库管和采购工作流程图.docx

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库管和采购工作流程图

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库管和采购工作流程图

《办公用品和礼品采购、出入库、退库、报销流程》

《固定资产采购及借款流程》

一、办公用品及礼品采购流程：

库管员负责发起办公室内部需采购的“采购申请流程”（含办公用品及礼品）。

二、办公用品及礼品入库流程：

分为“采购入库”和“退库后入库”两种情况。

三、办公用品及礼品（出库）领用流程：

办公用品类别分为“笔类、文件夹类、夹机类、胶水类、告示贴类、纸类、本类、电子耗材类及其它类”。

礼品类别分为“A类礼品和B类礼品”，其中A类礼品是指“烟、酒、普洱茶、化妆品、生活日用品及其它礼品”；B类礼品是指“矿泉水、饮料及日常接待用茶”。

因公司接待较多，领用礼品比较频繁，根据公司实际状况分析，现95%以上情况均属于先领用后补（倒推）流程。

因此现办公室规定：

各部门领用办公用品或礼品时，应由申领部门发起领用流程，并由申领部门负责人确认；公司上级领导领用办公用品或礼品时，应由库管员直接发起领用流程（倒推），为确保流程严谨性，建议：

最好由公司秘书办公室通知，然后再由办公室主管以及主任审批。

四、退库流程：

五、日常费用报销流程：

此流程属于各部门共享流程。

报销种类分为“借款后报销”和“直接报销”两种情况。

报销内容包括“预算内和预算外费用”。

通常报销的是“预算内费用”，包括：

通讯费、招待费、办公费、市内交通费、印刷费、福利费、电子材料及维修费、宣传费、其他费用、固定资产和礼品费用等11项。

说明：

无论先借款后报销或直接报销，报销流程全部由库管员负责发起，要求必须附上发票、相关审批流程及明细。

如：

先借款后报销时，应在报销流程中注明借款金额并附上发票、签报和借款审批流程扫描件；如：

直接报销时，应在报销流程中附上发票和采购计划审批单等相关明细。

一般惯例，办公用品和礼品供货商每月底送货时会带着上个月《采购计划》的发票（按月结算）。

库管员申请报销时，发票金额应与月份相对应的《采购计划》金额相符。

即：

库管员将根据供货商提供的发票执行报销流程，

具体流程如下：

《费用借款申请流程》

费用借款流程：

属于各部门共享流程。

为避免审批流程繁琐，降低工作效率，办公室借款通常是在金额超过备用金2000元且需货到付款的两种情况下申请（含每月固定采购的手机充值卡和临时性采购的情况下）。

公司总裁审批原则：

在签报、采购、借款及报销等流程中，每件事必须保证至少两个流程要经过公司总裁审批，最多不能超过三次审批。

具体说明：

《特殊情况签报》只有在特殊情况下才能使用，因其只能作为一种通知的形式，而并非一项审批流程。

无论是否申请《特殊情况签报》，在申请借款和报销时都应经公司总裁审批；

如已申请了《固定资产采购流程》，且公司总裁已经审批过的，在申请借款时，则不需再经公司总裁审批了，只将审批后的《固定资产采购流程》作为附件添加到借款流程即可；报销时必须由公司总裁审批。

具体流程如下：

《固定资产采购流程》