录音录像档案数字化规范Word格式文档下载.docx
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息
与
文
献档
案
数
字
化
实
施
指
南
（
Information
and
documentation
—
Implementation
guidelines
for
digitization
of
records）
3 术语和定义
GB/T
2900.75-2008、GB/T
20530-2006、DA/T
1、DA/T
界定的以及下列
术语和定义适用于本文件。
3.1
数字化 digitize
经采样、量化、编码将模拟信息变换成数字信息的信息处理。
[GB/T
2900.75-2008，定义
A.01.70]
3.2
采集 capture
将视频或音频内容数字化并形成数据文件的过程。
3.3
录音录像档案数字化
digitization
audio-visual
records
对录音档案和录像档案进行数字化加工处理，使其在保持档案内在联系的基
础上，转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字副本，并按照档案的内在
联系，建立起与目录数据和元数据的可靠关联的处理过程。
4 总则
4.1录音录像档案数字化工作的开展应遵循
13028
和
20530
提出
的要求和建议。
4.2
录音录像档案数字化成果包括数字化采集产生的录音录像档案数字副本、存
储档案目录数据及数字化过程中捕获的必要元数据的数据库、数字化工作中产生
的工作文件、存储载体等。
档案目录数据、元数据与录音录像档案数字副本之间
应建立正确、可靠的关联。
4.3应加强录音录像档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信
息的安全，应避免或减少各环节操作对档案实体的破坏。
4.4应采取有效的管理和技术手段，确保录音录像档案数字化成果质量。
4.5开展涉密档案数字化时，应按照涉密档案相关的管理和技术要求进行。
5
录音录像档案数字化工作的组织
5.1
机构及人员
5.1.1应建立专门的录音录像档案数字化工作组织机构，以支持对数字化工
作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果
验收等，确保录音录像档案数字化工作的顺利开展。
5.1.2
应配备具备相应素质和技术水平的工作人员，并通过科学规范的管理制度
对工作人员进行规范化管理。
为强化录音录像档案数字化工作的安全保障，应加
强对外聘工作人员的审核。
5.2
基础设施
5.2.1应配备专用的录音录像档案数字化加工场地。
加工场地的温湿度、洁净
度等环境条件应与录音录像档案库房环境接近，有利于录音录像档案的保护。
场
地应进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、数字化采集、音视频文件处
理、质量检查等工作区域。
场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害
生物、防盗报警、视频监控等安全管理系统。
5.2.2
应合理规划、配备和管理录音录像档案数字化设施设备，确保设施设备安
全、先进，能够满足档案数字化工作的需要。
5.3
管理制度
5.3.1应制定科学化、规范化的录音录像档案数字化管理制度，并在数字化工
作过程中严格执行，以使数字化工作质量和档案安全得以有效保障。
5.3.2录音录像档案数字化管理制度建设应从岗位管理、人员管理、场地管
理、设备管理等方面的制度建设进行。
岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位
的目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；
人员管
理制度主要对人员的安全保密、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人
员来访登记等进行规范；
场地管理制度主要对工作场地内基础设施及环境、网络、
监控设施、现场物品及证件等的管理进行规范；
设备管理制度主要对数字化工作
各环节涉及的全部设备的管理进行规范，确保设备安全、科学、高效运行。
5.4
工作流程控制
5.4.1录音录像档案数字化包括确定数字化对象与制定总体方案、档案出库、
数字化前处理、建立数据库、模拟信息采集、音视频处理、档案入库、数字化成
果验收等环节。
5.4.2应依照相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环
