管理学基础第十一章 沟通Word文档下载推荐.docx
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沟通通道即信息沟通的渠道或媒介物。
（4）解码。
解码是指接受者将接收到的信号翻译成可以理解的形式，即接受者对信息的理解和解释。
（5）接受者。
接受者即接受信息的人。
（6）反馈。
反馈是指若接受者对收到的信息有什么异议或不理解，可以返回到发送者那里，进行核实或修正。
因此，可以这样描述信息的沟通过程:
信息源（发送者）首先将要传递的信息转化为某种可传递的信号形式（编码），然后通过媒介物（沟通通道）传递给接受者，最后由接受者对收到的信号进行解释、理解（译码）。
从中可以看出，每一次信息沟通至少包括三个基本要素:
信息源、要传递的信息和信息接受者，而编码、沟通通道的选择和译码是沟通过程取得成效的关键环节。
在沟通过程中，双向性是一个非常明显的特点。
成功的管理者都懂得并且充分利用这一点。
他们定期与下属沟通，积极了解下属的想法，了解下属对组织的战略规划、计划任务等的认识情况，并设法向下属进行明确的说明，以达到良好的沟通效果。
三、沟通的分类
（一）按照功能划分
按照功能的不同，沟通可以分为工具式沟通和情感式沟通。
1.工具式沟通
一般来说，工具式沟通是指发送者将信息传达给接受者，其目的是影响和改变接受者的行为，最终达到组织的目标。
工具式沟通能够有效地降低管理的模糊性，让下属清晰地知道自己的工作方向和目标，从而提高整个组织的运营效率。
2.情感式沟通
情感式沟通是指沟通双方表达情感以获得对方精神上的同情和谅解，最终改善相互间的关系。
情感式沟通是组织的润滑剂，通过情感式沟通，员工和领导之间能够产生情感上的共鸣，容易让员工产生归属感，激发员工的士气，增强组织的凝聚力。
这两种不同的沟通在组织中都非常重要。
（二）按照沟通方式划分
按照沟通方式不同，沟通可以分为口头方式沟通、书面方式沟通、非语言方式沟通和电子媒介沟通等。
这几种沟通方式各有优缺点，管理人员需要根据沟通内容和沟通对象选择合适的沟通方式，最大限度地发挥沟通的作用。
1.口头方式沟通
口头方式沟通是最常见的交流方式，常见的口头方式沟通包括演说、正式的一对一的讨论或小组讨论、非正式讨论以及传闻或者小道消息的传播等。
口头方式沟通的优点是快速传递和快速反馈，在这种方式下，信息可以在最短的时间内被传递，并在最短的时间内得到对方的回复。
口头方式沟通的另一大优点是可以让信息发送者和接受者直接交流，有助于双方对信息的深层次、感性化的理解。
口头方式沟通的缺点是随着传播链条的加长，信息失真现象会越来越明显。
每个人以自己的方式对信息进行解释，当信息达到终点时，其内容往往与原始信息大相径庭。
所以，重大决策不适合以口头方式进行传递。
当然，在重大决策出台之前，可以以口头方式进行充分的沟通，多听各方面的意见。
2.书面方式沟通
书面方式沟通包括备忘录、信件、组织内部发行的期刊、布告栏、传单以及其他任何传递书面文字或符号的手段。
书面方式沟通最大的优点在于它持久、有形、可以核实。
一般情况下，信息发送者和接受者都会保留书面记录，并且可以长久保留。
在复杂的需要长时间沟通的情况下，书面方式沟通尤为重要。
比如，谈判一个重要的项目，周期很长，组织把谈判计划以书面的形式记录下来就可以供以后参考。
书面方式沟通还有一个优点是其信息量完整、系统，可以供信息发布者和接受信息者共同思考。
当然，书面方式沟通也有缺陷。
虽然其比较精准，但是耗时较多，同样时间内，书面方式沟通所表达的信息远远不能与口头方式沟通相比。
书面方式沟通的另一个缺点是其缺乏反馈，影响沟通的效果。
