记造册及时销毁。
销毁公司级档案，须经主管领导审核，总裁批准；
销毁部门管理的档案，须经部门领导审核批准。
第一十一条对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成文件档案丢失或损坏的直接责任者，公司将依法进行处理。
第一十二条文件的编写、审核、批准、发放。
1．各部门工作文件由各部门编写、汇总，部门负责人审核，总裁办公会批准，文件管理员负责登记，发放。
2．应确保文件使用的场所应得到的相关文件，文件发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
第十四条文件的更改
1．公司文件由公司组织更改，填写《文件更改申请》，经董事会审核，上报总裁批准后更改，由文件管理员发放。
文件管理员应保留文件更改内容的记录。
2．其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》，经部门组织审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。
3．所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
第十五条文件的领用
1．文件领用者应填写《文件发放、回收记录》；
2．因破损而重新领用的新文件，要收回相应的旧文件，因丢失而补发文件，要登记入册并做好相应发放签收记录。
第十六条外来文件的控制
1．收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
2．负责收集相关国家、行业、国际标准的最新版本的人员，要统一编号，分发到相关部门使用，并把旧标准收回。
第十七条文件档案管理应纳入公司办公现代化、系统化、微机化的轨道，不断提高科学管理水平。
文书管理规定
第一章总则
第一条为制度化，规范化文书管理体系，特制定本办法。
第二章文件流转细则
第二条分类
须登记的文书范围：
结合《档案管理规定》的要求
外来文件：
公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等等
本部制发文件：
本公司内部文件和对外业务文件
第三条收文
1.本公司与外界往来的文件，由行政部办公室统一登记、收文。
2.内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。
第四条发文
1.以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司行政部登记签发。
2.以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。
第五条分文
1.外来文件由行政部办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。
2.内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送行政部登记签收。
第六条会签
1.需多部门或多人会签处理的文件应附上《文件会签表》。
2.各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。
3.文件收文后，再依《文件会签表》所指定的会签顺序，转送其他会签部门或个人，最后一个会签部门或者是个人会签完成后，负责将本文件转送办公室。
第三章重要文件的审核、执行
第七条审核、批示
涉及公司总体协调应由公司总裁审核的文件，由行政部汇总签办意见，呈总裁或交其他被授权者做最终的审核、批示。
第八条执行
经总裁或有关人员的批示后，正本留行政部归档存查，行政部将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。
第九条归档：
1、任何签呈正本需交由行政部归档存查。
2、若执行单位必需使用正本时，可暂时借出使用后归还，若正本必需寄出且无法取回，可存档复印件。
3、存档文件普通件保存三年，机密保存十年。
第十条公文处理时限：
1、特急件：
随到随办。
2、信件：
一天内处理完毕。
3、普通件：
三天内处理完毕。
4、超过处理时限的文件，由行政部催办。
5、各级审核人员及会签人员均需在公文签呈上签名，并标示日期，以明确责任。
第四章撰写文书格式
第十二条公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式。
第十三条对已经统一的文书类（以附件形式下发），要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。
印章管理办法
第一条印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，制定本办法。
第二条本制度旨在对公司各类印章的刻制、发放、使用、废止、缴销等环节进行严格管理，以有效地规避各类经济风险。
第三条本制度所指的印章包括公司章、公司法人章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、技术专用章、发票专用章等所有代表公司并承担民事责任的各类印章。
第二章印章的刻制
第一条公司各类印章的刻制应符合公司机构设置、名称变更及工作职能变化等需要。
第二条公司各类印章的刻制应由各需求部门提出申请，填制《印章刻制申请表》提交行政部，公司各类印章的刻制由行政部根据《印章刻制申请表》的具体要求统一刻制，任何其它部门和个人均不得私自刻制公司各类印章，一旦发现追究法律责任。
第三条印章刻制完毕，应做好印章发放台帐以备查对之需。
该台帐应留下印模并列明领用部门、领用人和领用时间。
在新印章领用之日各部门应自觉上交旧印章，旧印章自上交之日起废止。
行政部应建立废止印章登记帐册注明废止印章名称等具体内容，并妥善保管已废止印章直至按印章保存年限最终销毁。
第三章印章的领取和保管
第一条公司总裁授权由行政部办公室全面负责公司印章的发放、回收、监督、保管和使用等管理工作，。
第二条公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取并保管。
第三条印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。
第四条公司建立印章管理卡，专人领取和归还印章情况在卡上予以记录。
第四章印章的使用
第一条公司各级人员需使用印章须按要求填写印章使用单，将其与所需印的文件一并上报，经公司有关人员审核。
第二条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。
