大型工程项目部档案库房管理要求Word文档格式.docx

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档案库房管理要求

编制单位

Compiledby

质保核查

QAReviewedby

内部编号

InternalNo.

XX核电工程有限公司

XX核电现场项目部

综合管理部

XX-XX-XX-XXX

本文件由XX核电工程有限公司XX核电现场项目部编制，未经同意不得直接采用、复制或转让。

程序会签和修改记录

程序会签

序号

部门名称

签字/日期

1

□质量安全部

7

□设备采购部

2

□施工管理部

8

□调试管理部

3

□合同管理部

9

□项目财务部

4

□设计管理部

10

□监理部

5

□综合管理部

11

□业主

6

□项目控制部

12

程序修改记录

发布日期

章节

页码

修改内容概要

A

1.目的

2.适用范围

3.引用文件

4.职责

5.程序

6.记录

7.附录

本程序规定了工程公司XX核电现场项目部档案库房的环境要求、管理要求及工作内容，以保证存储在库房内的文档安全。

本程序适用于工程公司XX核电现场项目部文档中心（以下简称文档中心）档案库房的管理。

国家档案局关于档案馆温湿度管理暂行规定（1985年11月23日）

《档案库房管理要求》（XX-MSW-2030-316）

4.1文档中心负责人

对库房管理工作进行监督，明定库房管理的要求和工作内容，负责库房布局的整体规划，负责库房资源的整理控制，不定期巡检和指导库房管理工作。

4.2安全员

定期对库房安全情况进行检查。

4.3库房管理员

负责对档案库房按本程序的要求进行管理，确保库房及文档的安全状态。

4.4文档中心工作人员

4.4.1日常管理活动中发现库房异常情况及时通知库房管理员及相关人员。

4.4.2按照本程序5.2.2的要求，负责对所管理的入库文件进行标识。

4.4.3进出库房应遵守5.6的规定。

5.1库房分类

A．设备完工文件、设备过程文件

B．招投标过程文件、函件、底图

C．施工图、报告类文件、规格书、非标设备图

D．三、四号机组文件、初步设计文件、

E．工程竣工文件

F．工程竣工文件

5.2库房排架

5.2.1排架方式

施工图排架按照核岛区、常规岛区、BOP厂区分类，各分区内按照子项代码的英文字母顺序，采用从左到右，从上到下的次序，收文号从小到大。

5.2.2排架标识

在档案密集架外侧和内部横向边缘设置标识，标识出所在文件柜存放文件的类别及子项范围，以便快速、准确的调出文件。

5.3文档保护

5.3.1温湿度控制

根据国家有关标准和规定，库房温湿度条件要求如下：

介质类型

室内温度（℃）

室内相对湿度（%）

备注

纸张

14-24

45-60

照片、胶片

40-60

尽量避免短时间内保存温湿度急剧的变化；

并注意消磁、静电

录像带、磁带

15-27

磁盘、光盘

14-20

—库房要进行温湿度调控。

如有发现温湿度不符合要求时，应及时采取补救措施。

—库房内要在具有代表性的位置设置温湿度记录仪表，并对温湿度定时测量记录，温湿度如有变化随时予以控制调节。

5.3.2防火

—库房区域必须配备适合档案用的消防设施器材，安装火灾报警装置，并按设备要求定期检查、更新。

—定期检查电器线路，不得随意使用非经允许的电器设备。

—库内严禁使用明火及存放易燃易爆物品；

严禁在库房内吸烟。

—禁止任何人在未发生火灾的情况下乱动消防设备。

库房管理人员应经过消防培训，掌握消防技能，发生火灾立刻电话报告厂区消防人员，必要时应积极采取措施进行自救。

5.3.3防盗

—除文档中心管理人员由于工作需要可进入库房外，其他人员未经档案库房管理人员许可一律不准进入库房，非档案人员因工作需要进入库房，需进行登记（见附录A《外来人员出入库房登记表》）。

