南京武家嘴船厂合同管理制度3定稿Word格式.docx
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（二）负责公司合同授权及管理工作；
（三）向公司董事会提交需其核准的重大合同；
（四）负责未授权合同的谈判、签订、履行。
第九条总部分管副总经理在总经理授权范围内负责合同管理的相关工作，其主要职责是：
（一）组织宣传贯彻合同法规，建立健全合同管理制度。
（二）负责重大合同的谈判、签订、履行。
（三）负责委托律师事务所等中介机构办理合同相关事宜。
（四）办理或委托中介机构处理合同纠纷事宜；
向政府有关部门、中介机构进行法律咨询，配合有关部门查处利用合同进行的违法活动。
第十条公司副总经理、财务总监、总经理助理按各自分工范围负责相关的合同管理工作事项，其具体权责由总经理采用授权委托书或有关制度予以规定。
第十一条公司设置合同管理员进行合同管理，其职责是：
（一）起草公司合同管理制度和实施细则。
（二）规范公司日常使用的格式合同文本。
（三）负责公司合同审查工作并提出审查意见，根据承办部门（人员）提供的对方当事人相关资料，确认合同签订对方当事人主体资格是否合法，合同有关信用条款是否符合客户的资信评级；
对公司对外签订合同的合法性、合规性、严密性进行审查，防止不合法、不合规、不严密的合同出现。
（四）指导、协助合同经办人员依法签订合同，参与公司重要合同签订的全过程。
（五）检查、督促公司所签订合同的全面履行。
（六）对合同订立、履行及管理过程中出现的问题及时向公司领导和有关部门汇报或通报，并积极提出建议。
（七）对发生的合同纠纷，配合有关部门和公司领导查明情况，采取相应的措施。
（八）对公司签订的合同登记、分类保管，建立健全合同台账（见附件一），按月向有关领导报送当月合同的签订、履行情况；
按季度报送合同履行情况统计表（见附件二），对已履行的合同装订成册，分别整理归档。
（九）管理公司合同专用章。
（十）办理公司合同的报批、修改、履行等事项工作。
（十一）负责对公司相关部门有关合同管理方面的指导和考核工作。
（十二）指导、检查、监督集配的工作。
第十二条基地负责人和部门负责人是该单位合同管理的第一负责人，经公司授权对外签订相应合同，并负合同管理的责任。
第十三条基地、职能部门可以视实际情况设置专职或兼职合同管理员，其职责对照公司级合同管理员执行；
基地、职能部门更换合同管理人员前，必须以书面形式将更换该合同管理人员的理由及新任合同管理人员简历一并报公司办公室，经办公室同意后才能予以更换。
第十四条合同经办人的职责为：
（一）对指定业务进行前期调研、比价、对方资信调查、提供对方有效证明文件（如企业法人营业执照副本、经营／许可证或其他交易所需证件的复印件、法定代表人或委托代理人的资格证明）并负责核实。
（二）准备合同文本、组织合同谈判、办理合同签订手续，依法签订、变更、解除合同，其中合同谈判以商务谈判为主，技术性谈判由公司指派专业技术人员协助参与。
（三）提请有关部门审查其经办的合同，并按程序报批。
（四）及时跟踪和核查合同的履行情况。
（五）及时向分管领导和合同管理员汇报合同在履行中发生的问题，提出解决的措施。
（六）依据有职权的领导的指示办理合同变更、解除、终止和转让事宜。
（七）保管合同的相关文件或相关资料，按规定将签订的合同文本编号（见附件三）分送相关管理部门和领导审批，并按时将合同文本及相关资料送交合同管理员存档。
（八）依规定参加合同纠纷的协商、调解、诉讼、仲裁。
第十五条公司财务部在合同签订过程中职责如下：
（一）负责合同收付条款的订立和执行，控制资金的使用；
（二）负责对合同标的价格的审查；
（三）没有合同，不得支付任何款项；
（四）监督合同业务归口部门正确履行合同，抵制损害公司利益的行为。
第十六条合同审查人员在合同签订过程中职责如下：
（一）参与支出金额在一百万元以上的工程类、物资采购类、生产服务类等合同的询价、谈判、签订审查、履行等过程；
（二）对合同的签订程序和履行程序进行监督检查；
（三）查处合同签订及履行中的违法违纪行为；
（四）对签订、履行合同过程中的廉政问题承担监督责任。
（五）对仓库的进、出、存进行监督。
第三章公司对外签订合同的分类及归口管理部门
第十七条公司对外签订的合同应当采用书面形式。
第十八条归口管理部门作为签订合同的管理部门，负责对外联系、洽谈合同，但不得以其部门章对外签订合同。
第十九条合同分类表
第四章合同订立权责的划分
第二十条签订合同的权责划分，见下表：
类别
审批人
序号
一
劳务、人事类
四
外协：
吊、拖、泊
劳务类
分管领导
10万以下
中层干部
总经理
10万—50万（含10万）
一般人员
50万以上（含50万）
会签
二
采购类
五
其他类
（一）
固定资产
