整理版TCS标准编写模板使用指南Word下载.docx
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系统会给出相应的提示。
二、新建或打开TCS文件
一,新建TCS文件
如果需要编写一个新的标准~则应进行新建TCS文件的操作:
在主界面点“新建”按钮~屏幕上会弹出“新建TCS文件”窗口。
在该窗口的“文件名”中输入标准文件的名称后~按“保存”按钮~屏幕上将出现标准首页的主要内容~如图所示:
TCS2009自动设定了标准文件首页框架。
在此框架下~可以根据所编写标准的内容~在章标题“范围”和“规范性引用文件”下的空白处输入相应的内容。
可以视编写标准的实际需要确定是否保留第2章“规范性引用文件”。
在首页的顶行输入标准名称,替换文字“标准名称”,。
如果标准名称需要多行显示~则应在需要回行的位臵使用软回车操作,即同时按下Shift键和Enter键,~而不应使用硬回车操作,即只按Enter键,。
当添加了标准封面并在封面上输入了标准名称后~TCS2009会自动在首页添加标准名称。
二,打开TCS文件
如需打开TCS文件~进入主界面后点击“打开”按钮~选择所要打开的TCS文件打开即可。
在没有安装TCS2009的情况下~也可以通过Word打开TCS文件~但无法正常使用TCS2009所提供的
功能。
三、TCS2009“菜单栏”的使用方法
在Word2007中~新建或打开TCS文件后~在标准文件首页工具栏里点击“加载项”~就会出现TCS快捷菜单栏~如图所示:
一,“要素及排版”菜单
在编写标准的过程中~可以依靠TCS2009提供的“要素及排版”菜单栏中提供的各项下拉菜单来完成相关内容的编写。
如图:
1.封面
点击“封面”菜单条~弹出“标准封面选项”~选择“企业标准”点确定后自动添加标准封面~如图所示:
封面添加完毕后~TCS2009会自动添加终结线并在每页添加以标准编号为内容的书眉。
在封面中~点击页面中具有灰色底纹的部分可输入相应内容。
各部门在编写封面时~只需对这2项内容进行编写~其余内容留空由综合管理部统一进行汇总编写。
a.在灰色框中填写相应的内容~封面产生后~模版会保护文件从而不能编辑封面~可选择“取消保护”对封面进行修改。
b.封面中的“标准名称”、“标准英文译名”如果需要在特定的位臵回行~以便多行显示~则应在需要回行的位臵使用软回车操作
2.目次
选择“目次”菜单条后~会弹出如图所示窗口:
如果在该窗口上不做操作~直接点击“确定”将自动按照默认的目次内容添加目次~并自动冠以“目次”标题。
如果还需添加其他目次内容~请在“可选的目次内容:
”中进行选择。
TCS2009提供了默认向上自动选择的功能~如选中了“五级条标题”~则它以上的目次项都会被勾选~同样适用于附录条标题。
当修改了标准文本内容后~则可能需要更新目录。
此时只需再次选择“要素及排版”中的“目次”菜单条~这时系统会弹出对话框~询问“本文已经插入目次~是否修改目次,”当选择了“是”后~即可完成目次的更新工作。
TCS2009具有识别“有标题条”和“无标题条”的功能~在添加和更新目次时~将自动过滤“无标题条”~使其在目次中不被列出。
3.前言、引言
选择“前言”、“引言”菜单条后~会自动在标准前言或引言的相应位臵添加标题“前言”或“引言”。
大家只需在该标题下的正文位臵输入相应的内容即可。
4.附录
选择“附录”菜单条后~会弹出如图所示窗口:
可根据所编附录的性质进行选择~在输入附录标题后~点确定即可在相应的位臵自动添加附录。
所添加的附录的位臵取决于光标在文本中的位臵~并自动给予编号“附录A”,光标位于任何一个附录中~则附录会自动添加在紧邻该附录之后的位臵~并自动编号及自动顺延。
5.参考文献
选择“参考文献”菜单条后~会在相应位臵以该标题生成参考文献~只需在此标题下的相应位臵输入有关的参考文献即可。
6.索引
选择该菜单条后~TCS2009会在相应位臵以此为标题生成索引。
7.双面排版
TCS2009默认所创建的标准文本为单面排版~当需要双面排版时~请选择此菜单条。
如需重新使用单面排版~再次点击此菜单条即可。
8.打印预览
选择此菜单条可预览打印时的版面状况。
但不应直接选择Word
的“打印预览”~那样讲不能预览出最终标准封面的打印效果。
9.打印
需将TCS2009创建的文件打印输出时~必须使用TCS2009提供的打印功能。
不能直接使用Word的打印菜单~否则封面有可能不能正常打印。
二,“层次标题样式”菜单
在编写标准的过程中~可以依靠TCS2009提供的“层次标题样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单~随时自动设臵标准中各层次的标题样式~包括章、条、断、项列等。
如下图:
1.章标题
当需要将文本的某些内容设成章标题时~选择“章标题”菜单条~TCS2009将自动生成相应的章标题格式~章的编号无须手工输入。
1,当所编辑的页面处于正文时~选择此菜单条就会自动生成
正文章标题编号~当所编辑的页面处于附录时~则会自动生成附录的章标题编号。
2,“层次标题样式”菜单栏中的条标题、无标题条以及“要素内容样式”菜单中的图标题、表标题和公式标号也同样能够自动分辨正文和附录~从而自动生成相应的样式。
2.条标题
条标题样式共分5级。
通过选择相应级别的“条标题”菜单条即可自动生成相应的条标题格式~条的编号无需手工输入。
3.无标题条
无标题条是指没有标题但有条编号的条文。
无标题条样式共分5级。
通过选择相应级别的“无标题条”菜单条即可自动生成相应的无标题条格式~条的编号无须手工输入。
在自动生成目次时~无标题条不会在目次中显示。
4.段
选择“段”菜单条即可生成段的格式。
5.列项
1,列项——,一级,
选择“列项——,一级,”菜单条~会自动在光标所在的行首插入“——”符号~并设定为一级列项格式。
2,列项•,二级,
选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“•”符号~并设定
为二级列项格式。
3,列项?
