108区经验交流会接待方案文档格式.docx

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成员：

区委办公室、市总工会办公室、区总工会（黄修军、周永卫）、庄桥街道、洪塘街道。

2、工作职责

⑴负责领导讲话、经验材料起草、审核。

⑵负责会议方案、会议指南、会议通知等文稿起草、文印、分发。

⑶负责会议宣传等资料、工作证件等设计、编印，纪念品的设计、制作。

⑷负责做好会场会务、环境布置（横幅、指示牌、彩旗、外场地喷绘）、礼仪人员的培训等。

⑸负责宴请和联谊晚会。

⑹负责会议宣传报道，会议的录像、照相和相册制作工作。

⑺承办筹备办公室和有关领导交办的其他工作。

2、具体要求

⑴综合性材料准备

①市、区领导汇报、致辞等重要文稿的起草。

②会议方案、日程、议程、通知、须知、主持人讲话稿、实地参观讲解词、介绍宁波或江北等情况的讲解词及不属于其他组职责的文稿起草。

③各种文件材料的修改、审核、校对、文印、分发。

④会议宣传资料、会议资料设计、编印。

⑤会议纪念品的设计、制作。

⑥制订会议宣传报道方案并执行，联系新闻媒体记者。

⑦会议方案于8月30日前完成，领导讲话、会议指南、宣传资料等文稿于9月日前完成初稿。

责任人：

区委办公室、市总工会办公室、区总工会。

⑴会场布置

①酒店大堂布置，落实LED显示屏、指示牌、签到台（设置签到墙和活动日程）。

②在酒店门口、电梯口设礼仪引导，总服务台设2名工作人员服务（其中1名票务人员）。

③宾馆外环境布置，落实横幅、彩旗、外场地喷绘等。

④会议场地布置，主题背景设计制作、横幅、花木摆设、音响、投影、水果、茶水等用品准备，做好会务工作。

⑤策划、组织与会嘉宾开展中秋联谊晚会。

活动要体现地域和工会特色，又有互动性的文娱活动。

25日下午落实晚会会场布置，活动用品，联系好有关演职人员，做好领导的接待工作。

⑥25日晚上会场布置完成。

26日上午再次确认，做好领导的接待工作，确保会议按时开始。

⑦8：

10前落实好合影场地、摄影师，组织与会人员有序合影，及时调整会场（远洲厅）主席台三角牌，做好会议表彰等准备工作（礼仪小姐）。

⑧26日下午16：

00前布置好宴请会场（远洲厅），确认指示牌、三角牌、舞台等。

⑨负责整个会议的摄影、录像工作。

集体合照相要于26日晚上发至与会人员。

⑩落实好参观时讲解人员及后勤服务工作。

市总宣教部、区委宣传部、星期六.相约老外滩组委会、区总工会。

（二）接待服务组

区府办（区大活动办、区接待办）

区府办（区大活动办、区接待办、区车管中心）、市总工会办公室、区总工会（孙炎、舒寅瑛）、庄桥街道、洪塘街道、工会志愿者50名。

⑴负责预订、安排远洲大酒店客房及餐厅。

⑵负责制订全总领导接待方案。

⑶负责领导嘉宾机场接送工作,统计所需车辆，制订车辆使用方案，并对专人专车的驾驶员做好必要的礼仪培训。

⑷负责领导嘉宾考察活动。

⑸负责建立工会志愿者队伍，落实志愿者分工、培训，落实与会嘉宾影像资料拍摄工作。

⑹承办筹备办公室和有关领导交办的其他工作。

3、具体要求

⑴住宿餐饮安排

①嘉宾到达宾馆，在礼仪引导下签到后至房间休息。

②到房间后，陪同人员给嘉宾介绍物品放置情况及嘉宾在甬期间的活动安排（日程表），并请客人休息，如有需要请联系本人或拨打统一服务热线电话（号码待定）。

③房间内布置：

按照规定放置宣传袋、纪念品、欢迎签、水果、饮水及食品、印有LOG的洗漱用品、宁波地图。

嘉宾到前，房间打开窗户通风，检查防滑设施等。

④全总、省、市领导，远洲大酒店五星套房间；

省（直辖市、自治区）总工会领导，单间间；

省（直辖市、自治区）总工会组织部长等标间间；

工作用房间。

⑤餐饮服务：

从房间到餐厅设置指示牌和礼仪小姐，短信提前通知嘉宾用餐时间和地点。

在重要领导房间门口实行等候引导。

⑥10月25日用餐，26日中餐均为自助餐。

26日下午落实好宴请用餐及会场布置（用餐座次安排、三角牌、舞台等），做好领导的接待工作。

⑦住宿、餐饮安排表等所有来宾行程确定后详细制订。

要考虑到少数民族的生活习惯，预留好陪同领导的房间。

工作人员要于24日到宾馆检查落实准备工作，25日上午开始入驻。

区接待办、庄桥街道，远洲大酒店工作人员。

⑵接机工作安排

①建立接机队伍，掌握航班情况，明确贵宾通道接待的嘉宾名单。

办理贵宾通道车辆通行证，落实机场出口车辆停放位置。

②在机场设立接机站和休息室，接机人员在飞机到达前1小时在机场统一等候。

要熟悉房间路线，检查房间必备物品。

③接机分普通、贵宾通道两组。

普通通道：

统一引导到接机站后，工作人员献花，帮忙拿行李，引导上车。

贵宾通道：

工作人员献花后直接上车至酒店。

上车后，陪同人员介绍宁波或江北概况。

征询领导嘉宾是否需预订返程机票。

④确定机场到酒店的行车路线：

宁波、杭州机场两到酒店的路线。

宁波机场行车路线—机场路—蓝天路—丽园北路—清林湾街—清林湾路—江北大道—远洲大酒店。

（待定）

⑤准备接机牌、鲜花和横幅。

花牌为—热烈欢迎参加全国乡镇（街道）工会工作经验交流会。

⑥嘉宾来甬前1天发短信“***先生（或女士），欢迎您参加全国乡镇（街道）工会工作经验交流会，我是您在甬期间的服务工作人员***，这是我的手机号码******，如果您有住宿饮食及票务方面的特殊的要求，请告诉我！

