行政管理制度》Word格式文档下载.docx

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6.6车辆安全管理

6.7驾驶员管理

6.8新车购置和车辆报废处理

第七章资产管理

7.1资产分类

7.2资产申领、申购

7.3资产出入库管理

7.4资产盘点管理

7.5资产台账管理

7.6资产规范管理

第八章事务管理

8.1出差管理

8.2公务接待

8.3通讯管理

8.4文化宣传

第九章奖罚管理

9.1奖罚概述

9.2奖罚流程

9.3奖励实施细则

9.4处罚实施细则

第一十章管理人员守则

11.1管理率人员廉政守则

11.2中高层管理人员公约

第一十一章公司突发事件应急预案

第一十二章附则

1.1目的

为进一步提供工作效能和服务质量，充分发挥办公会服务、参谋、协调、指导、管理、监督和保障等职能，同时为加强管理，完善各项工作制度，促进公司发发展壮大，提高经济效益，为使公司办公工作实现规范化、程序化、制度化，进一步完善和协调，明确办公程序，提高办公效率，保障和促进公司战略目标和各项业务的发展，特制定本制度。

1.2组织机构

1.2.1集团公司层级

（1）集团公司办公室为总经理办公室、行政板块办公室等业务主管部门。

1.3管理职责

1.3.1集团公司办公室职责

（1）办公室管理人员直接受行政副总领导，在直属领导管理下主持开展办公室的各项工作。

（2）负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。

（3）负责集团公司文书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。

（4）协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。

（5）负责集团公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

（6）收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。

（7）负责制定、监督、落实公司各项规章制度，加强规范公司内部管理，执行奖惩条例。

（8）协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作。

2.1仪容仪表

2.1.1在工作时间穿着与自己职业相称的服装，保持服装整齐干净、搭配得体。

男士不得着短裤，穿着衬衫以单色、浅色为主，正式场合以白衬衫为主。

女士衣着颜色搭配适当，淡雅协调，不得着超短裙、低胸、露背（肩）等服装。

2.1.2男士不得留长发，定期修剪，保持清洁，梳理整齐；

不留胡须，保持面部清洁；

2.1.3女士保持头发整齐，不得将头发烫染夸张造型和颜色；

保持面部清洁，着淡妆，忌浓妆；

不可佩戴夸张配饰。

2.1.4周五工作时间及加班可着商务休闲装上班，但正式会议、会见客户及一切需要展示公司形象的正式场合，要求相同与2.1.1条。

2.1.5工地现场可根据现场实际情况着装。

2.2.1遇见同事，面带微笑，问候“您好！

”

2.2.2下级见上级领导，微笑，问候“您好！

”，行点头礼。

2.2.3在公司遇见陌生人，微笑，使用“您好！

请问找哪位？

请问有什么可以帮您吗？

”等礼貌语句，如若是客户或是合作单位人员应主动帮助并给予正确指引。

2.2.4工作期间，行走时抬头挺胸，坐姿端正；

接递客户、同事资料要用双手。

2.2.5到领导办公室请示、汇报工作，先敲门，进门要说“您好，打扰您！

”，离开时轻轻关上门。

2.2.6接听电话时，保持音量适中，工作交流完毕后，应轻轻挂断电话，如遇非本部门电话，要及时进行转告。

2.2.7乘车时，职位低者礼让职位高者先行上车；

下车时，职位低者先下车，开车门，职位高者后下车；

安排座位以右为尊，小轿车后排座位靠右边位置为尊，左边位置其次，中间位置为最小；

前排司机旁边位置为经办人位置。

面包车，司机后面一排的座位为尊，职位低者应依次自前往后坐，司机同排右边座位为经办人员座位。

2.2.8接待基本礼仪规范：

（1）仪表：

面容清洁，衣着得体。

（2）举止：

稳重端庄，从容大方

（3）言语：

语气温和、礼貌文雅。

（4）态度：

诚恳热情，不卑不亢。

（5）迎接重要来宾：

要注意把握迎候时间，提前等候于公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序，先领导，后随从。

（6）接受名片时：

要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

（7）过走廊时：

通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

（8）进电梯时：

要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

（9）座谈时：

客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

（10）送客时：

根据身份确定规格，若送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。

2.3.1常用的规范语言如“您好”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“再见”、“没关系”、“不要紧”、“别客气”、“请稍等”等。