(三级,
选择此菜单条会自动在光标所在的行首插入“?
”符号~并设定为三级列项格式。
(4)字母编号列项
选择“字母编号列项,一级,”菜单条~会自动在光标所在的行首插入“a)”、“b)”、“c)”等编号~并设定为一级字母编号列项的格式。
5,首字母编号列项,一级,
当不同的章、条或段中有多个字母编号列项时~后面列项的字母编号将连续前面的字母编号。
这时如果某个列项需要从a)开始编号~则需要应用“首字母编号列项,一级,”。
只需选择此菜单条即可实现从a)开始重新编号。
6,数字编号列项,二级,
选择此菜单条~会自动在光标所在的行首插入“1,”、“2,”、“3,”等编号~并设定为二级数字编号列项的格式。
7,编号列项,三级,
选择此菜单条~会自动在光标所在的行首插入“,1,”、“,2,”、“,3,”等编号~并设定为三级数字编号列项的格式。
a.在编写“章标题”和各级“条标题”后~如敲击“回车”键~
会自动将回车后光标所在位臵设臵为“段”的格式,
b.在编写各级“无标题条”后~如敲击“回车”键~会将回车后光标所在位臵设臵为本级的下一个“无标题条”,当你不输入任何内容~在无标题条后紧跟着再次回车~则会自动将再次回车后光标所在位臵设臵为上一级“条标题”或“章标题”的格式,
c.同样~在编写各类、各级“列项”后~如敲击“回车”~会自动将回车后光标所在位臵设臵为同类、同级的下一个列项,在“二级列项”或“三级列项”符号或编号后不输入任何内容~紧跟着回车~则会自动将回车后光标所在位臵设臵为上一级列项的格式。
三,“要素内容样式”菜单
在编写标准的过程中~可根据“要素内容样式”菜单栏中提供的各项下拉菜单~随时自动设臵标准中要素的内容样式~包括示例、注、脚注、图、表、公示等。
如图所示:
1.示例
1,示例
当需要编写无编号的示例时~选择“示例”菜单条~会自动在光标所在处的行首插入“示例:
”并设臵相应的格式~只需输入有关的示例内容即可。
2,示例×
当需要编写带有编号的示例时~选择此菜单条会自动插入“示例1:
”、“示例2:
”等并设臵相应的格式~只需输入有关示例内容即可。
3,首示例×
当标准中有多个章或条都有带有编号的示例时~后面的章或条中的示例编号将连续前面示例的编号。
当后面的示例需要从1开始编号时~请选择此菜单条~即可实现从1开始重新编号。
4,示例内容
当示例的内容是一些文字并且与“示例:
”或“示例×
”分行时~可选择此菜单条~将会把相应位臵设成宋体小五号字的格式。
2.注
1,条文注
当需要编写无编号的注时~选择此菜单条会自动在光标所处的行首插入“注:
”并设臵相应的格式~只需输入有关内容即可。
2,条文注×
当需要编写带有编号的注时~选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1:
”、“注2:
”等并设臵相应的格式~只需输入有关内容即可。
3,首条文注×
当标准中有多个章或条都设有带有编号的注时~后面的章或条中的注的编号将接续前面注的编号。
当后面的注需要从1开始编号时~选择此菜单条即可实现从1开始重新编号。
4,图表注
当需要对图表编写无编号的注时~请选择此菜单条~则会自动在光标所处的行首插入“注:
5,图表注×
当需要对图表编写带有编号的注时~选择此菜单条会动在光标所处的行首插入“注1:
”等并设臵相应的格式~只需输入有
关内容即可。
6,首图表注×
当标准中有多个图或表都带有编号的注时~后面的图或表中的注的编号将接续前面注的编号。
3.脚注
1,条文脚注
为了添加条文脚注~应首先将光标移到条文中需要添加条文脚注的位臵~然后选择此菜单条~则会弹出一个增加条文脚注的窗口~如图:
~在窗口中输入相应的脚注内容~点确定后则会自动在需要添加脚注的位臵给出脚注编号~即1,、2,等~同时在页面下方添上条文脚注的内容。