3.非语言方式沟通
非语言方式沟通是指通过人的动作和行为来传递信息的沟通方式。
虽然绝大部分非语言方式沟通都是无意识的或者下意识的，但它反映了人们所接受或发送的大部分信息。
非语言方式沟通主要包括身体语言和语气语调等。
一位研究者发现，在口头交流中，信息的55%来自面部表情和身体姿态，38%来自语调，仅有7%来自词汇。
这个结果可能会令管理者吃惊不已。
非语言方式沟通之所以具有这么大的魅力，主要是因为非语言方式沟通能够表达真实的信息。
身体语言能够令人信服地表达人的真情实感。
当人们“很高兴”或“很难受”时，其身体可能会通过瞳孔放大、眉飞色舞或者脸红、出汗、目光游移、不敢与人对视等方式暴露其真实感情。
人们也可以通过语调来表达其真实感情:
用坚定有力的语调表示决心，用温柔亲切的语调表示关心，用心不在焉的语调表示不感兴趣，这些都能给信息接受者以强烈的信息暗示。
4.电子媒介沟通
电子媒介沟通包括电子邮件沟通、电话沟通、闭路电视沟通、双向视频沟通、传真机沟通等。
这些不同方式的沟通也各有优缺点。
电子邮件沟通最大的优点是方便、快捷。
电话沟通的互动性很强，信息交流双方可以即时提出建议、表达情感并得到有效的反馈，但是电话沟通没有图像功能，在沟通的丰富程度上有所欠缺。
闭路电视沟通、双向视频沟通等克服了电话沟通的缺点，并有效地拉近了空间的距离，节约了沟通时间。
（三）按照组织系统划分
按照组织系统的不同，沟通可以分为正式沟通和非正式沟通。
1.正式沟通
正式沟通是指按照组织明文规定的原则、方式进行的信息传递与交流。
例如，组织内的文件传达、定期召开的会议、上下级之间的定期汇报以及组织间的公函来往等;
正式沟通也可能发生在两位老师之间，他们为了完成共同的教学任务而必须相互交流、协调工作。
正式沟通常是在组织的层次系统内进行，约束力强，能保证有关人员或部门按时、按量得到规定的信息，严肃并有利于保密。
正式沟通的主要缺点是信息在沟通链条上层层传递，可能造成信息失真，同时不利于横向沟通。
正式沟通有五种模式:
链式、环式、轮盘式、Y式和全通道式。
（1）链式沟通。
这种沟通模式发生在一种直线型的五级层级结构中，沟通只能向上或向下进行，且每一个上级只有一个下属向他报告，每一个下属也只向一个上级报告。
在这种模式下，信息层层传递，路线长，速度慢，且容易发生信息的过滤、篡改和失真。
（2）环式沟通。
在这种沟通模式下，组织成员只能与相邻的成员沟通，而不能与其他人交流，即沟通只能发生在同部门]成员之间或直接上下级之间，不能跨部门沟通，也不能越级沟通。
在这种沟通模式下，组织成员往往可以达到比较一致的满意度，组织士气高昂；
但由于信息也是层层传递，因此速度慢，并且容易出现信息失真。
（3）轮盘式沟通。
在这种沟通模式下，四个下属都向同一个上级报告，但四个下属之间不能沟通。
这种模式由于结构层次少，因此信息传递速度快且不易发生信息失真，组织集中度高;
但因每个人可以沟通的渠道只有一个（上级除外），所以成员满意度较低，组织士气低落。
（4）Y式沟通。
这也是一种只有纵向沟通的模式。
如果把Y网络倒过来，可以看到，有两个最底层的成员向他们的上级C报告，而上级C又要向上级D报告，因此这是一个有四个层级的组织结构。
在这种模式下，信息也是层层传递，速度较慢且容易失真。
这种组织的权力集中度高，解决问题速度快，但组织士气一般。
（5）全通道式沟通。
这是一种开放型的沟通模式。
在这种沟通模式下，每一个组织成员都可以自由地与其他成员沟通，因此沟通速度快。
但由于沟通渠道太多，易造成混乱并降低信息传递的准确度。
在这种沟通模式下，组织集中化程度低，组织士气旺盛，合作精神浓厚。
该模式适合人才聚集的高新技术企业。
