办公管理制度Word格式文档下载.docx

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2.1本制度适用于***科技公司全体员工。

2.2本制度适用于管理办公环境和办公现场管理。

三、定义：

办公用品：

如铅笔、水笔、圆珠笔、美工刀、剪刀、文件夹、订书机、直尺、胶水等。

办公环境管理：

涵盖个人办公区域卫生管理、公共办公区域卫生管理、周末大扫除管理、办公区域5S管理。

办公现场管理：

涵盖员工行为规范管理、职业道德规范及素养管理、员工外勤管理、办公物品管理、办公水电冷气管理、办公室电话接听标准、外来人员来访接待管理。

办公时间：

早9:

00至12:

00，晚13:

30至18:

00。

乐捐--水果基金：

违反本制度及本公司其他制度者，每次根据制度要求，进行相应金额乐捐，此乐捐用途仅为全办公室成员水果福利使用，以下简称“乐捐”。

行政值班人：

每日5S管理、日常办公管理、午餐秩序及收尾管理的当日最高行政负责人和监督执行人。

四、职责：

4.1、各部门负责人须对本部门区域的卫生进行督导，配合行政人事部进行卫生检查及改进。

4.2、办公室员工应自觉按照行政人事部规定进行日常活动，拒绝执行者，按本制度处理执行。

4.3、行政部全面负责管理和监督公司的办公作业秩序，具体管理水、电、空调以及办公耗材的使用和维护。

4.4、各部门负责人在本部门执行《办公制度》时，为本部门第一责任、监督和指导人。

5、：

办公环境管理

5.1、个人办公区域卫生维护：

5.1.1、员工应时刻保证自己的办公桌面物品整齐，无纸屑、垃圾及污迹，违规处理具体参照7.22条款。

5.1.2、员工的办公卡位内外侧不得乱贴乱画，不得带有异味物品进入办公区域，违规处理具体参照7.34条款。

5.1.3、使用文件柜、保险柜等的员工，应保持文件柜、保险柜的外观干净；

内部文件资料摆放整齐有序；

顶部不摆放旧资料、旧文件、旧物品等杂物，保持整体美观，违规处理具体参照7.22条款。

5.1.4、员工办公卡位的垃圾篓需摆放整齐。

垃圾篓统一置放于非靠过道的办公桌下方。

5.1.5、办公桌面、电脑、电话保持无尘及无污迹。

5.1.6、桌面纸张文件应分类摆放整齐，桌面不应摆放与工作无关的小物件以及报刊杂志。

5.1.7、桌面物品摆放高度不应超过卡位屏风高度。

5.1.8、员工个人衣物，提包不应摆放在桌面，应置于抽屉或卡位内。

5.2、公共办公区域卫生维护：

5.2.1、公共区域严禁带入有异味食物，违规处理具体参照7.34条款处理。

5.2.2、办公区域所有的绿化植物的叶面由行政人员进行擦拭和清扫。

5.2.3、使用会议室的员工应爱护会议室设施、保持会议室的整洁，会后应将座椅归还原位、摆放整齐，及时清理会议产生的垃圾，关闭电器、照明电源，违规处理具体参照7.25条款。

5.2.4、公司严禁吸烟，吸烟请移步吸烟区，如有违者一次罚款100元，违规处理具体参照7.2条款。

5.2.5、发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向行政部报修，以便及时解决问题。

5.2.6、办公区内的废旧物资不准随意乱丢乱放，须放到指定地方以作回收处理，如不清楚归类，转交行政人事部处理。

5.2.7、各部门负责人负责安排本部门办公室的安全管理工作，员工出差或下班时要关闭好个人电脑电源，公司放假时，要关闭电源、饮水器、门窗，做好防火、防盗及其它异常情况的防范工作；

