第四代时间管理理论文档格式.docx
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3.文件复杂的解决方法
4.工作搁置的解决方法
5.安排旅行的解决方法
第十一讲浪费时间的内在因素的解决方法
(一)
1.浪费时间的内在因素
2.危机应付的解决方法
3.计划欠妥的解决方法
4.贪求过多的解决方法
5.事必躬亲的解决方法
第十二讲浪费时间的内在因素的解决方法
(二)
2.条理不清的解决方法
3.欠缺自律的解决方法
4.无力拒绝的解决方法
5.做事拖延的解决方法
第十三讲依靠高科技竞争的时间管理
1.何谓快准空多闲
2.如何运用快准空多闲
第十四讲管理时间=管理自己
1.时间的价值
2.轻松管理时间五步骤
第十五讲妨碍时间管理的四种观念与时间管理的策略
1.妨碍时间管理的四种观念
2.时间管理的策略
第十六讲培养管理时间的好习惯
1.如何培养管理时间的习惯
2.时间管理的法则
第十七讲个人成就篇——高效的秘诀---授权之道
1.为什么要授权
2.授权的类型
3.授权的原则
4.如何接受授权
第十八讲如何有效地组织会议
1.需要开会的四种情况
2.召开会议
3.会议开始
4.主持会议
5.控制会议
6.会议记录
第十九讲时间规划系统
1.目标的时间规划
2.达成目标的条件
3.时间规划系统
第二十讲运用时间的规划
1.日计划的五步骤
2.高效的时间管理
第一讲:
时间的真谛
【本讲要点】
时间的意义
时间的划分
时间的运用
时间的价值
故事给我们的启示
时间的重要性
小故事
有两个人,到非洲去考察。
他们突然迷路了,正当他们在想怎么办时,突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来,其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。
另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说:
“没用啊,你怎么跑也没有狮子跑得快。
”同伴说:
“嗨,你当然不知道,在这个紧要关头最重要的是我要跑得比你快。
”
这个故事让人联想到:
人们正处在一个激烈竞争的世界,你必须参与一场人生的竞赛,而这场竞赛的对手可能是你的同事,也可能是你生意场上的对手。
然而,不管怎样竞争,最让你感到束手无策的一样东西——时间。
时间就好比故事里的狮子一样,怎么跑也不能跑得比它快。
你不断地去尝试走在时间的前面,例如平时做事要快一点,把工作时间延长一点,但是久而久之,到了极限,你就会变得心力交瘁,最后还会感叹到:
什么都做不到,甚至会说没有时间。
虽然你经常抱怨没有时间,但是你确实从早晨忙到晚上,甚至废寝忘食,忙到没有家庭观念,没有休闲活动。
但回头来看,你仍感到非常地沮丧、无奈甚至焦虑,感到时间还是不够用。
【自检】
请回答下列问题:
(1)你的时间够用吗?
(2)你如何看待以下问题?
时间就是金钱吗?
时间=金钱
金钱对你的意义重于时间吗?
时间<金钱
时间对你比金钱更有价值吗?
时间>金钱
你选择哪一种答案?
相信每个人答案是不尽相同的。
【案例】
曾经有一家顾问公司对100名经理人做过一次调查,结果表明:
仅有1人认为有足够的时间;
10人认为需要10%的额外时间;
40人认为需要25%的额外时间;
其余的人认为需要多于50%的额外时间。
从这个数据可以感觉到,很多人需要有更多的额外时间。
事实上:
●时间不只是金钱;
●时间比金钱更有价值;
●时间就是生命。
时间运用分为几类时间:
大块时间、首要时间、零碎时间、固定时间、安静时间、弹性时间、交通时间。
1.大块时间
你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情,大块的时间至少需要两个小时。
其实也可以分散地安排大块时间,这样安排时间你便会觉得身心愉快,且会产生一种成就感。
2.首要时间
一日之际在于晨
首要时间与大块时间接近,它指每天早晨的那段时间。
有人把早晨的时间用来进修,有人把早晨的时间用来运动,有人把早晨的时间用来做一些重要的思考,因人而异。
3.零碎时间
零碎时间看起来好像不太重要,但是这种时间如果能够把它积少成多,化零为整,把那些小块时间充分利用起来,以很少的时间来做一些小事,坚持下来,也是非常可观的。
零碎时间称为时间的存储器。
4.固定时间
如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好,把它固定下来,就称为固定时间。
5.安静时间
读书也好,工作也好,是否能够专心有效,环境的因素是很大的,不少办公室都感觉到非常吵闹,工作经常受到干扰,这时可以由大家互相来约定,安排一段安静的时间。
6.弹性时间
