综合办公室制度文档格式.docx

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2、员工衣着要求得体、协调、整洁、悦目。

3、上衣、裤子、领带、手帕等最好相配，衣服平整，符合时节。

4、西装左胸前口袋不放手帕以外的任何东西，禁止两手下垂插入下口袋中。

5、男士长袖衬衫要塞在裤腰内，袖子最好不要卷起，长裤有腰攀，应穿上腰带或背带。

6、女士宜化淡妆，勿戴过多饰品，裙装应配过膝长袜；

领口过低、过短的衣服不宜穿着。

第二条员工社交谈吐规范

1、在公司交谈请讲普通话，交谈中善于倾听，不随便打断他人谈话，不鲁莽提问，不问及他人隐私，不要语言纠缠不休或语带讽刺，更勿出言不逊，恶语伤人。

2、与客户交谈诚恳、热情、不卑不亢，语言流利、准确。

业务之外，注意话题健康、客观。

3、与同行交谈，注意措辞分寸，谦虚谨慎，维护公司形象，不互相倾轧，客观正派，不涉及同行机密。

第三条员工举止行为规范

1、遵守考勤制度，准时上、下班，不迟到、早退。

病假、事假需及时申请或通知部门主管，填报请假单。

2、上班时间禁止在非吸烟区域吸烟，保持良好精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。

3、对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。

4、开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。

5、热情接待每一位来宾，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动道歉。

6、保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。

7、出入会议室或上司办公室，主动敲门示意，进入房间随手关门。

第四条员工日常活动行为规范

1、员工上班时间要始终以饱满的热情，尽职尽责，真诚协作，高效、快捷地向顾客提供最佳服务。

员工应具备优良的道德品质，有事必报，有错必改，不得文过饰非，阳奉阴违，诬陷他人。

2、接打电话规范

（1）员工电话行为应符合规范，注意控制语气、语态、语调、语言亲切、简练、有礼、客气。

（2）及时接听，勿让铃声超过三遍，迟接电话须表示歉意。

（3）使用代表公司的规范用语问好，例如“您好”等。

（4）仔细、耐心倾听对方讲话，决不要打断对方解释。

（5）准确记录、转告电话内容，主动帮助解决顾客要求，及时转告并督促同时回电。

（6）谈话结束，表示谢意，等待对方先挂电话。

（7）工作时间与业务无关电话应简短扼要，精细工作期间禁止接听电话，如有急事，由管理人员转告。

3、接收名片规范

（1）名片是员工对外交往的工具之一，使用名片，应讲究一定礼节。

（2）主动向对方递送名片，递送时身体稍欠，使用双手，从正面向对方递送。

（3）接取对方名片同样欠身，双手，接过名片后认真看一遍，诵读对方姓名、职务，妥善保留。

（4）谈判时，应将对方名片排列在桌上，对照再认，结束后放入口袋或公文包保管。

（5）如果客户率先递出名片，应表示谢意，再递送自己的名片。

第五条员工工作证胸牌使用规范

1、由公司发给工作证和胸牌，员工要随时携带工作证，员工在工作时，必须佩带胸牌。

2、工作证、胸牌如有遗失、被盗，应立即向部门报告，经部门领导签字，可到综合办公室、人力资源部补领，如因长久磨损，应及时以旧换新。

第六条宴请规范

1、衣冠整洁，准时到场。

2、宴请地点要适合客户的喜好，最好由客户选定。

3、陪客人数不宜超过客人数，如果只有一位客人，可有两位陪客。

4、分清主次位置，领客人就座后方可就座进餐。

5、进餐时举止文明，不能醉酒失态。

6、注意协调气氛，力求和谐友好，热烈，但不要喧宾夺主。

7、不要在客户面前领取收据或付款。

8、不可留下客户先行离开，等客户离席后，方可离席。

第七条工作现场行为规范

1、养成讲卫生的美德，不随地吐痰，不丢纸屑、果皮、烟头和杂物，不乱涂、乱画。

2、办公室保持整洁，无污痕，文件入橱或摆放整齐。

3、正确使用并爱惜饮用水器具，保持洁净。