2.3.2办公人员要求行为得体、用语文明，不得在办公区域大声喧哗、扎堆聊天。

2.3.3工作中出现分歧，不得进行争吵，使用不文明语言。

2.3.4不得私下议论领导、同事，恶意污蔑，造谣生事。

2.3.5工作时间内，不得做与工作无关的事（例如玩电脑游戏、听音乐、看与工作无关视频等），严禁擅离职守。

2.3.6不得超出工作职责范围泄露或打听保密信息，包括薪酬信息等。

2.3.8外出时无论时间长短应将自己的物品作简单收理，对可能造成泄密的资料、现金、印章、支票等，加锁存放；

2.3.9未经同意不得随意翻看同事的电脑、文件、资料等。

2.3.10节约办公资源和能源，爱惜办公用品和办公设施，随时检查办公用品的安全性。

严禁故意损坏公司物品或故意破坏清洁，违者予以通报批评，并赔偿所损坏的物品，通过审核后人力直接从工资扣除。

2.3.11发现办公设备（包括通讯、照明、电脑等）损坏或发生故障时，应立即向行政部报修，以便及时解决问题。

2.3.12最后离开办公室的人员应锁好门窗，做到人走关灯、关闭电源、电器等。

2.3.13节假日办公室统一封门。

2.4清洁规范

2.4.1部门领导为第一责任人，监督管理所有清洁项目。

2.4.2清洁区域包括：

办公区域、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2.4.3清洁卫生实行卫生责任制，按照排班安排，轮流打扫清洁，值日生按时做好办公室公共区域所有清洁，并不定时对卫生进行保持与维护，行政部人员负责卫生检查工作。

2.4.4办公室内严禁随意堆放物品，办公桌面应保持整洁，干净。

物品使用完毕后及时放回原处。

2.4.5未按要求清洁者，按照规定予以处罚。

3.1.1集团公司办公室是公文处理的牵头部门。

3.2公文总类

3.2.1决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

3.2.2决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。

3.2.3命令（令）。

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

3.2.4公报。

适用于公布重要决定或者重大事项。

3.2.5公告。

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

3.2.6通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

3.2.7意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3.2.8通知。

适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

3.2.9通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

3.2.10报告。

适用于向上级部门汇报工作、反映情况，回复上级部门的询问。

3.2.11请示。

适用于向上级部门请求指示、批准。

3.2.12批复。

适用于答复下级部门请示事项。

3.2.13议案。

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

3.2.14函。

适用于不相隶属部门之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

3.2.15纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

3.2.16其它。

行政部发文文书（学习资料、各类简报）、上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3.3.1公文按照公司文档统一格式进行编写，写明公司全称及文件性质；

根据公文属性、类别，对所有公文进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文部门标志、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、发文部门署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门、印发部分和印发日期、页码等组成。

（1）份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

（2）密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（3）紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（4）发文部门标志。

由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文部门全称或者规范化简称。

联合行文时，发文部门标志可以并用联合发文部门名称，也可以单独用主办部门名称。

（5）发文字号。

由发文部门代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办部门的发文字号。

（6）签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

（7）标题。

由发文部门名称、事由和文种组成。

（8）主送部门。

公文的主要受理部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。

（9）正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

（10）附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

（11）发文部门署名。

署发文部门全称或者规范化简称。

（12）成文日期。

署会议通过或者发文部门负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发部门负责人签发的日期。

（13）印章。

公文中有发文部门署名的，应当加盖发文部门印章，并与署名部门相符。

（14）附注。

公文印发传达范围等需要说明的事项。

（15）附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

（16）抄送部门。

除主送部门外需要执行或者知晓公文内容的其他部门，应当使用部门全称、规范化简称或者同类型部门统称。

（17）印发部门和印发日期。

公文的送印部门和送印日期。

（18）页码。

公文页数顺序号。

3.4.1行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

3.4.2行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门。

3.5.1公文拟制包括公文的起草、审核、签发、存档等程序。

见流程设计。

流程设计

起草文书→填写《发文稿笺》（需要时）→下发→存档→更新目录（纸质档与电子档）→借阅→清退→审批→销毁

3.5.2公文起草应当做到：

（1）符合国家法律法规和公司的路线方针政策，完整准确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（4）文种正确，格式规范。

（5）公文涉及其他公司或者部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关公司或者部门意见，力求达成一致。

3.5.3公文文稿签发前，应当由发文办公室进行审核。

3.6公文管理

3.6.1文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

3.6.2公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3.6.3公司对内公开文件由行政部负责起草和审核，总经理签发；

各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理签发。

3.6.4凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

3.6.5机密文件由行政部专人保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给专人管理。

3.6.6各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政经理、行政副总审批，总经理批准后方可借阅。

