Excel高效数据校验两法文档格式.docx
《Excel高效数据校验两法文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel高效数据校验两法文档格式.docx（15页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
追求更高效率
上述方法很省事，但速度较慢。
专业的录入员在操作Excel时，一般是用专业的指法从数字键盘录入数据，与其听Excel读一遍还不如重新输入一遍来得快，当然，这里的重输一遍是有目的的——快速校对。
图2是一张工资表示意图。
当然，一般的工资表列数都比较多，可将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。
下面是具体的设置方法：
图2
单击“视图”→“工具栏”→“窗体”，将窗体工具栏显示出来，在U1单元格插入一个“组合框”。
在V4：
V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容，这里的内容一定要与工资表表头即B3：
D3中的内容保持一致。
再右击组合框，选择“设置控制格式”→“控制”选项卡，在“数据源区域”后的文本框中输入V4:
V6，在“单元格链接”后输入U1。
今后，我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”，同时，U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。
在U3单元格中输入函数
IF（T4=CHOOSE（$U$1,B4,C4,D3）,1,0）
，再用Excel的自动填充功能将其复制到U3下面的单元格中。
至此，基本功能已经具备，可以试用一下了。
单击组合框，选择要对哪一项进行校对，比如“基本工资”，接着，在T4：
T8单元格中将每人的基本工资重输一遍，如果B4中的数据与T4中的数据相等，U4中会自动填入1以示正确，如不等，则自动填入0以示错误。
同理，如果用组合框选择另一项，如“奖金”，U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值进行比较并提示正误。
小提示：
为使给出的出错提示更加明显，还可在U列设置条件格式，比如让出错信息显示为红色等，设置条件格式的方法：
选中U4：
U8单元格，单击“格式”→“条件格式”，得到图3对话框，可在图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。
接着单击“格式”，打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同，可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线等，你认为哪种最醒目就选择哪一个。
图3
二、公式审核法
有时，我们录入的数据是要符合一定条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是0～100之间的某个数值。
但是，在录入时由于错误按键或重复按键等原因，我们可能会录入超出此范围的数据。
那么，对于这样的无效数据，我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢？
让我们用公式审核法来解决这类问题吧。
下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。
首先，打开一张学生成绩表。
然后，选中数据区域（注意：
这里的数据区域不包括标题行或列），单击“数据→有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。
在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”（见图2），最后单击“确定”退出。
接着，执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。
好了，现在直接单击“圈释无效数据”按钮即可。
此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了（见图3）。
根据红圈标记的标志，对错误数据进行修正。
修正后红圈标记会自动消失。
这样，无效数据就轻松地被更
正过来了。
巧用Excel实现成绩的校对
Excel强大的数据处理功能使很多学校的成绩处理都用上了它。
但是有些老师在用Excel输入成绩时，总担心自己输入会出现错误。
其实，用Excel提供的“条件格式”功能完全能够解决这个难题，真正确保学生成绩准确无误。
现把这一方法在此交流，供老师们参考。
1.
输入成绩（第一遍录入）
打开学生成绩表，依次录入各学科的成绩。
2.