4、经常擦洗绿化植物，保持环境怡人。

5、车间保持井然有序，物品堆放整齐。

会议管理制度

为了加强公司会议管理，提高会议形式的行政决策效率，达到集思广益、促进沟通、统一思想的目的，特制定本制度。

第一条会议种类

（一）董事会议

1、出席人员：

公司董事会成员、董事会秘书

2、会议内容：

公司重大事项决策

公司章程的修改

公司注册资本增加、转让

公司重大变动事项

公司生产经营年度方针目标的制定

其它需经董事会研究决定的事项

3、会议组织：

公司综合办公室

4、会议周期：

根据董事长提议召开

5、会议主持人：

公司董事长

6、会议纪要：

（二）总经理办公会议

公司总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室主任、人力资源部主任等。

组织实施公司董事会决议；

拟订公司生产经营计划、技术创新和投资方案；

制订公司的发展规划；

拟订公司内部管理机构设置方案及基本管理制度；

提出公司年度财务预算方案、决算方案、利润分配方案

及弥补亏损方案；

决定总经理有任免权的人员任免事宜，提出总经理有聘

任或免职建议权的人员任免建议；

对公司章程规定的或经董事会授权由总经理负责的人事、财务、资产、技术、市场、项目筹划等方面重大事项作出决策；

根据总经理提议，对某公司重大事项进行专门研究和部

署。

由总经理根据情况决定召开

5、主持人：

总经理

综合办公室

（三）公司办公例会

公司总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任、各车间主任。

总结公司上周工作计划完成情况；

研究部署本周工作；

讨论公司重大问题，提出解决方案；

专题研究公司工作进度中的某一重大问题或突发事宜。

每周一次

总经理或总经理委托的副总经理

（四）经营活动分析会

1、出席人员：

公司总经理、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。

汇报公司上月生产经营计划执行情况；

确定公司本月生产经营计划；

预测本月生产经营计划进展情况；

研究上月奖励有关事宜；

分析经营活动成果，评价公司各方面工作状况，提出改

进措施。

每月上旬末，下旬初

主管经营工作的副总经理

（五）生产调度会（含安全、消防、生产、技术、质量分析）

公司副总经理、总工程师、综合办公室、生产部、市场部、技术中心、总师办、品管部、采供部、各车间主任。

调度平衡生产进度，研究解决生产管理部门、车间不能自行解决的重大问题。

研究日常技术准备工作及原辅材料、备品备件准备工作。

汇报总结安全生产、治安、消防工作情况，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

汇报总结产品质量情况，讨论分析主要原辅材料质量及备品备件质量，研究提出改进措施。

生产部

生产副总

6、会议纪要：

生产部（此会议纪要应报综合办公室备案）

（六）公司绩效考评会议

公司绩效考评领导组成员

对公司各部门工作情况进行综合考评，并对总经理工作指示及公司会议安排事项的督办完成情况提出绩效考评意见。

人力资源部

每月一次

总经理助理

人力资源部（此会议纪要应报综合办公室备案）

（七）公司年度工作会议（年中工作会议）

总经理、党委（副）书记、副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、各部门主任。

总结公司上半年工作完成情况；

对下半年公司工作做出安排部署；

4、会议主持人：

5、会议纪要：

（八）公司资金协调会议

副总经理、总工程师、总会计师、总经理助理、综合办公室、财务部、采供部、市场部、销售部。

对公司月度、季度资金收支作出协调计划。

财务部

总会计师

第二条会议管理部门

（一）公司综合办公室统一管理公司各种会议。

（二）会务工作主要由综合办公室承办，其它部门主办的会议，综合办公室应予以协办。

（三）公司财务部应加强对会议开支方案的审核，减少不合理费用。

（四）除其它部门主办的会议资料各自进行其档案管理外，会议资料由综合办公室统一整理、立卷，存档。