节操作规范等，对数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。
5.4.3
应加强对录音录像档案数字化工作的全流程安全管理，及时对模拟信息采
集、音视频处理等各个环节产生的数据进行备份。
5.4.4应建立完善的问题反馈机制，对录音录像档案数字化工作过程中后端
环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。
及时获取数字化成果后续
管理和利用过程中的效果反馈，提高数字化工作质量。
5.5
工作文件管理
5.5.1应针对录音录像档案数字化全过程，建立完善的管理工作文件，以此
加强对数字化工作的管理。
5.5.2录音录像档案数字化工作文件主要包括数字化工作方案、档案原件数
字化审批书、档案出入库交接单、档案数字化流程单、质量检查情况登记单、数
据验收单、项目鉴定验收报告、数字化成果移交清单等，采取委托外部机构实施
时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。
数字化工作各环节应准确、完整地填写工作文件。
5.5.3应加强对数字化工作文件的管理，明确档案数字化工作过程中形成的工
作文件的整理、归档、移交等管理要求。
在数字化工作完成的同时建立起完整、
规范的记录。
5.6
委托外部实施
5.6.1录音录像档案数字化工作如需委托专业数字化加工企业实施，档案部
门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审
查数字化加工企业的相关资质；
按照
章的要求考查数字化
加工企业的技术能力；
从规章制度的建立建全程度等方面考查加工企业的管理能
力；
遵照政府采购法相关要求确定录音录像档案数字化项目承担企业。
5.6.2在项目实施过程中，档案部门应指派本单位人员参与档案数字化工作
委外业务的监督、指导。
也可采用第三方监理协助完成质量监控、进度监控、投
资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。
5.6.3建议档案部门自行配备数字化加工设备，若必须使用加工企业的设备，
验收时应将设备中的存储部件或整体设备全部验收移交至档案部门。
6 确定数字化对象与制定总体方案
6.1
确定数字化对象
6.1.1录音录像档案数字化对象的确定应符合国家相关法律法规的规定。
6.1.2应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度等因
素确定录音录像档案数字化对象。
6.1.3应制定并执行科学规范的审批程序，由档案原件法定持有保管单位的
法人或授权代表对数字化对象进行审批，并签署录音录像档案数字化审批书等凭
证性文件，与录音录像档案数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。
6.2
制定总体方案
6.2.1应在充分调研的基础上，制定科学合理的总体方案，确保录音录像档案
数字化工作达到预期目标。
6.2.2档案数字化总体方案的制定应综合考虑数字化目的、档案状况、设备情
况、费用情况等，做出合理规划。
6.2.3档案数字化总体方案应包括工作目标、工作内容、成本核算、数字化
技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管
理措施等内容。
6.2.4重大档案数字化项目，或有条件的情况下，应对总体方案进行专家论证，
确保其科学、规范、合理。
6.2.5档案数字化总体方案应经相关领导审批后严格执行。
7 档案出库
应严格按照录音录像档案库房管理规定办理档案调用手续，清点无误后出库。
8
数字化前处理
8.1
确定模拟信息采集范围
录音录像档案数字化时应充分考虑档案的内在联系，保证档案数字副本的完
整性，原则上应将确定为数字化对象的录音录像档案信息全部采集，不宜进行挑
选采集。
8.2 档案整编
8.2.1
档案载体外观及档案内容检查
8.2.1.1
对录音录像档案载体进行外观检查，是否满足下列要求：
a） 档案载体物理形态无卷曲、变形、划伤、脆裂、粘连、磁粉脱落等情况；
b） 档案载体无可见性微斑、变色、生霉等情况；
c） 档案载体无受潮、灰尘附着等情况；
d） 无影响录音录像档案数字化的其他情况。
如不满足上述要求，应对录音录像档案载体进行相应的修复处理。
8.2.1.2
检查录音录像档案内容的完整性，对存在的问题进行记录和说明。
8.2.1.3
检查声音、画面的质量，对存在的问题进行记录。
8.2.1.4