校对成绩（第二遍录入）
（1）在“语文”成绩所在列（列B）后插入一列（列C），命名为“语文2”。
在“语文2”列中再一次录入语文成绩（如图1）。
根据有关规定，所有学生成绩必须要经过录入和审核两道程序，所以我们采用两次录入成绩再由Excel进行校对的方法，从而达到审核的目的。
（2）把活动单元格移到“C2”，单击菜单“格式→条件格式…”，在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为“单元格数值”、“不等于”、“=B2”（实际操作时不必输入双引号）。
然后单击“格式（F）…”，弹出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”下选取红色，单击〔确定〕返回到“条件格式”对话框。
单击〔确定〕，完成对单元格C2的设定（如图2）。
这样，若单元格C2与单元格B2数值不相等，则单元格C2的底纹变为红色，若相等，则不会有任何变化。
（3）单击工具栏中的〔格式刷〕按钮，然后用鼠标点击C列顶上的列字母“C”，使这列中的所有单元格格式与C2相同。
这样，凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以红色底纹显示，表示必有一次录入的成绩是错误的。
而两次录入相同的单元格就不会有任何变化。
根据单元格的颜色变化，可以一目了然地知道录入成绩是否有错误（如图3）。
（4）把以红色底纹显示的成绩，对照原始数据，在列B或列C中逐一予以纠错，使全部底纹都变成白色后，就完成了语文成绩的校对。
（5）再用同样的方法，完成其余各学科成绩校对。
（6）检查确信没有红色底纹的单元格后，删去用于校对成绩的列“语文2”、“数学2”……
Excel
在公式中使用运算符号
在Excel
2000中，公式可以使用数学运算符号来完成。
比如加法、减法等。
通过对这些运算的组合，我们就可以完成各种复杂的运算。
在Excel中可以使用的数学运算符号见表7-1。
在执行算术操作时，基本上都是要求两个或者两个以上的数值、变量，例如=10^2*15。
但对于百分数来说只要一个数值也可以运算，例如=5%，百分数运算符号会自动地将5除以100，得出0.05来。
在Excel中不仅可以进行算术运算，还提供了可以操作正文（文字）的运算。
利用这些操作，我们可以将文字连接起来，例如我们可以利用“＆”符号将一个字符串和某一个单元格的内容连接起来。
表7-2给出了文字操作的例子。
此外，Microsoft
还提供了比较运算。
这些运算符号会根据公式判断条件，返回逻辑结果TRUE（真）和FALSE（假）。
比较运算符号见表7-3。
表7-4则是使用比较运算的例子。
在Excel环境中，不同的运算符号具有不同的优先级。
如果要改变这些运算符号的优先级可以使用括号，以此来改变表达式中的运算次序。
在Excel中规定所有的运算符号都遵从“由左到右”的次序丛怂恪＠
纾?
A1+B2/100和=（A1+B2）/100的结果是不同的。
运算符号的次序见表7-5。
注意：
在公式中输入负数时，只需在数字前面添加“-”即可，而不能使用括号。
例如：
=5*-10的结果是“-50”。
公式的显示
在Mircosoft
2000中，通常当我们输入公式后，在单元格中反映的不是公式本身，而是由公式计算的结果，公式本身则在编辑栏的输入框中反映，如图
7-2的显示。
我们也可以改变设定，在单元格中显示输入的公式。
要达到此目的，可以按照下列步骤操作：
（1）
执行“工具”菜单中的“选项”命令，出现选项对话框，单击“视图”选项卡，如图7-3所示。
（2）
选定“窗口选项”框中的“公式”，按下“确定”按钮。
就会看到单元格显示的不再是公式的结果，而是公式本身了。
如图7-4所示。
我们也可以使用键盘组合达到同样的效果。
通过按下［Ctrl］＋［`］键，就可以在显示结果和显示公式之间切换，就像按开关一样。
查找与引用函数
1.ADDRESS
用途：
以文字形式返回对工作簿中某一单元格的引用。
语法：
ADDRESS（row_num，column_num，abs_num，a1，sheet_text）
参数：
Row_num是单元格引用中使用的行号;
Column_num是单元格引用中使用的列标;
Abs_num指明返回的引用类型（1或省略为绝对引用，2绝对行号、相对列标，3相对行号、绝对列标，4是相对引用）;
A1是一个逻辑值，它用来指明是以A1或R1C1返回引用样式。
如果A1为TRUE或省略，函数ADDRESS返回A1样式的引用;
如果A1为FALSE，函数ADDRESS返回R1C1样式的引用。
Sheet_text为一文本，指明作为外部引用的工作表的名称，如果省略sheet_text，则不使用任何工作表的名称。
实例：
公式“=ADDRESS（1，4，4，1）”返回D1。
2.AREAS
返回引用中包含的区域个数。
AREAS（reference）。
Reference是对某一单元格或单元格区域的引用，也可以引用多个区域。
注意:
如果需要将几个引用指定为一个参数，则必须用括号括起来，以免Excel将逗号作为参数间的分隔符。
公式“=AREAS（a2:
b4）”返回1，=AREAS（（A1:
A3，A4:
A6，B4:
B7，A16:
A18））返回4。
3.CHOOSE
可以根据给定的索引值，从多达29个待选参数中选出相应的值或操作。
CHOOSE（index_num，value1，value2，...）。
Index_num是用来指明待选参数序号的值，它必须是1到29之间的数字、或者是包含数字1到29的公式或单元格引用;
value1，value2，...为1到29个数值参数，可以是数字、单元格，已定义的名称、公式、函数或文本。
公式“=CHOOSE（2，"
电脑"
，"
爱好者"
）返回“爱好者”。
公式“=SUM（A1:
CHOOSE（3，A10，A20，A30））”与公式“=SUM（A1:
A30）”等价（因为CHOOSE（3，A10，A20，A30）返回A30）。
4.COLUMN
返回给定引用的列标。
COLUMN（reference）。
Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。