2.非正式沟通
非正式沟通是以非正式组织系统或个人为渠道的信息沟通。
这种沟通未经管理层批准，是不受等级结构限制的沟通。
但是，未经管理层批准并不意味着非正式交流不存在。
由于员工中建立的朋友关系和某些小集团的存在，员工会用这种方式来弥补正式交流的缺口。
非正式沟通是在正式渠道之外进行的信息交流，传递和分享组织正式活动之外的“非官方”信息。
非正式沟通网络构成了组织中重要的消息通道。
例如，员工间私下交换意见，议论某人某事以及传播小道消息等都是非正式沟通的行为。
非正式沟通有两个作用:
第一，它能满足员工的社会需求，为员工创造一个良好的感情交流渠道;
第二，它能在正式渠道不畅通或者出现问题时，起到关键的信息传播作用。
非正式沟通的主要缺点:
一是由于传递信息时人们的技能、知识、态度等差异，导致所传信息经常失真;
二是一旦一些不实的小道消息散布出去，会造成很坏的影响，“谣言惑众”会破坏组织的凝聚力和稳定性。
由于非正式沟通在管理活动中十分普遍，而且人们真实的思想和动机往往在非正式沟通中更多地表露出来，因此，管理心理学很重视研究非正式沟通。
常见的非正式沟通有小道消息、“铁哥们儿网络”等。
（1）小道消息。
小道消息主要以熟人或朋友为基础，跨组织边界传播，时间快、范围广。
研究表明，小道消息沟通的主要问题在于信息源本身的准确性低，而不是沟通方式的问题。
小道消息有四种基本模式:
聚类式、概率式，流言式和单线式。
聚类式沟通是把小道消息有选择地传递给朋友或有关人员；
概率式沟通是以随机的方式传递小道消息;
流言式沟通是由一个人把小道消息传播给其他人:
单线式沟通则以串联方式把小道消息传播给最终接受者。
其中，小道消息传播的最普通的方式是聚类式。
（2）“铁哥们儿网络”。
这是指哥们儿朋友形成的非正式沟通网络，其信息传播具有感情色彩.“铁哥们儿网络”关系联络的功能强于信息功能，范围往往也比较小。
（四）按照沟通方向划分
按照沟通方向的不同，可以将沟通分为下行沟通、上行沟通和平行沟通。
1.下行沟通
下行沟通是指上级将信息传达给下级，是自上而下的沟通。
下行沟通是人们最熟悉、最常见的正式沟通方式。
管理层经常需要利用下行沟通与下属沟通信息。
例如，某学院的系主任对学院老师的工作非常关心，他通过多种途径了解老师的教学情况，并及时与老师进行沟通，其中一个非常有效的方法是用充满人情味的便条进行沟通，他有时会写这样的话:
“李老师，我从学生那里了解到，你讲课充满激情、生动活泼，能给学生带来很深的启迪，能有你这样一位同事，我非常骄傲。
如果我能为你做点什么，我会非常高兴。
”这种沟通方法能达到良好的沟通效果。
2.上行沟通
上行沟通是指下级将信息传递给上级，是自下而上的沟通。
上行沟通在组织中不如下行沟通那么普遍，却是组织发展之必须。
很多组织花大力气建设上行沟通渠道，是因为员工需要有机会表达申述、对管理活动提供反馈意见。
上行沟通经常采用建议箱、员工调查、管理信息系统、员工与管理层开座谈会等形式展开。
将上行沟通与下行沟通有机结合在一起，能保证员工与管理者之间的沟通形成完美的循环。
3.平行沟通
平行沟通是指同级之间的信息传递，这种沟通也称为横向沟通。
平行沟通是同级之间的沟通，它既可以在部门内部产生，也可以在部门之间产生。
平行沟通的目的在于获得对方的配合或帮助以及寻求积极的反馈意见。
专栏11-1
吉列公司的沟通渠道
2001年2月，吉姆·
基尔茨成为吉列公司的CEO，他建立了多种沟通渠道:
1.每周召开一次员工大会。
2.每周由世界各地的经理人员进行一次业务回顾。
3.每季度召开一次为期两天的高层经理，理外出会议。