记录录音录像档案载体编号、载体类型等信息。
8.2.2
规范目录
8.2.2.1
录音录像档案数字化过程中，应对照档案音视频内容对档案目录进行检查，对存在
问题的目录内容进行修改、补充。
8.2.2.2
对于一个物理载体中存储多个不同主题的录音录像档案的，应记录每个主题的起止
时间，以便于采集时按照主题进行切分，并针对每个主题按照
的要求进行相应的
著录，补充目录信息。
档号的编制方法应符合本档案部门的档号编制规则，建议档号的结构
中包含载体类型、载体编号以及每个主题在载体中的顺序号等。
9
建立数据库
9.1档案目录数据与录音录像档案数字化过程及后期数字化成果管理工作中
形成的元数据均应存入数据库。
9.2数据库结构的设计应特别注意保持档案的有机联系，有利于数字化成果
的管理和利用。
9.3按照
的要求确定档案目录数据的著录项。
9.4将录音录像档案数字化前处理工作中已修改、补充的档案目录录入数据
库。
9.5录音录像档案数字化过程及数字化成果管理工作中，应捕获必要的元数
据，用以记录数字化项目信息、音视频生成环境、数字化各类技术参数及数字化
成果管理、利用情况等。
9.6应按照
GB/T26163.1
提出的原则进行录音录像档案数字化元数据的建立、
捕获、存储、描述、维护、利用，以及方针、策略和方法的制定。
9.7应采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据和元数据
的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性、准确性，元数据
元素的完整性和赋值规范性等。
发现不合格的数据应及时进行修改。
10 模拟信息采集
10.1 基本要求
10.1.1
应遵循录音录像档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地
展现档案原貌。
10．1.2
应充分考虑数字化成果的保存与利用的不同需求，以及兼顾档案音视频
信息保真度、资源使用效果、系统的兼容性、网络及计算机现有配置等各方面应
用环境的条件，适当选择技术参数。
10.1.3
应按有关规定对从库房调用的录音录像档案进行温湿度平衡调整后方可
进行模拟信息采集。
10.2 技术参数
文件格式
AVI
或
MXF
视频编码格式
H.264
MPEG-2
IBP
MP@ML
制式
与档案原件相同
帧率
画面宽高比
视频分辨率
标清为
720×
576，高清不低于
1920×
1080
视频采样率
4:
2:
2
视频量化位数
不低于
8bit
视频码率
标清不低于
8Mbps，高清不低于
16Mbps
音频编码格式
PCM
音频采样率
44.1
kHz
音频量化位数
24bit
声道
以原始轨道数记录
WAV
格式
采样率
量化位数
表
2
录像档案数字化主要技术参数
10.2.1录音档案数字化建议采用的主要技术参数，如表
所示。
10.2.2录像档案数字化建议采用的主要技术参数，如表
10.3 音视频文件命名
10.3.1
音视频文件命名方式的选择应遵循如下原则：
a）
应依据档号为音视频文件命名；
b）
应确保录音录像档案数字化成果管理系统中每个音视频文件命名的唯
一性。
10.3.2一条目录对应采集后的多个音视频文件时，可按档号与采集时间顺序
等的组合对音视频文件命名。
10.3.3
应科学建立录音录像档案数字副本的存储路径，确保数据挂接的准确性。
10.4
采集质量检查
模拟信息采集完成后，应通过播放、对比档案原件和采集到的音视频文件等
方式进行质量检查。
存在音视频不清晰、延迟等差错，不符合音视频质量要求时，
属于采集问题的，应对该档案进行重新采集。
10.5 档案恢复
数字化工作完成后，应对录音录像档案进行整理恢复，对于带式档案，应在
数字化完成后进行倒带操作。
11 音视频处理
11.1 音视频文件的内容应与录音录像档案原件内容保持一致，不应对声音和画
面进行编辑处理。
11.2 音视频文件的首尾空白无内容的部分如果时间过长，可进行适当剪切，在
声音或画面开始前和结束后各保留
5s
左右的空白。
11.3 音视频文件在提供利用前，可采用压缩比更高的编码格式进行文件转换
；
可进行适当的降噪、振幅标准化等处理以抑制和去除噪音、爆音，可对影像画面
进行去蒙尘、去划痕、校色、画面稳定处理等。
处理前的音视频文件原始拷贝应
进行保存。
12
数据挂接
12.1应借助相关软件对数据库中的目录数据、元数据与录音录像档案数字副
本进行挂接，以实现目录数据、元数据与其对应录音录像档案数字副本的关联。
12.2应逐条检查挂接结果，包括目录信息、元数据与录音录像档案数字副本
对应的准确性、已挂接音视频文件与实际数字化数量的一致性、音视频文件是否
