供应部内控制度Word格式.docx
《供应部内控制度Word格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《供应部内控制度Word格式.docx（23页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
在多层次帐务体系之间建立凭证、单据、帐表等形式的全面业务接口和严密的勾稽关系，实现多层次的信息记录、沟通和反馈机制。
6、仓储物资数据分析与报告制度
按物资特性定义库存和库存参数标准，定期形成基础数据的分析和相关报表、报告的传递和反馈，在向生产部门提供及时、充分供应的同时，实现库存规模、结构和周转率有效性控制。
7、存货帐实准确性控制
通过贯彻基层帐务建设的一般控制标准和实施在库物资的定期抽查和循环盘点，保证库存物资帐实一致，提高资产规模、资产价值及资产减损等财务信息的准确性和真实性。
8、在库物资清查处理制度和存货非生产损耗控制
按物资流转和生产特性，明确不确定性和潜在风险较大、物流费用较高的库存物资，划定重点控制存量、流量和周转的物资范围，制定有针对性的，特殊的物资交接、在库存储和清理政策，减少滞料和废料，控制生产环节之外的物料消耗。
第二节组织机构及岗位职责
一、部门及部门职责
1、供应循环管理组织机构
供应部：
直接参与制定公司在既定会计期间内整体供应政策和预算安排，规划供应部内部具体业务的管理模式；
实施归口物资的采购、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、基础帐务管理、物料流转帐表和报告。
供应部内部设一个业务统筹管理控制职能计划成本职能；
两个业务运作职能，即采购职能和仓库管理职能；
一个信息辅助职能，即档案资讯职能。
计划成本职能：
与财务管理部在采购计划和进货成本控制方面形成主要工作接口，负责物资采购流程与进度的全面计划和控制，监督本部门预算指标的执行并汇总分析和报告预算完成情况；
制定和调整采购业务的操作标准以及特殊采购行为的管理模式，设定仓库管理的标准参数，实施材料市场行情调研和主要供应商调研，制定进货成本控制目标和控制方法，组织对采购业务执行过程、执行结果和供应商交易、供应商合作的考评，提交供应商汰换和新供应商引进的建议；
对采购作业、进货渠道选择、进货价格确定和其他采购费用进行规范性指导、监督，并负责采集、汇总、加工和提供采购业务相关的基础数据资料，包括供应商资料、材料市场行情、采购业务历史数据等，向供应部经理提出改进采购业务的建议。
采购职能：
按有关责任部门设定的技术型号标准组织招标采购；
根据采购计划，按相关规程、指标要求及授权范围操作执行具体采购业务，包括业务洽谈、询比价、下单、催单、查单、退货补货执行、差异记录等，形成自我监督和接受外部监督；
具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略，收集供应商和材料市场的基础信息，向档案资讯职能汇总，直接参与供应商交易考核。
仓库管理职能：
库区、仓位的具体安排调度；
仓库物料的收料、发料、退料、转调、存储、清查、盘核、外验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。
实施物料编码、仓储货位编码、实施物料仓储标准参数、仓库基础帐务记录冲销、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管。
档案资讯职能：
汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；
按权限级别控制档案资料的调用；
定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为部门内和其他管理部门提供多层次的决策信息支持；
在帐务管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口。
2、供应循环涉及部门及职责
财务审计部：