4.在公司内部网上设董事长专页，任何员工都可以发帖子提问并能得到基尔茨的亲自回答
s.向无法前往沟通的海外分支机构的管理人员发放他的谈话录音。
6.召开员工圆桌会议。
第二节有效沟通的障碍及克服
在管理实践中，经常有各种各样的障碍阻碍沟通的有效进行。
下面就来谈谈这些障碍以及克服这些障碍的办法。
一、沟通障碍
沟通障碍包括组织障碍和个体障碍。
（一）组织障碍
1.地位差异
沟通双方会因地位不平等造成沟通障碍。
沟通双方地位平等，沟通障碍就比较小。
下级与上级交流时，往往会产生敬畏感，这就是一种心理障碍，在这种情况下，下级不愿意向上级传递坏消息，怕被上级认为自己无能;
而上级也可能没有注意到下级的贡献，把下级的贡献归到自己头上，引起下级不满。
这样，地位的差异导致双方不能开诚布公地进行有效的沟通。
2.目标差异
组织中不同部门之间的目标不同，每个部门]都认为自己目标的实现是最重要的，都站在自己部门目标的立场上考虑问题，这样，也会引起沟通障碍。
比如，研发部门要想达到最好的技术状态，往往需要一个长期的过程。
而市场部门需要尽快地把产品推向市场，需要赶时间。
双方在沟通时就容易出现争执。
3.缺乏正式沟通渠道
组织如果没有建立起正式的沟通渠道，如员工调查、时事通信、备忘录、定期的沟通会议等，就会极大地影响组织的沟通效率。
4.协调不够
如果组织的高层领导很少向下属阐释组织的战略、计划和任务，不同部门之间也很少交流彼此的业务及其他情况，也会导致组织出现沟通陈碍。
（二）个体障碍
1.选择性知觉
选择性知觉主要是指人们根据自身的兴趣、背景、经验及态度有选择地解释他人或事项。
它与个人的知识、经验、禀赋、才能以及愿望紧密相关。
选择性知觉包括选择性注意、选择性扭曲和选择性记忆。
也就是说，人们只记忆经过自己的选择愿意记忆的信息，这种认知过程容易产生沟通障碍。
2.信息操控
在信意交流过程中，如果交流的一方故意操纵信息，使其对自己有利或显得对对方有利。
比如，下属告诉上级的正是上级想听到的消息，上级就很容易相信信息是真的，导致信息失真，从而影响沟通的真实性和有效性。
3.情绪
情绪会影响人们的沟通效果。
如果信息发送者处于极度欢喜或者极度悲伤的状态，他所发送的信息会严重失真，而且在两种状态下的沟通效果截然不同。
例如，某医院的领导家里生了个小女孩，他非常高兴，而他这时要向医院员工传达医院效益不佳的消息，他可能觉得
这种情况还不是太坏，并且会给员工适当的鼓励。
如果这时医院领导家里的老人去世了，他处于极度悲伤之中，医院效益不佳的消息在他眼里就是不可容忍的。
对于信息接受者也一样，如果他处于一种极端的情绪状态之中，或者难过，或者喜悦，他对信息的理解也完全不同。
这些都会引起沟通障碍。
4.语言表达能力
任何良好的沟通都要求双方有良好的语言表达能力。
如果发送者不能清晰地发出自己所要表达的信息，接受者不能准确地把自己所接受的信息解释出来，那么沟通就无法有效地进行。
一次模棱两可的谈话，一份逻辑混乱的报告，都会使沟通陷入僵局。
同时，因为语言的多变性，同样的一个词汇可能有若干种不同的解释，这样也很容易导致沟通的混乱。
另外，不同国家语言和语境的差异也会直接影响沟通效果。
例如，一个外国教练来中国足球队执教，就必须配一个翻译，否则他根本不能和中国球员正常沟通。
5.非语言提示
非语言沟通是信息传递的一种重要的方法。
非语言沟通几乎总是与语言沟通相伴，如果二者协调一致，则会彼此强化。
例如，上级的语言告诉我他很生气，如果他的语调和身体姿态表明他确实很生气，于是我就推断出他很恼火，这个判断可能是非常正确的。
但是如果上司语言说他很生气，但是他的语调很柔和，身体姿态也没有特别的表现，我就会困惑不解非语言提示与语言不一致会加大沟通难度，造成沟通障碍。
