商场管理系统及流程规范.docx
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商场管理系统及流程规范
第一节 商管职责
一、商管目标
1、执行商场整体规划;
2、为商户及最终消费者提供良好的服务;
3、对商场日常经营进行管理,保证良好的经营秩序和状况;
4、定期收取商户合同规定的租金及相关费用,完成收租指标;
5、确保营业场所的消防安全、清洁卫生,设备设施的完好,提供良好的整体消费环境;
6、妥善处理投诉事宜,树立良好企业形象;
7、建立完整的信息、资料、财务档案,备于核查。
二、商管部门职责
1、完成单店日常商场管理的各项任务;
2、承租商户的管理:
商户入驻、装修、退位、更名、转让、报修、通信网络等相关手续和服务的办理;
4、在规定时间内收取承租商户的租金及各项费用;
5、纠正商户日常经营过程中超越经营范围等行为;
6、建立商铺、商户日常经营和管理的档案;
7、处理商户、顾客(消费者)彼此之间产生的投诉;
8、协调物业部门做好营业场所的消防、安全、清洁卫生、设备设施的良好运作;
9、协调物业、企划、财务等部门工作的开展。
三、商管主管工作职责与内容
1、职责
(1)负责完成商场租金收取目标;
(2)负责对商户提请的相关手续的审批;
(3)负责计划、管理、监督商管部门员工工作,使商场正常赢利。
2、工作内容
1.接受上级领导
(1)按时参加单店每周的周例会;
(2)汇报部门工作;
(3)完成上级交办的其它任务;
(4)接受上级的检查与评估。
2.部门内部管理工作
(1)组织制定、修缮本部门的工作岗位说明书、工作程序与标准和各项管理规章制度等;
(2)制定部门工作计划;
(3)主持部门每日工作例会;
(4)组织召开部门专题(紧急)会议及月总结大会;
(5)每月总结公司各职能部门对本部门的检查处罚情况,分析原因,落实解决措施;
(6)审核商户进场条件;;
(7)审核部门报表、请示和报告等;
(8)物资管理;
(9)成本控制;
(10)对部门各成员进行培训,提高其业务能力和管理能力;
(11)对部门成员的工作质量进行督导检查,并做出评估;
(12)直接督导部门员工的服务态度及工作质量;
(13)部门合理化建议整理上报及落实;
(14)处理下级上报的问题;
(15)处理突发事件。
3.协作其它部门
(1)配合企划部开展场内促销活动;
(2)配合物业部门对商场工程装修、商户装修、清卫工作和安保工作的顺利开展;
(3)协助公司完成关心部门员工生活的工作;
(4)将商户信息及时反馈给相关部门,以便完成后续跟踪服务;
(5)协作企业文化部落实本部门的企业文化学习;
(6)协调处理部门之间的纠纷;
(7)协调其他部门对商管部提出的其它工作要求。
4.对商户的管理
(1)每天督导商户的经营规范;
(2)定期咨询商户经营情况;
(3)及时答复商户提出的意见及建议;
(4)落实商场内遗留、丢失贵重物品的处理;
(5)处理顾客对本部门的投诉;
(6)处理其它涉及顾客的突发事件。
四、楼管工作职责与内容
1、职责
(1)负责所管辖楼层的日常管理;
(2)负责及时收取商户所交租金;
(3)了解商户情况。
2、工作内容
1.接受上级领导
(1)按时参加每天召开的晨会;
(2)汇报本楼层的商户经营状况、商户服务及巡查情况;
(3)完成上级交办的其它任务;
(4)接受上级的检查与评估。
2.本职管理工作
(1)制定楼层管理工作计划;
(2)按照公司规定的时间、频率和路线对楼管负责的楼面进行日常巡查;
(3)对于发现商户有违反五项禁令的行为要当场劝说制止;
(4)及时完成楼管巡场记录;
(5)对于商户有违反合同规定行为的按相关流程进行处理;
(6)准时发放商户缴费通知单;
