资料员培训课件.docx

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资料员培训课件

输变电工程信息资料管理经验交流

一、前言

电力建设工程档案资料是电力工程建设过程中形成的历史记录,是电力工程管理的重要组成部分,加强对电力工程建设档案管理,特别是做好工程文件资料的收集、整理、归档、移交,是一项十分重要的工作。

也是确保电力工程项目的顺利完工的重要保障。

二、工程档案概述

1、建设工程档案（与项目文件的区别）

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，可简称工程档案。

2、术语和定义（国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28－2002）

2.1建设项目

指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

2.2单项工程

指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

2.3单位工程

指具有独立设计文件、可独立组织施工．但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

2.4项目文件（与工程档案的区别，更细、更具有可追溯性）

指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

2.5项目前期文件

指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。

2.6项目竣工文件

指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

2.7项目施工文件

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

2.8项目竣工图

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

2.9项目监理文件

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。

2.10项目竣工验收文件

指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

2.11项目档案

指经过鉴定、整理并归档的项目文件。

2.12项目文件归档

建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的施工单位移交经整理的全部相应文件：

项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

2.13项目档案移交

项目竣工验收后。

建设单位根据合同、协议和规定向业主单位、生产使用单位、项目主管部门及有关档案管理部门移交有关项目档案。

三、信息资料员的工作

信息资料员的工作不是单纯的将工程各类文件资料收集、分类、整理和归档，更重要的是通过对工程资料从繁到简的整理过程，从而熟悉整个工程的工作流程（业主、监理和施工的工作流程）。

工程资料是在工程监理过程中逐渐形成的，工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，资料就越多。

那么信息资料员对于资料的整理就起到统筹管理的作用。

在工作过程中，信息资料员需要做到哪些工作才能达到《监理规范》所要求的“监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序”呢？

1、熟悉监理机构内部分工和工作制度

监理资料是在工程监理过程中逐步形成的。

而整个工程监理过程环节繁杂，专业各异，仅仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。

因此信息资料员必须熟悉监理机构内部分工和监理工作范围，监理工作范围清楚了，监理资料的责任也就明确了。

再者就是要了解监理项目部的内部工作制度，清楚工作程序，流程清楚了才能在整理资料时保证监理资料的连续性、完整性。

2、明确监理资料管理目标及内容

监理资料并不仅是对监理工作的简单记录，其更为深远的作用在于通过加强资料管理达到促进现场工作开展、实现工程质量预控的目的。

因此监理资料就需要明确目标及内容。

2.1管理目标：

（1）及时性；

（2）真实性；（3）准确性；（4）完整性。

2.2管理内容：

（1）资料的收文与登记；

（2）资料传阅与登记；（3）资料发放与登记；（4）资料分类整理存放；（5）资料归档及移交。

3、要重视对资料的管理，做到“资料预控”

所谓“资料预控”是指在工程开工前就对工程的施工过程应具备的基本资料有个整体轮廓，要收集哪些资料做到心中有数。

因为每一个工程从开始直至竣工验收都有其内在的规律和过程，有章可循。

通过资料预控，可以做到报审资料提前审查，督促施工单位做到资料整理报审与施工进度同步。

要做到“资料预控”就要求信息资料员不断的学习，认真学习和研究与资料有关的规程、规范和相关的文件要求。

首先从对资料的初步了解到逐渐掌握，再到能灵活的运用，这样对于资料管理就会有一个清晰的思路，按照自己的思路结合有关要求，在工程前期整理出工程资料的总目录,其次与其他单位相互交流、相互学习中来取长补短、不断完善，才能做好资料管理工作。

