外贸函电教案Word文件下载.docx
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总课时：
30课时，每周3学时，
（五）考核方式
考试
（六）参考教材
《外贸英语函电》易露霞陈园等清华大学出版社2011
Unit1
教研室：
英语专业教研室教师姓名：
麻建学
课程名称
外贸函电
授课专业及班次
09英语专业语言学1-4班和翻译学1-6班
授课内容
TheStructureandLayoutofaBusinessLetter
授课方式及学时
explanation;
discussion;
exemplification
4学时
目的要求
1.Commandthecomponentsandlayoutofabusinessletter.
2.Identifytheformatofthebusinessletter.
3.Mastertheprincipilesofthebusinessletterwriting.
4.Grasptheusefulspecialtermsusedinthewritingofbusinessenvelops.
重点与难点
1.1.Componentsandlayoutofthebusinessletter.
2.2.4Csprincipleofthebusinessletterwriting.
讲授内容及
时间分配
1.Thefunctionsandwritingprinciplesofabusiness（30M）
2.LayoutofaBusinessLetter（60M）
3.EnvelopeAddressing（40M）
4.LayoutofE-mails（30M）
5.UsefulSentencesonOpeningSentencesandClosingSentences（10M）
6.Exercises（10M）
教具
Blackboard;
chalk;
explanation;
exemplification，Multi-mediafacilities
参考资料
Chapter1TheStructureandLayoutofaBusinessLetter
I.Thefunctionsandwritingprinciplesofabusinessletter
1.Functionsofabusinessletter:
1）
toaskforortoconveyinformation（索取或传递信息）
2）
tomakeortoacceptanoffer（报盘或接受报盘）
3）
todealwithmattersconcerningnegotiationofbusiness（处理业务磋商中的各种问题）
2.ThreeCprinciples:
1）Clearness（usesimple,plainlanguage,avoidwordyexpressionswhicharelikelytocreatemisunderstanding）简洁
2）Conciseness（writeshortsentencesandmakesureoneparagraphforeachpoint）明了
3）Courtesy（replya.s.a.pand“yourattitude”）礼貌
II.StructureofBusinessLetters
1）letter-head（信头）
－－－
a）reference（编号）
2）Date（日期）
3）insidenameandaddress（封内名称和地址）
b）attention（请某人注意）
4）salutation（客气称呼）
c）subject（事由（标题））
5）message（正文）
6）complimentaryclose（结尾敬词）
7）signature（签名）
d）enclosure（附件）
e）postscript（附言）
f）carboncopy（抄送）
g）thesecondpage（第二页）
1）TheLetter-head（信头）
Aletterheadisthenameandaddressofthefirmthatwritestheletter.Itgenerallycontainsthefollowinginformation:
Ø
Thefullnameofthefirm
Itsaddressandpostalcode
Telephonenumber
Faxnumber
Internetaddress
E-mailaddress
Telegraphicandtelexaddress
Trademarkorabriefslogan,etc.
EASTERNTEXTILESIMP.&
EXP.CO.,LTD.
34297ShangchengRoad,Shanghai,China
Tel:
6606811Fax:
6507631
E-mail:
2）TheDate（日期）
打印日期注意事项：
A.日期按照日、月、年或月、日、年的顺序完整打印，月份和日期之间不要用标点点开，但如果时月、日、年的顺序时年份之前必须用逗号点开。
B.日期可以用基数，也可以用序数，用序数时注意词尾，并且在阅读的时候要加上the。
C.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。
D.年份应完全写出，不能用（08）代替（2008）。
Ex.12thOctober2008或12October2008
或October12th，2008或October12，2008
3）InsideNameandAddress（信内名称和地址）
受信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。
封内地址与信封地址写法相同。
信内把收信人名称地址写明对工作有便利。
对发信人而言，便利有二：
一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生错误；
二是发信后便于准确归档，便于以后查找。
对收信人而言，便利也有二：
一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；
二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。
Informationincluded:
✓Fullnameoftherecipient（ifitisknownandusethecourtesytitlesuchas:
Mr.,Mrs.,MissandMs）
✓Businesstitleoftherecipient（ifitisknown）
✓Nameofthecompany
✓Nameandnumberofbuilding,nameofstreet
✓NameoftownorcityandPostalCode
✓Nameofcountry
Ex.
TheVicePresident
TheEaglePressInc.
24SouthBank
BIRMINGHAM
Alabama
U.S.A.