能正常打开等。
发现错误应及时进行纠正。
13
档案入库
按照录音录像档案入库相关要求对档案原件进行处理和验收，并履行档案入
库手续。
14
数字化成果验收
14.1
验收方式与验收指标
14.1.1建议档案部门成立专业的数字化成果验收组对数字化成果进行验收。
14.1.2
应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对录音录像档案数字化
成果进行验收检验。
14.1.3
应对每个音视频文件进行验收，对前部、中部、后部进行分段播放，播
放时间的总和应不低于该音视频文件持续时间的
10%。
14.1.4
应对每个批次的数字化成果进行抽检，抽检的音视频文件须完整播放，
抽检的音视频文件的个数及持续时间总和应不低于该批次的音视频文件的
5%。
14.1.5
检验合格率应为
100%。
14.2
验收内容
14.2.1
应对目录数据与元数据进行验收，主要包括数据库中各字段内容、格式
等的准确程度，必填项是否填写等。
14.2.2应对音视频文件进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名、
排列顺序的准确性，数字副本的完整性，音视频的清晰度，是否出现延迟、畸变
等。
14.2.3应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与音视频文件的挂接的准
确性等。
14.2.4应对工作文件进行验收，主要包括工作文件是否齐全、填写是否完整
14.2.5应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。
14.3
验收结论
14.3.1每批录音录像档案数字化质量检验合格率达到本标准
的
要求，予以验收“通过”。
验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验
收。
14.3.2验收完成后须经验收人员签字。
验收“通过”的结论，必须经验收组
长审核、签字后方有效。
数据存储
15.1
存储范围
验收合格的完整数据应及时进行存储，包括录音录像档案数字副本、存储目
录数据与元数据的数据库、录音录像档案数字化工作过程中产生的各种工作文件
15.2存储载体及存储方式
15.2.1存储载体的选择应考虑载体存储容量、数字化成果存储目的、保管期
限、经费情况、载体市场环境、载体生产厂商提供服务的能力等方面的因素。
存
储载体的选择可多样化。
15.2.2可采用在线、近线、离线相结合的存储方式，在磁盘、磁带、光盘等
载体上实现多套存储，并按有关要求进行异地备份。
15.3
存储记录
数据存储后，应及时进行存储记录。
同时，应在相应的存储载体上做好标签，
并列出目录，以便查找和管理。
16数字化成果管理
16.1
基本要求
16.1.1应加强对录音录像档案数字化成果的管理，记录数字化成果的管理和
使用情况，及时获取和补充数据管理过程中的元数据，并采取有效的技术手段，
确保数据不被非法改动，确保其安全、完整和长期可用。
16.1.2应建立有效、可操作性强的存储载体与存储设备维护规范，对状态检
测、预防性检查、常规性作业等提出具体要求。
16.2环境要求
数字化成果存储硬件设备和系统的机房环境应符合
的规定。
不同类
型存储载体保存与工作环境应符合下列规范要求：
光盘保存和工作环境要求见
38；
磁带保存和工作环境要求见
15；
c）
硬磁盘保存和工作环境要求见
12628；
d）
闪存盘保存和工作环境要求见
26225。
16.3数字化成果检验及处理
16.3.1应定期对数据内容进行检验。
主要采用计算机自动检验的方式，对音
视频文件正常读取等进行检验，确保存储数据完整、可用。
及时对出现问题的数
据所在的载体及其同批次载体进行更新。
16.3.2离线存储的载体每年至少联机检测一次。
如发现载体或出现问题，及
时对数据进行复制、迁移。
每年使用专用机器对离线存储的磁性载体进行不少于
小时的稳压、稳频加电维护。
16.3.3应综合运用介质更新、数据迁移等有效的技术手段，防止因载体老化
等原因造成的数据损毁。
16.4
数字化成果管理系统运行维护
16.4.1应针对录音录像档案数字化成果管理系统进行运行维护工作，确保成
果管理系统安全、持续、可靠的运行，以提高工作效率和质量，使其更好地服务
于档案信息管理工作。
16.4.2
录音录像档案数字化成果管理系统运行维护工作筹备、策划、实施、检
查和改进等方面的要求见
XX。
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