第三条自领取所需印章之时起，各领用部门和单位将无条件承担该印章使用的一切责任。
各部门、各单位应视具体情况制定相应的印章使用规定，建立相应的盖章登记帐册以备查对，尤其是公司公章、合同专用章、财务章等易损害公司权益的印章，各使用部门和单位须落实专人使用，责任到人，严格使用规定。
第四条行政部固定专人负责各类印章的管理和使用。
除常规的公司发文、上报文件、日常报表等之外，须建立盖章登记台帐，该台帐应注明公章使用用途、印章数、盖章人及责任部门或责任人，必要时应请示公司各主管领导，征得同意后再加盖。
第五条各部门应妥善保管各自范围内使用的各类印章。
若不慎遗失，应立即采取措施登报公告注销。
第七条经有关人员审核，并最终由具有该印章使用决定权的人员批准后方可交印章保管人盖章。
第八条印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。
第十条公司总裁对公司所有的印章的使用拥有绝对的决定权。
第十一条涉及法律等重要事项需使用印章的，须依有关规定经法律顾问审核签字。
第十二条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。
第十三条用印后该印章使用单作为用印凭据由印章保管人留存，定期这个整理后交办公室归档。
第十四条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写印章使用单，载明事项，经公司总裁批准后由两人以上共同携带使用。
第十五条公章的使用决定权归总裁办公会，其他各印章的使用决定权由公司总裁根据实际工作需要进行授权。
第五章责任
第一条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向办公室报告。
第二条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。
第三条违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。
第六章附则
本办法解释权归总裁办公会。
信件管理办规定
第一条、公司报刊、外来邮件、外发公启、函电由行政部指定专人负责收发。
第二条、外发函、电要求。
1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午3点以前将函件等稿送到行政部，另填写挂号、平信、外发登记表。
2.每天下午3点以前，行政部应将当月外发函、电清点，累计送交邮局寄发。
第三条、外来邮件管理
1.外来邮件一律经行政部签收分发。
2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
3.一般公启函、电和公司内私人信件，由本人亲自去领。
4.对公司的邮件行政部应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。
5.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。
超期罚款，行政部概不负责。
公司打印、复印管理制度
第一条、为了规范公司文件和资料的打印、复印，特制定本制度。
第二条、各个部门的文件由各个部门的助理负责统一到行政部打印和复印，个人除有紧急情况外，不得私自复印。
第三条、文件前要先审核好，检查无误后方可打印、复印。
第四条、所有员工要注意把自己平常所用过的废纸及时的交送到部门助理处，由助理统一汇集、分类，以备需要时使用。
第五条、打印和复印不是很重要的文件时，要先用使用过一次的纸张。
第六条、各部门在复印文件超过50页时需填写《复印申请表》交部门负责人签字同意后方可复印。
第七条、私人资料（与本公司工作无关的），不得在公司打印、复印。
第八条、在打印、复印完毕后，要仔细填写《打印、复印登记表》。
公司传真管理制度
第一条、为更好的保证传真的使用，特制定本制度。
第二条、传真原则上由专人管理。
第三条、负责接收传真的人员应树立严格的保密观念，未经允许不得随意将传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第四条、所发传真内容必须经过严格的审定和审核，确定无误后才可以发送，不能将未经审核的文件传真出去，否则造成的后果完全由当事人本人承担。
第五条、传真出现故障时，应马上通知行政部，由行政部安排专业人员进行维修；
部门非专业人员维修导致机器报废或主要部件人为损坏的，由当事人与该部门主任共同承担责任。
第六条、传真接收后，填写《传真接收登记薄》，并及时分发收件部门和人员，涉及公司事务的原件应行政部留存。
第七条、传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。
电话管理规定
第一条、为了更好地维护公司形象，保证公司工作的正常运转，提高工作效率，特制定电话管理办法。
第二条、电话由行政部统一管理。
第三条、办公区内接打电话，声音要轻柔，不要大声喧哗，以免影响周围环境
第四条、接、打电话时候语言要简要、明确，不易太长。
第五条、公司会议和培训期间不准接电话，手机要关机或调至震动状态。
第六条、员工个人的通讯方式发生变化时要及时通知部门助理，以便及时更改通讯录。
第七条、同事不在工作位，其电话铃响时，应及时帮助接听，并详细询问来电人员的姓名、事由和联系方式，并转告相关人员。
第八条、禁止用公司电话拨打信息台，一经发现，个人承担信息台双倍话费用，并行政通报处理，严重者待岗、辞退。
第九条、电话费实行部门定制度，（见财务部制度）。
第一十条、本制度由行政部制定，自下发之日开始实施。
车辆管理暂行规定
第一条、公司车辆实行分管与集中使用相结合的原则。
第二条、所属车辆的日常调度、使用、维修、保养、油料配备及驾驶员的管理均由行政部统一办理。
第三条、所属车辆每年的年检及换照和交通事故处理在各分管部门具体负责人前提下由行政部统一处理。
第四条、车辆所发生的各种费用须经行政部检查核对后分别支付，需领导下属平衡的由行政部主任协调处理。
第五条、凡属下列情况之一者，行政部可统一协调使用公司车辆。
1．遇有会议和客户接待，需要统一安排的；
2．公司统一组织的大型活动如营销、宣传活动所需要用车的；
3．公司用车高峰，派车发生困难和出现空档时，需统一调配使用车辆的。
第六条、因上述原因需行政部统一协调车辆时，行政部应提前与车辆使用部门通报协商，各分管部门要树立全局观念，积极配合自觉服从公司的一切安排。
第七条、
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