行政办公室操作实务Word文档格式.docx

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3、做好组织计划工作，综合情况，研究政策，积极提出改进工作的意见和建议，为领导提供决策依据，当好领导的参谋和助手。

4、根据领导的意图，组织安排好各种会议，并督导会议精神的贯彻、落实。

5、组织秘书草拟各类文稿，并负责文稿的审定。

6、主动与经营部门保持经常性联系，掌握经营情况，组织拟写《经营月报》，适时向公司董事会成员和各方股东通报情况。

7、根据酒店工作安排和领导的指示，负责组织对重点工作进行调查研究，并及时口头或书面向领导汇报。

8、负责办公室工作安排，制定、修订办公室的工作制度。

负责所属人员的调配，对其进行思想教育，组织业务培训，抓好监督、检查、考核工作。

9、检查办公室人员考勤、工资、奖金、劳保福利用品的发放。

10、负责对外联系，处理好酒店与各级政府部门和社会各界的关系。

11、组织所属人员做好《海天报》编辑、行政管理和卫生防疫等工作。

12、完成领导交办的其它工作。

【任职资格】

性别：

男女不限学历：

大专以上

工作经验：

（1）具有五年以上行政管理工作经验；

（2）具有较高的政治素养，有强烈的事业心和责任心；

（3）熟悉酒店管理和接待服务工作；

（4）掌握国家、地方的政策、法规；

（5）具有较强的语言文字能力，可撰写公文和报告；

（6）具有一定的组织协调和整体控制能力。

体能要求：

身体健康，无传染性疾病

知识技能：

（1）掌握酒店管理专业知识；

（2）具有文秘学、社会学、管理学等方面的知识；

（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准。

（二）总经理秘书

行政办公室主任

市各有关部门

为总经理服务，按时完成领导交办的各项工作任务。

1、记录总经理的指示，打印、复印各种文件、资料和信函。

2、按总经理的意图撰写信函、电报、电话稿件，写好并核对无误后，交总经理签署、发出。

3、拆阅和处理总经理的文电、信函，并进行分类整理。

4、对总经理批阅后的内、外部文件及时上传下达，并定期归类整理、装订成册。

5、参加总经理办公会议和行政会议，做好会议记录并检查议定事项的贯彻、执行情况，及时了解和反馈信息。

6、及时承办各部门递交总经理批阅的请示、报告等，并按批示的意见及时处理。

7、加强与各部门的联系，掌握经营管理和服务情况，以便迅速答复总经理查询。

8、汇集各部门的营业报表以报总经理审阅。

9、经常向行政办公室主任汇报工作。

10、完成总经理、行政办公室主任临时交办的其它工作。

（1）具有一年以上酒店管理工作经验；

（2）掌握秘书工作技能，熟练使用各种办公软件；

（3）熟悉行政办公室及各部门业务特点和部门之间的关系；

（4）熟悉酒店各部门的业务活动情况，能准确反映情况；

（5）有较强的判断、理解及表达能力；

（6）有一定的协调能力，善于与同事保持良好的工作关系。

（1）具有丰富的酒店业务知识和管理知识；

（2）具有文秘学、社会学、管理学等知识；

（3）熟悉酒店各部门的工作职责、程序、标准；

（4）外语水平达到酒店标准A级。

（三）秘书

为领导服务，及时完成各项工作任务。

1、在行政办公室主任的领导和组织下，草拟酒店工作计划、总结、报告、简报、董事会文件及其它公文。

2、根据办公室主任的安排，组织并参加酒店召开的大型或专题会议，并做好会议记录，写出纪要，催办会议决定事项的落实，做好信息反馈工作。

3、负责外联和宣传工作，与媒体和各协会保持联系。

4、根据酒店领导的指示和办公室主任的要求，办理须上级或政府部门批准的项目审批手续。

5、办理营业执照年检。

6、负责酒店大事记的收集、记载。

7、负责酒店的报刊征订和字画交接。

8、完成领导交办的其它工作。

（四）兼职训导员

行政办公室主任、质量管理部主任、培训部主任

培训部、质管部、各部门训导员、部门各级人员

负责协助行政办公室主任负责协调部门经理在部门内贯彻、实施酒店培训体系、质量体系、确保酒店培训体系、质量体系的有效运行；

负责部门员工培训、质量管理工作的监督、检查、组织、协调；

作为沟通上下级的渠道和纽带，对培训体系、质量体系的保持和改进起参谋作用。

1、根据公司的培训计划、质量活动以及部门的经营情况、员工素质，制定部门的中、长期培训计划和年度质量活动方案，并组织实施。

2、接受部门经理、培训部主任、质管部主任的指示，负责本部门质量标准、质量文件、操作标准、管理制度及相关业务知识的培训。