检查各项设施的安全性，损坏及时报修，做到安全办公，违规处理具体参照7.25条款。

6.1、员工行为规范要求暨5S管理，具体如下：

6.1.1、头发：

员工头发要经常清洗，保持清洁；

男性员工头发不宜过长，女性员工头发长度不宜过腰，违规处理具体参考7.35条款。

6.1.2、指甲：

员工指甲不能太长，应经常注意修剪；

女性员工涂指甲油应尽量用淡色，违规处理具体参考7.35条款。

6.1.3、胡须：

男性员工胡须不宜留长，应注意经常修剪，违规处理具体参考7.35条款。

6.1.4、女性员工化妆应尽量给人以清新健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水，违规处理具体参考7.35条款。

6.1.5、日常行为要注意举止仪表，处事谦虚谨慎；

仪表着装应整洁、大方、礼貌、得体，违规处理具体参考7.35条款。

6.1.6、员工工作日内中午不得饮酒，如陪同客户商务酒席不在此项规定，违规处理具体参考7.36条款。

6.1.7、如须出席正规会议，参加正规场合的活动或参加重要业务洽谈时，男士须穿着西装,并配戴领带，女士也要着相应的正装，违规处理具体参考7.35条款。

6.1.8、员工在办公区域及外出拜访客户时必须佩带工牌，违规处理具体参考7.1条款。

6.1.9、员工应按规定时间上、下班，不得迟到、早退和旷工，更不得在工作时间擅离职守，违规处理具体参考7.6条款。

6.1.10、员工不能公话私用，接听私人电话时间不宜过长，谈话要简明扼要；

私人会客应安排在洽谈区域，时间不得超过5分钟；

非公司人员禁止进入办公区内，接收物品、快递、餐饮必须在前台区域，违规处理具体参考7.24条款；

6.1.11、员工工作期间不聊天喧哗，不随意串岗，不用电话闲聊，不做与工作无关的事、不嬉戏打闹，违规处理具体参考7.19条款。

6.1.12、员工应严格遵守会议制度，按时参加会议，不得无故缺席、离席，需在得到部门经理或行政人事主管准许后方能离开，违规处理具体参考7.26条款。

6.1.13、员工参加会议时，手机必须调成静音或震动，不得在会议期间玩手机或聊天，违规处理具体参考7.26条款。

6.1.14、未经许可不得将公司物品携带出公司，公司各类物品的使用只限于公司业务活动，不以个人使用为目的进行破坏或将公物占为已有，如私自调配、使用造成丢失或损坏，按原价赔偿，违规处理具体参考7.23条款。

