中国科学院成都生物研究所文书档案建档规范Word格式.docx
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正文在前，附件在后；
原件在前，复印件在后；
转发文在前，被转发文在后；
公文处理单在前，文件在后。
文件可用不锈钢订书钉装订，较厚文件用“三针法”棉线装订。
4.5在文件首页右上角加盖归档章，并按要求填写相关内容。
归档章式样见附表3A。
4.5.1全宗号：
院档案馆给我所的全宗号为I242；
4.5.2年度：
文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注；
4.5.3件号：
文件的排列序号。
室编件号在分类方案的最低一级按文件排列顺序从“1”开始标注，馆编件号在文件进馆时按进馆要求标注。
4.5.4机构或问题：
按我所文书档案分类表标注；
4.5.5保管期限：
用中文标注永久、长期、短期。
4.6归档文件应依据分类表和室编件号顺序逐件编制归档文件目录。
归档文件目录式样见附表3B。
4.6.1件号：
填写室编件号；
4.6.2责任者：
制发文件的组织或个人，即文件的形成单位或署名人；
4.6.3文号：
文件的发文字号；
4.6.4题名：
文件标题。
若是自拟标题，标题外加“（）”号；
4.6.5日期：
文件形成时间，以八位阿拉伯数字标注年月日；
4.6.6页数：
每件档案的页数，文件中有图文的页面为一页；
4.6.7备注：
注释文件需说明的情况；
4.6.8归档文件目录用纸采用国际标准A4型。
4.7将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。
4.7.1档案盒封面填写全宗名称；
4.7.2盒脊填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、分类号、盒号等项；
4.7.3备考表置于盒内所有文件之后，用以对盒内文件进行必要的注释说明。
5移交
5.1归档文件移交时间：
于次年六月底前向综合档案室移交归档。
5.2归档部门兼职档案员应拟写档案移交目录一式两份，并将整理好的文书材料与移交目录清单送交综合档案室检查验收，交接双方根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
6保管及利用
6.1文书档案应放入相应的档案柜中竖放保存，并注意防火、防潮、防虫。
6.2利用人应履行借阅登记手续，爱护档案。
6.3职能部门的人员可利用本部门形成的档案。
“秘密”级以上的文件及所务会议记录须经办公室负责人签字同意；
所党委会议记录须经主管所领导批准后方可借阅。
6.4借阅者应负责维护所借档案的完整与安全，严禁圈划、涂改、玷污、拆散、剪裁、抽换、转借、丢失档案。
6.5档案借出期限为二个月，需续借者，应主动办理续借手续。
6.6职工出国（境）、离退休或调离我所，必须归还所借档案。
6.7外单位人员查阅档案，需持介绍信，经办公室负责人批准后方可借阅。
6.8文书档案须经严格鉴定及主管领导批准后，方可销毁。
附表1
中国科学院成都生物研究所文书档案归档范围及保管期限表
文件内容
保管期限
一、综合管理类
所务会、专题会议记录、会议纪要及会议讨论通过的文件材料
永久
单位年度工作总结、工作计划文件材料
领导班子换届形成的文件材料
所长任期目标（责任制）工作报告、述职报告及任期审计报告等文件材料
上级或本单位批准的机构（含临时机构、群众团体、挂靠或代管机构）、学术组织（如学术委员会、学位委员会、高级职称评聘委员会等）成立、合并、撤销、印章启（停）用等文件材料
重要的决定、决议等文件材料
重大问题的请示、报告和上级机关针对本单位颁发的决议、决定、指示、规定及重要贺电、贺信等文件材料
重大的专题报告、典型调查报告
历史沿革（所史）、年报、年鉴等材料
重大纪念庆祝活动形成的材料
党和国家领导人视察、检查本单位工作形成的文件材料
向有关部门接收或移交的档案清册，档案鉴定后的销毁清册
其他重要管理性文件材料
科学事业经费年度（预）决算报表及上级批复
长期
所领导在公务活动中开成的重要电报、电话记录、讲话等
一般专题的工作计划、总结、发展规划等
短期
事务性的、有参考价值的文件
上级检查本所档案工作形成的材料
专题汇编等编研材料
二、综合统计类
综合统计年度报表、重要专项统计报表及统计分析
职工基本情况年度统计表
固定资产统计表及财产清册、清产核资清册
汇总的年度的重要专题统计表
三、规章制度类
本所制发的所有规定、条例、办法等文件材料
四、党群纪检类
党委和纪委的会议记录、纪要、决议、决定等
党委和纪委有关重要问题的请示、批复及年度工作总结等
党代会、党组扩大会、党员大会等文件材料