(7)在缴费期限前收齐商户所缴租金费用;
(8)对未能及时缴费的商户进行催缴费用;
(9)定期对商户进行回访,了解商户经营情况;
(10)现场接洽处理投诉,未能及时处理的上报主管协助解决;
(11)楼管审核批准商户加班;
(12)搜集楼管所管辖楼层的工程、清卫和安保信息;
(13)及时通知物业相关部门进行现场处理;
(14)处理突发事件,未能当场处理的及时通知部门主管进行协商。
五、服务台工作职责与内容
1、职责
(1)负责服务台的整体形象;
(2)负责完成服务台为商户和消费者提供的一切服务。
2、工作内容
1.接受上级领导
(1)按时参加每天召开的晨会;
(2)汇报服务台的工作情况;
(3)完成上级交办的其它任务;
(4)接受上级的检查与评估。
2.本职工作
(1)保持工作区域干净整洁;
(2)保持整洁、充满热情的个人形象;
(3)耐心解答商户与消费者的咨询;
(4)接待记录投诉,不能解决及时上报相关人员;
(5)收集《商户加班申请单》交楼管审核;
(6)商场音乐、广播的及时播放;
(6)记录投诉、报修相关信息
(7)及时通知相关人员处理投诉及报修事宜;
(8)完成部门交办其他工作任务。
六、商管工作标准
1、楼面管理
(1)商户服务:
按照公司相关流程为商户提供高质量服务(识别证办理、商户更名、铺位转让、商户迁址、商户报修等),营造良好经营氛围;
(2)租金回收:
按时收取商户的租金及相关费用,租金回收率100%;
(3)楼管巡视:
按公司规定时间、频率、规范对负责楼层进行巡视,制止违反五项禁令(吸烟、占道、超高、违规经营、拉单)的行为;协调物业管理部门和其他部门做好楼面管理工作及服务;处理投诉和突发事件,并做好相应记录;
(4)终止营业:
在规定期限内完成商户终止营业的工作(违约);
(5)行为规范:
执行公司行为规范。
2、投诉处理
(1)商户投诉:
妥善解决商户投诉(商户与商户之间、商户对商场的投诉);
(2)消费者投诉:
妥善解决消费者投诉(对商户的投诉、对产品的投诉、对公司的投诉)。
第二节商管管理制度
一、楼管、协管黄牌和红牌扣分标准
1、占道:
巡场发现商户占道,楼管或协管在现场未让商户立即整改,对楼管或协管发黄牌(扣2-3分),楼管或协管不在现场,通知楼管或协管后再次检查商户还未整改,对楼管或协管发黄牌(扣1-2分)。
2、超高:
巡场发现商户堆物超高,楼管或协管在现场检查中未让商户立即整改,对楼管或协管发黄牌(扣2-3分),楼管或协管不在现场,通知楼管或协管后再次检查商户还未整改,对楼管或协管发黄牌(扣1-2分)。
3、吸烟:
巡场发现商户在吸烟,楼管或协管在现场未制止商户吸烟,对楼管或协管发黄牌(扣1-2分)。
4、违规经营:
商户在经营耗材(在耗材区外)、经营合同外的产品及假冒伪劣产品,楼管和协管巡场未发现,对楼管或协管发黄牌(扣3分)。
5、拉单:
商户在自己铺位外、公共走道、自动扶梯口招揽顾客,楼管和协管巡场未发现,对楼管或协管发黄牌(扣1-2分)。
6、收出门单:
协管在收顾客出门单时,应仔细核对货物和出门单填写的内容是否对应,如发现货物和出门单不符或出门单填写不完整,而让顾客出门,对协管发黄牌(扣1-2分)。
7、进场:
早上租户进场,协管不检查租户的进场证而让租户或顾客进入商场内,对协管发黄牌(扣2-3分)。
8、厕所:
检查厕所发现未按规定标准对厕所进行清扫,对清卫发黄牌(扣1-2分)。
9、楼道卫生:
走道垃圾二十分钟内必须清理干净,检查发现在规定时间内未清理,对清卫发黄牌(扣1-2分)。
10、垃圾箱:
在楼梯通道内的垃圾箱,在垃圾已满而未清理,对清卫发黄牌(扣1-2分)。
11、巡场表:
楼管、协管未按规定做巡场记录,对楼管或协管发黄牌(扣2分)。
12、打架:
发现楼管、协管和商户、顾客打架,对楼管或协管发红牌(扣4-5分)。
13、停车:
卸货码头被非卸货的车辆停放,对协管发黄牌(扣2-3分)门外广场上有自行车停放,对协管发黄牌(扣1-2分)。
二、商场管理人员服务工作制度
商场管理人员是在数码广场的领导下,协助商管部主管展开工作。
为进一步规范数码广场经营秩序,特制定管理人员服务工作制度如下:
1、要树立起全心全意为数码广场商户和消费者服务的思想观念。
2、要认真贯彻数码有关商场管理理念,遵守数码广场及有关处理部门制定的规章制度。
3、要坚持科学管理,文明服务,对出售商品者做到商品划行归市,摆放整齐,及时调解各种纠纷,维护好商场秩序。
4、要保护合法经营,制止非法活动,维护购销双方的合法权益,对以次充好,假冒伪劣产品哄抬价格,欺行霸市等投机违法行为,一经发现要及时制止,并协助商场管理部及有关部门一并处理。
5、要加强商场卫生管理,保持场地清洁卫生。
6、要正确掌握及时了解商场商品供求变化动态,定期对上市商品成交量和价格进行分析,找出异动,分析原因,为企划部提供商场第一手资料。
7、要按照国家规定的标准及数码广场规定的合理费用。
即不多收,也不少收,做到手续完整,账钱相符,日结月清,当天缴费用。
8、商场人员必须按规定时间上下岗,途中不得擅自离岗或上班时间办私事。
9、严格遵守广播室管理规定,充分利用广播优势,态度和气,用词规范,并及时提供各种商场信息为商户和消费者服务。
10、严格管理,加强巡查,做好安全消防工作。
第三节商管操作规
一、楼面管理
1、商户识别卡办理
(1)确定商户要办理识别证的类型(新办、调办、退办)
(2)对要求办证的商户人员进行审核(签约公司法人、代理人)
(3)办理商户识别卡(具备合同原件、照片等等信息办理)
(4)办理入场证(凭借商户识别卡和营业人员身份证办理入场证,入场证上名字和商户编号填写正确)
(5)财务收取工本费用,凭收据领取识别证
(6)资料修改、录入、存档
新办识别证流程:
退办识别证流程:
调办识别证流程:
相关单证(表格):
无
2、商户入驻
(1)确认铺位号(识别证上号码与合同一致)
(2)告知商户入驻须知(商户进入商场后拥有的权利和义务及要遵守的规章制度)
(3)确认基础设施及水电实数(基础设施确保完整,水电实数为下次结算做基数)
(4)服务手册等资料(告知商户商场为商户所提供的服务)
(5)商户装修监督验收
商户入驻流程:
相关单证(表格):
无
3、商户装修
(1)商户装修方案审批(商户填写装修申请并附上效果图和相关数据等资料,交商管主管确认装修事宜,商管主管签字再提交物业工程部门按照相关装修规定审核)
(2)装修协议签订(物业工程部门审核通过后与商户签定装修协议,商户必须遵守协议中规定条款)
(3)装修押金和垃圾清理费用的收取(财务收取装修押金后,商户凭收据领取装修许可证和临时出入证)
(4)发放装修许可证(标明装修期限、装修人员、装修内容等信息)
(5)办理临时出入证
(6)资料入档
(7)验收(验收合格,包括工程合格、垃圾清理完毕等事项,收回临时出入证、返还装修押金)
商户装修流程:
相关单证(表格):
商户装修申请及验收表
铺位号:
申请日期:
年月日
商户名称
联系人
电话
装修单位
联系人
电话
申请事项
装修日期
装修时限
装修人数
内容
注意事项
1.不破坏墙面、地砖、电箱等主体建筑;
2.使用化工原料如油漆、胶水、涂料等时不污染墙面、地砖、玻璃等;
3.如有特殊装修,需在上表中详细注明并被批准后方可施工;
4.装修前需请提供装修效果图并向财务交纳装修押金,并由商场签字;
5.装修完毕需将垃圾清理干净,否则从装修押金中扣除;
6.装修完毕经商场验收合格后,凭此单和押金收据;方可退还装修押金;
厂商及装修负责人签字
装修加班费
装修