客户考察参观及接待流程大纲纲要大纲docxWord下载.docx

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客户考察申请表

开始

确认考察客户级

别、人数等需求

宾馆预定

（如需要）

确认客户考察

到达时间

申请接待车辆

接站/接机

考察接待

客户返程宴请客户

车辆安排娱乐/旅游活动

送站/机客户考察

（如需要）费用核算

三、各接待环节说明与要求

1、确认客户级别及需求

商务部经理审核

总经理审核

致欢迎辞/观看公司宣传片/产品性能讲解

合影留念

/礼品赠送

考察效果评估

及结果分析

分管领导审核

市场部经理审核

办理票务

欢迎牌/会议室相关工作准备（含水果、花篮）

陪同车间参观

/产品演示

领导参与

商务洽谈

结束

接待专员在接到《客户考察申请表》后，就表中的一些关键信息与申请人沟通，包括客户

单位名称、来访人数、姓名、职务、影响能力、身份证号码、来访时间安排、考察目的、重点

考察内容、住宿要求、其他行程安排以及陪同人员等等，然后根据客户重要程度按公司接待标

准（行政部根据公司客户分级来确定公司接待费用标准）安排相应的接待。

2、办理票务

接待专员根据与申请人的沟通结果，办理飞机或火车预定事宜。

飞机票以折扣票为主，

时间不宜过早或过晚。

3、预定宾馆

接待专员根据客户的重要程度依照公司标准预定住宿宾馆（详见表2）

（由我司制作50个温馨台卡，内容：

天津鲲鹏欢迎您、祝您身体健康！

存放各协议酒店

由酒店服务员代为摆放在我司预定房内，退房即收回保管以备下次再用）

对于特殊要求的客户应事先了解，妥善合理安排。

4、安排接待人员及车辆

接待专员同时协调好客户考察当日所需的接待人员—技术专员、相关领导等。

根据不同级别安排不同的车辆进行接送，具体情况请见表2

5、事先再次确认

，

客户出发前一天，与申请人或客户再次确认，包括出发时间、飞机航班或火车班次、客户姓名，联系方式和人数等信息。

6、布置接待环境

接待室的环境应明亮、安静、幽雅。

应配置沙发、茶几、衣架等，还应适当点缀一些花

卉盆景、字画、报刊杂志等。

客户来访前要放好桌牌（公司、姓名等，若职位较高的领导最好

还要写明职称）和公司的产品资料，在公司门厅边上打上欢迎词。

7、机场（车站）接客户

根据接待专员事先确认的信息，按预计时间通知车队司机接客户，接客户司机与接

待人员要求服装仪表整洁，礼貌热情，还需事先准备迎宾牌，写上“欢迎XX单位

XXX先生（女士）”以及本单位的名称；

若有需要，可准备鲜花等。

按照身份对等的原则安排接待人员，对较重要的客人，安排身份相当、专业对口的

人士出面迎送；

也可根据特殊需要或关系程度，安排比客人身份高的人士破格接待；

对于一般客人，可派遣有礼貌、言谈流利的人员接待即可。

接待人员在机场、车站出口处手举迎宾牌，遇到客户应主动上前握手表示欢迎主动帮助提取行李。

在接客户车辆回程途中，接待人员应主动和客户寒暄交流，并大概介绍一下这次客户来访的行程安排，切忌冷落客户。

商务人员在客户来公司途中给客户发欢迎短信。

做到来有迎声。

8、安排住宿休息

客户抵达后，应先安置其休息。

如果是本地来宾，可在单位会议室或接待室稍作休息，并提供茶水等；

若是远道而来的客户，应先把客户引进事先安排的客房休息。

并与客户约定时间，再行安排下一步事宜。

9、公司功能区介绍

客户从宾馆抵达公司后，接待人员先大概介绍一下公司内的各个功能区的划分和建筑，包括办公楼、工厂区内的车间。

10、公司介绍（宣传片）

接待专员将客户引导至接待室或会议室，为客户倒好茶水，准备好将要播放的宣传片等

影音资料。

技术专员进行简短的欢迎词，然后开始播放公司宣传片，并通过幻灯片讲解客户意

向所需公司产品（如是特别重要的客户最好是公司高层领导讲解，整个介绍时间控制在30分

钟之内，对公司的历史的讲解要简明扼要，而关于两公司的合作历史要祥之又详）。

11、参观工厂车间

由接待和技术专员陪同客户参观工厂车间（具体路线要确定），技术专员向客户逐

一介绍生产车间、生产工艺及涉及到的技术特点，并准确详细地回答客户提出的

技术问题，技术专员对客户提出的涉及商务的问题应巧妙地回避；

接待人员要做

一些路线的引导并且照顾好客户的情绪。

（重要客户应该高层领导全程陪同）

技术专员要求非常熟悉工厂车间、生产工艺及公司产品的技术特点，并有很强的沟通能力和商务礼仪技巧。

展示区摆放公司产品的样品，并附设技术参数展牌，由技术专员负责产品的讲解。

12、客户参观礼品

礼品由公司行政部监管。

申请人提出申请→市场部核准→总经理审批

市场部凭“礼品领用申请表”核发

13、合影留念

来公司考察的所有客户都要举行合影留念这一事宜，根据客户级别安排不同等级的领导进行合影。

（合影留念很重要，从客户心理角度来说.客户会觉得公司很重视他们，而且最好是即拍即印，送给客户做留念）。

14、商务洽谈

对当场有合作签约意向的客户，安排商务洽谈环节，建议由市场部经理或分管经理主谈，商务洽谈以在小型商务洽谈室进行为宜，接待专员做好商务洽谈前水果点心等相应的准备工作。

