办公室主任工作细则Word下载.docx

办公室主任工作细则Word下载.docx

《办公室主任工作细则Word下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室主任工作细则Word下载.docx（20页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

有权向全厂各部门索取必要的资料和情况。

2·

对厂部会议决议和厂长指示的贯彻执行情况，有权检查督促。

3．从有权催促各部门按时按要求完成上级机关下达的工作任务。

有权督促各部门及时做好文件、资料的立卷、归档工作。

有权按厂长的指示、协调各部门之间的工作关系。

有权安排调度小车的使用。

7．对各科室以厂部名义起草的文件有审核和校正权。

8．对不符合上级规定，或质量不高、效果不大的文件、资料有权拒绝打印发放。

对要求多部门领导参加的会议有综合平衡或精简压缩的权力。

有权根据厂长的指示，对办公用房进行分配和调整，对办公用品，用具标准化进行检查、督促。

（三）职责

对得知生产行政工作出现异常情况，未能及时向厂长反映，以致造成重大损失负责。

对厂部行文发生差错，收集与整理的资料失实造成严重后果负责。

3．对机密文件和文书档案管理不严，发生失密、泄密或丢失、损坏负责。

对公文、函件、报刊、电报传递不及时，或发生丢失、误传现象，影响工作负责。

对印鉴、介绍信管理不严，使用不当造成不良后果负责。

对所属服务工作质量差造成不良影响负责。

对本室所属岗位发生设备、人身、交通、火灾事故负责。

8·

对未及时根据工厂方针目标要求，编制好本室方针目标未及时检查、诊断和落实负责。

9·

副主任协助主任工作，并对主任布置的工作负责。

附件2：

办公室主任工作流程图

总经理

中心副总

岗位职责

办公主任

组织结构

办公室管理制度

员工姓名牌管理制度

员工着装管理制度

公司警卫人员值勤准则

员工识别证使用准则

员工上下班遵守细则

员工打卡规定

办公室布置要点

公司图书管理办法

卫生管理准则

总台值班管理规定

值班室管理制度

电脑室管理

计算机管理制度

部门工作及人员圪核

事务工作诊断

印信管理制度

内务管理制度

值勤制度

员工管理制度

附件3：

第一条印信的种类

（一）印鉴：

公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。

（二）职章：

刻有公司董事长或总经理职衔的印章。

（三）部门章：

刻有公司部门名称的印章。

其不对外单位的部门章可加注“对内专用”。

（四）职衔签字章：

刻有经理及总经理职衔及签名的印信。

第二条印信的使用规定

（一）对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖总经理职章。

（二）以公司名义对国营机关团体、公司核发的证明文件，及各类规章典范的核决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。

（三）以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核工业决行文由经理署名者，盖经理职衔签字章。

（四）各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收了文件时，盖部门章。

第三条印信的监印

（一）总经理职章及特定业务专用章得由总经理核定本公司的监印人员。

（二）总经理职衔签字章得核定由管理部主管为监印人员。

（三）经理职衔签字章及部门章得由经理指定监印人员。

第四条印信盖用

（一）文件需用印时，应先填写“用印申请单”，经主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。

（二）监印人除于文件、文稿上用印外，并应于“用印申请单”上加盖使用的印信存档。

第五条各种印信由监印人负责保管，职有遗失或误用情事，由监印人全权负责。

第六条监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。

第七条印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。

第八条本办法经呈经理核准后施行，修改时亦同。

附件4：

一、员工着装管理规定：

第一条为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。

第二条员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：

得体、大方

整洁。

第三条男职员的着装要求：

夏天着衬衣、系领带；

着衬衣时，不得挽起

袖子或不系袖扣；

着西装时，要佩戴公司徽。

不准穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。

第四条女职工上班不得穿牛仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的厅装异服，并一律穿肉色丝袜。

第五条女职工上班必须佩戴公司徽；

男职员穿西装时要求戴公司徽。

公司徽应佩戴在左胸前适当位置上。

第六条部门副经理以上的员式，办公室一定要备有西服，以便有外出活动或重要业务洽谈时穿用。

第七条员工一班应注意将头发梳理整齐。

男职员发不过耳，并一般不准留胡子；

女职员上班提倡化淡妆，金银或其他的饰物的佩戴应得当。

第八条员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款50元；

一个月连续违反三次以上的，扣发当月奖金。

第九条各部门、各线负责人应认真配合、督促属下员工遵守本规定。

一月累计员计违反本规定人次超过三人次或该部室员工总数20％的，该负责人亦应罚100元。

二、员工姓名牌管理办法

第一条为建立企业形象，提高员工荣誉感，并显示本公司同仁身份，故全体员工应配挂名牌。

第二条姓名牌一律挠在上衣上三个扣子间，不得挂于腰际或以其外衣遮盖，违者以未配姓名牌处理。

第三条上班时间，员工应于办公场所及门市部配挂姓名牌。

第四条新进人员于试用期间仍应挂公司名牌，但可不刻名字，期满后由管理部订制;

