文件编制管理规范Word文档下载推荐.docx
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3.0职责
3.1速尔总部人事行政部负责制定《文件编制管理规范》。
3.2速尔总部人事行政部文控中心负责归口管理所有受控文件，包括登记、编号、发放、保管、建立清单等工作，并负责各部门和场所使用的文件保持为有效版本。
3.3各部门负责编制/修订/评审本部门文件、会签评审相关程序文件，管理本部门领用的所有受控文件，同时收集、整理本部门业务范围内的外来文件并交文控中心存档。
3.4速尔总部人事行政部负责程序文件及质量记录表格审批发放前的体系评审。
3.5物流总部各部门、各分公司负责认真执行。
4.0工作程序
4.1文件的编制格式
4.1.1文件总体格式
纸张选用A4白纸
a/扉页（封面）
b/修改控制页
c/目录页（推荐使用）
d/正文
4.1.2文件具体格式（样本）
4.1.2.1扉页格式（样本）
a）公司标识：
按公司规定样式制作。
b）文件名称：
用宋体二号。
与扉页外框上端距6厘米，左右居中。
c）文件编号、编制（写部门名称）、审核、批准、、受控状态、版本号、执行日期，均选用宋体五号。
d）文件名称命名规定
一阶文件：
速尔——推荐（规章/管理大纲等），体现速尔的特色
二阶文件：
XXX规范、XXX手册
三阶文件（推荐使用）：
XXX规定；
XXX实施办法。
四阶文件：
质量记录（即相关的表格、单据凭证）
e）文件编号按4.2中相应条款执行。
f）编制、审核、审批处签字按4.3.4条款执行。
g）受控状态：
指“受控”、“非受控”、“作废”和“作废保留”。
质量管理体系运行中使用的所有文件必须是受控文件，要在文件的封面“受控状态”处盖红色“受控”印章。
h）版本号/修改号按4.2中相应条款执行。
i）执行日期：
文件版本未经修改前的执行日期。
4.1.2.2文件第一页为“修改控制页”。
标题“修改控制页”选用三号宋体字，表格内容选用五号宋体字。
4.1.2.3文件第二页
a）如果文件内容简单，此页为正文。
b）如果文件内容复杂，此页推荐为目录页，第三页为正文。
c）目录页选用宋体小五号字体。
4.1.2.4文件第三页：
正文格式
a）字体：
文件正文标题选用宋体二号；
小标题选用宋体五号；
文件内容选用宋体五号，段落之间为1.5倍行距；
b）页面的页边距四边均为2CM；
每张页面均要有页眉、页角。
页眉的左方为“公司规定标志样式”；
中间为文件名称；
右方为“受控状态”。
页角的左方为“版本号/修改号”（被修改页的页码应相应变动），页角的右方为页码。
页眉和页角均选用宋体小五号字。
c）文件正文格式内容要求（样本）
4.2文件及质量记录的编号方法
一阶（基本法）
二阶（手册/规范性文件）
三阶（规定/实施办法）
四阶（质量记录）
4.2.3二/三阶文件编号方法
Q/SR/╳╳/□╳╳---□/╳╳╳（文件顺序号）例：
Q/SR/ZB/W04-S-001
文件类别
部门代号
标准类别
公司类别
公司代号
质量管理体系代号
标准类别□可用以下字母表示:
工作标准-W；
公司类别：
总部—ZB北京—BJ上海—SH广州—GZ杭州—HZ虎门—HM
无锡—WX
文件类别代号如下：
规范—F；
手册—S；
三阶文件：
规定-g；
合同—j；
实施办法—r
4.2.3.1版本号/修改号
如：
“A/0”代表初版，“A/1”代表A版第一次修改，“B/2”代表B版第2次修改，文件每一次修改均应改变修改次数，若修改达到5次或一次修改内容较多则改变版本，如由“A/5”变为“B/0”。
4.2.4外来文件的编号方法
×
---╳╳----×
序号
文件类别用以下字母表示：