3、根据培训计划和质量检查标准，负责部门各项培训计划的落实和质量体系运行的监督、检查工作。

4、协调和配合各岗位开展培训活动，监督和控制各岗位培训活动的进展情况。

5、定期检查部门员工执行酒店标准、制度的情况，发现问题及时提出整改意见、开展针对性的培训，并对纠正预防措施的实施效果进行跟踪、验证。

6、负责部门工作质量、服务质量、日常培训的监督、检查，编写每日检查记录，形成绩效考核资料。

7、负责收集部门宾客信息，并按照《宾客信息管理系统》的要求对收集的宾客信息进行统计、分析、开发、利用及做好客户档案的管理工作。

8、与部门各岗位管理人员密切配合，在部门内推行管理的PDCA循环活动，实现部门工作的持续改进。

9、参加酒店人员培训、质量管理方面的分析会议，及时、全面的了解酒店在培训、管理方面的新思路、新动态。

10、定期收集部门培训体系、质量体系运行记录的收集、分类、整理和保管工作。

11、负责承接外来人员业务培训的接待、联系及实施，确保外来人员业务培训的质量和培训效果。

12、适时征询员工对质量管理、人员培训方面的意见、建议和要求，向部门、酒店反映，并及时向员工传达和解释领导关于质量方面的方针、政策和意图。

13、按照酒店的要求负责本部门各岗位工作程序、操作标准、管理制度等方面文件的编写、修订及相关组织、协调工作。

14、完成部门经理、培训部主任、质管部主任交办的其它工作和任务。

高中以上

（1）具有两年以上酒店管理工作经验；

（2）了解工作部门设备设施、服务功能及各岗位工作状况；

（3）具有员工培训、质量管理方面的工作经验。

身体健康

（1）接受过酒店管理方面的专业知识培训；

（2）熟悉并掌握本部门各岗位的职责、程序、标准；

（3）熟悉并掌握有关质量标准、酒店质量文件；

（4）具有较好的文字处理能力和语言表达能力；

（5）外语水平达到酒店标准B级以上；

（6）熟练使用计算机，熟悉各种办公软件的操作。

其它：

勤奋好学、品行端正、作风正派、原则行强。

（五）文书

市委市府办公厅、市侨办、市旅游局

1、负责上级文件、酒店内部文件及经营报表的送阅、呈批、传递。

2、负责接听和转接领导电话，处理领导文电、信函等。

3、负责董事会成员、股东和酒店领导来客的迎送、接待，做好礼品、纪念品的准备，飞机、车票办理与报销等工作。

4、负责编排酒店夜班、节假日部门经理值班表。

5、负责办公室资产管理及物品采购计划的拟订。

6、负责领导报刊、资料的整理。

7、负责酒店传呼机、电池、胶卷等日常办公用品的管理。

（六）《海天报》主编

行政办公室主任兼《海天报》副总编

《海天报》编辑

各部门

新闻单位、出版局、新闻出版处、报刊协会、印刷单位、同行等

负责《海天报》的采编、印刷及对外交流等工作。

1、加强内部建设，努力提高采编水平，使《海天报》成为企业文化的重要组成部分。

2、策划、编排每期《海天报》。

3、负责酒店重大活动的采访，并对基层的经营、培训业务进行报道。

4、负责及时对外报道酒店重大活动，树立企业的良好形象。

5、负责组织对《海天报》通讯员的培训。

6、兼任青岛市侨办系统的信息员及《中国名酒店组织》会刊的通讯员。

7、负责报纸的对内发行以及对外与兄弟单位的交流，参加中国旅游报刊协会和中国旅游饭店协会定期组织的年会，促进相互之间的交流。

（1）觉悟高、作风正派并有三年以上报刊编辑工作经验；

（2）有较强的写作能力和文字处理能力；

（3）熟悉酒店各部门业务特点及部门之间的关系；

（4）工作积极主动，表达能力强，善于处理各种人际关系。

（1）熟悉报刊编辑专业知识；

（2）具有酒店管理与服务业务知识；

（七）行政管理员

直接上级：

内部联系：

各部门员工

外部联系：

市有关行政管理部门

负责酒店行政管理事务，酒店员工自管房上市手续的核查、办理，档案管理及店外单身宿舍的日常管理等工作。

1、负责办理酒店自管房产权变更等有关事宜。

2、负责住房公积金、住房补贴等事宜。

3、负责酒店自管房和员工住房上市等有关手续的办理。

4、负责酒店员工宿舍的档案管理，对酒店员工宿舍的维修、维护提供帮助。

5、负责酒店员工宿舍的管理。

6、负责对员工更衣橱和劳保用品管理员及美容美发师工作的管理。

7、负责公司有关行政事务。

男女不限学历：

大专以上

（1）具有二年以上酒店管理工作经验；

（2）有较强的公关协调能力；

（3）社会经验丰富，善于处理各种纠纷；

（4）熟悉国家、省、市有关房产及房改的政策、法规；

（5）了解有关行政审批事项的申办程序；

（6）工作认真细致，办事果断稳妥；

（7）熟练使用计算机。