离职时应缴回，否则折价赔偿l00元;

任职未满8个月离职时应扣工本费的元。

第五条姓名牌有遗失或损坏，应通知管理部补发，每枚扣缴工本费的元:

如为故意损坏，并记小过一次。

因公损坏时应报请单位主管签证后，交管理部补发。

第六条凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分、解雇或移交法办:

（一）利用姓名牌在外作不正当的事情者。

（二）将名牌借给非本公司同仁，而在外破坏本公刮名脊或肇事者。

第七条各单位主管应督促所属员工挂名牌，并由臂理部负责追踪考核工作，未挂者每月第一次辞告，第二次起每次罚款20元，第三次（不含）以上者，除罚款外，每次记申诫一次，主管并连带处分。

门市部人员统由门市经理负责督导。

第八条本办法经呈总经理核谁后旅行，修改时亦同。

三、员工打卡管理规定

第一条本公司员工上下班打卡，悉依照本办法办理。

第二条本公司内勤员工上午上下班，下午上下班应打卡，住在市区内的业务人员，上午及下午到公司打进卡，外出工作时打退卡。

第三条本公司员工下午加班者，普通下班时间不必打卡，待加班完毕才予打卡。

第四条奉公司员工因事早退或明差需要离开公司，当天不冉返回公司者，应打退卡后才能离开公司。

第五条员工上下班，必须亲自打卡，若替人打卡，打卡者及被打卡者，均给予各记大过一次处分。

第六条上班中因事外出者，其出人均不必打卡，但须向主管领导或指定人员提出外申请单，经核准后转交前台文员，前台文员将其出人时间，填妥干下班之前交人事部备查。

工厂员工因事外出者，经直属主倚核准外出申请单转交门卫，门卫将出人时间填入，于次日早晨交工厂管理部门转交公司人事部备查。

第七条上下班忘记打卡者，持记录卡请直属主管领导证明上下班时间，并签名后，卡片放回原处。

第八条本公司上下班时间，公司由前台文员（或由人事部派人）看守打卡情况及调整打卡钟，工厂由门卫负责。

第九条在公司用筏时，内勤人员中午可免打卡（仅上下班打卡即可），在外面用餐时，则按规定每日打卡四次。

四、员工上下班遵守细则

（一）本公司员工上下班，悉依本细则行之。

（二）本公司员工应按作息时间之规定准时到退。

（三）上班时间3分钟后l5分钟内为迟到，十五分钟后列为旷职（工），早退者一律作旷职半日论，不得补请事假，病假抵充，违者作旷职（工）半日论。

（四）迟到早退按下列办理:

迟到次数的计算，以当月为限。

迟到折合的事假，均按事假规定办理。

3·

当月第一次迟到不计，第二次以事假2小时计，第三次以4小时计以后每多一次即累加2小时计算。

15分钟内早退者一律作旷职（工）半日论。

（五）旷职（工）按下列规定办理:

旷职（工）不发当日薪资。

连续旷职（工）三天或一个月内累计6天，均予开除。

（六）上下班因公外出经过门房，如符卫人员有所询问或检查，应即接受，不得拒绝，违者议处。

（七）上下班打卡及进出行动，均应严守秩序·

原则如下:

无论何种班次，上班者均应于规定的上班时间前先吃饭后打卡，不得干上班打卡后出外吃饭或办理私事。

2．下班者应先打卡后外出。

工下班铃声响后，方得停止工作，不得未打下班铃，即行等候打卡，如有故违，查实后即按搬离职守处分，主管人员应负连带的责任。

下班时除保修人员外其他人员在厂区内至各单位洽办公务·

应一律干下班前回返本单位岗位上，再遵上条规定打卡外出。

（八）上下班打卡均须本人亲自打卡，不得托人代打，否则除予旷职（工）半日论处，其代人打卡者，受同等处分。

（九）工作时间内，不论日夜班，凡有睡觉和把离工作岗位及其他聊天怠惰情形予以议处。

（十）日夜轮班工作，应按时交班，接班，倘接班者届时未到，应报请主瞥处理不得把自离去。

（十一）工作时间内，因事外出，须时有请假单或公出证交门房或控制室，否则警卫或人事人员有仅禁止外出（总公司人员，亦应将请假单，公出证交人事单位登记，否则按第九条办理，推销营业人员因公外出，不必填写公出证，但应向其主管报备）月底由各单位主管在式卡上签证。