（五）综合办公室每月初应对公司各例会和各种临时会议，统一平衡并制定会议计划，分发给公司主要管理人员及有关人员。

（六）对于准备不充分、重复性或无重大作用的会议，综合办公室有权拒绝安排。

（七）对于参加人员相同、内容相近、时间相近的几个会议，综合办公室有权安排合并召开。

第三条会议程序

（一）会前准备

1、对于定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席、列席人员。

对无定期的重要大型会议，承办人应提出会议报告，该报告包括：

①会议议项②会议目标③会议时间④会议地点⑤会议财务支出预算⑥招待工作说明⑦目前筹备进展情况⑧可能存在的问题、解决方案及要求⑨筹备时间进度表。

待该报告由综合办公室报请总经理批准后方可执行。

2、会议通知：

根据会议要求打印会议通知，并提前发送。

3、会议承办人应及时准备会议场所、会议文件或资料。

必要时要进行会场布置、设备调试。

4、在会议进行中要做好记录。

第四条会议管理规定

（一）会风管理

1、会议必须准时召开，不得无故拖延和推迟，参会人员无特殊原因不能请假。

2、会议应集中于规定议题，尽量在预计时间内结束，不得无节制地跑题海侃，与会人员应知无不言，集思广益，不可从头到尾保持沉默。

3、维护正常的会议秩序，开会期间不得私下说话、议论，严格遵守会议纪律，不得随意走动和离席。

4、会议期间一般应停止使用手机，特殊情况应到场外联络。

5、严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布之前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。

（二）会议事务处理

1、公司办公例会会议纪要、决议，由综合办公室整理成文。

2、综合办公室根据会议内容的需要在规定的24小时内完成整理工作。

3、会议纪要和决议形成后，由与会成员签字确认。

4、会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包括：

纪要编号、发放范围、主管领导、审批意见。

5、会议纪要应有文号，发放时应填定《文件签收记录表》并由接收人收签。

6、会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。

7、会议纪要、会议决议作为重要文件，备忘已研究决定的工作事项，发至参加会议全体人员，以便对照落实和制定实施措施。

本办法由公司综合办公室负责解释。

对外接待工作制度

为了规范公司的对外接待工作，提高接待工作质量，加强管理，力求树立良好的公司社会形象，特制定本制度。

第一条接待原则

公务接待工作要坚持适度大方的原则，严格执行接待标准，接待人员要发扬无私奉献、乐于服务他人的精神，做到认真负责、热情周到、不卑不亢、言行得体、严守机密，使接待工作既让来宾满意，又不奢侈浪费。

第二条接待职能部门

综合办公室作为公司负责接待的职能部门，遇到重大接待工作或重要活动时，要由综合办公室协调其他职能部门共同做好此项工作。

第三条接待工作要求

（一）树立来宾至上、为来宾服务的思想，对来宾的食、住、行都要安排妥当。

（二）接待人员要服务周到、态度谦虚、用语文明、工作负责。

（三）接待工作要制定周密的接待计划，特别是大型接待活动，要有具体方案，责任落实到人。

（四）在接待来宾过程中要认真做好安全、保卫工作。

（五）接待人员要提高接待工作效率，主动协助来宾办理各项事务，使来宾感到工作和生活都很满意。

第四条接待规程

（一）重要业务单位领导或外单位同级领导来我公司拜访，上级机关派员到我公司传达重要指示及兄弟单位领导到公司商谈重要事宜，由公司领导陪同。

（二）上级或主管部门领导来视察，由公司领导出面看望或陪同用餐。

（三）一般性业务联系或其他单位来员办理业务，公司陪同人员应与来宾职务大体相当。

第五条接待程序

（一）接待准备工作：

国内、外宾客来访，接待人员要准确掌握宾客或领导乘坐的交通工具和抵离时间，提前通知和安排有关人员做好接送准备工作，接待人员要根据来访者的目的、规格及兴趣选择确定活动内容，拟定接待方案。