25日-27日的宁波的天气：

适合穿***衣服。

”

⑦临时处置：

如出现航班延误或其他原因，导致不能按计划接机的，由备用车辆负责接机，陪同人员在酒店等候。

机场备车辆。

⑧组织与会嘉宾参观（奉化溪口待定）。

26日前统计参观人员名单，联系好旅行社，安排车辆、陪同人员、讲解，安排好午餐，做好后勤服务。

对返回嘉宾做好送机工作。

⑨接机流程安排等所有来宾行程确定后详细制订。

市总工会办公室、区大活动办、区车管中心、区总工会、洪塘街道、接机工作人员（工会志愿者）若干人。

⑶车辆保障工作安排

①9月底前根据会议确定用车数量，与有关单位签定用车合同，完成车身的标识和编号。

②10月日前根据会议筹备办公室提供的嘉宾活动情况，制订详细的车辆调度计划和车辆使用日程安排表。

③10月日前根据车辆调度计划组织驾驶员进行学习培训，熟悉行车路线和停车场地。

区车管中心、区交警大队。

⑷志愿者工作安排

①制订志愿者服务方案，招募志愿者，对志愿者开展上岗培训。

②建立会议短信提示制度，每阶段以短信形式提醒与会嘉宾。

③对志愿者进行分组，在会议期间组织志愿者开展服务工作。

1+X服务组：

承担重要领导和嘉宾的全程对应接待、服务工作。

接机服务组:

承担机场接待、行李、搬运、驻地签到、引导组以及临时应急性服务。

随车服务组：

承担每一辆工作车服务工作。

场地服务组：

承担中秋联系晚会内外场地秩序维护、交通车辆调度、停放指挥、会场布置等工作。

宣传服务组：

承担志愿者服务活动影像资料拍摄工作。

机动服务组：

根据会议期间筹备办公室各部门的需要，承担接待、引导、后勤服务。

市总工会办公室、区大活动办、区总工会、工会志愿者。

（三）后勤保障组

区委办公室

区总工会、公安江北分局

市总工会办公室、区委办公室、区总工会（罗桂荣、陈恒智）、公安江北分局、区城管局、区卫生局、食品药品监管江北分局、区交警大队、庄桥街道、洪塘街道。

⑴负责会议的安全保卫工作，确保宾馆的秩序安全。

⑵负责医疗保障，确保与会人员的身体健康。

⑶

⑶负责活动期间物资采购和供应。

⑴安全保卫

①10月24日安全保卫工作人员随接待组到入住的酒店检查，25日上午开始入驻。

②活动期间，对嘉宾入住的酒店实行24小时的全天候安全保卫，确保酒店的安全秩序。

公安分局、区城管局、庄桥街道。

⑵食品卫生及医疗保障

①10月24日食品卫生保障工作人员随接待组到入住的酒店检查，25日上午入驻。

②全程监督食品安全问题及与会人员的健康状况，随时为嘉宾提供医疗救治服务。

区卫生局、食品药品监督局。

⑶综合保障

①10月24日后勤保障工作相关人员随接待组到入住的酒店检查，25日上午入驻。

②协调相关部门，确保活动期间酒店的交通、供电、供水、通讯等公共服务安全。

③负责活动期间物资采购和供应。

区有关部门、庄桥街道等。

（四）环境宣传组

区委宣传部

区总工会

市总宣教部、区委宣传部、星期六.相约老外滩组委会、区总工会（孙炎、舒寅瑛）、庄桥街道、洪塘街道。

⑴⑵负责庄桥街道、洪塘街道分会场、参观区域、办公场地环境的布置，宣传氛围的营造。

⑸承办筹备办公室和有关领导交办的其他工作。

⑴街道材料准备

①洪塘街道拟定刀片行业工会联合会工作开展情况及对行业发展的作用为主题，撰写交流材料。

汇报人拟定刀片行业工会负责人。

做好有关工作台帐的整理、展板、小册子的策设计制作。

②庄桥街道拟定街道总工会规范化建设情况及劳动关系预警机制、外来务工人员入会等为主题，撰写交流材料。

汇报人拟定街道党工委负责人。

做好有关工作台帐的整理、展板、小册子的设计制作。

③交流材料于9月日前完成初稿，有关工作台帐的整理、展板的设计于9月日前初步形成。

庄桥街道、洪塘街道。

⑵参观点布置

①庄桥街道、洪塘街道要落实参观区域、办公场地的环境布置，准备好有关工作台帐、展板，要充分反映特色工作，营造良好氛围。

②负责参观路线上的外环境布置，制作宣传会议主题的横幅、彩旗、外场地喷绘，营造良好氛围。

③庄桥街道要负责分会场的会务，落实横幅、主题背景设计制作、花木摆设、音响、投影、水果、茶水等会务工作备。

冯亚萍全面负责四个工作组，重点抓好庄桥、洪塘街道参观点工作。

江北区总工会

2011年8月18日