三塘乡档案管理工作制度Word格式.docx

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2、收文一般集体传阅，如需发给部门承办，应有签收手续，并及时送还。

3、发文底稿应编上文号，用黑墨水或蓝黑墨水书写，应有撰稿人、审稿人、签发人签名，做到签署完备，对不规范的文本，做到不签发、不打印、不用印。

4、建立收文催办、注办制度，及时将承办完毕的文件收回文书室，并在文件传阅单上注明办妥情况。

5、对发文和办毕的收文应按问题、价值随时进行存放，为年度归档工作作好准备。

6、切实管好印章，严格保密制度。

立卷归档制度

1、本乡档案管理工作由综合档案室全面负责组织规划、指导，档案室主任和专职档案员负责集中管理，各科室兼职档案员分工合作，形成档案管理工作网络；

2、凡是反映本乡工作活动，具有查考利用价值的文件均属归档范围。

照片、录音带等声像资料也应收集归档；

3、本乡工作人员因公外出、参加会议、参观学习带回的文件材料，应及时向办公室移交；

4、归档文件要齐全、完整、准确，做到纸质优良、字迹工整、格式统一，禁止用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写、签批；

5、应归档的文件材料必须由文书部门或科室立卷或整理，建立健全日常归档制度；

6、各类档案移交综合档案室时间规定：

文书档案、各专门档案应在档案材料形成下一年度一季度整理好后向综合档案室移交，一年移交一次；

会计档案根据工作需要，可在会计室暂存一年，一年向综合档案室移交一次；

声像实物档案应随时向档案室移交；

7、凡是向综合档案室移交的档案，由各科室负责整理、装订。

综合档案室职责

综合档案室的基本任务是：

集中统一管理本乡党政文书、村建、审计、纪检、会计、声像实物等各个门类、各种载体的全部档案，并为党委、政府各项工作活动的开展积极提供利用。

主要职责：

1、认真贯彻执行《档案法》和省市有关档案工作的方针、政策、规章制度，抓好本乡档案管理工作。

2、负责本乡档案的收集、整理、装订、保管等工作，负责制订本乡档案管理的有关制度。

3、严格执行档案安全保密制度，确保档案的安全。

4、加强档案管理工作的各项基础工作，注重档案的业务建设、负责制订本乡档案统筹发展规划和工作的计划安排，不断总结经验，改进工作方法，促进档案水平的不断提高。

5、积极开展编研活动，搞好档案的开发利用工作。

6、负责指导文书、财务等部门的档案管理工作，正确及时地立卷归档，负责对各部门档案工作的检查指导。

7、按照档案价值鉴定的原则，保管期限的标准以及销毁的程序和办法，定期鉴定档案。

文书档案管理制度

1、凡是本乡各项工作中形成的具有保存价值的文书档案均应归档。

2、及时收集、整理、装订各类文件、材料，对已损坏或霉变的文件材料进行修补或其它技术处理，尽量延长档案的使用寿命。

3、对档案的接收、调出、保管，利用进行登记和统计，编制检索工具。

4、库房保持清洁整齐，达到“九防”（防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温）要求，温湿度符合规定要求。

5、定期请鉴定小组对档案进行鉴定，对超过保管期限的无保存价值的档案登记造册，提出销毁意见，经分管领导批准后销毁。

档案保管保密制度

1、档案室应有专人管理，落实防盗、防火、防光、防潮、防虫鼠等安全措施。

2、室内禁止吸烟，严禁存放易燃易爆物品及其它物品。

消防器材要保持完好状态。

3、保持室内整洁、卫生，橱柜排列和档案摆放应整齐有序，档案室要做到专室专用，专橱专用。

4、每天下班前要关闭门窗、切断电源。

5、每年年中、年末对保管的档案进行清点核对，做到卷、帐相符。

6、严格遵守党和国家以及公司保密制度，凡查阅机密和重要档案须经分管领导批准，并限在档案室阅看。

7、非档案管理人员不得随便进入档案室。

安全管理制度

1、综合档案室管理人员必须切实做好防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防光、防蛀、防鼠工作，确保档案绝对安全。

2、档案管理人员按规定值班，并负责当日安全检查工作。

3、安全检查的内容包括门窗的关锁、各类电器设备的及时关闭、下班时是否切断电源、防潮设备是否正常、库房内外有无其它不安全因素等。

4、库房内及其附近严禁明火作业，严禁存放易燃易爆物品，严禁在库房吸烟和使用取暖器。

5、加强对进出综合档案室的人员进行安全制度的宣传教育；

对教育不改者及时做好汇报工作，并视情节予以处理。

6、必须认真做好安全记录，逐日移交，发现不安全因素及时采取有效措施予以排除。

档案鉴定与销毁制度

1、根据《档案法》规定，各类档案均应划分保管期限，对于保密期限已满的档案资料，定期组织销毁。

2、销毁档案的鉴定工作，应在乡分管领导的统一领导下，在档案局的具体指导下，由办公室和有关科室共同组成鉴定小组，按规定实施。

3、销毁档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经分管领导同意并经主要领导批准后，至少由两人在指定地点销毁，并在销毁单上签字。

