Excel高效数据校验两法文档格式.docx

1、追求更高效率上述方法很省事，但速度较慢。专业的录入员在操作Excel时，一般是用专业的指法从数字键盘录入数据，与其听Excel读一遍还不如重新输入一遍来得快，当然，这里的重输一遍是有目的的快速校对。图2是一张工资表示意图。当然，一般的工资表列数都比较多，可将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。下面是具体的设置方法：图2单击“视图”“工具栏”“窗体”，将窗体工具栏显示出来，在U1单元格插入一个“组合框”。在V4：V6单元格中输入“基本工资”、“奖金”、“扣除”等内容，这里的内容一定要与工资表表头即B3：D3中的内容保持一致。再右击组合框，选择“设置控制格式”“控制”选项卡，在“数据源

2、区域”后的文本框中输入V4:V6，在“单元格链接”后输入U1。今后，我们只要单击组合框就能很方便地选择到“基本工资”、“奖金”、“扣除”，同时，U1单元格中会自动填入1、2、3等数字。在U3单元格中输入函数IF（T4=CHOOSE（$U$1,B4,C4,D3）,1,0），再用Excel的自动填充功能将其复制到U3下面的单元格中。至此，基本功能已经具备，可以试用一下了。单击组合框，选择要对哪一项进行校对，比如“基本工资”，接着，在T4：T8单元格中将每人的基本工资重输一遍，如果B4中的数据与T4中的数据相等，U4中会自动填入1以示正确，如不等，则自动填入0以示错误。同理，如果用组合框选择另一项，

3、如“奖金”，U列中的函数会自动将T列的值与对应的C列的值进行比较并提示正误。小提示：为使给出的出错提示更加明显，还可在U列设置条件格式，比如让出错信息显示为红色等，设置条件格式的方法：选中U4：U8单元格，单击“格式”“条件格式”，得到图3对话框，可在图3的上面一排三个框中分别选择“单元格数值”、“等于”、“0”。接着单击“格式”，打开的下一级对话框与对单元格式进行设置时的内容完全相同，可对符合条件的单元格数字设置字体、字号、下划线等，你认为哪种最醒目就选择哪一个。图3二、公式审核法有时，我们录入的数据是要符合一定条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是0100之间的某个数值。但是，

4、在录入时由于错误按键或重复按键等原因，我们可能会录入超出此范围的数据。那么，对于这样的无效数据，我们如何快速将它们“揪”出并予以更正呢？让我们用公式审核法来解决这类问题吧。下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。首先，打开一张学生成绩表。然后，选中数据区域（注意：这里的数据区域不包括标题行或列），单击“数据有效性”命令，进入“数据有效性”对话框。在“设置”选项卡中，将“允许”项设为“小数”，“数据”项设为“介于”，并在“最小值”和“最大值”中分别输入“0”和“100”（见图2），最后单击“确定”退出。接着，执行“视图工具栏公式审核”命令，打开“公式审核”工具栏。好了，现在直接单击“圈释无效数据”

5、按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了（见图3）。根据红圈标记的标志，对错误数据进行修正。修正后红圈标记会自动消失。这样，无效数据就轻松地被更正过来了。巧用Excel实现成绩的校对Excel强大的数据处理功能使很多学校的成绩处理都用上了它。但是有些老师在用Excel输入成绩时，总担心自己输入会出现错误。其实，用Excel提供的“条件格式”功能完全能够解决这个难题，真正确保学生成绩准确无误。现把这一方法在此交流，供老师们参考。1.输入成绩（第一遍录入）打开学生成绩表，依次录入各学科的成绩。2.校对成绩（第二遍录入）（1）在“语文”成绩所在列（列B）后插入一列（列C）

6、，命名为“语文2”。在“语文2”列中再一次录入语文成绩（如图1）。根据有关规定，所有学生成绩必须要经过录入和审核两道程序，所以我们采用两次录入成绩再由Excel进行校对的方法，从而达到审核的目的。（2）把活动单元格移到“C2”，单击菜单“格式条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中将“条件1”设定为“单元格数值”、“不等于”、“=B2”（实际操作时不必输入双引号）。然后单击“格式（F）”，弹出“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，在“单元格底纹颜色”下选取红色，单击确定返回到“条件格式”对话框。单击确定，完成对单元格C2的设定（如图2）。这样，若单元格C2与单元格B2数值不相等，则单元格C