6.信息发送者的信誉
人们对信息发送者的信任程度会影响沟通的效果。
如果下级信任领导，那么双方在沟通时就轻松得多，沟通也会顺畅很多。
一项研究表明，日本的总经理比美国的同行多享受75分钟的睡眠，专家认为，这一差别部分要归功于日本人在经商、解决问题时所衍生出的一种强烈的互信感。
沟通者的人品差、能力弱，都可能导致别人对他产生不信赖感，并且会在情感上加以拒绝，“听不进他的话"
。
如果管理者平时言而无信，下级就会对他的话持怀疑态度，导致沟通根本无法进行。
7.沟通渠道选择不当
选择了错误的沟通渠道或媒介来发送信息也会使沟通产生困难。
如果某信息是情感性的，面对面沟通的效果就要比书面沟通的效果好。
例如，公司想向员工发布解聘消息，这样的消息对员工打击很大，这时选择面对面谈话就比直接发一份邮件给员工效果好。
对于常规性信息，选择书面沟通的效果最好。
例如，公司想要告诉员工今年的销售收入和明年的工作任务，用书面沟通的方法就比较好。
专栏11-2
有关沟通过程的跨文化观点
人际沟通在世界各地并不是以相同的方式进行的。
我们通过比较强调个人主义价值观的国家（如美国）与强调集体主义价值观的国家（如日本）就可发现这一点。
在美国等一些国家中，重视和强调个人，沟通风格也是个人趋向的，并且直言不讳。
比如，对于组织内部的协商，美国管理者习惯于使用备忘录、布告、论文以及其他正式的沟通手段表明自己的看法和观点。
美国主管为了使自己获得晋升机会或使下属接受自己的决策和计划，常常保留机密信息。
出于自我保护的目的，下级员工也同样如此行动。
而在如日本这样的集体主义国家中，人际间的相互接触相当频繁，而且更多是非正式的。
与美国不同，日本管理者针对一件事首先进行大量的口头磋商，而后才以文件的形式总结。
日本人喜欢面对面的沟通方式。
另外，日本人的工作环境是开放式的，不同等级的工作人员会挤在一起工作。
而美国管理者则强调权力、等级和沟通的正式路线。
美国与日本的这些文化差异使得两国人员在谈判过程中常遇到不少困难。
比如，有关谈判的研究发现，两国人员在谈判桌前各有不同的目标。
美国人一开始就切入正题，日本人则以建立关系为开始;
美国人希望谈判一开始就涉及数字和细节问题，日本人则以谈及通则入手;
美国人倾向于直截了当、不拐弯抹角地表明他们的拒绝，而大多数日本人将其视为攻击和冒犯。
二、沟通障碍的克服
管理者可以通过改进组织行动来鼓励积极而有效的沟通，也可以通过改进个人技能来克服沟通障碍。
（一）组织行动
对管理者来说，要克服沟通障碍，需要从以下几个方面着手:
1.营造一种坦诚和信任的组织气氛
坦诚和信任的组织气氛可以鼓励人们开诚布公地和他人沟通。
下属可以像告诉好消息一样告诉上级坏消息，以求得积极的改善方案。
不同部门的员工可以积极地交流思想，有助于员工换位思考，达成共识。
2.全方位地开发并使用正式的渠道
全方位地开发并使用正式的渠道能引导组织的沟通，极大地提高组织沟通的效果。
比如，通用汽车公司的一家工厂与员工分享包括财务、未来发展计划、质量以及绩效在内的所有相关信息。
另一家公司开发激励员工创新的项目，如“思想专栏”，专门收集员工的想法和反馈意见。
其他渠道包括直接信件、公告牌和员工调查等。
3.鼓励使用多元沟通渠道
要鼓励使用多元沟通渠道，包括正式渠道和非正式渠道。
例如，组织的刊物、网站、BBS论坛等。
这此渠道既能让组织领导者及时了解下属的所思所想，为领导者沟通提供必要的背景资料，也能让不同部门的员工畅意交流，增进了解，而且可以让领导者有表白和解释的机会，这些都能增强组织沟通的效果。
（二）个人技能
1.做好充分的沟通准备