（十二）本细则由经理级会议研讨通过并呈总经理核定后施行，修订时亦同。

五、员工识别证使用准则

第一条为配合人事管理需要，增进员工互相了解，由人事单位制发员工识别证。

第二条员工识别证为员工出人办公处所及厂区识别之用，不得作为其他身份之证明。

第三条员工出人办公处所及厂区，或在办公处所及厂区范围内，应接规定配带识别证以资识别。

第四条员工出人办公处所及厂区末按规定配带识别证者，禁止出人。

第五条员工识别证应配带于左胸前口袋位置。

第六条员工识别证不得转借他人。

第七条员工于离职时，应将识别证交还人事单位注销。

第八条员工识别证如有遗失，应交附工本费5元向人事单位申请补发。

第九条违犯本准则者，依其情节轻重签请总经理议处。

第十条本准则未尽规定事项悉以本公司人事管理规则办理。

第十一条本准则自签请总经理核准后公布施行。

识别证使用细则

（一）为加强工地门禁管理，防止闲杂人等擅自出人厂区，以利识别，制订本细则。

（二）地工现用识别证区分如下:

红色:

管理部员工佩带。

淡黄色:

财务部员工佩带。

3．淡绿色:

营业部员工佩带。

淡蓝色:

企划部员工佩带。

灰绿色:

营建部员工佩带。

绿色:

稽查室员工佩带。

（三）上项识别证，工地所有人员一律佩带，公司适用于经理级以下员工佩带。

（四）新进人员办妥人厂手续后，由人事单位签发识别证。

（五）临时包工人员领用识别证规定如下:

凡10天以内之短期包工由各单位主管书面通知警卫室，并将包工的个人身份证放存警卫室换取圆形识别证佩带，出厂时并将识别证缴回换取身份证。

凡10天以上较长期的包工，由各单位造具名单附照片送人事单位集中领用识别证，离厂时由单位负责缴回，如有短少遗失按第十二条处理。

（六）识别证一律佩带干外衣左胸上方，不得以其他外衣遮盖识别证，违者按未佩识别证处理，离职时应取下识别证。

（七）识别证的功用，在使显示系本公司同仁身份，故各级员工皆应佩带，倘有不佩带者，一经证实，第一次警告，第二次扣发当期应得利润奖金的三分之一金额，第三次扣发三分之二金额，第四次以后即扣发全部奖金，扣发部分由人事单位通期财务部在发放利润奖金时扣除之。

（八）识别证如有遗失，应由单位主管书面通知人事单位补发，并扣缴工本费l0元。

因公损坏时，得报请单位主任级主倚签证后，交人事单位换发新证。

（九）凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分，或解雇及移送法办。

1·

识别证借给非公司同仁而出人厂区者。

工本人利用识别证在外作不当之情事者。

支识别证借给他人在外肇事者。

（十）临时包工人员如不佩带，应由警卫或厂务管理组通知单位主管，禁止来厂工作，否则如有意外发生，概由该单位主管负全部责任。

（十一）公司员工在上班时间，亦应照规定佩带识别证，办法亦同。

（十二）凡领用识别证人员于离职时，应将证缴回人事单位，否则折价赔偿l0元。

（十三）本细则呈奉核定后实施，修订时亦同。

附件五：

（一）总则

第一条本公司为使警卫人员值勤执行任务有所依据，特订定本准则。

第二条警卫人员的服勤，是代表本公司执行职务。

第三条警卫勤务碰每日飞小时执行不掇，其各班服勤时间，由警卫课订定呈准公布实施。

第四条警卫人员的职责规定如下：

工厂及办公处所各种事故之预防，笛戒及厂区（房）巡逻事项。

工厂及办公处所突发事故之应急措施。

进出工厂及办公处所的外宾及员工之管制，联络登记事项。

进出工厂车辆的管制事项。

进出工厂物品的查验及放行。

6．防止窃盗，协助维持工厂及办公处所秩序。

其他交办事项的处理。

第五条警卫人员除前条各项职贡外应格守本公司一切规定，尤应严遵下列守则:

应绝对服从上级命令，切实执行任务，不得偏袒彻私。

平时应谨言慎行，执行职务时态度和蔼严正，不亢不卑。

服勤中应整肃服装仪容，对于应急及防身器具等应经常佩带，或储备齐全，以应不时之需。

服勤中应时刻提高警觉，通有重大灾变时，更应临危不乱，果断敏捷，作适当之处置，并立即报告上级。

服勤中应严守岗位，不得拉离职守或酗酒、闲聊、阅读书报、睡觉等失职情事。

应热记厂内各处之水、电、燃料、开关、门锁及消防器材放置地点，以免临急慌乱，对重要路口电灯、门窗、篱墙等有缺损时，应即建议厂务单位处理。

应管制人厂人、物、车辆，对末挂识别证或未办妥人厂手续者，一概不准人厂，并绝对禁止携带违禁品人厂，除工厂桶料外对危险或易燃品应严拒携人。

应遵照巡逻路线按时或不定时巡逻工厂各处。

交换班时，应将注意事项交代清楚，并将服勤中所见更要事项或事故，以及巡逻时间等登（列）入"

警卫日志簿"

，检附有关资料逐日分呈厂单位及警卫科核阅。

（二）人员管制

第六条辅导员工遵守各项规定，并制止不法行为的发生，维持工厂及办公处所秩序，

第七条确实管制员工上下班，迟到、早退、加班人员的考勤卡纪录。

第八条员工在勤务中因公或事（病）假离厂时，应切实查验公出申请书或请假记录卡，始允其外出，并在公出单或到工卡上记录离厂，回厂时间以备查考。

各级人员公出或事（病）假之核准权贡由各厂订定列表送警卫室执行。

经副理以上人员由警卫登记进出。

第九条上班时间内除公事接洽外，一律谢绝会客。

第十条外界来宾到厂接洽业务或参观访问，以及厂商的营业、采购、检查、安装人员等应至警卫室办理人厂手续，发给来宾证，并联络有关单位接待。

非经厂单位人员接待，不得任其进人厂区。

第十一条协力厂商长期派驻工厂人员，得凭厂务单位发给之识别证进出工厂。

第十二条假日加班人员或因事需进厂者，应凭厂务单位所送之名单核对相符后，准予进厂。

但本厂课长（含副课长）以上、员得十登记后进厂。

第十三条公司或其他各厂同仁得凭识别证办理登记后进厂。

第十四条厂内住宿人员，在勤务时间外，凭住宿证迸出工厂，但夜间不按规定时间出人厂者，应即通知舍监室处理。

（三）物品管制

第十五条物品放行应凭核准的放行单核对无误始得放行。

经警卫签认后之放行单由警卫室按顺序装订保管。

放行物品的分类（如材物料、半成品、成品、用品、资产、废料、机械设备等）及授权核准人员由各厂订定列表送警卫室执行。

第十六条各协力厂商交货时所随带他家厂商物品的运出，在进厂时先由警卫人员查验登记于离厂时再经警卫人员依原登记查对符合后始予放行。

第十七条离厂人员经警卫查获有私带公物或他人物品之嫌者，暂扣留物品，并以下列程序处理，

记录携带人所属单位、姓名、时间、地点。

由携带者亲书理由，注明品名、数量，由何处取得等。

情况严重时，不得让当事人离厂，应速呈报处理。

第十八条厂内住宿人员携带人个物品出厂时，按下列所定处理:

携带行李、包裹、提箱等大件物品者，应凭舍监室开立之放行单放行。

携带一般日常用品者，由警卫人员检验后放行。

第十九条本公司员工及一般外宾不准携带照相机进厂，遇有特殊情况，如参观、访问或外籍人员携带照相机者，应按厂单位主管所示处理。

第二十条同仁进入工厂上班不准携带与本公司产品相似的产品，厂内住宿人员如因需要，经厂务单位开立证明单者（注明品种、型号）准予携带进厂。

但携带出厂者，应凭厂务单位开立的物品放行单，经查验无误后放行。

（四）车辆管制

第二十一条本厂各型车辆（汽车、机车）出厂凭厂单位的核派单放行。

第二十二条外宾车辆迸人工厂，除随车人员按本准则第十条及第十一条办理外，依下列所定处理:

持有证明来厂交货或提货之车辆，准予驶人厂区内有关处所。

一般接洽业务或参观访问，以及厂璃之营业、采购、检查、安装等人员所乘车辆，一律按指定位置依序停放，不照规定者，警卫应即时纠正。

第二十三条公司或其他各厂车辆进厂，除随车人员按本准则第十三条处理外，应依第二十二条规定所处理。

第二十四条进出工厂车辆应一律检查，进厂车辆当注意有无载有违禁、危险或易燃物品，出厂车辆载有货物时，应凭放行单查验无误后放行。

（五）紧急事件之处理

第二十五条发现窃盗时，以收回失窃物为首要，并应立即呈请处理。

第二十六条警卫人员应熟练安全装备的使用。

了解配置地点，紧急事发生时应镇静以最有效方法使灾害养活至最低限度，不可慌张误事，视情况按下列程序处置：

判断情况若尚可镇压消除时，速采取行动，并报告上级及通知厂务单位。

判断事故无法镇压，应急速通报有关单位。

日间灾害急报有关主管，夜间灾害急报派出所，消防单位或救难单位。

第二十七条夜间或休假日近邻发伞灾难时，应将所知及判断是否波及本厂等情形，迅速通报有关主管。

（六）附则

第二十八条本准则如有未尽事宜，得随时以命令补充或修正。

第二十九条本准则经呈奉总经理核准后实施，修改时亦同。

六·

（一）坚守工作岗位，不得擅离职守，不做与值班无关的事项。

（二）熟悉业务，认真钻研，提高业务水平。

文明值班。

积极妥善地处理好职责范围内印一切业务，

（三）重大、紧急和超出职责范围内的业务，应及时地向上级业务指挥部门、公司领导汇报和请示，以便把工作做好。

（四）加强安全责任，保守机密，不得向无关人员泄露有关公司内部的情况。

（五）维护好室内秩序。

做到整洁卫生"

禁止在工作时间大声喧哗。

无关人员不得随便进入该室。

爱护公物，杜绝浪费，

（六）坚持批评与白我批评。

团结互助，互相尊重。

（七）遇有特殊情况需换班或代班者必须经室主任或值班主管同意，否则责任自负。

（八）按规定时间交接班，不得迟到早退，并在交班前写好值班记录，以便分清责任。

附件6：

一、卫生管理准则

本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特订定本准则。

凡木公司卫生事宜，除另有规定外，悉依本准则行之。

本公司卫生事宜，除总务及生产单位（安全卫生委员会）负责外，全体人员，须一体确实遵行。

凡新进人员必须了解卫生的重要与应用的知识。

各工作场所内，均须保持整洁，不得堆积足以发生臭气或有碍卫生之垃圾、污垢或碎屑。

各工作场所内之走道及阶梯，至少须每日清扫一次，并须采用适当方法减少灰尘的飞扬。

各工作场所内，应严禁随地吐痰。

饮水必须清洁。

洗手间、厕所、更衣室及其他卫生设施，必须特别保持清洁。

排水沟应经常清除污秽，保持清洁畅通。

凡可能寄生传染菌的原料，应于使用前施以适当的消毒。

凡可能产生有碍卫生的气体、尘灰、粉末之工作，应遵守下列规定:

（1）采用适当方法减少此项有害物的产生。

（2）使用密闭器具以防止此项有害物的散发。

（3）于发生此项有害物的最近处，按其性质分别作凝结、沉淀、吸引或排除等处置。

13·

凡处理有毒物或高热物体的工作或从事于有尘埃、粉末或有毒气体散布场所的工作，或暴露于有害光线中的工作等，须着用防护服装或器具者，应按其性质制备。

从事于前项工作人员，对于木公司设备的防护服装或器具，必须善用。

14·

各工作场所的采光，应依下列的规定:

（1）各工作部门须有充分的光线。

（2）光线须有适宜的分布。

（3）须防止光线的眩耀及闪动。

15·

各工作场所的窗面及照明器具的透光部分，均须保持清洁，勿便有所掩蔽。

16·

凡阶梯、升降机上下处及机械危险部分，均须有适度的光线。

17·

各工作场所应保持适当的温度，温度之调整以暖气冷气或通风等方法行之。

18·

各工作场所应充分使空气流通。

19·

食堂及厨房之一切用具及环境，均须保持清洁卫生。

20·

垃圾、污物、废弃物等的清除，必须合乎卫生的要求，放置于

规定的场所或箱子内，不得任意乱倒堆积。

21．公司应设置甲种急救药品设备并存放于小箱或小橱内，置于明显之处以防污染而便利取用。

每月必须检查一次，其内容物有缺时应随时补充。

22·

本准则经呈准后施行，修改时亦同。

二、公司图书管理办法

□总则

第一条本公司图书的管理，除另有规定外，悉依本办法办理。

第二条本公司图书由总务科负责管理，并于每年5月12月下旬各清点一次。

第三条新购图书除按顺序编号外，应新书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于"

本公司图书登记总簿"

并填制图书卡插放于图书之末页。

第四条本公司图书由总务科编制目录卡仅供员工查阅。

第五条借书人以本公司员工为限。

第六条辞典、珍贵图书或被指定为公共参考图书，概不得外借，但必须阅览者限于当天归还，其借还手续比