每一项工作都需要时间,最好是留有弹性,即预估的时间应该稍微宽裕些。
可以在两三项工作之后,安排一个弹性时间,来弥补以前还没有做完的事情,或者说是留作被干扰以后的调节时间。
弹性时间不能够太长,10分钟甚至20分钟是比较适当的。
7.交通时间
一般人对交通时间都是用两个字来形容:
抱怨,特别是居住在大城市或者都市里的人。
所以要工作有效率,就要学习如何去缩短或利用你的交通时间,例如早点出门,晚点回家,选择走哪条路线,坐车的时候你还可以思考一些问题,可以听听音乐,看看书,充实自己。
时间可以花费在不同的事情上,因此就有了工作或学习时间、休闲时间、家庭时间、个人时间、思考时间等。
1.工作或学习时间
时间用在工作,或用在学习上,称为工作或者学习时间,它是为了谋生以及充实生活。
学习是谋生前的准备,或者是工作时的进修,也是为了充实生活。
工作并不是你生命的全部,活到老、学到老的终身学习的观念已经来临。
学习的重要性与日俱增,每个人都必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物。
2.休闲时间
休闲时间包括休息、睡眠及体育活动。
人生就像马拉松比赛一样,你别一开始就猛冲,浪费甚至透支了你的体力,要懂得放松,要养成一种良好的睡眠、休闲以及运动的习惯,才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态。
3.家庭时间
家庭是你休息最佳的避风港,只有家人与你没有所谓的利害关系。
你要跟家人真心地相处,不要到了需要时你时才回家,你才懂得去珍惜亲情。
4.个人时间
个人时间是用来修身养性、充实自我的,是完全属于个人独自享受的时间。
个人时间就是自己跟自己约会的那种时间。
每个人不论是求学还是工作,甚至在家中,都有一种不允许被侵犯的个人时间,利用这些时间人们可以充实自己。
5.思考时间
思考时间就是思考未来的时间。
思考时间可着重用在计划自己未来的发展,也可用在反省以前自己所做的事情是否正确,是不是值得等。
思考如何再改进,如何再调整,如何让自己变得更好,而不必特别为了什么目的思考,可以天马行空地去想象,可以胡思乱想,如果发现了一些好的想法,或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来。
时间的价值基本上分两种,一种叫做无形的价值,另一种叫做有形的价值。
无形价值
时间的无形价值是把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面,建立工作关系、家庭关系、人际关系等。
你为此花掉时间,但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,这叫做无形的价值。
有形价值
时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系,会在以后带来有形的报酬。
例如你是一名销售人员,拜访客户,跟客户建立关系,最后与客户达成交易,你定会有报酬。
◆时间具有有形和无形的价值。
◆浪费自己的时间,等于是慢性自杀。
◆浪费别人的时间,等于是谋财害命。
其实:
●时间对每个人都是平等的;
●每个人都有相同的时间;
●但时间在每个人手里价值却不同。
你的时间价值是多少,你计算过吗?
请根据下表来计算一下你的时间价值:
你的时间价值几何
年收入
(万元)
年工作时间
(天)
日工作时间
(小时)
每天价值
(元)
每小时价值
每分钟价值
1
250
8
40
5
0.08
2
80
10
0.16
3
120
15
0.25
200
25
0.42
400
50
0.83
你的时间价值:
每天________________元
每小时________________元
每分钟________________元
那么,人们该如何管理时间,让自己的时间增值,让自己更有成就?
可以支配的时间就是财富本身。
——马克思
世界上最珍贵的东西就是时间。
——爱迪生
人类都忽略了时间的可贵,失去它,才懊恼不已。
——伏尔泰
要充分利用时间,每一事务都要安排时间。
——富兰克林
时间是最高贵而有限的资源。
——彼德·
杜拉克
【总结】
本讲主要从时间的意义、特征、功能、价值以及时间运用几个方面,阐述了时间的真谛。
时间不只是金钱,时间比金钱更有价值,时间就是生命。
时间具有无形的价值和有形的价值。
时间对每个人都是平等的,每个人都有相同的时间,但时间在每个人手里价值却不同。
因此珍惜时间才是你生命中最重要的事情。
学习时间的管理是非常必要的。
【心得体会】
对时间管理的认识
时间管理的定义与目的
时间管理理论的历史演进
时间管理定义
◆时间就是生命,时间就是金钱。
◆人们往往是重视生命,乐于理财,而忽略了时间管理。
◆善用时间,就是善用自己的生命!