注意：
P4-5
*在公司名称的前面加c/o（careof），意思时由其转交，说明本信时一封私人信要由本人拆封，总收发不要拆。
*如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在受信人名称住址下面或右边加Attention或Attentionof等字样。
信因不知负责人的姓名，故仅称职衔。
*美国和欧洲习惯在姓名前冠以“Messrs”一字表示客气，但Messrs一般用以人名为姓名的公司，若用非人格性字样的名称作为姓名的，则应以姓名的全文为准。
如全名原文中前面没有“The”，可以不加“The”。
*在一般友好来往的私人信中，因为称呼已说明收信人，一般可不必填写封内地址。
4）TheSalutation（客气称呼）
这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行。
美国人通常使用Gentlemen而不是DearSirs，注意，不能单用Sirs，而且Gentlemen不能用单数。
Ex.DearSir,DearMadam,DearSirs,DearMesdames,Gentlemen（不能用单数）,DearMr.White
称呼后面的的标点，一般使用逗号或分号，美国人来信中客气称呼后用冒号。
Ex.DearMr.White:
现在公司常由女性经营业务。
因此，倘若写信人不能确定阅信者是男士还是女士的话，越来越习惯于用DearMadamorSir表示敬意。
5）Message（正文）
开头语（TheOpeningSentences）：
在信的开头自成一节，在习惯上是用客套语先将收到对方的来信的日期、编号、主题及简单内容加以综合叙述，使对方一目了然这封信是答复哪一封去信的。
也可以是写信的目的或想咨询的问题。
如果是第一次通信也可以利用开头语作必要的自我介绍。
①WerefertoyourletterdatedOctober25fortheorderof500setsofTVsets.
②InreplytoyourmailrequestofJune16,we’reofferingasfollows:
③We’rewritinginthehopeofestablishingbusinessrelationswithyou.
④Weconfirmcablesexchangedasfollows:
信的正文（TheBodyoftheLetter）：
信的正文是书信的主体，表达发信人的意见。
根据中心思想分成段落，每一中心思想为一段，眉目要清楚。
注意分页时的规则（P5）。
结尾语（TheclosingSentences）:
一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求，如希望来函或电报订货、答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。
其位置在正文结束之后，另起一段。
注意结尾语的两种写法（P5）。
①Inviewoftheabove,wesincerelyhopeyou’llnotthinkusunaccommodating.
②Pleaselookintothematterasoneofurgencyandletushaveyourcablereplybyreturn.
③Welookforwardtoyourearlyreply.
6）TheComplimentaryClose（结尾敬辞）
结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应，后面加逗号。
第二个单词小写，后用逗号或不用标点符号
7）TheSignature（署名）
*结束语的下面，应将行号的名称用大写打出，必须由负责人签名，签名的下面为使对方了解签名人的姓名、职位，可以打字注明。
*PerPro.简写P.P.（PerProcuration）在公司行号名称之前加P.P.或PerPro.说明签字人是正式代表组织，不是以个人身份签名。
或在公司名称之前加For字，说明代表公司签名或代表某人负责签名。
*外国函件都必须由负责人亲笔签名，如果用橡皮戳（rubberstamp）说明该信并非本人亲自过目，只是通函，不为人重视。
*EX.
Yoursincerely
（Signature）
Manager
ChinaNationalImport&
ExportCorp.
OtherMatters（其他事项）
a）References（编号）
编号及字母可以使回信与先前发出的信函联系起来，并确保及时到达确切的收信人或部门。
不写上对方的编号会造成不便。
Ex.
Yourref.
Ourref.
如果信头没有留出编号空位，那么编号就可以作为回信第一段的一部分。
DearSir:
Thankyouforyourletter,referenceALM/PS,of15thSeptember.
或者把编号打印为信函的标题。
Ex.
DearSir:
YourRef:
ALM/PS
Thankyouforyourletterof15thSeptember.
b）Fortheattentionof（请某人注意）
这一短语用于写信人在发信给一个单位时希望把信递交给某个具体成员。
表示的是承办本信件的具体个人或部门
该短语要在称呼之上空两行缮打，置于信的中央，加上下划线。
TheAjaxElectricalCo.,Ltd.TheSecretary
FernhallDrive
REDBRIDGE,EssexIG45BN
England
FortheattentionofMr.T.Waterhouse
c）SubjectHeadings（标题）
标题有两种——主标题（mainheadings）和分段标题（paragraphheadings）
主标题——在称呼下面空两行缮打，加上下划线，置于信函中央。
表示的是该信函的主题
DearSir:
YourOrderNo.3456
Re:
YourOrderNo.463for1,000Wide-screenTVSets
SHEEPWOOL
如果写信的对方已使用过某一标题，在此情况下应该使用同一标题；
或者你开始通信后可能为同一个问题多次通信，也应用同样的标题为好。
主标题不用句点。
d）Enclosures（附件）
如果信函有附件，则应在信的左下角的认辩符号下面打上“Enclosure”或它的缩写Encl.或Enc.。
若附件不止一份，则需注明附件的份数。
EX.