技术合作
1000元以下
5万以下
1000—2000元（含1000元）
5万以上（含5万元）
2000元以上（含2000元）
（二）
协外
船用物资
100万元以下
100万元以上（含100万）
（三）
拖、吊、泊
固定资产以外
50万以下
（四）
保安、培训
第二十一条公司各级人员及职能部门不可将单项合同进行分拆，以规避公司合同管理规定。
第二十二条合同签订时的经办人员及部门负责人为该合同的主要责任人，对该合同的签订、履行及终止情况负责。
第二十三条公司总经理可根据合同管理实际情况终止对某类合同授权签订的行为。
第五章合同签订程序
第二十四条流程：
合同签订流程图（见附件四）。
第二十五条重要合同由经办单位送总经理审核，需送办公会核准的重大合同，由总经理负责报批。
第六章合同的审查
第二十六条合同管理员、职能部门负责人、公司领导应认真对合同草拟文本进行审查，提出明确的审查意见并签字。
第二十七条合同经办单位对合同审查人员提出的审查意见，应予以重视和采纳。
对合理意见不予采纳而造成损失，将对合同经办人进行经济处罚。
第二十八条在时间紧急等特殊的前提下，经总经理及分管领导电话、电子邮件或其他方式批准急办的事项，合同经办人员应立即做好登记、留存等工作，可按指示先行办理，再按程序补办相关手续。
第二十九条公司财务部门通过结算管理等方式对合同的签订、履行进行监督和控制，严格执行有关付（收）款的规定，对未经审查或审查不合格的合同，或不符合其他合同审查部门的要求，公司财务人员应当拒绝办理付（收）款业务。
第三十条合同经办部门签订的合同，其交易事项不得为法律所禁止。
限额以上的合同，应送公司分管领导审查，重大合同须会签。
第三十一条合同的审查时间，一般合同为两天，重大、疑难合同为五天。
第三十二条采取招投标方式签订的合同，可在招投标过程完成及公司法定代表人或授权代表签字后，直接附评标意见单或中标通知到合同管理人员处盖合同章，完成合同签订过程。
第七章合同的订立、履行
第三十三条订立合同，必须遵守国家法律、法规，符合国家现行政策和规定，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
第三十四条订立合同的双方必须具备合法的主体资格，在合同上签字的人必须是法定代表人或经授权代表人，并提供能证明其身份的合法依据。
未经公司法定代表人授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。
禁止任何部门或个人超越职权或授权范围签订合同。
合同签字后，加盖合同专用章方能生效。
第三十五条对外签订的合同，除即时能履行完毕外，必须采用书面形式。
第三十六条合同文本，要求主要条款完备，内容具体合法，用语标准，文字解释清楚，责任明确，手续完备。
第三十七条订立合同必须符合国家及有关部门规定的条款和要求，有标准格式合同文本的应优先采用。
合同的起草工作应争取由己方承担。
第三十八条二百万元以上的建筑施工合同，五十万元以上的勘察、设计、监理、承揽合同，五十万元以上的与工程建设有关的重要设备、材料等的采购合同，原则上必须采用招标方式。
对没有采用招标形式进行采购的合同应当采用议标、比价或竞争性谈判方式订立。
签订五十万元以上的物资采购合同及五十万元以上的生产服务类合同的同时必须签订廉政合同。
第三十九条对外签订合同原则上不支付预付款，如合同规定必须支付预付款，应要求对方提供能证明其资信情况、履约能力的合法证明材料，必要时要求对方提供担保。
支付的预付款原则上不能超过该合同总金额的30%，定金不得超过20%，同时必须经财务总监和总经理批准。
第四十条合同约定的质量条款，对于有特殊质量要求的，需经公司相关职能、技术部门审定；
凭样品买卖的，应将样品封存，并对样品质量予以说明，交付物应与样品及其说明质量相同。
第四十一条在合同文本签字之前，具有职权的领导或经其授权签约的人员，应仔细查阅审查意见，审阅合同内容，正确处理分歧意见。
第四十二条合同经全面审查由有职权的领导或其授权的人签字后方可加盖合同专用章。
签字和盖章前应查验规定的相关附件是否齐全，对于审查人员提出的关系到公司的重大利益，或对公司显著不利的问题，或合同的签订程序、内容有严重违反法律、法规或本规定的情况没有在合同中更正的，应不予签字或加盖合同专用章。
第四十三条凡与订立合同有关的往来文书、电报、传真、图表、资料等都必须有复印件留存，电话要做记录。
往来文书必须挂号邮寄，并保留邮戳日期。
对物资采购类中询价比较的资料以及规定填写的各种表式必须作为合同附件一同报批，经办人员要对询价比价资料的真实合法性负责；
各种相关会议的原始记录、补充规定、会议纪要等都是该合同的组成部分，必须一起归档。
第四十四条合同的公证。