按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等供应循环控制，主要职权包括供应计划和资金计划的审定、重要合同会签、参予和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作；
定期获得和汇总相关票据和明细帐表，负责重点环节审核、票据审核、对帐、核算；
对采购作业和自采过程进行定期稽核，提交稽核报告。
各需求部门（生产单位、生产安环部、技术部及其他）：
提出物资需求或者请购，传递需求计划或请购需求，参与特定采购程序。
办公室（法务部）：
对采购合同进行法律条款审定，并负责最后合同签章。
品质保障部：
负责材料物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。
二、岗位职责
供应部部长：
协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；
审定采购库存业务参数指标的设定结果；
审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施，审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施；
审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；
审核超预算采购支出和费用支出。
负责定期进行重点供应商询价，控制采购人员的询比价程序，收集主要物料的市场行情资料；
根据基本进货成本信息和财务管理部传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议。
计划成本员汇总需求计划、制定和提交物资供应计划，并根据审定结果下达采购指令，组织监督采购人员计划完成情况和收集反馈信息；
收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。
制订进货价格成本控制目标和推进具体控制措施。
档案管理员：
负责合同、订单，采购数据、价格数据、库存数据、供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表；
按权限管理资料调用，对供应部内部人员调用资料提供全部权限，供应部外部人员调用资料经供应部经理确定权限。
采购员：
负责按照设备管理部门及使用部门共同制订的设备购置质量、型号、技术规格标准和进货渠道限制标准，制作标书，组织具体招标活动，并与设备管理部门和使用部门共同确认招标结果，并按招标结果进行采购；
归集所有招标工作档案并在档案管理员存档；
根据采购计划按操作规范的要求完成采购业务，对供应商实施询比价程序，跟催供应商备货，记录和回馈采购业务的基本情况和异常情况，负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料。
仓库主管：
负责库存物资动态信息的跟踪、汇总，监控库房控制指标的达成情况；
与档案管理员进行数据交流，定期按库存参数标准提出补货需求。
指导和监督各仓库管理员对物资日常进出库作业，制订和调整库存参数。
仓库管理员：
负责物资正常出入库、退料入库、盘盈入库、毁损出库、盘亏出库、退货出库等收发料环节交接，物料出入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。
负责仓库的日常管理，协助品质保障部质检员进行检验工作；
物资进出票据汇总，建立并具体负责库房明细帐登记工作；
与档案管理员核对月进销存报表，并向档案管理员报月报表和汇总出入库单据。
第三节授权体系
供应循环业务授权，是指在公司内部各级管理人员和业务操作人员在其职权范围内，根据既定的权限级别及对应的有关职责，执行采购及库存管理的各项业务的发起、协商、审核和审批。
一、需求审核审批
1.固定资产
（1）内部审核审批
生产用：
需求单位提交立项报告，需求部门主管审核，设备管理部门与财务审计部会同复核，生产分管副总会审核定，总经理审批。
非生产用：
需求单位提交立项报告，需求部门主管审核，财务审计部复核，需求部门分管副总核定，总经理审批。