3.6.7办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

3.6.8按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。

半年一小清，年终一大清。

3.6.9根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政经理签字批准，按照文件管理制度进行处理。

3.6.10根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

3.6.11按照文书管理范围，行政部的发文根据需要填写《发文稿笺》，所有文书原稿均由行政部分类存档备查。

3.6.12行政部发出的学习文书，需附上学习进度表；

阅读者需认真学习并签名备注。

3.6.13按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

3.6.14根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；

须上级审批同意，方可销毁。

3.6.15行政部负责人为第一责任人，若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报告，若未查明原因，则由行政部负责承担。

3.6.16违反以上规定者按照相关规定予以惩处。

3.6.17文件管理流程设计

（1）内部文件管理流程：

起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

（2）外部文件管理流程：

外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

（3）借阅流程：

提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

4.1.1会议是企业处理重要事务、实现科学决策的重要途径，也是信息沟通、协调关系的重要手段。

必须对会前、会中、会后的全过程进行科学的管理。

4.2会议类型

4.2.1公司会议类型包括：

公司年会、月度总结会、周例会、工作协调会、工作专题会等。

4.2.2会议的组织。

公司年会、月度总结会、周例会由公司行政部或人力资源部筹备召开；

工作协调会、工作专题会分别由公司相关部门负责人筹备召开。

4.3会议管理

4.3.1会议必要性的审核

（1）会议召开前应先就需解决的问题进行分析考虑，如果不用通过开会的方式也能解决的，则不轻易开会。

（2）如需要通过开会方式才能解决问题的，应从会议的时机是否成熟、内容是否重复脱节、费用开支是否合理等方面多加考虑再作决定。

（3）可利用传阅文件的方式或通过现代通讯手段来替代传统的会议，从而减轻面对面的会议负担。

4.3.2会议人员

（1）总的原则是与会无关者不参加，控制会议人数能更好地保障会议质量。

不是按“资格”确定出席会议人员，而是按解决问题的需要来确定参会者。

（2）凡对会议要实现的目标负有主要责任或与会议行动直接相关者，具备专门知识经验有助于议题深化者，对讨论的问题有决策能力者，应考虑确定为参会人员。

（3）经常性的会议时间要固定，以方便参会人员预先合理安排时间，避免因出席会议而影响重要工作

4.3.3会议签到

（1）参会者要养成按时到会的习惯，不得迟到，会议提前5分钟到达，签到，参会者因故不能到会应事先请假。

不得无故缺席。

关闭手机；

会议中坐姿端正，认真听会、记录，积极讨论。

4.3.4会议时间

（1）时机成熟的会议应抓紧召开以不失时效，时机未到尚需酝酿的会议可延后召开。

（2）考虑与会者中关键人物的最佳时间并结合大多数参会者的方便时间段，避免会议打乱公司工作的正常运行秩序。

（3）会议本身的时间最好控制在1小时之内，开短会能集中精力达到更好效率。

4.3.4会议服务

（1）公司年会、月度总结会、周例会由公司行政部安排并做好相关会议服务（座位引导、材料分发、会场内外联系、会议总务等具体工作）。

（2）工作协调会、工作专题会分别由该部门会议负责人安排、部署做好会议相关服务工作。

4.3.5会议议程

（1）一般由会议召开部门拟订。

应让参会者知悉各项议题的讨论顺序和时间分配。

每次会议议题数量不宜太多，如内容太多可考虑另择时间再议。

4.3.6会议通知

（1）根据会前准备拟定会议通知，内容包括会议的名称、时间、地点、参加人、议题等，并附上回执让被通知人确定能否准时出席。

会议通知应尽早发给参会者以方便安排时间。

会议如有书面议程，应随会议通知一并发给参会者（也可将会议通知与议程合并在一起印发）。

4.3.7会议记录

（1）会议记录应从会议组织（名称、时间、地点、主持人等）和会议内容（议题、发言、决议等）两方面真实、准确、完整地记载。

一般日常性工作会议采用摘要记录方式，要求抓住重点，摘录要义，取舍得当。

特别重要的会议应采用详细记录方式，要求有言必录，可采用速记符号或借助录音设备。

会议记录人员应有一定的秘书工作知识和经验，熟悉会议情况，明确会议基本精神，并自始至终一直参加会议。

4.3.8会议纪要

（1）会议记录人员整理会议记要。

会议记要作为第一手材料，是会议内容的客观反映，会后应及时整理原始记录使之完善。

记录人在会上没弄明白或发言者表述不清楚的内容，会后亦须及时同有关人员核对。

（2）撰写会议纪要或简报。

根据会议的性质内容来决定是采用会议纪要的形式或会议简报的形式。

在整理会议记要的基础上，再进行分析、综合、提炼，选择能够反映会议宗旨和精神的内容撰写会议纪要或简报。

会议成果凝聚在会议纪要的决议中。

会议纪要的写作要求“纪实”、“扼要”，除简述会议的基本情况外，尚需阐述会议讨论的问题、基本结论、会议所做出的正式决定（必须有执行人和完成时间）。

（3）签发会议纪要。

会议纪要写好后交会议主持人审核签发。

然后根据内容的相关性和保密性等具体情况，再将会议纪要内容以全文或摘录方式印发给与会人员和有关部门。

（4）会议内容保密。

与会者应严格保守会议机密，对会议决定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露，更不准把会上的不同意见向外传播。