四、监理文件/资料分类、整理与归档

1、监理文件/资料分类、整理、归档与移交简表

序号

编号

文件类型、名称

分类归档卷目

整理归档时间

移交要求

移交对象

1

监理前期文件（内部、依据性文件）

1.1

监理中标通知书

依据性文件

工程开工前

/

/

1.2

监理大纲

依据性文件

工程开工前

原件＋扫描电子版

建设单位

1.3

监理合同

依据性文件

工程开工前

/

/

1.4

初设审查批复文件

依据性文件

工程开工前

/

/

1.5

建设单位项目管理文件

依据性文件

工程开工前

/

/

1.6

施工合同

依据性文件

工程开工前

/

/

1.7

监理企业资质证书

监理资质文件

工程开工前

/

/

1.8

监理组织机构成立及聘任总监文件

监理资质文件

工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

1.9

监理人员资质证书

监理资质文件

工程开工前

复印件+原件扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

1.10

监理部人员配置、变更表

监理资质文件

工程开工前

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

1.11

监理测量仪器鉴定证书

监理资质文件

工程开工前

复印件+原件扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

1.12

通讯录

/

工程开工前

/

/

1.13

监理工作制度

监理资质文件

工程开工前

/

/

2

项目管理文件

/

2.1

JXMX1

监理文件审查记录表

监理管理资料

工程开工前

施工过程中

/

/

2.2

JXMX2

监理文件报审表

监理规划、细则等编制文件

工程开工前

单位/分部工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.3

JXMX3

输电线路工程监理规划

监理规划、细则等编制文件

工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.4

JXMX4

输电线路工程建设标准强制性条文执行检查及汇总表

监理管理资料

工程开工前

单位/分部工程开工前

监理初检阶段

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.5

JXMX5

监理工作联系单

监理管理资料

工程开工前

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.6

JXMX6

监理工程师通知单

监理管理资料

工程开工前

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.7

JXMX7

工程进度一级网络计划报审表

进度管理文件

工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.8

JXMX8

会议纪要：

a：

第一次工地会议纪要

b：

工地例会

c：

专题会议

监理管理资料

工程开工前

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.9

JXMX9

会议记录问题执行反馈表

监理管理资料

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.10

JXMX10

工程暂停令

进度管理文件

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.11

JXMX11

材料/构配件供货单位合同履约情况表

监理管理资料

施工过程中

/

/

2.12

JXMX12

质量/安全活动记录

监理管理资料

工程开工前

单位/分部工程开工前

施工过程中

/

/

2.13

JXMX13

发出文件记录表

监理管理资料

工程开工前

施工过程中

/

/

2.14

JXMX14

接收文件记录表

监理管理资料

工程开工前

施工过程中

/

/

2.15

JXMX15

项目监理大事记

监理管理资料

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.16

JXMX16

监理工作日记

监理管理资料

施工过程中

原件＋移交清单的Word文档

监理公司

2.17

JXMX17

监理月报

监理管理资料

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.18

JXMX18

工程监理工作总结

监理规划、细则等编制文件

竣工阶段

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

2.19

JXMX19

监理人员岗前培训统计表

监理管理资料

工程开工前

施工过程中

/

/

3

安全管理文件

3.1

JAQX1

安全监理巡视检查记录表

监理管理资料

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

监理公司

3.2

JAQX2

工程安全监理工作方案

监理规划、细则等编制文件

工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

监理公司

3.3

JAQX3

危险点辨识及预控措施表

监理管理资料

工程开工前

/

/

3.4

JAQX4

工程监理项目部专项现场应急处置方案

监理规划、细则等编制文件

工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

监理公司

3.5

JAQX5

安全旁站监理工作计划表

监理管理资料

工程开工前

/

/

3.6

JAQX6

安全旁站监理记录表

监理管理资料

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

监理公司

4

质量管理文件

4.1

JZLX1

工程创优监理实施细则

监理规划、细则等编制文件

工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

4.2

JZLX2

工程专业监理实施细则

监理规划、细则等编制文件

单位（分部）工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

4.3

JZLX3

工程旁站监理方案

监理规划、细则等编制文件

工程开工前

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

4.4

JZLX4

质量监理巡视情况周报表

监理管理资料

施工过程中

原件+扫描电子版

建设单位

运行单位

监理公司

4.5

JZLX5

平行检验记录表

监理管理资料

施工过程中

/

/

4.6

JZLX6

平行检验统计表

监理管理资料

施工过程中

/

/

4.7

JZLX7

见证取样统计表

监理管理资料

施工过程中

/