6.1.15、各人桌位负有清洁、桌位的物品负有管理责任。

下班后，员工需整理本位置桌面物品、关闭本人使用的电脑及显示器的电源、椅子归位，违规处理具体参考7.25条款；

6.1.16、员工不得擅自调换、改装公司办公设施、设备。

确有必要需向上级领导报告，由领导确认后安排人员进行调换或改装，违规处理具体参考7.23条款。

6.1.17、办公桌面应保持整洁有序，摆放物品含电脑、电话、文件框、笔筒、水杯、台历、小型植物盆裁、纸巾等，禁止放置与工作无关的私人物品；

离岗前应把办公用品归置整齐，违规处理具体参考7.22条款。

6.1.18、不得携带违禁品、危险品或与工作无关的物品进入工作场所；

不得在工作区内乱刻乱画乱贴图片；

未经同意，不得随意翻看他人的资料文件，违规处理具体参考7.21条款。

6.1.19、员工工作中，应力求节约办公成本。

要有意识的对水、电、纸张、电脑耗材、办公设备等物资合理使用。

电话、传真、网络等费用要严格控制，违规处理具体参考7.30条款。

6.1.20、计算机等办公设备的使用员工为第一责任人，如因员工责任心不强或违反操作规程而造成的损失，则追究其相应的责任，违规处理具体参考7.30条款。

6.1.21、办公人员的所有办公用品尖头向下，钝头向上，以避免意外发生。

6.1.22、员工办公期间必须使用普通话作为工作语言。

6.1.23、工作时间坚守岗位，不得擅离职守。

有事外出，应事先告知部门负责人并征得同意，否则视为脱岗，并按照脱岗时间给予相等时间的旷工处理，违规处理具体参考7.9条款和7.10条款。

6.1.24、办公时间严禁浏览与工作无关网页、网络聊天、网络购物等行为，违规处理具体参考7.20条款

6.2员工职业道德规范及素养：

6.2.1、全体员工应充分的认识到,身为***工作人员以及在从事对外业务时,是对公司整体精神面貌具有代表性。

因此，全体员工在不断提高自身业务水准的同时，也应把严格约束自身行为提到每日的工作日程上来。

注重自身言行，培养高度的维护公司名誉的责任感与义务感。

未得到公司领导授权时不得以公司名义对外从事各种业务，违规处理具体参考7.8条款。

6.2.2、全体职员应具备高度的责任心。

工作不流于形式，不互相推诿。

工作具有积极的进取精神，不等不靠，随着形势的变化而不断设立、调整工作目标。

想公司之所想，在思想上始终要与公司的发展趋势保持高度一致，违规处理具体参考7.38条款。

6.2.3、在工作中能够纵观全局，不局限于本部门的业务范畴及个人思想。

只有在工作中深入的了解公司、各部门的运作，才能够在本部门的业务工作做到有的放矢。

6.2.4、工作中的想法与建议应及时与本部领导或高层管理人员汇报、沟通,不应妄自消极，更不得发表消极语言，给公司造成不良影响，违规处理具体参考7.38条款。

6.2.5、员工应具备忠诚守信、积极正直、互助友爱的品质。

不应出现无中生有、搬弄是非、拉帮结派或其他扰乱秩序、妨碍工作的行为，尊重公司的各级领导和年长的同事；

对新同事亲善友好，违规处理具体参考7.38条款。

6.2.6、工作中的失误或自己不能解决的突发事件要及时向领导反馈，不能隐瞒或拖延。

犯有过失要诚恳接受领导的批评，勇于承认错误并坚决改正错误，违规处理具体参考7.39条款。

6.2.7、有独立工作的能力，有规划、设计工作发展的主动思考能力。

6.2.8、公司职员履行职务及工作时，均应循级而上，及时同主管上级沟通。

避免越级呈报（特殊情况除外），违规处理具体参考7.39条款。

6.2.9、恪守职业道德，提高防范意识。

不对外泄露公司工作各项信息，违规处理具体参考7.3条款。

6.2.10、全体职员必须无条件的服从和接受上级主管领导的合理指挥、管理和监督，违规处理具体参考7.4条款。

6.2.11、严谨操守，不得收受与公司业务有关的公司和业务人员的馈赠、贿赂等，或向其以公谋私、挪借款项，违规处理具体参考7.5条款。

6.2.12、员工要不断的提高自身业务技能，谦虚好学、勤奋上进、开展批评与自我批评、互相促进与提高，增强个人的综合素质。

以达到工作上的精益求精，提高工作效率。

6.2.13、各级部门主管，应更加严格的要求自身。

提高素质，有亲和力，营造公正、公平、有序、积极的工作氛围，有效的激发部属的工作激情。

6.3员工外勤管理

6.3.1、所有职员上下班要自觉打卡，早晚两次必须打卡，早晨，员工必须先到公司打卡报到后，方能外出办理各项业务。

如有特殊情况（参加公司会议、陪同客人、外出招聘、出差、公司领导交办的紧急事项或必须马上办理的事项）早晚未能打卡的，应及时向办公室说明情况，否则在《外勤登记表》中登记未打卡的视为无效，违规处理具体参考7.10条款。

6.3.2、外勤申请条件：

上级交代事务、行政事务、采购事务、突发事件、业务公关事务需办理。

6.3.3、外勤审批流程：

外出前，员工应事先填妥《外勤单》，报上级审核，行政部审批后方可外出，《外勤单》交前台登记和保管，违规处理具体参考7.9条款。

6.3.4、员工在《外勤单》注明外出工作项目，包含来回预估时间、地点、对象、公司等具体事项违规处理具体参考7.10条款。

6.3.5、员工外勤往返请注意交通安全，如未能在规定时间返回者，应先行与上级联络并经上级同意，后公司后，一个工作日内到行政部报备外勤异动，由行政部前台在员工外勤单备注，违规处理具体参考7.10条款。