（2）上报集团
采购员按审批后需求根据集团相关规定制定设备采购申请，办公室按照公司相关规定制作文件上报集团（生产技改报生产处，投资报投资处，无法确定报集团办），集团审批。
2.非固定资产具体见审核审批授权表。
二、采购计划审核审批
1.固定资产
采购员按集团批复制作采购计划，供应部主管审核，财务审计部复核，总经理审批。
按集团要求报集团供销公司。
2.非固定资产：
具体见审核审批授权表。
三、供应商选择具体见审核审批授权表
非固定资产审核审批权表
项目
发起部门
会审部门
审核部门
审批部门
物资需求计划
各部门
部门主管
分管副总
物料采购供应计划
计划成本员
档案管理员
供应部主管
供应分管副总
计划超预算说明
财务审计部
总经理
1千元以下临时需求
1千元以下临时
采购计划
财务审计部长
1万元以下临时需求
1万元以下临时
供应部
财务审计部主管
1万元以上临时需求
1万元以上临时
预算内项目采购1万元以下合同
采购员
生产安环部、使用部门、技术部、财务审计部、供应部
预算内项目采购1万元以上合同
预算外项目采购合同
定点供应商名单确定
各使用部门
定点采购年度合同
生产安环部、使用部门、技术部、财务审计部
定点供应商汰换和取消定点资格
物资停止定点采购
使用部门／供应部主管
新供应商开发
安全库存量设定
仓库主管
生产安环部、财务审计部、供应部
盘赢盘亏账务处理
供应部、
滞料销毁
第四节管理制度
物料采购供应计划管理办法
一、目的
本管理文件明确了物料采购供应计划编制和分解、执行及反馈的管理要求与操作规范，以制定满足公司日常生产经营需要的物资采购供应计划，指导具体采购工作。
二、范围
本管理文件适用于非自采范围的生产性物料（原辅料、包装材料、五金配件、油料、钢材、石墨制品、化学量具、劳保用品、低值易耗品、印刷品）和非生产性物料（办公用品）的采购供应计划编制及审核。
三、涉及的其他相关制度
《物料采购控制管理办法》
四、管理职责
需求部门：
按本部门生产需要，制定月度或者临时物料需求计划。
生产安环部：
按公司生产的整体需求，核实、调控各需求部门物料需求。
核实各需求部门非生产性物料需求计划，核实生产物料采购供应计划，监督审查采购供应计划实施的合理性、合规性、有效性。
负责按审定的需求计划汇总并编制、送审合理的采购供应计划。
五、业务流程
1、需求计划的制订与调整
（1）需求计划采用统一申报、逐级审查，各需求单位根据生产计划，编制物料需求计划，由本单位、本部门主管领导审批，复核部门（生产安环部或者财务部）复核，分管领导审批后，报供应部汇总。
（2）原则上不提倡申报临时需求计划，确实因生产调整、设备抢修的紧急计划可申报临时计划，申报临时计划上应注明“紧急件”字样，并说明是追加、变更或者减少，报供应部汇总。
（3）按时间跨度计划分年计划、季度计划、月度计划，编制申报时间分别为：
年计划为每年的12月15日-20日，季度计划为上季度末5天，月计划为上月20-25日。
（4）如因实际情况发生变更需更改计划，必须在采购计划实施前通知供应部门，如因通知延误，由相关责任人承担因此产生的损失。
（5）需求计划制定时，必须在考虑供应周期的前提下如实写清品名、规格型号、技术参数和要求、单位、申请数量、需求日期。
如因规格型号错误造成的损失一律由申报单位承担。
2、采购供应计划的制定与调整
（1）采购供应计划由供应部计划成本员根据审定后需求计划汇总，结合库存，按存货参数设定要求，编制采购供应计划，并按授权，逐级审查审批。
（2）如因需求计划发生变更，计划成本员必须在第一时间通知采购人员，否则因此产生的损失，由相关责任人承担。
（3）采购计划制定时必须在考虑采购周期的前提下如实写清品名、规格型号、技术参数和要求、单位、采购数量、采购控制金额、需求日期，如因规格型号错误造成的损失一律由计划成本员承担。
3、资金需求计划制定
（1）按公司资金预算管理要求，严格执行采购资金预算。
（2）计划成本员按采购供应计划，结合采购人员用款需求和应付账款明细表，制定年度、季度、月度资金需求计划，经供应部主管审核后，经供应部分管副总审批后，报财务审计部统一汇总制定资金用款计划。
4、采购供应计划的分解与执行