7、2的底纹变为红色，若相等，则不会有任何变化。（3）单击工具栏中的格式刷按钮，然后用鼠标点击C列顶上的列字母“C”，使这列中的所有单元格格式与C2相同。这样，凡第二次与第一次成绩录入不相同的单元格都会以红色底纹显示，表示必有一次录入的成绩是错误的。而两次录入相同的单元格就不会有任何变化。根据单元格的颜色变化，可以一目了然地知道录入成绩是否有错误（如图3）。（4）把以红色底纹显示的成绩，对照原始数据，在列B或列C中逐一予以纠错，使全部底纹都变成白色后，就完成了语文成绩的校对。（5）再用同样的方法，完成其余各学科成绩校对。（6）检查确信没有红色底纹的单元格后，删去用于校对成绩的列“语文2”、“数学2

8、”Excel在公式中使用运算符号在Excel2000中，公式可以使用数学运算符号来完成。比如加法、减法等。通过对这些运算的组合，我们就可以完成各种复杂的运算。在Excel中可以使用的数学运算符号见表7-1。在执行算术操作时，基本上都是要求两个或者两个以上的数值、变量，例如=102*15。但对于百分数来说只要一个数值也可以运算，例如=5%，百分数运算符号会自动地将5除以100，得出0.05来。在Excel中不仅可以进行算术运算，还提供了可以操作正文（文字）的运算。利用这些操作，我们可以将文字连接起来，例如我们可以利用“”符号将一个字符串和某一个单元格的内容连接起来。表7-2给出了文字操作的例子。

9、此外，Microsoft还提供了比较运算。这些运算符号会根据公式判断条件，返回逻辑结果TRUE（真）和FALSE（假）。比较运算符号见表7-3。表7-4则是使用比较运算的例子。在Excel环境中，不同的运算符号具有不同的优先级。如果要改变这些运算符号的优先级可以使用括号，以此来改变表达式中的运算次序。在Excel中规定所有的运算符号都遵从“由左到右”的次序丛怂恪纾?A1+B2/100和=（A1+B2）/100的结果是不同的。运算符号的次序见表7-5。注意：在公式中输入负数时，只需在数字前面添加“-”即可，而不能使用括号。例如：=5*-10的结果是“-50”。公式的显示在Mircosoft200

10、0中，通常当我们输入公式后，在单元格中反映的不是公式本身，而是由公式计算的结果，公式本身则在编辑栏的输入框中反映，如图7-2的显示。我们也可以改变设定，在单元格中显示输入的公式。要达到此目的，可以按照下列步骤操作：（1）执行“工具”菜单中的“选项”命令，出现选项对话框，单击“视图”选项卡，如图7-3所示。（2）选定“窗口选项”框中的“公式”，按下“确定”按钮。就会看到单元格显示的不再是公式的结果，而是公式本身了。如图7-4所示。我们也可以使用键盘组合达到同样的效果。通过按下Ctrl键，就可以在显示结果和显示公式之间切换，就像按开关一样。查找与引用函数1.ADDRESS用途：以文字形式返回对工作

11、簿中某一单元格的引用。语法：ADDRESS（row_num，column_num，abs_num，a1，sheet_text）参数：Row_num是单元格引用中使用的行号;Column_num是单元格引用中使用的列标;Abs_num指明返回的引用类型（1或省略为绝对引用，2绝对行号、相对列标，3相对行号、绝对列标，4是相对引用）;A1是一个逻辑值，它用来指明是以A1或R1C1返回引用样式。如果A1为TRUE或省略，函数ADDRESS返回A1样式的引用;如果A1为FALSE，函数ADDRESS返回R1C1样式的引用。Sheet_text为一文本，指明作为外部引用的工作表的名称，如果省略sheet

12、_text，则不使用任何工作表的名称。实例：公式“=ADDRESS（1，4，4，1）”返回D1。2.AREAS返回引用中包含的区域个数。AREAS（reference）。Reference是对某一单元格或单元格区域的引用，也可以引用多个区域。注意:如果需要将几个引用指定为一个参数，则必须用括号括起来，以免Excel将逗号作为参数间的分隔符。公式“=AREAS（a2:b4）”返回1，=AREAS（A1:A3，A4:A6，B4:B7，A16:A18）返回4。3.CHOOSE可以根据给定的索引值，从多达29个待选参数中选出相应的值或操作。CHOOSE（index_num，value1，value2，