4、对已销毁的档案，必须在原有台帐上注明销毁日期，以便存查。

库房管理制度

1、档案库房由专人管理，非管理人员未经允许不得入内。

2、档案入库前，必须逐卷（件）检查验收，对未按要求整理及残、缺、霉、蛀档案必须整理修补后方能入库。

3、档案入库后须严格按分类大纲排列存放，档案利用完毕及时放回原处，不得拖延、错漏。

4、档案管理人员必须定期对库藏档案进行清理核对，每半年普查一次，做到帐档相符。

经鉴定销毁的档案应注销台帐，写明原因，保存依据。

5、定期进行清扫，保持室内整洁卫生。

库房按防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防光、防虫、防鼠的要求，配有相应设施。

6、调阅或借出档案资料，必须严格执行《档案利用制度》。

7、做好库房内温湿度的记录，档案库房内严禁吸烟，严禁易燃易腐蚀物品入内。

档案利用制度

1、查阅档案一律在阅档室查询。

2、本乡相关人员查阅档案须经本科室负责人同意，借出、复制档案须经分管领导同意并经办公室主任批准。

3、确因工作需要续借的，必须办理续借手续。

借出档案时间一般为三天，最长不得超过七天。

4、保密档案须经有权领导同意方可借阅，未经批准不得复制。

5、外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和本人身份证件，经分管领导审查批准后方可借阅，但不可借出档案室。

6、查阅档案人员应注意档案的安全保密，不得擅自抽拿、开拆、修改档案内容或转借他人。

7、档案归还后，档案室应对档案的完整性和利用效果进行检查和统计。

档案统计制度

1、档案统计工作的基本任务是：

准确、及时、全面地反映本乡档案管理工作的基本情况，开展统计调查和统计分析，为强化管理、科学决策提供咨询服务。

2、档案管理员负责综合档案室的统计工作，做好统计资料的收集、整理和积累工作。

3、建立健全各种原始记录和统计台帐，做好档案移交（接收）登记表、复印档案登记表、档案借阅登记表、档案数量统计表、档案设备统计表、档案资料数量汇总表等项登录工作。

4、档案人员必须严格执行《统计法》，如实提供统计资料，不得虚报、瞒报、拒报，不得伪造、篡改、随意估计统计数据。

声像、实物档案管理制度

1、声像档案是指以照片（黑白、彩色）、底片、录像带、录音带、光盘作为反映本单位各项行政执法活动的信息载体而形成的资料，这些资料均属于归档范围，由档案人员统一保存和管理。

2、照片、底片、录音带、录像带、光盘由形成或复制部门的有关人员负责整理，编制目录和内容简介后主动归档，如由于归档的不及时而造成声像资料损失，将追究当事人的责任。

3、妥善保管声像档案、胶片、照片、磁带、录像带等，要用密封胶片夹带存放，保持柜里干燥，并采用相应措施，使温度符合声像档案保密条件。

4、对于声像档案的借阅（听）利用，应按档案借阅有关规定执行。

5、实物档案应专室存放，及时添加防腐剂，保证完整无缺。

部门立卷制度

1、本乡各科室兼职档案员应将本年度有利用、保管价值的收发文件进行收集、登记、整理、分类、立卷，于次年四月底前交档案室归档保管。

2、本乡每年形成的会计档案由财务科于次年四月底按会计档案立卷归档办法整理、立卷、保管一年后将交档案室归档保管。

3、全乡重大活动形成的和各科室形成的照片、录音、录像、实物等各种载体的即由办公室和各科室及时收集、整理，于次年四月底前将交档案室归档保管。

4、本乡基建档案由负责基建工作的办公室在工程竣工后及时立卷、并向档案室移交、归档。

档案人员工作职责

1、认真学习、宣传《档案法》和《湖南省档案管理条例》，热爱档案事业，积极参加各种档案业务培训，做好档案资料的收集、整理、编目、立卷、鉴定、利用工作。

2、对进出库档案认真登记，严格验收，并对案卷质量不符合要求的退回重新整理，再予验收。

3、熟悉库藏档案概况，熟练运用检索工具，准确编制档案工作台帐和统计报表。

4、严格执行保密制度，做好防火、防盗、防潮等项工作，对库存档案定期进行检查，发现不安全因素，立即排除。

5、积极做好档案资料的提供利用和开发编研工作，严格手续，做好记录。

6、维护综合档案室各种装备，确保其正常运转。

7、主动热情提供服务，在规定范围内为查询档案人员提供方便。

兼职档案员岗位职责

1、负责本部门阅办文件的登记、保管和各种文件材料的收集、整理或注册、临时保密和移交工作，确保文件材料的完整、准确、安全。

2、执行档案管理制度，积极参加网络业务活动。

3、积极向本部门领导和档案室提出搞好档案工作的建议，及时向档案室反馈各种档案信息。

综合档案室主任职责

1、在乡分管领导的统一领导下，认真贯彻《档案法》和上级关于档案管理的各项规定，全面负责综合档案室的工作，制定工作计划，及时总结工作经验，不断加强和改善档案管理工作；

2、经常检查综合档案室的职责履行情况，组织档案管理活动，发现问题，及时解决；

3、组织档案管理人员开展业务学习和培训，不断提高业务水平和工作效率；

4、依法管理档案，严格执行各项规章制度，及时纠正和制止违反制度的行为；

5、做好档案人员的思想教育工作；

6、负责各科室（部门）档案材料的收集、归档等工作的监督和统一布置等工作。

分管领导职责

1、根据《中华人民共和国档案法》和《湖南省档案管理条例》的精神和要求将本乡档案纳入管理轨道中，纳入有关人员的职责范围，加强本乡档案工作的领导，提高本乡档案管理水平。

2、关心和协调档案管理工作，切实解决档案工作中的各种矛盾和困难。

3、抓好档案工作人员的思想教育和业务培训，确保档案管理人员稳定，不断提高档案管理水平。

对档案管理工作中做出贡献的人员，给予表扬和奖励。

4、负责督促、指导全乡及乡机关档案管理的规范化、标准化、制度化建设。