为维护公司的合法权益，对于对方情况不完全清楚而又必须签订的合同，或者预付款金额较大的合同在签订时应办理公证。
合同的公证为双方协商自愿。
第四十五条合同订立后，授权代表、合同管理员、经办人应对合同的履行全面负责。
应监督检查合同的执行，直至履行完毕。
对验收不合格的产品、服务、工程项目以及在保修期内出现质量问题的合同标的，要及时提出并按合同规定的条款执行或与对方协商解决，若出现问题不提出或验收不负责任给公司造成损失，应追究主管领导、经办人的责任。
第四十六条涉外的合同谈判，应会同设计、专业技术人员共同参加；
涉外合同应争取采用中文文本，若不能则必须有中英文文本，两种文本具有同等法律效力。
第八章合同专用章的管理
第四十七条公司合同专用章由公司合同管理员负责管理，公司所属部门不设置任何种类的合同专用章。
第四十八条签订合同必须使用规定的合同专用章，不得使用单位行政公章。
第四十九条合同专用章的使用必须符合公司印信管理规定及《印章管理办法》。
第九章合同的变更、解除和纠纷的处理
第五十条合同依法成立后，不得擅自变更或解除。
但情况发生变化已无履行必要的，允许变更或解除，并按授权管理权限办理，其办理的程序与合同签订的程序相同。
第五十一条合同变更或解除达成的协议必须是书面协议，并按该合同签订程序报批。
第五十二条合同发生纠纷时，经办人应先与对方协商解决，协商不成，应及时报请授权代表、合同管理员共同研究提出解决方案，必要时报请公司总经理在其授权范围内核准；
经办人员在协商时应考虑协商不成时，要保证有足够的时间申请仲裁或起诉，以免丧失法定时效，对确实无法协商解决的合同纠纷应在法定时效届满前六个月提起诉讼。
第五十三条合同发生纠纷时，合同双方不愿通过协商、调解解决或者协商、调解不成而需要向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼的合同，合同经办人员应向授权代表、合同管理员提供准确的说明和完整真实的书证、物证等证据材料，经审查研究后提出解决方案，报公司领导解决。
第五十四条合同对方当事人因合同纠纷申请仲裁或提起诉讼时，法律事务人员根据公司法定代表人的授权，参加应诉或聘请律师应诉，有关部门给予配合、协助。
第五十五条合同发生纠纷的原因如属公司自身原因，经办人员应立即采取有效补救措施，同时向法律事务人员、授权代表反映情况，并积极查明原因、弄清事实，依法提出解决纠纷的措施，报请公司总经理批准后执行。
第十章检查与考核
第五十六条公司进行以下定期检查与考核。
（一）合同的签订是否符合程序，合同是否全面履行，合同履行完毕后是否存档，是否按照要求报送合同报表、设置合同管理台账。
（二）对合同审查意见是否采纳执行。
（三）是否严格执行本制度的规定。
（四）在合同管理工作中是否有成绩、创新，是否有违法、违规行为。
第五十七条合同管理的检查与考核工作由公司合同管理员根据《合同管理制度》组织实施。
第五十八条在合同管理工作中，对有成绩的职能部门和个人，由合同管理员提出奖励建议，由公司总经理决定。
第五十九条在合同管理工作中，对有较大失误或违纪、违规行为，或给公司造成损失的，由合同管理员提出处罚建议，由公司总经理决定。
第十一章附则
第六十条本制度由合同管理部门负责解释。
第六十一条本制度与国家法律、规定相违背时，按国家法律、规定执行。
第六十二条本制度自颁布之日起实施。
附件一合同台账部门名称：
第页
附件二
（20xx年x月）合同履行情况统计表
（20xx年x月x日-----20xx年x月x日）
说明：
1.本表数据为统计期间公司正在履行的合同情况。
2.本表按月进行统计，统计期间为：
本月1日至本月30日；
附件三合同编号方法
第一条为便于合同统一管理，对公司合同编号作出规定。
第二条合同编号方式为：
YC（WJZ）
合同流水号
合同签订人代号
合同签订年月
合同归口部门编号
公司代号
第三条公司代号YC：
江苏奕淳武家嘴船舶重工（制造）有限公司；
WJZ:
南京武家嘴船舶制造有限公司。
第四条归口部门／单位编号：
综合管理部O1，市场部02，财务部03;
安全生产部O4；
基建设备部05；
技术部06；
办公室07。
第五条合同签订年月，如2009年1月为0901。
第六条合同签订人姓名后两字的汉语拼音第一个字母如张小兵，XB
第七条合同流水号，为张小兵的合同流水号，起始号为01。
附件四合同签订流程图
1一般合同签订审核流程
拟定合同文本
合同文本
签订合同
合同签订部门
经办人
确认审核
存档
单位负责人
审核
合同管理员
财务部
审定
分管经理
2．需会签合同签定审核流程
审核定
公司分管领导
公司领导会签
编制：
经管部陈亚非
2011.5.15
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