对属于保密性的文件资料应妥善保管，防止散失和泄密。

（5）检查催办决议事项。

会议是各抒己见的过程，允许持有不同观点和保留意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。

要设专人负责催办工作，健全登记制度，由催办人员定期记载催办事项的进展情况。

还要建立反映汇报制度，催办人员可用多种方式定期或不定期向领导汇报催办事项的进展情况，遇特殊情况应立即反映听取指示，不能耽误。

5.1.1应归档的文件、材料由档案室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

5.1.2所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

5.1.3坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

5.1.4档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

5.1.5档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。

5.2档案管理范围

公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

5.3.1各部门需借阅相关档案，须由相关领导签字（部门经理、直管领导），审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5.3.2借阅档案材料需进行复印或扫描时，应做好登记，填写档案材料借阅登记薄。

5.3.3借阅人归还档案材料时，需如实填写档案登记薄，记录归还日期，以便查阅。

5.3.4所有借出档案须在指定时间内归还，不得横向借阅。

归还时间以7天为期限（从借出之日算起）。

若不按时归还，且不说明原因，将报相关领导，处以经办人员100—200元罚款。

5.3.5借阅档案若出现损毁、丢失现象，将追究借阅人责任，视情节严重给予处罚，并追究相关人员责任。

5.3.6档案管理员要及时催收已经到期的借阅档案材料，提高档案材料使用效率。

5.4.1统一管理。

对电子文件实行统筹规划，对具有保存价值的电子文件实行集中统一管理。

5.4.2全称管理。

对电子文件行程、办理、传输、归档等实行全过程管理，确保电子文件始终处于受控状态。

5.4.3规范标准。

制定统一标准和规范，对电子文件实行标准化管理。

5.4.4便于利用。

发挥电子文件高效、便捷的优势，对有价值的电子文件提供分层次、分类别共享应用。

5.4.5安全保密。

采取有效技术手段和管理措施，确保电子文件信息安全。

5.5.1证照新办、变更、年审

（1）营业执照、经营许可证、组织机构代码证等证照由行政部负责办理。

（2）税务登记证由财务部负责办理。

5.5.2所有证照办理完毕，必须移交到人力资源部，由人力资源部负责人保管，并登记造册，同时所有证照的原件借出、复印件申领、管理人员变更移交，均须登记备案。

5.5.3证照办理移交时，以前的登记资料随同完整移交。

5.5.4新设立公司确定经营范围或已注册公司变更经营范围，应由人力资源部协同部门负责人提出需求分析，报公司总经理核准后方可办理。

5.6.1本制度所称印章主管部门是指行政部。

5.6.2印章的种类包括：

法人公章（公司、部门）、财务专用章、合同专用章、法人代表及总经理名章、电子印章。

5.6.3印章主管部门代表公司对印章的刻制、领用、保管、使用、交接、回收、销毁实行全面管理。

5.6.4印章的刻制实行审批。

需要刻制印章，需由本部门提交书面申请，申请包括刻的用途、图样、管理人等，报印章主管部门负责人审核，经总经理审批后，方可刻制。

5.6.5印章统一由公司印章主管部门委托具有印章刻制相关资质的部门刻制，并按照有关规定对刻制好的印章办理备案手续。

5.6.6刻制印章的内容必须与《企业法人营业执照》、《营业执照》核准登记的名称完全一致，部门专用章要与公司内部的规定名称一致，规格和式样要符合公司印章管理的规定。

5.6.7印章的保管

（1）原则上实行印章保管和印章使用审批人分开。

（2）总经理、行政部部负责人是用章审批人。

（3）以下人员为印章管理人：

（3.1）公司公章的管理由公司行政部管理。

（3.2）财务专用章由财务部专人管理。

（4）下属控股公司公章、合同专用章由控股公司负责人管理。

（5）集团公司各管理中心印章由部门负责人管理。

（6）根据下列条件确定印章管理人员：

（6.1）责任心强，为人正直，做事细心。

（6.2）对公司忠诚。

（6.3）非见习员