6.3.6、员工外勤应合理安排时间，不得发生溜班或早退现象，不得借外勤工作办理私事，违规处理具体参考7.7条款。

6.3.7、员工外出工作时应保持手机的畅通，中途需要改变或增加工作内容时，应电话报告上级并征得同意后方可改变工作行程，违规处理具体参考7.7条款。

6.3.8、员工外勤期间必需维护公司形象，避免发生客户投诉现象，违规处理具体参考7.8条款。

6.3.9、外出办事离岗前及回岗后均须打卡（任何时间段）；

并须填写《外勤登记表》。

月末考勤统计与《外勤登记表》时间相符者方能生效，违规处理具体参照7.10条款。

6.3.10、登记表必须由本人填写，他人代填无效，一经发现，二人并罚，违规处理具体参照7.9条款和7.16条款。

6.3.11、每日行政值班人不定时段的查岗，以便有效监督。

6.4、办公物品管理：

6.4.1、各员工所需领用的办公用品到行政人力资源部前台处进行登记领取，违规处理具体参考7.28条款。

6.4.2、办公物品暂缺库存，行政部按部门需求进行统计，由行政部前台根据《行政办公用品月度申购单》进行统一采购入库，再根据需要进行发放，违规处理具体参考7.29条款

6.4.3、入库物品应由前台对所有物品进行分类登记保管、维护，物品入库、发放出库、库存物品做到实物一致，账物相符，违规处理具体参考7.29条款。

6.4.4、节约使用办公用品，爱惜各种公共设备、物品，避免随意浪费，严禁故意损坏，违规处理具体参考7.32条款。

6.4.5、易耗办公物品，如笔、胶水、双面胶、透明胶等，每月仅可领取一份；

如订书机、打孔器、计算器、笔筒等不常需物品，原则每人仅限领取一份，对于单复使用物品，如：

燕尾夹、文件册等，按需领取。

6.4.6、因打印文件错误或打印机问题等原因造成的废纸，则在打印面画叉，使用背面的洁净面，做重复利用，以节约行政支出；

二手纸的适用范围：

内部文件、制度、报表等，不得用作合同、报价、宣传资料等对外使用或流转。

6.5、办公室水电冷气管理：

6.5.1、饮水机：

工作期间，一经发现机桶内没水，立即告知前台或自觉加上；

下班后由公司锁门人员负责关闭饮水机的电源；

次日到岗人员有义务主动打开电源，违规处理具体参考7.31条款。

6.5.2、下班后由锁门负责人检查全员的电脑电源、打印机、电灯、冷气是否关闭、窗户及大门是否关好，做到关闭电源、锁好门窗，处罚具体参考7.40条款。

6.5.3、冷气开启使用范围标准：

温度高于26摄氏度时，方可使用冷气。

6.5.4、冷气调节温度设定标准：

24至26摄氏度。

6.5.5、冷气开启时，应关闭冷气开放区域的门窗，以达到节约能耗的效果。

6.5.6、空调作为办公设施，仅于办公期间使用，不允许在非办公时间使用空调，办公人员离开或房间无人的情况下应关闭空调，严禁室内无人空调机照常开机；

会议室、董事长室由前台监控，违规处理具体参考7.31条款。

6.5.7、在没有会议举行的时候，会议室内的照明、空调和其它用电设施都应关闭，会议结束时应及时将各种用电设备关闭，违规处理具体参考7.35条款。

6.5.8、走廊、办公区等白天尽量不开灯或只开单排模式，并采用自然通风换气方式。

6.6、办公室电话接听标准：

6.6.1、接听电话：

铃响不得超过三声；

接通后要立即说：

您好，我是***科技，请问您……；

电话结束后需等对方先挂；

通过过程中注意语气、语调，做到温和有礼，避免高声叫喊，违规处理具体参考7.32条款。

6.6.2、拨打电话：

电话接通后，需说：

您好，我是XX公司XX部门的XX，并简洁说明沟通事项，违规处理具体参考7.32条款。

6.6.3、员工在工作中接听无人接听的电话时，若自己无法处理，可转到该部门平级同事接听或留下对方单位、电话、姓名等记录下来，告之随后会有相关人员与他联系，并等话机使用人到位后，转达信息，违规处理具体参考7.33条款。