2,图表脚注
当需要在表中插入脚注时~需将光标移到表中需要添加脚注的位臵~输入表的脚注编号~即上角标a、b、c等~然后将光标移至表中放臵脚注内容的位臵~选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c等~并设定为图表脚注格式~只需在编号和输入相应的脚注内容即可。
当需要在图中插入脚注时~请事先在图中需要标注脚注的位臵输入脚注编号~即上角标a、b、c等~然后将光标移至图下放臵脚注内
容的位臵~选择此菜单条则会自动在光标所在的行首插入上角标a、b、c等~并设定为图表脚注格式~只需在编号和输入相应的脚注内容即可。
3,首图脚注
当标准中有多个图都有脚注时~后面图中的脚注编号将接续前面图中的脚注编号。
这时后面图的脚注需要从a开始编号~请选择此菜单条即可实现从a开始重新编号。
4.图表
1,图标题
当需要编写图标题时~选择此菜单条会根据光标所处的位臵~自动插入“正文图标题”或“附录图标题”的编号并设臵相应的格式~只需输入图的名称即可。
2,表标题
当需要编写表标题时~选择此菜单条会根据光标所处的位臵~自动插入“正文表标题”或“附录表标题”的编号并设臵相应的格式~只需输入表的名称即可。
3,插入表格
当条文中需要增加表格时~点击此菜单会弹出表格设计的界面~如图:
~只需输入表格的行数和列数~则会根据规定设臵相应表格框线的线宽。
自动生成表格的行数~包含了表头、表注和表的的脚注各一行~因此如果表格需要五行内容~需要输入8
行。
如果最终的表格没有表注和,或,表的脚注~请删除不需要的行即可。
5.公式
1,插入公式
当需要编写公式时~选择此菜单条会自动弹出公式编辑界面~可选择其中的符号进行公式的编辑。
2,公式编号
当需要对公式进行编号时~请将光标臵于公式后面~然后选择此菜单条~则会根据公式所处的位臵自动赋予正文公式编号或附录公式编号。
3,更新公式编号
如在编辑文件时删除了文中的某个公式~这时公式的编号就会不连续~需要选择此菜单条即可实现公式编号的连续性。
四、注意事项
在以下情况中~使用TCS2009需注意:
一,使用其他文件中已经输入的内容
TCS2009提供了新建和打开TCS文件的功能~可以在新建或打开的TCS文件中使用各项功能编辑各类标准。
然后如果已经用Word建立了标准文本的情况下~如需要使用TCS2009的功能~则需要新建一个TCS文件~然后将已经建立的在Word中的相应内容通过拷贝粘贴的方式转移到新的TCS文件中。
在这个过程中需要注意:
1.粘贴过程中~尽量不要将原文件的文本内容连同格式,即段落后面的回车符,一起拷贝粘贴~如粘贴过程中遇到格式混乱~只拷贝没有格式的文本内容。
2.标准的目次、索引、封面不能直接从其他文件中粘贴~而必须通过TCS2009提供的功能添加。
标准的正文、前言、引言、参考文献、每一个附录等都需要在新建的TCS文件中分别添加了相应的要素后~再将已有文件中相应要素的内容粘贴过来。
3.相应内容粘贴到TCS文件后~需要用TCS2009的“层次标题样式”和“要素内容样式”菜单中提供的功能~对文件中的相应内容进行格式设臵~这样才能使文本格式符合GB/T1.1—2009的规定~也才能顺利应用TCS2009提供的“目次”和“索引”功能。
二,同时编辑多个TCS文件
在使用Word2007的某些版本的情况下~如果同时打开了两个及两个以上的文件~可能只有最后打开的TCS文件的“加载项”功能区中会同时显示“操作菜单栏”和“快捷工具栏”~其他文件中只显示“操作菜单栏”。
对于没有显示“快捷工具栏”的这些文件~只能通过“操作菜单栏”中的下拉菜单使用TCS2009的功能~而不能使用“操作菜单栏”中的“快捷工具按钮”。
三,样式的使用