在进行沟通之前，管理者需要做好充分的准备。
（1）明确自己的思想。
对所要沟通的问题进行系统而深刻的分析，给出一个清晰的思路。
（2）在沟通之前要对真正的沟通目标进行分析。
先问问自己，通过这次沟通要达到些什么目标一是要得到情报、发起行动还是要改变别人的观点。
确定自己最主要的目标，然后采用相应的语言、语调和态度，以便达成目标。
不要试图通过一次沟通达成太多的目标。
管理者信息沟通的焦点越明确，沟通成功的机会就越大。
（3）在沟通之前，管理者要考虑到整个环境和人的背景。
一个人所想表达的意义和意图不是仅由语言来传达的，还有许多其他因素会影响沟通的效果。
管理者在进行信息沟通时，必须对整个环境具有敏感性，并能适应这个环境。
例如，要考虑公布一个消息或宣告一个决定时的形式和气氛，组织或部门中人与人的关系以及习惯和过去的做法等。
（4）在适当的情况下，征求别人对你的沟通计划的意见。
在拟订一项沟通计划或确定其事实基础时，争取别人的参与常常是可取和必须的。
征询别人的意见，有助于深入了解信息，并且使信息更加客观、可靠。
2.调整心态
沟邇最重要的原则是认识到组织中其他人“需要了解什么”，并对此做出反应，其他的原则都是次要的。
所以，在进行沟通时，管理者要调整心态，不要以自我为中心，而是要仔细考虑信息接受者需要什么，自己所要传递的信息怎样才能转化成他所需要的信息以及可以通过什么方式让他接受。
这种心态的转变对成功沟通至关重要。
3.使用反馈技巧
很多沟通障碍是因为表达有误或者理解不准确造成的。
如果管理者在沟通过程中使用反馈技巧，那么就能使误解降到最低。
这里的反馈可以是语言的，也可以是非语言的。
语言的反馈通常是这样的，信息发送方会问对方:
“我的意思表达清楚了吗?
”，所得到的答复代表着反馈。
注意，在问的时候用“我的意思表达清楚了吗?
”与“你听明白我的意思了吗?
”是有区别的。
前者表示信息发送者的一种谦虚态度，而后一种问法则假定自己表述得很清楚了，会造成信息接受者心理上的一些压力。
在语言反馈中，即使得到肯定的答复，对方也不一定真的明白你的意思，可以巧妙地让对方复述你所讲的内容，或者让他谈谈对你所讲内容的看法。
在语言反馈中，可能还会存在一些情况。
例如，信息接受者不赞成管理者发送的信息。
这个时候，管理者要注意不能激动，更不能火冒三丈，而是要平心静气地先讲明自己的理由，然后再问“你能把你的理由告诉我吗?
”，这样就能将沟通深入下去。
除了语言反馈外，还有非语言反馈。
比如，管理者要求下属上交新一年度的工作计划，而下属没有交来，管理者应该想到可能是沟通的问题，下属没有明确管理者的意图。
另外，管理者在与下属谈话时，可以通过下属的眼神、姿态、声调等肢体语言得到反馈。
4.积极倾听
在口头沟通，尤其是面对面的沟通中，积极倾听对保证沟通效果非常重要。
听别人讲话，有倾听和被动地听两种。
倾听就是凝神聆听，边听边搜索信息，不仅用耳听，还要用脑听。
而单纯地听就是被动地听。
倾听之所以重要，是由于倾听时双方都在思考，促进了信息的理解和接受。
发展积极倾听的能力，需要从以下几方面入手:
（1）与说话人进行目光接触，可以使听者精神集中，减少分心，并能鼓舞说话者。
（2）使用赞许性的点头和恰当的面部表情，可以表明你在积极聆听，对说话者传达的信息感兴趣并能理解。
（3）恰当的提问。
积极的倾听者在听的时候，会对自己听到的信息进行一定的分析，并恰当地提出问题。
这样既可以提高问题的清晰程度，保证理解，也可以让说话者知道你在认真听。
（4）避免中间打断说话者，让说话者把意图完整地表达出来。
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