（1）计划成本员按照生产安环部制定的生产排产计划，分解采购计划至相应采购员，并按月度计划分解为周计划，该计划经供应部主管审核后，下发到相应采购人员具体执行。
（2）采购员按周采购计划制定周到货情况发到仓库主管，仓库主管按照计划情况及时安排接货、检验、入库等手续。
（3）严格按照《物料采购控制管理办法》要求执行采购任务。
（4）每周计划成本员召集采购计划执行进度总结会，督促计划完成，处理影响完成进度的异常情况。
物料采购控制管理办法
本管理文件明确了控制和监督具体采购作业环节的程序、方法和参予人员，以规范采购作业的控制流程。
二、范围
本管理文件适用于所有非固定资产的采购作业。
三、相关程序及制度
《供应商管理制度》
《物料采购供应计划管理办法》
四、业务流程
1、询比价控制
步骤
涉及部门及岗位
步骤说明
1
一般采购业务须经询比价程序，采购员要提供至少3家供应商报价，填写《询比价会审单》
2
使用部门
生产安环部/技术部
分管副总/常务副总
《询比价会审单》经供应部形式审核后，按询比价申报单内容下订单或签合同，使用部门确认，财务审计部、生产安环部/技术部会审后，提交到分管领导和常务副总核定，并报总经理审批后执行。
3
经审核的《询比价会审单》必须与合同或订单等以及会签单由采购员在实施采购后及时报备档案管理员
3、采购跟催
采购员对日常采购进行供应商备货跟催，并对采购作业进行异常情况记录，按订单或合同编号形成《采购业务异常记录表》
《采购业务异常记录表》作为供应商交易考核的依据，定期向档案管理人员归档
计划成本员定期监督和汇总采购作业具体结果，对比计划要求进行采购作业准确率统计（品种内容、数量、交货期），将准确率统计结果报供应部主管
4
采购员将发票、付款日期等结算条件作备查登记，记录于《发票、付款登记表》
4、采购稽核
审计员
财务主管
财务审计部审计员组织对采购作业程序进行定期或不定期稽核，形成稽核报告，报财务主管、分管副总和总经理
稽核范围包括供应部统一采购和部门自采两部分，自采稽核程序参照自采管理
5、采购注意事项：
1）询比价采购作业时，必须经询价、议价、比价三个程序，并形成书面记录。
2）确属货源紧张、独家代理、专卖品等特殊情况，须进行详细的书面说明。
3）凡由签有长期供货合同的供应商供货时，采购员可依合同价格核价，不需按询比价程序采购。
4）长期供应商的选择具体参照《供应商管理制度》。
5）选择询价或采购的对象，应依照直接生产厂商、代理商、经销商的顺序选择。
6）选择的询比价供应商应具有相近资质。
7）专业物料或用品，采购部可会同使用部门、财务审计部共同询价与比价。
8）采购员原则上必须按照公司制定的标准合同范本草拟采购合同，如因特殊情况确实需要更改条款的，须按程序核批，具体见《合同管理办法》。
9）如因决定延缓或中止物资采购，采购人员应与供应商沟通，确认可以承受的延缓时间或者中止本次订单执行，一旦不用，争取早日退货，同时按合同约定赔偿相应的款项。
采购部门定期张榜公布本公司退货批次，以杜绝不负责任的采购，并减少公司的损失。
设备采购管理制度
1.目的：
为了有效规范公司各种生产经营设备的采购行为，切实提高工作效率，降低公司采购成本，特制定本制度。
2.范围：
本细则适用于公司任何用于生产经营所需设备。
3.参考文件：
3.1.《供应商管理制度》
3.2.《物料采购控制管理办法》
3.3.《江西稀有金属钨业控股集团有限公司设备采购实施细则》
4.权责：
生产安环部的职责：
负责编制审核技改项目和日常生产经营的设备购置计划；
负责编制审核技改和日常生产经营设备的采购预算及时间安排；
负责编制审核公司所有拟采购设备的技术要求、节能环保性及设备装备水平等是否符合技术发展要求；
参与公司设备采购的评审；
参与公司供应厂（商）的评价。
财务审计部的职责：
负责审核投资项目的设备购置计划；
负责审核投资项目设备的采购预算及时间安排；
负责所有设备采购实施的监督检查；
负责对设备采购的合规性进行审查；
负责公司设备采购过程的监督检查；
负责组织对设备采购合同履行情况进行检查；
参与公司供应厂（商）的评价，参与公司设备采购的评审。
办公室（法务）的职责：
负责公司设备采购文书的规范和法律风险防范工作；