6.6.4、业务部门人员在下班后或休息日时不得拒接与工作（客户）电话，如当时未及时接听，须对未接听的电话进行回复，在回复电话中语气要亲切、温和、有礼，违规处理具体参考7.13条款。

6.7、外来人员来访接待管理：

6.7.1、公司来客统一由行政前台接待、登记，违规处理具体参考7.16条款。

6.7.2、客人在等候期间前台要做好茶水服务并追踪受访部门或受访人到位情况，违规处理具体参考7.14条款。

6.7.3、如果受访部门或受访人不能到位，接待人员要及时将信息反馈给客人，并填写《客人来访登记表》及时将来访客人的相关信息转给受访部门或受访人，违规处理具体参考7.33条款。

6.7.4、来客需安排接送及住宿的，受访部门应提前将来客人数、地点、行程等相关信息及时通知行政部，以便安排接送人员、车辆等相关事宜，违规处理具体参考7.15条款。

6.7.5、需安排会议、就餐、住宿的客人，相关部门必须提前将来客信息通知行政部，行政部接到通知后应根据来客情况及公司内部情况及时安排相关事宜，如遇特殊情况需报请总经理决定，违规处理具体参考7.15条款。

6.7.6、需住宿的客人离开时，受访部门要及时通知行政部，以便行政部安排后续事宜，违规处理具体参考7.15条款。

6.7.7、接待来宾的住宿、就餐标准参考《公司接待标准及流程》。

6.8、办公室午餐就餐管理：

6.8.1、午餐就餐时间：

12:

00--13:

00内，员工必须按照就餐时间就餐，如遇特殊情况则需到公司外部区域就餐。

6.8.2、因特殊因素（如会议延时、商业验司谈判等）造成全员50%以上员工不能按时就餐时，可视情况而定，集体延后就餐时间。

6.8.3、午餐打饭菜原则：

吃饭以节约为本，按量打饭，如不喜欢某种菜品可少打或者不打，严格禁止乱倒食物行为，违规处理具体参考7.18条款。

6.8.4、所有员工须按照先后顺序排队打饭，不得插队。

否则，行政值班人有权要求其按照本制度乐捐，违规处理具体参考7.17条款。

6.9、董事长室管理规定：

6.9.1、董事长办公室卫生由前台每日早晨上班后半小时内负责打扫，违规处理具体参考7.41条款。

6.9.2、所有申请表均由前台负责复印并存档董事长办公室的申请表单夹内，违规处理具体参考7.42条款。

6.9.3、董事长办公室内严禁吸烟，严禁员工私自进入董事长办公室，严禁员工在董事长办公室内休息，违规处理具体参考7.43条款。

6.9.4、董事长办公室仅限董事长及客户在内就餐，严禁公司员工到董事长办公室内就餐，违规处理具体参考7.44条款。

6.9.5、董事长办公室内电脑及电话等办公用品，严禁员工在未被授权使用，违规处理具体参考7.45条款。

七、监督与奖惩

7.1、处罚措施：

7.1、上班或拜访客户未带工牌者，一次乐捐水果基金10元。

7.2、公司内严禁吸烟，如有违反者，一次乐捐20元。

7.3、如员工泄露公司商业及技术机密等，一经发现，做辞退处理并对公司经济及社会名誉等损失进行追究，且将当事人移交公安机关处理。

7.4、如员工不服从领导的管理、指挥、监督等，一经发现，记大过一次，并写检讨书一份，乐捐一百元，在全公司通报，记录个人档案内。

7.5、如员工收受贿赂或以权谋私、挪用公款等有害公司利益及荣誉，一经发现做辞退处理，并对公司经济及社会名誉等损失进行追究，且将当事人移交公安机关处理。

7.6、如办公时间内，员工未经领导允许，擅离职守，一经发现，按照脱岗处理，并写检讨书一份，记大过一次，全公司通报，记录个人档案内，并按照脱岗时间给予相等时间的旷工处理。