A—行业标准L—客户质量文件M—行政法规文件
4.2.5质量记录编号方法
╳/╳╳/—╳╳/—╳╳╳—╳（例如：
总部人事行政部合同台帐编号——（T/SR-01-001-A）
版本状态
流水号
类别代号
类别代号如下：
Y—原始记录T—台帐B—报表J—纪要W-报告Q—通知
版本状态用大写英文字母表示，即A、B、C……Z
质量记录编号位于质量记录的右上方，宋体小五号字。
4.2.6物流总部各部门及各分公司代号
速尔总部：
SRZB
人事行政部01财务部02市场营销部03监察部04结算部05快运部06北京—SRBJ上海—SRSH广州—SRGZ杭州—SRHZ虎门—SRHM无锡—SRWX
4.3文件的编制、评审与审批
4.3.1所有文件必须经过审批方能生效，未经审核批准时，一律不得发放和使用。
4.3.2文件的评审：
规范性文件须经过评审方可办理审批和发放手续。
A文件编制完毕，编制人须填写“文件会签评审表”，提交本部门负责人会签评审。
B本部门评审完毕，由总部人事行政部组织相关部门负责人会签评审。
评审意见填写在“文件会签评审表”上。
文件编制部门应充分考虑各部门会签评审意见，如可行，应纳入文件中。
C各部门评审完毕，编制人填写“文件发放/变更审批表”，由总部人事行政部进行体系评审。
评审意见记录在“文件发放/变更审批表”上。
4.3.3质量记录表格的评审：
质量记录表格须经过评审方可办理审批和发放手续。
质量记录表格编制完毕，编制人填写“文件发放/变更审批表”，分别提交本部门负责人评审和人事行政部进行评审。
4.3.4各类文件的编制与审批权限如下
A、方针、目标等战略规划性文件由公司决策层制定，董事长批准后发布实施。
B、各部门工作手册、规范性文件及及相关规定由物流总部人事行政源部负责编写，副总经理审核，总经理批准后发布实施。
C、质量记录表格由业务归口部门组织编写和审核，副总经理批准后发布实施。
4.4文件的发放
4.4.1发放范围的确定
A一阶文件发放至公司领导及各部门。
B手册及规范性文件发放至总部各部门及所属网络分公司。
C相关规定及实施办法由文件编制部门负责人确定发放范围和数量。
D发放范围的确定应确保使用者可获得适用文件的有效版本。
4.4.2原件，即经审批签署的文件。
原件由物流总部人事行政部文控中心保存，所有发放的受控文件均为原件的复印副本。
4.4.3速尔总部人事行政部文控中心负责对所有受控文件的统一编号和发放工作，同时登记在质量体系文件“受控文件清单”中，并建立总表格样本。
4.4.4发放及领用的控制
A各类文件按4.4.1确定发放范围和数量后，文件编制部门应填写“文件发放/变更审批表”，完成审批手续后递交行政部文控中心；
B文控中心按审批的文件发放范围及数量复制文件，加盖红色“受控文件”印章，并在每份受控文件的首页加盖各部门标识章后予以发放；
C文件领用人在“文件发放/变更审批表”的领用人栏中签名确认领取文件，各部门文件管理人为文件保存的责任人；
D当需要使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用他人的文件复印，应到文控中心办理领用手续；
E当文件使用人的文件破损严重，影响工作或文件丢失时，应到文控中心办理领用手续，交回破损文件，补发新文件。
4.5文件的更改
4.5.1更改实施
A文件需更改时，更改提出人/部门应在“文件发放/变更审批表”中填写更改原因及内容。
B手册及规范性文件的更改由各部门负责人组织实施，相关规定、实施办法、质量记录表格由原编制部门/人实施更改。
C文件更改的评审与审批应按原审批程序进行。
当原编制人、审批人不在岗时可由接替其岗位的人员执行，但接替人需获得有关的背景资料。