（二）接待服务工作：

提前接待客人，安排好客人起居生活及商务活动的日程，安排领导看望客人；

组织好客人活动，安排宴请，并根据需要准备纪念品。

（三）接待收尾工作：

安排好来宾返程事宜，协助客人结算，征求客人对接待工作的意见，提醒客人带好自己的物品，送客人到车站（或机场）。

第六条接待活动的管理

（一）接待活动原则上由综合办公室统一安排。

（二）接待宴请用餐标准：

来公司办理公务需要用餐的人员原则上以工作餐为主，就餐在公司食堂小餐厅，标准为20-30元/人，因业务关系需要提高标准时，执行标准为：

重大业务活动或上级领导机关来宾或公司领导出席宴请时300元/人，一般业务活动或兄弟单位来宾150元/人。

第七条业务招待费的管理

（一）综合办公室负责公司业务招待费的管理、审核和报批。

（二）公司年度业务招待费总额，由财务部根据公司年度经营计划进行测算，按规定标准下达。

财务部对全公司的公务接待费用进行监督检查。

（三）业务招待费的使用范围：

上级领导带队检查指导、调查研究和了解情况；

兄弟单位与我公司进行工作交流等发生的费用；

其他单位来员或对外交往中发生的必要的招待费；

经公司主要领导批准的其它接待活动。

（四）业务招待费使用规定：

各部门使用业务招待费时，可在公司食堂招待的，由综合办公室开具客饭单。

需在市内招待的，必须先提出申请，说明事由及所需金额。

由综合办公室报总经理同意后，方可支出业务招待费，否则不予报销。

公司领导需在公司外使用业务招待费时，须事先征求总经理同意，综合办公室备案后方可支出业务招待费。

使用业务招待费一般先垫资后报销。

（五）业务招待费用审批报销程序：

公司各部门实际发生的业务招待费应由部门负责人签字后，由综合办公室审核登记，请示总经理批示后，财务部门办理报销手续。

（六）业务招待费的报销：

各部门业务招待费的报销，部门主任作为报销人，综合办公室主任作为部门负责人。

公司领导业务招待费的报销，由综合办公室负责办理报销手续，在报销单上公司领导本人须在报销人一栏签字。

每张报销粘贴凭证上，必须粘贴同一时间，同一饭店的发票，并说明事由。

第八条纪念品的管理

（一）纪念品的使用范围。

主要用于公司领导对外的公务、接待、出访等活动。

（二）纪念品的购置。

由综合办公室根据需要统一购置办理。

（三）纪念品的领取。

公司领导需用纪念品，由综合办公室统一办理。

本制度由公司综合办公室负责解释。

档案管理办法

为进一步规范公司的档案管理工作，提高工作效率和工作质量，特制定本办法。

第一条档案范围

（一）党群工作形成的文件材料

1、党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。

2、党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。

3、宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。

4、职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。

5、专业学会、协会工作，群众团体活动。

（二）、行政管理工作形成的文件材料

1、企业筹备期的项目立项报告、可行性研究、初步设计、施工图设计以及相关建设条件的申请、批准，企业章程。

2、企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更。

3、企业领导班子活动。

4、综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。

5、法律事务，纪检监察，公证工作。

6、审计工作。

7、职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。

8、职工教育与培训工作。

9、医疗卫生工作。

10、后勤福利，住房管理。

11、公安保卫，综合治理，防范自然灾害。

12、外事工作。

（三）、经营管理工作形成的文件材料

1、企业改革，经营战略决策。

2、计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析。

3、资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

4、属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理。

5、企业信用管理，形象宣传。