7.7、员工外勤发送溜班，经电话回访发现，每次乐捐五十元，并写检讨书一份，记过一次，记录个人档案。

7.8、员工外勤被客户投诉，一经核实，如主要责任为外勤员工，每次乐捐一百元，并写检讨书一份，警告一次，记录个人档案内。

7.9、如上班时间外勤不填写《外勤单》、他人代写《外勤单》且未取得上级批准，按旷工处理，每次乐捐五十元，并写检讨书一份，记过一次，记录个人档案内。

7.10、如外出办事离岗前及回岗后，未填写《外勤登记单》，一经发现，处以旷工一天，并记过一次，记录个人档案内。

7.11、如天气温度低于6.5.4条款所述温度，开启使用冷气者，每次乐捐10元。

7.12、如使用冷气温度低于6.5.5条款所述范围，调整温度者，每次乐捐10元。

7.13、如员工周末日拒绝接听或者长时间不接听客户电话，并被客户投诉，每次乐捐五十元。

7.14、外来人员拜访公司时，等待接待时间，如前台未及时倒水，一次乐捐一元。

7.15、如受访部门或个人未及时告知行政部或行政部未及时安排相关事宜时，每次乐捐50元，并写检讨一份，记录个人档案内。

7.16、登记表各项填写应真实、全面，否则视为无效。

外出事由填写详细，不得以开会、业务等笼统字样代替。

外出事须真实，虚假事由经查实，按旷工三倍处理，记大过一次，并写检讨一份，记录个人档案内；

如不登记或填写粗略，填写人一次乐捐5元，二次加倍。

7.17、员工在午餐打饭时发生插队、推搡、谩骂、打斗等恶性行为时，每次乐捐50元，并写检讨一份，记录个人档案内。

7.18、员工发生浪费午餐食物时，一经行政值班人发现，每次乐捐15元。

7.19、工作时间吃零食、串岗、聊天、影响他人，首次乐捐10元；

二次加倍；

以此类推。

7.20、办公时间内浏览与工作无关网站、网购、网络聊天，首次乐捐10元；

二次加倍，以此类推。

7.21、携带违禁品、危险品放置工作场所，一经发现，每次乐捐100元，因此引起事故的按公司所在地及国家规则的法律追求其责任。

7.22、办公桌不按规定置放物品、杂乱无章，一经发现，口头警告两次后，每次乐捐10元。

7.23、将公司配置的公物具有私有，私自调配、使用，致使丢失或损坏，将按原价赔偿；

擅自调换、改装公司办公设施、齐备，一经发现，首次乐捐50元；

如果因此而出现设施、设备损坏，按原价赔偿。

7.24、公司电话进行私聊、或使用免提功能影响他人办公，一经发现，首次口头警告，二次乐捐20元。

7.25、下班后发现责任人桌面杂乱、坐椅不归位、应关闭电源、电脑等开关，一经发现，对于每一项首次乐捐10元，二次加倍。

7.26、参会人员未按时参会、会议期间手机声响、会中私下议论，一经发现，首次乐捐10元；

会议结束后应将会议座椅复位，及时关闭各类会议电器，如有违者，一经发现，首次乐捐10元，二次加倍。

7.27、办公区卫生未按规定清扫，或敷衍了事，每发现一次，责任人乐捐10元，并且负责该区域卫生一星期。

7.28、延误领用人领取办公用品，以领用人向行政部投诉，首次乐捐10元，二次加倍。

7.29、办公室固定物品及办公用品，责任人未进行及时管理、维护、盘查，出现问题者，每次乐捐20元；

（责任人可为前台，可为员工个人）。

7.30、不爱惜公司公物，意图破坏或浪费办公资源，一经发现，首次乐捐10元，二次加倍。

7.31、饮水机、冷气、打印机等前台是第一责任人（无论是专人，还是最后离开公司的人员），当日下班后未断电者，次日发现，每次乐捐10元。

7.32、接转工作电话、接待来访客户要温和有礼，不急不躁，不按公司制度