负责设备采购合同的合法性、合规性审核；
参与公司设备采购的评审工作；
供应部的职责：
负责具体实施公司所有设备的采购，依据公司批准的设备购置计划，按程序进行设备采购；
负责组织对供应厂（商）的评价工作及公司供应厂（商）的日常管理工作；
参与公司设备采购的评审。
设备需求部门：
参与设备审核拟采购设备的技术要求、及设备装备水平等是否符合技术发展要求；
5.作业内容：
5.1.申报计划
1）需求部门在申报设备需求计划前，必须做好设备方案论证、设备选型，确定采购设备的名称、型号规格、技术要求、供货范围、交货时间。
对技术复杂、采购预算较大或生产工艺流程上的重要设备，应当组织设计（或设备选型）审查和必要的设备实地考察，设备考察对象包括设备制造厂（商）、同类设备使用单位，并将考察报告随已核批的需求计划一同提供给供应部。
2）设备采购计划报送供应部之前，须向公司相关部门报送设备购置计划，并获批准。
未获得批准的设备采购计划将视为无效计划。
3）属于企业技改项目和日常生产经营的设备购置计划由生产安环部负责审批；
属于投资项目的设备购置计划由财务部负责审批。
4）需求部门申报的设备需求计划必须有部门负责人或部门分管负责人、和经办人的签名，缺一不可；
部门负责人对报送的设备需求计划（尤其是技术要求）负责。
5）供应部按照集团公司设备采购计划的要求统一报送集团供销公司（国内设备）或者进出口公司（进口设备）。
6）设备需求计划报送供应部的时间为：
年度需求计划于上年11月25日前；
季度需求计划于本季度20天前；
月度需求计划于上月15日前。
计划上报的同时要报送电子版。
5.2.设备采购程序
1）由集团供销公司代购的设备，按照《江西稀有金属钨业控股集团有限公司设备采购实施细则》有关规定办理，集团批复由公司自行采购的设备批文后，供应部按公司规定组织实施采购。
2）招标采购、竞争性谈判采购和单一来源采购参照《江西稀有金属钨业控股集团有限公司设备采购实施细则》相关规定。
3）询（比）价采购：
参照《物料采购控制管理办法》
A.拟参与询（比）价采购的供应厂（商）名单、资质文件以及必要时的考察报告，供应厂（商）的综合实力及品牌知名度须处于同一档次，且数量不得少于三家。
B.供应部对拟参与询（比）价采购的供应厂（商）资质进行初审，初审后参与询（比）价采购的的供应厂（商）不足三家时，应按要求及时补充推荐新的供应厂（商），直至数量满足三家及以上。
C.供应部按照需求部门提供的已经审定的技术要求编制询（比）价文件，并发给初审合格的供应厂（商）。
D.供应厂（商）须在规定的时间内，按照询（比）价文件的具体要求进行报价，超过报价期限未进行报价的供应厂（商）将被视为放弃此次报价机会。
E.供应部将供应厂（商）的报价进行汇总、评价，并报相关审核部门核准。
5.3.设备合同签订与履行
1）设备合同签订原则。
在履行完以上设备采购程序并确定了设备供应厂（商）后，由供应部与供应厂（商）拟订采购协议和技术协议，并由供应部出具《物资采购合同审核会签单》送呈相关部门进行会审。
2）所有设备技术协议及设备采购合同均须采用集团公司规定标准格式。
3）供应部与供应厂（商）签订合同时，设备货款支付方式原则上按集团公司相关文件条款执行，如有其他情形，送呈总经理审批后执行。
4）供应部在签订设备采购合同之前，须将招标文件或比价材料报送集团供销公司，由集团供销公司送呈集团各处室会审。
只有获得集团公司会审且通过后，供应部才能与供应厂（商）签订设备采购合同。
5）供应部须将招标或比价采购资料的复印件、签订好的合同在五个工作日内报集团供销公司备案。
6）在设备验收、试运行及运营期间出现的各类技术及质量纠纷，由供应部协助生产安环部设备管理员与供应厂（商）进行协商解决。
7）设备入库验收。
设备到货后，原则上，设备管理员应在一周内组织开箱验收，按照装箱单核对设备主机、零部件及随机附件、备件、工具、文件资料，与签订的合同及技术协议进行核对，如实逐项填写《设备入库验收单》，经办人员签字和部门领导确认，查无问题后才能办理入库手续，并将验收单送交供应部。
8）设备入库后，设备保管部门（原则上为需求部门）要根据仓库管理制度，妥善保管好设备，所有设备的技
升级会员 