身体健康、无传染性疾病

（1）具有酒店服务一般知识；

（2）掌握与酒店有关经营活动的行政法规；

（3）具有房产管理知识；

（4）熟悉本部门各岗位的工作职责、程序、标准。

（八）员工更衣橱和劳保用品管理员

行政管理员

负责员工更衣橱的管理服务工作和劳保用品的计划与发放工作。

1、负责员工更衣橱的管理，做好更衣橱的分配、调换工作。

2、负责员工劳保用品的计划、发放工作。

3、完成领导交办的其它工作。

女学历：

职高以上

（1）具有三年以上酒店后勤服务工作经验；

（2）具备酒店劳保用品的计划、管理能力；

（3）熟悉各部门业务特点；

（4）工作热情主动，责任心强。

（2）具有员工福利基层管理知识；

（3）熟悉本岗位的工作职责、程序、标准。

（九）美发室理发师

负责员工美发服务工作。

1、对理发技术精益求精，按员工要求精心修剪。

2、按卫生防疫站的有关规定对理发工具经常消毒，毛巾、围布一客一更换；

使用专用工具为患有皮肤病的员工理发。

3、随时清理工作场地，保证室内清洁卫生。

4、及时维修保养好设备设施及工具，保证其使用方便、运行完好。

5、按实际需要申请购置理发所需物料和器具，做好月消耗统计及成本核算工作。

6、员工至上，做到来有迎声、去有送语，交谈时声音适中有礼貌，为员工提供优质理发服务。

7、完成领导交办的其它工作。

男学历：

（1）三年以上理发工作经验；

（2）熟悉理发、染发、烫发程序，技术娴熟。

（1）具有酒店服务、理发按摩专业知识；

（2）熟悉本岗位的工作职责、程序、标准。

二、工作程序与标准

（一）公司董事会及酒店大型会议安排的工作程序与标准：

程　序

标　　　准

1、会前准备

确认会期、时间、地点、内容；

发出会议通知；

准备会议材料；

预定会议室；

安排会议日；

准备文件袋、笔记本等；

会议横幅印制、桌签、座次安排；

开会前一天检查会场。

2、参加会议

1提前到会。

2发放会议文件及资料。

3做好会议记录。

4协助会议中心做好会议服务工作。

5草拟会议决议、纪要等。

3、会后工作

1印发会议决议、纪要等；

2会议精神传达后收集情况，写出简报。

（二）董事会成员、股东来店及公司领导来客接待的工作程序与标准：

标　　准

1、接待准备

1确认来店客人名单、航班（车、船）时间；

2安排好客人食宿；

3确定VIP待遇，在客房摆放鲜花、水果、领导名片；

4客人抵达前检查准备情况；

5准备礼品、纪念品。

2、迎接

1确定并通知领导前往迎接；

2安排迎宾，通知领导在大堂迎接；

3送客人进房间。

3、接待

1向客人报告接待安排；

2引导客人进餐或娱乐；

3安排客人参观。

4、送行

1为客人办理机（车、船）票；

2确认客人离店日期和时间；

3请酒店领导按时在大堂等候或前往送行。

5.后续工作

收取客人机（车、船）票据并办理报销。

（三）文件打印的工作程序与标准：

1、审批

凡以酒店名义上报、下发的文件或以董事会名义发往各股东的文件等，均由拟稿人填写《发文稿纸》，连同原稿一并报主管领导审批。

2、打印

1发稿批准后，视其重要程度由打字员统一编号、登记；

2打印时尽可能做到无错漏，文本清晰，排列整齐；

打印完毕及时通知起草人校稿，按照起草人校对后的草稿修改定稿；

3印好后通知起草人取回定稿。

3、存档

定稿留一份存档，同时将打印的文件存放在电脑中专门目录保管；

每周须做一次软盘拷贝，并将需保存的文件在拷贝软盘上标明文件名后，入档案柜保管。

（四）复印文件、资料的工作程序与标准：

1凡复印酒店内部文件或资料，复印人需持部门经理签字的复印单到机要室复印；

2密级性文件、资料不准复印，确需复印的，须经领导签字批准。

2、复印

1按复印单审批的份数进行复印；

2复印完后，注明实际份数、纸型、经手人，月底汇总报财务部记入各部门费用。

（五）收文的工作程序与标准：

1、收文

主管部门随信函发来的文件、接上级部门通知领取的文件、各部门参加会议带回的文件均纳入收文范围。

2、登记

1收到文件后于当日在收文本上登记，写明来文编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关等；

2填写文件传阅单，附在文件封面上，带密级的文件单独编号。

3、传阅

1文件登记后放入文件传阅夹交行政办公室主任（急件放在上面，并标上记号）；

2行政办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议和“请领导批阅”以及签阅日期后，呈酒店领导传阅；