4.5.2手写更改
A当文件的某一页累计更改部分少于三行或十处时，可采用手写的方法进行局部更改，更改处必须由更改人签名并注明更改日期，且应对所发行的所有文件实施同步更改。
B文件的手写更改在执行4.5.2.A后，由文控中心文档管理专员实施。
4.5.3更改与换版
A文件更改时同时更改文件上的版次标识，如“A/0”表示第一版原始版本，文件修改时，其状态标识为“A/1、A/2…A/5”，“B/0”表示第二版原始版本，修改为“B/1、B/2、…B/5”，依此类推。
通过更改版次标识识别文件的修改状态。
B文件经五次更改或文件需进行大幅度修改时进行换版。
版本标识依次为:
A/0、B/0…，更新版本时，更改状态标识为B/0、C/0、D/0…，依此类推。
表格更改时同时更改表格编号中的版本状态，其状态标识为A、B、C…，更新版本时，状态标识更改为B、C、D…，依此类推。
通过更改版本标识识别表格的修改状态。
C版次标识、版本标识更改时均需在“文件发放/变更审批表”中说明更改要点。
旧版本文件作废，换发新版本。
D更改文件后，速尔总部人事行政部文控中心需同时更新“受控文件清单”、总表格样本和“质量记录明细表”；
纳入受控文件清单、总表格样本、“质量记录明细表”中的文件应保持为最新版本。
4.6文件的回收与作废
4.6.1旧版文件由文控中心在发放新版文件同时收回，并登记在“文件发放/变更审批表”旧版文件相关栏目内。
4.6.2回收的作废文件加盖“作废文件”印章，由文控中心统一销毁。
其原件由文控中心加盖“保留文件”和“作废文件”两个印章后留存归档，并作好记录。
4.7电子文档管理
4.7.1受控文件的电子文档由文件编制人员在文件审批手续完成后上传给速尔总部人事行政部文控中心，由文控中心对公司受控文件建立电子文档。
同时,需要网上公布的文件需经文控中心报人事行政经理审核，经副总经理批准后实施。
4.7.2文控中心依系统运作情况，监督电脑工程师定期备份。
4.8外来文件的控制
4.8.1外来文件是指非本公司编制的文件和资料，包括法律法规、行业动态信息等。
4.8.2总部市场营销部负责收集客户标准，人事行政部负责收集法律法规类外来文件。
4.8.3各类外来的书面文件由文件收集部门整理，确认为最新版本后确定发放范围，然后将正本送交文控中心存档，文控中心应及时将收到的外来文件登记在“外来文件清单”中；
经收集部门确认的已失效的外来文件，文控中心应在“外来文件清单”注明，并对已失效外来文件予以回收、整理、存档。
4.8.4文控中心应按确定的发放数量复制、发放外来文件，所有外来文件均应编号并加盖红色“受控文件”印章。
新发放的外来文件应予以记录，领用人应签名确认。
4.9文件使用管理
4.9.1各部门受控文件应有序存放，以方便取阅和查询，必要时建立本部门受控文件清单和“质量记录明细表”，并保持文件和表格为最新版本。
4.9.2受控文件应保持清晰、整洁、完好，禁止在文件上乱涂乱画。
4.10文件的评审
4.10.1日常评审：
各部门结合日常工作对文件进行评审。
对评审识别出的不适宜性，文件编制部门应予以修订，但修订前须报经物流总部人事行政部确认。
4.10.2会签/体系评审：
编制/修订文件时，需按4.3/4.5中相关要求进行评审。
4.10.3年度评审：
公司管理层应对文件的适宜性作出年度评审，并记录在“管理评审报告”中。
4.10.4受控文件不得自行复制，不予外借，如工作需要外发时，经办人签名登记后，文控中心可提供原件的复印副本。
其中一/二阶文件的外发应经副总经理审核、董事长批准。
5.0相关文件和记录
各部门工作手册
受控文件清单
外来文件清单
文件发放/变更审批表
文件会签评审表
管理评审报告
质量记录明细表
升级会员 