时间管理是在日常事务中执着并有目标地应用可靠的工作技巧,引导并安排管理自己及个人的生活,合理有效地利用可以支配的时间。
时间管理的目的
时间管理的目的就是将时间投入与你的目标相关的工作,达到“三效"
即效果、效率、效能。
效果,是确定的期待结果;
效率,是用最小的代价或花费所获得的结果;
效能,是用最小的代价或花费,获得最佳的期待结果。
图2-1时间管理的“三效”关系
描述一下你今天的主要工作,是否达到了“三效"
如果没有,你将如何改进?
特点
是否达到
如何改进
效果
确定的期待结果
效率
以最小的代价或花费获得结果
效能
以最小的代价和花费获得最佳的期待结果
以上效果、效能、效率三个主题,需要你慢慢地在心目中反省、检讨,找到你生命中的那种真正的具有人生方向、又有价值观的东西。
学习时间管理,首先了解一下时间管理理论的历史演进。
因为科技发展的过程中,每一个人追求的就是更好的效率、效能、效果。
在追求的过程中,如何去节约更多的时间,如何把时间投入到最有效率的结果上,历史上曾存在几种方式,这种方式间发生的变化就好像一个历史的演进。
第一代时间管理理论
基本是备忘录型。
一方面顺其自然,另一方面也会追踪时间的安排。
备忘录管理的特色就是写纸条,这种备忘录可以随身携带,忘了就把它拿出来翻一下。
如果今天一天结束完成了大部分的事情,就可以在备忘录上划掉,否则就要增列到明天的备忘录上。
这就是第一代时间管理,叫做备忘录的时间管理。
这种时间管理的优点是:
重要的事情变化时的应变力很强,是顺应事实的。
另一个优点就是没有压力,或者压力比较小。
备忘录型的管理便于追踪那些待办事项。
但备忘录管理没有严整组织架构,比较随意,所以往往会漏掉一些事情。
忽略了整体性的组织规划,有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情,这是第一代时间管理的缺点。
第二代时间管理理论
强调的是“规划与准备”,特色是记事簿。
特点是制定时间表,记录应该做的事情,表明应该完成的期限,注明开会的日期等等。
这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情。
通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。
缺点是容易产生凡事都要安排的习惯,找不到思考的空间。
第三代时间管理理论
主旨是“规划、制定优先顺序,操之在我”。
这一代的管理强调的是价值,制定中长短的目标以期实现一种价值观。
因此它的特色就是将每天活动,写在纸上或者输入计算机,详细地规划各式各样的规划表或者组织表。
它主要是为了提高工作和生活效率。
第三代时间管理的优点是比较强调价值观,以价值为依据,或者以价值为导向的一种生活工作的方式。
它能够发挥长期、中期或者短期目标的效果,也能透过每天的规划,安排优先的顺序,可以提高生产力;
它的效率比较高,可以感到井然有序。
第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则,缺乏远见。
因为它是以价值为导向,你要得到这些东西,你认为这是你生命中最重要的,所以在安排上往往会有些疏失,其实价值观未必是自然法则。
第四代时间管理
强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论。
这种管理法则超越传统上追求更快、更好、更具有效率的观念,它不是换一个时钟,而是提供一个罗盘,因为人走的多快是一回事,方向对才是最重要的。
怎么走,不是求快,而是怎么向未来的目标接近。
这种管理理论强调的是每一天的行动,每一个时段的行动,都要与未来的目标很接近,所以它强调的是一种方向,也叫做正北理论。
表2-1时间管理理论的历史演进
理论的演进
优点
缺点
第一代时间管理
备忘录型
应变力很强没有压力
随意忽略整体规划
第二代时间管理
记事簿规划与准备
追踪约会事件达成率比较高
产生安排的习惯
第三代时间管理
强调价值规划、制定优先顺序
以价值为导向提高生产率
忽略了自然法则缺乏远见
自然法则和罗盘理论
效率方向对
在你的生活过程当中,每一个决定不是离开你人生的目标很远,就是离你人生的目标很近。
所以你每一个时刻都在做选择,每一个时刻都在做决定。
本讲主要阐述了时间管理的定义及时间管理的目的,时间管理理论的历史演进,对四代时间管理理论的特征、优点和缺陷分别作了阐述和分析。
时间是每一个人生命的一部分,时间对所有的人都是平等的,关键是如何规划,如何进行有效的时间管理,要从内心深处找到你生命的价值。
第四代时间管理的要素与核心
第四代时间管理的要素与核心是:
改变的是思想而不是行为,是一种思维方式的变革。
这种时间管理强调的是一种人生的远景,而这种人生远景的一个宗旨就是要学习怎么去思考未来,所以它是一种改变,这种改变是一种思想的改变,而不是行为的改变,是一种思维方式的变革。
掌握时间是迈向成功的秘诀:
◆时间是珍贵的资源;
◆时间是珍贵的日用品;
◆时间是你生命的基础;
◆没有时间,你什么事都做不成。
怎样才能掌握时间呢?