Enclosure:
Brochure
Encls.:
2Invoice
Enc.:
1B/Lading
Encl.AsStated
e）Postscript（再启）
信写完后，如果想起还有要紧的话要说，可以在信末加P.S.（Postscript的缩写），引出补叙的话，然后由发信人签署本人简笔签名（本人姓名的每一个字面，如ParkDavis，只签P.D.）。
郑重的函件，一般不用P.S.，因为要说的话事前都应该想到，不应在写好之后，再加以补叙，它表示写信人办事不够周密。
f）Carboncopy（抄送）
*位置：
附件之下，左对齐
*表示该信件同时抄送给他人
1.明抄：
ccMarketingDepartment（Carboncopy,收信人知道被抄送）
2.暗抄：
bccMr.Simpson（收信人不知道被抄送，只出现在发给被抄送人的信件里）
g）Thesecondpage（第二页）
Ifyourletteriswritteninmorethanonepage,youshouldusethepaperwiththeprintedletterheadinthesecondandthethirdpage
II.LayoutofaBusinessLetter（商业信函的格式）
Fourmajorforms:
*IndentedForm缩格式
*BlockedForm齐头式
*ModifiedBlockedForm改良齐头式
*SemiblockStylewithIndentedParagraphs混合式
III.EnvelopeAddressing信封格式
写信人在上，收信人在下
根据收信人名称地址的写法分两种格式：
*缩格式：
收信人名称地址逐行右缩
*齐头式：
收信人名称地址左端对齐
ReturnAddressStamp
MailingDirection
Address
Remarks
Remarks（备注）:
1.Private私人信2.Confidential 机密信3.Registered挂号邮件4.Express 快递邮件5.OrdinaryMail 平信6.Immediate（Urgent） 急件7.PrintedMatter 印刷品8.Sample 样品
邮寄方式
*ViaAirMail（ByAirmail,orParAvion）航空
*Registered挂号
*ParcelPost邮包
*Express快递
*SamplesPost样品
捎交和转交
如果信件不是通过邮寄，而是托某人转交，则信封上不写收信人的地址，只在收信人名称之下写：
ByPolitenessof,ByKindnessof,ThroughtheCourtesyof,PerKindnessof,Forwardedby,PerFavorof,By（or:
With）Favorof,Favoredby,加上带信人的姓名，例如
Mr.CharlesWood
KindnessofMr.J.W.Smith
如果不写出带信人的姓名，则只需在收信人姓名之上写：
PleaseForward，例如：
PleaseForward
Mr.James
如果信件通过邮局寄给第三者转交给收信人，则要在收信人姓名下面写明转交人的姓名，其前面加c/o（=careof由……转交），例如：
Mr.ParkDavis
c/oMr.HaroldWood
318DoswellAvenue
FortArkinson,Wisconsin
TheUnitedStatesofAmerica
IV.LayoutofE-mails电子邮件格式
外发的邮件
接收的邮件
V.UsefulSentencesonOpeningSentencesandClosingSentences
*Wehavepleasureininformingyouthatweareveryinterestedinyourproducts.
*ThepurposeofthisletteristoinformyouthatL/Cwillbeopenedinafewdays.
*Weassureyouofourbestservicesatalltimes.
*Weareinreceiptofyourletterofthe10thJulyinquiringfortablecloth.
*Enclosedpleasefindabrochureandpricelist.
*Accordingtotheinstructionsgiveninyourletterofthe20thoflastmonthwecaneffectshipmentwithinthismonth.
*Iwillwriteyouparticularsinmynext.
VI.Exercises
P22
TheLayoutandTranslation.
Unit2
英语专业教研室教师姓名：
06英语专业语言学1，2，3班和翻译1，2班
EstablishingBusinessRelations
1.InformationChannelsforBusinessRelations
2.Knowtheessentialcomponentsofalettertoestablishbusinessrelations
3.Mastertypicalsentencesandexpressionsinwritingsuchletters
2.Thecomponentsoflettersofestablishmentofbusinessrelat
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