党员名册及党员基本情况年度统计表
党委换届选举报告及上级的批复等材料
在审计、监察工作中形成的重要管理性文件材料
重大专案和重大惩处材料
各种群众团体的重要会议（如职代会、工作、团代会、妇代会）材料
有院级以上领导批示和处理结果的信访工作文件材料
各种群众团体、个人获得院（省、部）级以上机关授予的先进集体及先进个人文件材料
在省（部）级以上报刊、杂志、电台、电视台发表的我所的宣传材料
处理党员违纪案件的文件材料
其他重要材料
党委编办的宣传教育刊物、简报等
妇女工作中产生的重要材料
重要活动中形成的剪报、录音、录像材料，展览照片等
推选人大代表有关材料
五、人事教育类
上级下达的年度人员编制及劳资计划
领导干部任免及干部待遇等文件
各类人员高级岗位评聘的结果性文件材料
工资调整和劳资福利等重要管理文件材料
重要的（省、部级）职工奖惩文件材料
职工名册
研究生培养、留学、继续教育和人才引进等工作中重要文件材料
硕士、博士点的设立
博士后、客座研究人员重要的管理性文件
院士增选文件材料
授予学位等重要工作材料
在职人员专业培训工作材料
其他重要人事教育管理工作的文件材料
人事及教育工作计划、总结、报告
学术委员会组织学术活动材料
职工离退休文件
出国探亲、定居以及出国人员逾期不归等有关材料
按有关规定应归档的身故干部档案材料
学位委员会章程
六、科研管理类
科研工作长远规划、年度工作计划及执行科研计划情况的总结
研究所定位、学科发展方向等重大业务问题的请示与批复
科研管理中各类汇总的、年度的统计表和年度在研究课题管理清册及年度课题立项、结题汇总表等
申报院（省、部）级以上的科研成果综合性上报材料及获奖审批结果等文件材料
成果汇编及重要成果开发合同、协议等材料
国家重点实验室和院开放实验室重要管理（包括阶段检查验收、评估报告、评审结果等）文件材料
科研项目开发工作的重要管理文件材料
专利申请与授权、转让管理性文件材料
其他重要科研管理工作文件材料
本所参加重要科研管理工作会议所做的典型发言和经验交流材料
报刊上对本所科研工作的报道
上级机关检查本单位科研工作的材料
成果管理方面的文件
七、外事管理类
外事工作重要问题的报告、请示、批复等
与各国签订的国际合作研究计划、总结及年度执行计划等材料
本单位主办的国际性学术会议的有关文件材料
学术性组团出国访问和接待国外重要代表团、著名学者来访形成的文件材料
参加重要国际学术组织形成的相关文件材料
其他重要外事工作文件材料
本所人员出国访问、考察、参加国际会议，外宾接待、来访等外事工作中形成的请示、批复、计划、总结、报告、简报等材料
本所（或所领导）与国外团体、个人来往、贺信、贺电和涉及本单位工作的信函
八、技条、基建、后勤管理类
年度综合基建项目投资计划及上级批复等文件材料
土地使用的权籍管理文件材料
出售住房的交接凭证和清册
处理房地产纠纷有关材料
规划、征地、拆迁和租用土地协议书、合同书
其他重要资产管理工作文件材料
购置大型仪器设备（200万人民币以上）的申请报告及批文
上级批准本所的年度基建计划
零星基建请示、批复及经费使用等材料
物资器材交接凭证和清册
清仓核资及检查物资管理等材料
九、安全、保密类
关于处理本所重要的违法案件、交通事故、火灾及生产技术事故等材料
科研项目保密工作中重大问题的有关文件材料
保密委员会成立、改选及组成人员
年度及重要专题工作计划、总结、报告
关于治安、消防和安全检查以及奖惩的有关材料
十、公司管理类（若归公司档案则留复印件）
公司成立有关材料
机构设置、人员编制、负责人任免及所有制形式等材料
公司章程
资金及房屋证明
承担经济、法律责任保证书、公司法人证书
公司开业申请（或变更申请登记表）和营业执照（副件）及经营范围、经营方式等文件材料
公司年度工作计划、总结、报告
附表2
中国科学院成都生物研究所文书档案分类方案
一、分类表及代号
1.文书档案代号：
W
2.文书档案分类表：
所分类号
分类名称
01
综合管理类
02
综合统计类
03
规章制度类
04
党群纪检类
05
人事教育类
06
科研管理类
07
外事管理类
08
技条、基建、后勤管理类
09
安全、保密类
10
公司管理类
二、档案号构成方案
档号=档案代号+年度+保管期限+（分类号+顺序号）
举例：
附表3A
8×
2
（全宗号）
（年度）
单位：
mm
（室编件号）
（机构或
问题）
（保管期限）
（馆编件号）
15×
3
归档章式样
附表3B
归档文件目录
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
归档文件目录式样
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