●决定哪一件事情必须马上去做;
●暂时把其他的事情抛开;
●把你的全部精力投入到这项活动。
时间的定义
时间是什么?
韦氏大辞典中的定义是这样的:
◆时间是由过去、现在及未来构成的。
◆时间就是过去、现在及未来的连续不断的连续线。
图3-1时间的过去、现在和未来
时间的基本元素
时间的基本元素是事件,是过去的事,现在的事和未来的事。
时间是由每一个时间的事件构成的。
图3-2单个时间和时间的过去、现在和未来
时间管理的关键
时间管理的关键就是事件的控制,即把每一件事情都能够控制得很好。
时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧,例如,如何安排你的生活,怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤,关键是合理有效地利用可以支配的时间。
很多人都有一句口头禅,请他帮一个忙,或者有什么事情找他,一般他总会讲:
我没有时间。
那他到底什么时候有时间呢?
成功与失败最大的差异性:
失败者总会说,我没有时间。
而一个成功的人,他一定会说自己能腾出时间来。
这就是成功与失败最大的差异性。
赢得时间,就可以赢得一切。
因为时间管理的关键就是事情的控制,所以能够把事情控制得很好,就能够赢得时间。
因为时间就是生命的本身,连自己生命本身都管理不好,还能管理些什么呢?
【管理名言】
不能管理时间的人,就不能够管理一切。
——彼得·
时间管理的基本思路就是让自己活得更快乐,因为人生的过程中,不是快乐就是痛苦,所以时间管理的基本目的就是更能够活出你自己,有意识地掌控你自己的生命,这叫做自己做决定。
而不是为他人生活,不是为了某一项事情,或者成为被别人利用的一种工具。
学习时间管理的理由
◆时间是不能储存的
◆时间不会停止
◆时间也不可能增加
◆时间无法转让
◆时间是租不到,买不到,也借不到
时间是一种心态、心境的表现,你如何看待时间,如何运用时间,就是心态和心境的表现。
良好的时间管理,是一种习惯的养成。
有的人去锻炼,重视他的身体健康,他早晨起来去运动或者锻炼,他就是在善用每一天的这个时段,这是一种好习惯。
有的人有固定思考的时间,把这个时间运用在规划未来上,这也是一种运用时间的好习惯。
走出时间管理的误区
在时间管理中,存在许多误区。
那就是忙、盲、茫。
要走出时间管理的误区,就要抛开这三个字。
不要瞎忙,也不要去乱忙,甚至也不是那种茫茫然,走出时间管理的误区就是马上行动,调整好心态,调整好自己的思想,改变你的心境。
浪费时间的外在因素及解决方法
(一)
导言
使用相同的时间,不同的人有不同的结果。
在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用,其中包括外部因素和内部因素。
首先分析这些干扰因素浪费时间的原因,然后针对其原因,提出具体的解决办法。
浪费时间的外部因素,包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。
针对各项因素浪费时间的原因,然后提出相应的解决方法。
浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。
这些内在因素都是人为的因素,而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。
因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。
因此,浪费时间的内在因素的解决办法就是,学习做你自己,做到自律、自控、自觉,唯有自律、自控、自觉,以诚实负责的心态来面对自己,你的工作在未来才会更有效率。
所有的解决办法只要有心,丢弃那种茫然,丢弃那种每天瞎忙,甚至不知道如何去忙的情形。
有心就是做计划,有心就是让自己内心有一股对生命的热爱,对工作多一份执着。
你所安排的一切事情必有两种结果,一个是离你的目标很远,一个是离你的目标很近,怎么做?