6、商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

7、财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理。

8、物资采购、保存、供应和流通。

9、经营业务管理，服务质量管理。

10、境外项目管理。

11、招投标项目管理。

（四）、生产技术管理工作形成的文件材料

1、生产准备、生产组织、调度工作。

2、质量管理，质量检测和质量控制工作。

3、能源管理。

4、企业管理现代化和信息化建设、科技管理。

5、生产安全，消防工作，交通管理。

6、环境保护、检测与控制。

7、计量工作。

8、标准化工作。

9、档案、图书、情报工作。

（五）、产品生产或业务开发工作形成的文件材料

1、产品的市场调研、立项论证、设计。

2、产品的工艺、工装、试制、加工制造。

3、产品的检验、包装。

4、产品的销售与售后服务。

5、产品鉴定、评优。

6、产品质量事故分析及处理。

（六）、科学技术研究工作形成的文件材料

1、科研项目的调研、申报立项。

2、科研项目的研究、试验。

3、科研项目的总结、鉴定。

4、科研项目的报奖、推广应用。

（七）、基本建设和技术改造工作形成的文件材料

1、基建项目和技术改造项目的立项、可行性研究、初设、施工图设计、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设外部条件的落实情况、土地、水、电、环保等建设单位项目管理工作。

2、基建项目和技术改造项目的设计。

3、基建项目和技术改造项目的施工。

4、基建项目和技术改造项目的监理。

5、基建项目和技术改造项目的竣工和验收。

6、基建项目和技术改造项目的评奖、创优。

7、基建项目的使用、维修、改建、扩建。

8、事故分析和处理。

（八）、设备仪器管理形成的文件材料

1、购置设备、仪器的立项审批，购置合同。

2、设备、仪器的开箱验收或接收。

3、设备、仪器的安装调试。

4、设备、仪器的使用、维护和改造、报废。

5、事故分析和处理。

（九）、会计工作形成的文件材料

1、会计凭证。

2、会计账簿。

3、财务报告及报表。

4、其他文件材料。

（十）、职工个人管理形成的文件材料

1、职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。

2、职工的鉴定、考核。

3、职工的专业技术职务评聘。

4、职工的奖励与处分。

5、职工的工资、保险、福利待遇等。

6、职工的培训与岗位技能评定等。

7、其他记载个人重要社会活动的文件材料。

（十一）、声像档案

（十二）、荣誉实物档案

（十三）、电子档案

第二条档案管理体制

（一）公司档案工作，可实行集中与分散管理相结合的

体制。

由综合办公室负责主体档案的管理，并对其他部门档案管理工作进行督促和指导。

（二）各部门形成的档案材料由本部门负责管理，并由综合办公室留存。

（三）公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备来保管档案，确保档案的安全。

第三条立卷归档制度

1、文书处理、文件材料立卷归档工作，由文秘人员负责，受分管领导和上级有关部门监督、检查和指导。

2、文秘人员应及时做好文件收发、印刷、传递和归档，做到准确、周密、及时迅速。

3、归档范围：

凡是本单位各项工作活动中直接形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料都属归档范围。

（详见档案保管期限表）

4、归档要求：

归档的文件材料必须收集齐全，保持文件之间的历史联系，便于保管使用，应准确的划分保管期限，分年度、分级分类、灵活运用“六个”特征组卷、整理。

卷内文件排列系统，编目清楚、完整，案卷标题文字简练，准确揭示卷内文件内容，案卷装订整齐、结实。

5、归档时间：

每年文件材料办理完毕后，要在次年六月底前整理结束，编制好案卷目录和目录说明，及时移交档案室，排列上架保管，并办好交接手续。

第四条档案统计制度

1、认真贯彻执行<

<

统计法>

>

及上级有关统计工作的规章，依法统计。

2、档案统计工作，由档案员负责，受本级统计部门和上级档案部门的指导与监督。

3、档案统计必须实事求是，杜绝虚报、瞒报和伪造等不良行为。

4、及时进行档案的收进、移出、整理、保管、鉴定、销毁等数量和状况的登记，做到案底清楚，物帐相符。

5、及时、准确上报档案工作统计年报和其他专项统计，科学及时地做好统计分析，为领导决策提供可靠