13、.）。Index_num是用来指明待选参数序号的值，它必须是1到29之间的数字、或者是包含数字1到29的公式或单元格引用;value1，value2，.为1到29个数值参数，可以是数字、单元格，已定义的名称、公式、函数或文本。公式“=CHOOSE（2，电脑，爱好者）返回“爱好者”。公式“=SUM（A1:CHOOSE（3，A10，A20，A30）”与公式“=SUM（A1:A30）”等价（因为CHOOSE（3，A10，A20，A30）返回A30）。4.COLUMN返回给定引用的列标。COLUMN（reference）。Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略referenc

14、e，则假定函数COLUMN是对所在单元格的引用。如果reference为一个单元格区域，并且函数COLUMN作为水平数组输入，则COLUMN函数将reference中的列标以水平数组的形式返回。公式“=COLUMN（A3）”返回1，=COLUMN（B3:C5）返回2。5.COLUMNS返回数组或引用的列数。COLUMNS（array）。Array为需要得到其列数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。公式“=COLUMNS（B1:C4）”返回2，=COLUMNS（5，4;4，5）返回2。6.HLOOKUP在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。HLOOK

15、UP（lookup_value，table_array，row_index_num，range_lookup）Lookup_value是需要在数据表第一行中查找的数值，它可以是数值、引用或文字串;Table_array是需要在其中查找数据的数据表，可以使用对区域或区域名称的引用，Table_array的第一行的数值可以是文本、数字或逻辑值。Row_index_num为table_array中待返回的匹配值的行序号。Range_lookup为一逻辑值，指明函数HLOOKUP查找时是精确匹配，还是近似匹配。如果A1:B3区域存放的数据为34、23、68、69、92、36，则公式“=HLOOKUP（

16、34，A1:B3，1，FALSE）返回34;=HLOOKUP（3，1，2，3;abc;def，2，TRUE）返回“c”。7.HYPERLINK创建一个快捷方式，用以打开存储在网络服务器、Intranet（Internet）或本地硬盘的其它文件。HYPERLINK（link_location，friendly_name）Link_location是文件的路径和文件名，它还可以指向文档中的某个更为具体的位置，如Execl工作表或工作簿中特定的单元格或命名区域，或是指向word文档中的书签。路径可以是存储在硬盘驱动器上的文件，或是Internet或Intranet上的URL路径;Friendly_n

17、ame为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了Friendly_name，单元格就将link_location显示为链接。HYPERLINK（驱动之家）会在工作表中显示文本“驱动之家”，单击它即可连接到“”。公式“=HYPERLINK（D:README.TXT说明文件）”在工作表中建立一个的蓝色“说明文件”链接，单击它可以打开D盘上的README.TXT文件。8.INDEX返回表格或区域中的数值或对数值的引用。函数INDEX（）有两种形式:数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组;引用形式通常返回引用。INDEX（array，row_num，column_num）

18、返回数组中指定的单元格或单元格数组的数值。INDEX（reference，row_num，column_num，area_num）返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。Array为单元格区域或数组常数;Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。如果省略row_num，则必须有column_num;Column_num是数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。如果省略column_num，则必须有row_num。Reference是对一个或多个单元格区域的引用，如果为引用输入一个不连续的选定区域，必须用括号括起来。Area_num是选择引用中的一个区域，并返回该区域中row_nu

19、m和column_num的交叉区域。选中或输入的第一个区域序号为1，第二个为2，以此类推。如果省略area_num，则INDEX函数使用区域1。如果A1=68、A2=96、A3=90，则公式“=INDEX（A1:A3，1，1）”返回68，=INDEX（A1:A3，1，1，1）返回68。9.INDIRECT返回由文字串指定的引用。此函数立即对引用进行计算，并显示其内容。当需要更改公式中单元格的引用，而不更改公式本身，即可使用INDIRECT函数。INDIRECT（ref_text，a1）。Ref_text是对单元格的引用，此单元格可以包含A1样式的引用、R1C1样式的引用、定义为引用的名称或对文

20、字串单元格的引用;A1为一逻辑值，指明包含在单元格ref_text中的引用的类型。如果a1为TRUE或省略，ref_text被解释为A1-样式的引用。如果a1为FALSE，ref_text被解释为R1C1-样式的引用。如果单元格A1存放有文本B1，而B1单元格中存放了数值68.75，则公式“=INDIRECT（$A$1）”返回68.75。10.LOOKUP返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。该函数有两种语法形式:向量和数组，其向量形式是在单行区域或单列区域（向量）中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值;其数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值，然后返回数组