—库房内如发现失窃或可疑现象应立即上报。

5.3.4防虫、防鼠

—保持库房温湿度在规定标准下，抑制虫害生长。

—库房内要保持墙壁、地面及文件柜的清洁，不能堆放杂物。

—根据药物的有效期，定期放置药物。

5.3.5防尘

—定期进行库房清理工作，保持库房环境的清洁。

5.4库房巡检

5.4.1库房管理人员

库房管理人员应坚持每天上班后和下班前两次库房巡检制度：

检查库房的温湿度，并将温湿度数据填写在月统计表《文档库房温湿度记录表》（见附录B）上，每年要根据月统计表进行库房年温度情况统计，以便掌握库内外温湿度变化规律，制定综合管理计划。

库房管理员巡视时还应检查空调、消防设备的运转情况，以及墙角或屋顶是否渗水等异常情况等。

并将检查结果填写在《文档库房巡视记录表》（见附录C）上。

如发现温湿度超出控制范围、设备故障或者其他异常情况时，应及时报告维修部门及主管领导，并将结果填写在记录表上。

每天下班前15分钟，库房管理人员检查库区的门窗、电源等设施，确定处在安全状态后，上锁闭馆。

5.4.2安全员

安全员每月对库房安全情况进行检查，并对检查结果填入《库房定期检查记录表》（见附录D）。

检查发现问题要及时通知库房管理人员和文件管理组组长整改，并对整改情况进行跟踪直至解决。

5.5环境清洁

—定期安排保洁员打扫库房，保证所有库房在一个月内打扫一次。

清洁内容包括吸出积灰，清洁地面，擦拭柜架与门窗。

正常天气可进行湿式清扫，雨天必须进行干式清扫。

—对影响消防的物品堆放要及时清理。

5.6库存文档检查

库房管理人员应该定期检查贮存的文件，确保文件不会由于贮存或操作不当而发生问题，对磁性载体每2年、光盘每4年进行一次抽样机读检查，抽样率不低于10%；

纸质文件每一年抽查一次，抽查比例为3%-5%，发现问题及时整改。

入库存档文件要进行认真核查：

—检查文件版本、状态、标题是否正确，与计算机信息是否一致。

—检查文件保存是否齐全、完整。

—特种介质文件应用相应仪器工具检查内容是否完好可用。

—对发现的问题要及时处理，保留检查、整改记录（见附录E：

库房文档定期检查记录；

附录F：

磁/光盘检查记录表）。

5.7其他规定

库房钥匙由库房管理人员统一管理使用，其他档案管理人员使用需经管理人员同意，用毕立即归还。

6.记录

无。

7.附录

附录A库房温湿度记录表

附录B库房巡检记录表

附录C库房定期检查记录表

附录D库房文档检查记录表

附录E磁光盘检查记录表

附录A库房温湿度记录表

检查时间：

年月库房号：

相对湿度（%）

记录人

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

13

29

14

30

15

31

16

附录B库房巡检记录表

温湿度情况

设备情况

清洁情况

异常情况

处理方式及结果

巡检人

空调

除湿机

消防设备

附录C库房定期检查记录表

检查年度：

年库房号：

温湿度控制设备完好情况

消防和其他设备完好情况

文件防虫情况

药物放置情况

库房整洁情况

检查人

一月

二月

三月

四月

五月

六月

七月

八月

九月

十月

十一月

十二月

年度评价：

附录D库房文档检查记录表

文件类型：

编号：

子项

专业

出现问题描述

文件存放位置情况

文件丢失破损情况

文件防虫防鼠情况

文件版本状态情况

文件/文件盒标识情况

与计算机信息符合情况

其他

综合评价

检查时间

整改情况

整改人

整改时间

复检情况

复检人

复检时间

附录E磁/光盘检查记录表

检查人：

磁/光盘类目

磁/光盘内容

检查项目

有无划痕、污垢、挤压等情况

有无病毒、文件能否打开

文件内容完整性、有效性情况

磁/光盘备份情况

标签、标识是否完整、准确

发现问题

检查报告