招待客人所需的水果、点心之物品行政办公室负责安排采购并监督，接待专员按审批标准领取并摆放到位。

15、餐饮娱乐安排（详情请见表2）

由接待专员申请→市场部核准→总经理审批

根据客户重要程度，依照标准安排餐饮和娱乐，娱乐（洗浴、唱歌）场所定点消费。

接待专员根据来访客人级别判断费用标准（附表2）提出申请并将申请在客户考察申请表里注明。

市场部经理或分管经理一同参与（特殊情况相关领导参与）并合理调节气氛，控制尺度，注意餐饮娱乐时的商务礼仪。

16、旅游安排

根据客户要求，安排好车辆接送客户至指定地旅游，陪同人员和接待人员一同参与，接

待人员必须对旅游地的景点、特产、风土人情等信息非常熟悉，在旅游过程中，要充当导游的

角色。

到指定地旅游，最好也先设置好固定线路，走一些代表性的景点。

（只包含特殊或影响

力很大的客户）

17、预定返程票务

根据客户的要求，并且根据实际的情况来确定客户往返的交通工具，预定返程机票或火车

票，并安排好送行车辆与相关送行人员。

（具体的执行标准请见表2）

18、宾馆结账

客户返程前，接待人员至宾馆为客户结账或月结。

19、送客户至机场（车站）

为客户宾馆结账完毕后，接待人员和司机主动为客户提行李，并送客户至机场（车站），

在进口处和客户握手道别（用一些祝福的话语，如：

王总.非常感谢您对我们公司的关怀与支

持.祝您一路顺风）。

四、岗位人员配置

依照工作分工和技能要求，客户考察接待小组基本的人员岗位配置为：

1、接待专员（1名）

工作描述：

收集信息、预定票务、协调部门和人员、接待事务中的杂物处理、全程跟随接待客户，包括机场（车站）、公司、餐饮、旅游等，事后统计费用、信息反馈

等

岗位要求：

穿职业装、着职业发型、行为举止符合商务礼仪、工作细致、热情大方、气质佳、素质高懂公司产品和营销常识、恪守商业秘密、有较强沟通能力，能适应无规律作息时间工作

2、技术支持（1名）

根据客户意向采购需求，通过幻灯片讲解公司产品，带领客户参观工厂车间、

给客户做技术咨询、推荐并负责指挥设备演示事宜。

必须对公司背景、公司产品专业知识及卖点等内容熟记在心并流利讲解到位，对公司的生产、技术、工艺、产品非常熟悉，有较强的沟通能力，能体现出较高的专业水准，同时，要有亲和力、感染力，坚定客户的购买我司产品的信心。

四、考察评估报告

在客户来访结束一周内，申请人员需填写《客户考察评估报告》。

由管理部根据评估报告按预审费用及考察标准进行审核。

（详情请见表3）

备注：

1.需要行政部在公司允许的费用支出前提下制订客户的接待费用标准

2.对公司接待人员商务礼仪的培训

表1

申请日期

年

月

日

区域：

申请人：

陪同人员：

陪同人员电话：

来访单位：

抵达时间：

单位地址：

离开时间：

姓名

工作单位

性别

年龄

职务

联系电话

身份证号码

票

务

住

宿

其他考察

需求

费用

合计

接待车辆

来访目的

重点考察产品

其他安排

事项

商务部

经理意见

市场部经

理审批：

类型

班次、车

出发、到达时间

价格范围

票务费用小计

启程

次

□火车票

□飞机票

返程

级别

酒店名称-价格

住宿费用小计

商务酒店

三星级酒店

四星级酒店

考察项目及地点

费用预计

费用小计（元）

□小车□中型□其他

□考察并有合作意向□已签合同专程考察

□其他备注说明：

产品种类：

产品型号：

说明：

分管经理审核：

总经理审批

表2餐饮娱乐招待标准

职别

项目

副总（处级领导）以上技术负责人采购经办人

住宿（限额）

餐饮（中餐）

餐饮（晚餐）

餐饮（宴请）

旅游等总费用

注：

1、以上餐饮标准包括酒水。

2、公司陪同人数限制在1-3人。

3、特殊情况超标报中心或公司审批。

表3

客户意向产品

客户意向服务

价格洽谈以及合同签订情况

客户评价

考察中存在的问题

对接待工作建议和意见

客户考察评估报告

年月日

报告人：

考察客户：

考察日期：

产品名称及规格：

数量：

纯水循环水

满意原因：

不满意原因：

市场部经手人：

日期：

表4

礼品申请审批表

申请部门/人

申请物品名称

用途

数量

费用归属

分公司/部门

总公司

个人

市场部分管

商务部经理审批

经理审批

总经理

市场部经理审批

审核

常用酒店联系方式：

1、集贤阁（万科店）2、友鹏海鲜（万科店）3、集贤佰悦（奥园店）

电话：

地址：

北辰区丁字沽三号路延长线辰昌路

4、财富周记（塘沽星座店）

天津近郊塘沽开发区第三大街财富星座

常用宾馆联系方式：

1、锦江之星

天津市红桥区光荣道105号

2、格林豪泰

400-616-8480

天津市北辰区普及河东道普东农贸市场D区30号