21、的最后一行或最后一列中相同位置的数值。语法1（向量形式）:LOOKUP（lookup_value，lookup_vector，result_vector）语法2（数组形式）:LOOKUP（lookup_value，array）。参数1（向量形式）:Lookup_value为函数LOOKUP在第一个向量中所要查找的数值。Lookup_value可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。Lookup_vector的数值可以为文本、数字或逻辑值。参数2（数组形式）:Lookup_value为函数LOOKUP在数组中所要查找的数值。如果函数LO

22、OKUP找不到lookup_value，则使用数组中小于或等于lookup_value的最大数值。Array为包含文本、数字或逻辑值的单元格区域，它的值用于与lookup_value进行比较。Lookup_vector的数值必须按升序排列，否则LOOKUP函数不能返回正确的结果，参数中的文本不区分大小写。如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=LOOKUP（76，A1:A4）”返回2，=LOOKUP（bump，1;，2;，3）返回2。11.MATCH返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用MATCH函数

23、。MATCH（lookup_value，lookup_array，match_type）。Lookup_value为需要在数据表中查找的数值，它可以是数值（或数字、文本或逻辑值）、对数字、文本或逻辑值的单元格引用。Lookup_array是可能包含所要查找的数值的连续单元格区域，Lookup_array可以是数组或数组引用;Match_type为数字-1、0或1，它说明Excel如何在lookup_array中查找lookup_value。如果match_type为1，函数MATCH查找小于或等于lookup_value的最大数值。如果match_type为0，函数MATCH查找等于looku

24、p_value的第一个数值。如果match_type为-1，函数MATCH查找大于或等于lookup_value的最小数值。MATCH函数返回lookup_array中目标值的位置，而不是数值本身。如果match_type为0且lookup_value为文本，lookup_value可以包含通配符（“*”和“?”）。星号可以匹配任何字符序列，问号可以匹配单个字符。如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=MATCH（90，A1:A5，0）”返回3。12.OFFSET以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。返回的引用可以是一个单元格或单元格区域，并可以指定返回的行数

25、或列数。OFFSET（reference，rows，cols，height，width）。Reference是作为偏移量参照系的引用区域，它必须是单元格或相连单元格区域的引用;Rows是相对于偏移量参照系的左上角单元格，上（下）偏移的行数。如果使用5作为参数Rows，则说明目标引用区域的左上角单元格比reference低5行。行数可为正数（代表在起始引用的下方）或负数（代表在起始引用的上方）;Cols是相对于偏移量参照系的左上角单元格，左（右）偏移的列数。如果使用5作为参数Cols，则说明目标引用区域的左上角的单元格比reference靠右5列。列数可为正数（代表在起始引用的右边）或负数（代表

26、在起始引用的左边）;Height是要返回的引用区域的行数，Height必须为正数;Width是要返回的引用区域的列数，Width必须为正数。如果A1=68、A2=76、A3=85、A4=90，则公式“=SUM（OFFSET（A1:A2，2，0，2，1）”返回177。13.ROW返回给定引用的行号。ROW（reference）。Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。公式“=ROW（A6）”返回6，如果在C5单元格中输入公式“=ROW（）”，其计算结果为5。14.ROWS返回引用或数组的行数。ROWS（array）。Array是需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。

27、公式“=ROWS（A1:A9）”返回9，=ROWS（1，2，3;4，5，6;1，2，3）返回3。15.RTD从支持COM自动化的程序中返回实时数据。RTD（ProgID，server，topic1，topic2，.）ProgID已安装在本地计算机中，经过注册的COM自动化加载宏的ProgID名称，该名称用引号引起来。Server是运行加载宏的服务器的名称。如果没有服务器，程序是在本地计算机上运行，那么该参数为空白。topic1，topic2，.为1到28个参数，这些参数放在一起代表一个唯一的实时数据。16.TRANSPOSE返回区域的转置（所谓转置就是将数组的第一行作为新数组的第一列，数组的第二行作为新数组的第二列，以此类推）。TRANSPOSE（array）。Array是需要转置的数组或工作表中的单元格区域。如果A1=68、A2=76、B1=85、B2=90，那么公式“=TRANSPOSE（A1:B1）”返回C1=56、D1=98、C2=90、D2=87。17.VLOOKUP在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表首列时，可以使用函数VLOOKUP代替函数HLOOKUP。语法