如果省略reference，则假定函数COLUMN是对所在单元格的引用。
如果reference为一个单元格区域，并且函数COLUMN作为水平数组输入，则COLUMN函数将reference中的列标以水平数组的形式返回。
公式“=COLUMN（A3）”返回1，=COLUMN（B3:
C5）返回2。
5.COLUMNS
返回数组或引用的列数。
COLUMNS（array）。
Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。
公式“=COLUMNS（B1:
C4）”返回2，=COLUMNS（{5，4;
4，5}）返回2。
6.HLOOKUP
在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。
HLOOKUP（lookup_value，table_array，row_index_num，range_lookup）
Lookup_value是需要在数据表第一行中查找的数值，它可以是数值、引用或文字串;
Table_array是需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用，Table_array的第一行的数值可以是文本、数字或逻辑值。
Row_index_num为table_array中待返回的匹配值的行序号。
Range_lookup为一逻辑值，指明函数HLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。
如果A1:
B3区域存放的数据为34、23、68、69、92、36，则公式“=HLOOKUP（34，A1:
B3，1，FALSE）返回34;
=HLOOKUP（3，{1，2，3;
"
a"
b"
c"
;
d"
e"
f"
}，2，TRUE）返回“c”。
7.HYPERLINK
创建一个快捷方式，用以打开存储在网络服务器、Intranet（Internet）或本地硬盘的其它文件。
HYPERLINK（link_location，friendly_name）
Link_location是文件的路径和文件名，它还可以指向文档中的某个更为具体的位置，如Execl工作表或工作簿中特定的单元格或命名区域，或是指向word文档中的书签。
路径可以是存储在硬盘驱动器上的文件，或是Internet或Intranet上的URL路径;
Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。
如果省略了Friendly_name，单元格就将link_location显示为链接。
HYPERLINK（"
驱动之家"
）会在工作表中显示文本“驱动之家”，单击它即可连接到“”。
公式“=HYPERLINK（"
D:
\README.TXT"
说明文件"
）”在工作表中建立一个的蓝色“说明文件”链接，单击它可以打开D盘上的README.TXT文件。
8.INDEX
返回表格或区域中的数值或对数值的引用。
函数INDEX（）有两种形式:
数组和引用。
数组形式通常返回数值或数值数组;
引用形式通常返回引用。
INDEX（array，row_num，column_num）返回数组中指定的单元格或单元格数组的数值。
INDEX（reference，row_num，column_num，area_num）返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。
Array为单元格区域或数组常数;
Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。
如果省略row_num，则必须有column_num;
Column_num是数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。
如果省略column_num，则必须有row_num。
Reference是对一个或多个单元格区域的引用，如果为引用输入一个不连续的选定区域，必须用括号括起来。
Area_num是选择引用中的一个区域，并返回该区域中row_num和column_num的交叉区域。
选中或输入的第一个区域序号为1，第二个为2，以此类推。
如果省略area_num，则INDEX函数使用区域1。
如果A1=68、A2=96、A3=90，则公式“=INDEX（A1:
A3，1，1）”返回68，=INDEX（A1:
A3，1，1，1）返回68。
9.INDIRECT
返回由文字串指定的引用。
此函数立即对引用进行计算，并显示其内容。
当需要更改公式中单元格的引用，而不更改公式本身，即可使用INDIRECT函数。
INDIRECT（ref_text，a1）。
Ref_text是对单元格的引用，此单元格可以包含A1样式的引用、R1C1样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用;
A1为一逻辑值，指明包含在单元格ref_text中的引用的类型。
如果a1为TRUE或省略，ref_text被解释为A1-样式的引用。
如果a1为FALSE，ref_text被解释为R1C1-样式的引用。
如果单元格A1存放有文本B1，而B1单元格中存放了数值68.75，则公式“=INDIRECT（$A$1）”返回68.75。
10.LOOKUP
返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。
该函数有两种语法形式:
向量和数组，其向量形式是在单行区域或单列区域（向量）中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值;
其数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值，然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。
语法1（向量形式）:
LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）
语法2（数组形式）:
LOOKUP（lookup_value，array）。
参数1（向量形式）:
Lookup_value为函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值。
Lookup_value可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。
Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。
Lookup_vector的数值可以为文本、数字或逻辑值。
参数2（数组形式）:
Lookup_value为函数LOOKUP在数组中所要查找的数值。
如果函数LOOKUP找不到lookup_value，则使用数组中小于或等于lookup_value的最大数值。
Array为包含文本、数字或逻辑值的单元格区域，它的值用于与lookup_value进行比较。
Lookup_vector的数值必须按升序排列，否则LOOKUP函数不能返回正确的结果，参数中的文本不区分大小写。
如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=LOOKUP（76，A1:
A4）”返回2，=LOOKUP（"
bump"
，{"
，1;
，2;
，3}）返回2。
11.MATCH
返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。
如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用MATCH函数。
MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type）。
Lookup_value为需要在数据表中查找的数值，它可以是数值（或数字、文本或逻辑值）、对数字、文本或逻辑值的单元格引用。
Lookup_array是可能包含所要查找的数值的连续单元格区域，Lookup_array可以是数组或数组引用;
Match_type为数字-1、0或1，它说明Excel如何在lookup_array中查找lookup_value。
如果match_type为1，函数MATCH查找小于或等于lookup_value的最大数值。
如果match_type为0，函数MATCH查找等于lookup_value的第一个数值。
如果match_type为-1，函数MATCH查找大于或等于lookup_value的最小数值。
MATCH函数返回lookup_array中目标值的位置，而不是数值本身。
如果match_type为0且lookup_value为文本，lookup_value可以包含通配符（“*”和“?
”）。
星号可以匹配任何字符序列，问号可以匹配单个字符。
如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=MATCH（90，A1:
A5，0）”返回3。
12.OFFSET
以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。
返回的引用可以是一个单元格或单元格区域，并可以指定返回的行数或列数。
OFFSET（reference，rows，cols，height，width）。
Reference是作为偏移量参照系的引用区域，它必须是单元格或相连单元格区域的引用;
Rows是相对于偏移量参照系的左上角单元格，上（下）偏移的行数。
如果使用5作为参数Rows，则说明目标引用区域的左上角单元格比reference低5行。
行数可为正数（代表在起始引用的下方）或负数（代表在起始引用的上方）;
Cols是相对于偏移量参照系的左上角单元格，左（右）偏移的列数。
如果使用5作为参数Cols，则说明目标引用区域的左上角的单元格比reference靠右5列。
列数可为正数（代表在起始引用的右边）或负数（代表在起始引用的左边）;
Height是要返回的引用区域的行数，Height必须为正数;
Width是要返回的引用区域的列数，Width必须为正数。
如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=SUM（OFFSET（A1:
A2，2，0，2，1））”返回177。
13.ROW
返回给定引用的行号。
ROW（reference）。
Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。
公式“=ROW（A6）”返回6，如果在C5单元格中输入公式“=ROW（）”，其计算结果为5。
14.ROWS
返回引用或数组的行数。
ROWS（array）。
Array是需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。
公式“=ROWS（A1:
A9）”返回9，=ROWS（{1，2，3;
4，5，6;
1，2，3}）返回3。
15.RTD
从支持COM自动化的程序中返回实时数据。
RTD（ProgID，server，topic1，[topic2]，...）
ProgID已安装在本地计算机中，经过注册的COM自动化加载宏的ProgID名称，该名称用引号引起来。
Server是运行加载宏的服务器的名称。
如果没有服务器，程序是在本地计算机上运行，那么该参数为空白。
topic1，topic2，...为1到28个参数，这些参数放在一起代表一个唯一的实时数据。
16.TRANSPOSE
返回区域的转置（所谓转置就是将数组的第一行作为新数组的第一列，数组的第二行作为新数组的第二列，以此类推）。
TRANSPOSE（array）。
Array是需要转置的数组或工作表中的单元格区域。
如果A1=68、A2=76、B1=85、B2=90，那么公式“{=TRANSPOSE（A1:
B1）}”返回C1=56、D1=98、C2=90、D2=87。
17.VLOOKUP
在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。
当比较值位于数据表首列时，可以使用函数VLOOKUP代替函数HLOOKUP。
语法
升级会员 