关键在乎于心,关键在于你自己的选择与决定。
电话干扰的原因及解决方法
浪费时间的原因
电话干扰会浪费很多时间。
许多经理人认为电话经常占据他们大量的时间。
与电话有关的许多问题都牵涉到人性,牵涉到人的心理。
接电话的强烈欲望不是来自电话,而是来自于人的心理,电话之所以会吸引你有很多原因,例如你假设每次电话都来的名正言顺,需要你注意,而如果你不中断自己的工作去接电话,就是不负责任的结论。
你总有这种错觉,不管来电者想要做什么,他的需要都比你当时所做的事来得重要。
1.害怕冒犯别人
你之所以在不该接电话的时候接电话,而且讲电话的时间比应讲的时间要久,是因为害怕,如果不接的话会让来电者觉得不愉快。
2.希望保持消息灵通
不想漏掉任何情形,例如助理接电话时,许多管理者会下意识地停下工作旁听。
3.自我膨胀
别人打电话来向你索取资料或者信息,你会有一种好像身价不凡的感觉,这就叫自我膨胀。
4.享受社交的乐趣
有些人无法抗拒社交的诱惑,把每次电话变成社交活动的工具,还有当成现成的借口。
如果你不愿意承担某项艰巨或乏味的工作,接重要的电话便可以成为光明正大的拖延时间的借口。
解决的方法
电话干扰的确会给你的工作产生干挠,带来很多时间的浪费,会影响你的时间管理,解决方法主要有阻绝干扰和集合电话。
1.阻绝干扰
很多人就是因为不了解过滤电话,不知道如何处理电话,以至于他在一天的时间里往往都浪费在接电话上。
学会过滤电话,阻绝干扰有几个步骤。
(1)处理
如果有可能尽量由助理回答来电者的需求,并记下有关的信息。
(2)转接
如果助理无法处理电话,下一步就是把电话转给团队里其他能够协助的人。
(3)暂缓
如果遇到只有你能处理的状况,助理要试着写下留言,避免使你受到打扰,你可以下一步再去处理这个事情。
(4)速办
如果来电者合乎你们事先约定好的原则,紧急事或者重要人物的电话可以直接接听,速办可以把时间压缩更短。
圆滑过滤电话的一些诀窍,例如可以说:
◆(处理)你稍微等一下,我翻一下我们的档案。
◆(转接)我们的企划主任今天下午正在着手这个计划,要不要我把您的电话转给他?
◆(暂缓)我想他11点左右就可以回你的电话,这样可以吗?
◆(速办)我看我可不可以去打断他一下。
如果你没有助理怎么办?
那么,你就必须与同事互相帮助接电话,安装留言系统。
如果有开关你可以暂时切断,或将电话移到视线以外,关键性的时间索性拔掉电话的插头,甚至把你的工作带到没有电话的地方。
2.集合所有电话
在某时间段把电话一起回掉,同时去做别的事情。
就是说在这个时间你同时在回电话,就不会受到电话的干扰。
良好的电话交谈技巧,有几个简单的方法:
◆暗示他谈话即将结束,尽量简短扼要。
◆提到您有时间限制时,就说待会儿得开一个会,开会之前有一分钟的时间,问对方还需要任何帮助吗?
◆坦率直言:
拜托,等一下我得走了,老板要我几分钟之内到达他办公室,明天见。
不速之客的原因及解决方法
突然有人来拜访你,只借用你一分钟时间可以吗?
或者说你是一个经理人,你把门大开着,就是欢迎来打扰。
不速之客会造成你时间管理不当。
对于突然造访的不速之客,及由于敞开门户而来的不速之客,有不同的解决方法。
一个高效率的现代人,要学习如何去应对不速之客。
突然造访的不速之客
1.解决的方法
突然有人来造访你,“只借用你一分钟时间可以吗?
”只占用你一分钟时间,这绝不表示你会只花一分钟的时间解决问题。
应对这种情况可以有以下几个解决方法。
(1)延后处理
遇到不速之客干扰时,如果需要可以另外安排谈话的时间,即延后处理。
你可以说:
“对不起,我们改天或者什么时候再来讨论这件事情。
”你可以当场把约定的谈话时间记在记事本上,表示你会守信用。
(2)把访客转交给别人
经常是访客来找到你,明明不是你的事情,那你可以转交给别人来处理。
如果可能,鼓励部属自己去寻找答案,或寻求找其他的同事帮助。
(3)另外安排时间
可以另外安排时间,重新