3急件或重要文件，须在第一时间送行政办公室主任签阅，必要时应送董事长或总经理签阅意见；

4密级文件须交领导手中，并做好传阅记录。

4、批示处理

1文件返回后翻阅每份文件传阅单，检查领导批示；

2有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传办及时，催办有结果，防止积压误事；

3无批示的文件按类别归档；

4上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。

（六）发文的工作程序与标准：

1、发文范围

1以合营公司名义上报下发的文件；

2发往董事会成员及各股东的文件及财务报表；

3以酒店领导名义发出的信函。

1将要发出的文件须在发文登记本上登记，并注明时间、发往单位、内容提要及份数；

2检查文稿是否加盖公章或负责人签字。

3、发送

1文件经领导签发后，须在两天内发出；

2急件用“航空”发出；

3重要文件须挂号发出；

4底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。

（七）印鉴管理的工作程序与标准：

1、保管

公司印章由机要室专人保管，未经领导批准，印章保管人不准委托他人代管或携带出办公室使用。

2、审批

以公司名义对外行文、签署的合同、协议书均须董事长或执行董事、总经理签字后方可盖印；

介绍信、各种报表、信件等盖印须经申请部门经理签请印单后方可盖印。

3、要求

印迹清晰，位置合乎要求，盖印后须做好印章使用记录；

酒店刻制公章须经董事长批准，并留印模存查；

作废的公章须及时收回封存。

（八）行政介绍信管理的工作程序与标准：

因公出差、联系业务等需出据介绍信的，须事先由部门或个人提出申请，由部门经理审阅同意后，送行政办公室主任审批。

2、开信

机要人员按申请所示地点、时间、联系单位、事由填写介绍信后，加盖公章，并做好登记。

介绍信上的字迹须清晰，公章须清晰地盖在指定的位置。

3、其它

严禁开具空白介绍信，特殊情况需要空白介绍信时，须经公司领导批准。

（九）BP机的申领与管理的工作程序与标准：

1、申请

1由使用部门提出书面申请；

2申请中须写明所需岗位、原因及申领数量；

3使用部门的经理须在申请上签字；

4使用部门须将申请上报行政办公室主任审批。

2、发放

1行政办公室主任审批后方可将BP机发放给使用部门；

2使用部门要明确使用人或使用岗位，并在发放单上签字；

3行政办公室通知总机开通BP机号码。

3、管理

1如使用人发生工作变动，须将BP机交还行政办公室；

2如使用部门因内部工作需要调整BP机使用人，调整前须报行政办公室同意；

3如BP机损坏，使用者须及时向本部门经理报告，填写维修单，送工程部修理；

4如发生BP机丢失或由工程部鉴定不能修复的，使用部门须书面向行政办公室报告，由行政办公室视情处理；

5由于个人原因丢失BP机的，须按值赔偿；

如需修理，按所需修理费收取费用，将赔款交财务部，收据交行政办。

（十）《海天报》编辑出版的工作程序与标准：

1、拟订提纲

明确报道主题。

2、采编稿件

及时、深入、全面反映酒店经营活动的各个侧面。

3、版式设计

各版侧重点不同，但整体要严肃、活泼，加强知识性、趣味性。

4、领导审批

出版内容须经领导进行审查，确保正确的舆论导向。

5、激光排版及核对

确保文字差错控制在万分之二以内。

6、印刷发放

除内部发放外，同时发至上级、业务主管部门和有关酒店。

7、总结提高

由总编主持，每月开一次编辑部会议，总结每一期出版经验，取长补短，不断改进，使《海天报》越办越好。

（十一）员工美发室服务的工作程序与标准：

1、迎接客人

礼貌地欢迎客人，请客人入座。

2、修剪

按照客人要求的发型、发式进行修剪，做到前后对称、两边相等、层次均匀、厚薄适中。

3、清除发渣

修剪完成后，将客人头上、身上的发渣清除、清洗干净。

4、送离客人

向客人致意，礼貌地送客人离开。

5、登记

将客人姓名、部门、理发时间等做好登记。

三、质量记录

（一）《发文登记表》

发文登记表

青岛海天大酒店有限公司

编号：

序号

文件编码

文件名称

受控编码

收入日期

发文部门

备注

（二）《收文登记表》

青岛海天大酒店有限公司收文登记表

编号：