行政采买类单据审批流程Word格式.docx

行政采买类单据审批流程Word格式.docx

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2、核对或审核要点

异地店

（1）购是否是公司规定的月计划内的物品申

（2）申购物品单价是否有所变动

（3）申购物品数量是否合理

（4）是否冲减库存后再上报

（5）合理对所有部门需求进行汇总，并制定公司统一格式表格

（6）制定月计划分析表统一上报公司审批

（7）定期对月计划物品进行价格调整，可运用引进新厂家，竞标等方法来降低采购成本

本地店：

（1）购是否是公司规定的月计划内的物品申

（2）申购物品数量是否合理

（3）是否冲减库存后再上报

（4）合理对所有部门需求进行汇总，并制定公司统一格式表格

注意事项：

1）办公用品月计划：

为日常办公使用之物品，需对所采买的物品设三个月验收期。

对上月计划采购量与实际采购量进行分析，并结合分析结果，合理有效控制本月计划量。

2）办公耗材月计划：

采购人员需对耗材有一个深入的了解，市面上耗材的品牌、假货、代用品多，采购人员必须有鉴别真伪的基本能力；

此外，还需要对耗材的使用情况做到随时跟踪。

并耗材和设备的供应商不可为同一家，否则不利于对耗材和设备的质量跟踪。

3）经营用品月计划：

经营用品主要是服务于营运工作的物品，为更好的确保卖场运作，则必须保证所有的经营用品的备量充足，并能满足突发的小型活动使用。

根据上月销售，就上月实际使用量与计划用量进行分析，并结合分析结果，合理控制本月计划用量。

4）工程材料月计划：

工程材料比较多且杂，需明确了解产品的品质、使用年限、品牌及产地等，并随时跟进使用的情况。

汇总每月售后工程材料支出与回收，并针对损耗、费用问题进行分析。

5）灯具月计划：

灯具月计划要对上月店内灯具费用的回收情况进行分析，要求附灯具平面图并实地勘察进行实际分析。

6）清洁用品月计划：

月用量的控制和各工具的使用寿命的控制（分析并制定月损耗量）。

3、承担责任：

1）未按以上1、2项审核要点进行审核，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20%。

2）造成经济损失的承担经济损失的50%。

3）采购价格复合当地当时市场价格，否则造成经济损失的承担经济损失的100%。

4）合理控制库存数量，否则造成库存增加，扣罚当月绩效工资的10%。

5）需求的审核、汇总的准确、完整，未造成经济损失的，扣罚当月绩效果效工资的20%，造成经济损失的，承担经济损失的50%。

4、分店店长审核要点及承担责任：

核对要点：

1）复核工作（含行政审核工作要点中的1-4），监控有效降低成本（如竟标等）。

2）根据本店实际情况综合考虑有效调整及审批月计划需求

承担责任：

1）未及时审核，或未发现审核内容错误的，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20％；

2）未及时跟进相关执行责任，造成经济损失的，承担经济损失的30%。

5、分店行政经理的审核要点及承担责任

1）审核申购计划是否合理、必要；

2）审核申购物品的数量是否合理；

3）审核费用成本是否控制在成本预算内。

2）未及时跟进相关执行责任，造成经济损失的，承担经济损失的10%。

6、总部行政采购部经理审核要点及承担责任：

1）成本的复核控制

2）采买的物品是否是必须品、是否有代替品。

7、分管领导审核要点及承担责任：

1）审核申购是否合理；

2）审核重庆公司的采购监控能力。

1）未及时发现采购不符合预算或未发现分公司采购监控不力的，视作年终绩效考核依据。

8、董事长审批。

9、分店行政采购执行采买的要点及承担责任：

执行要点：

1）物品到位的及时性；

2）物品质量的反馈

1）本年度物品到位不及时达三次以上的，自第三次起每次扣罚当月绩效工资的20％；

2）采买物品质量出现问题的，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20％；

3）采买物品质量出现问题的，造成经济损失的，承担经济损失的100%；

4）不可抗力因素除外。

二、计划外物品采购审批：

（一）促销活动所需促销用品：

1、审批流程：

2、核对或审核要点及承担责任：

（1）分店行政采购审核要点及承担责任：

①核对要点：

1）自行举行的中小型促销活动，一切有关促销的宣传品（如：

印刷、喷绘、标识、POP笔等）；

企划用品；

工程维修材料（插线板、水晶头、电话线等）的采买。

2）根据公司批复的促销方案进行采买，采购金额在分公司规定的金额范围内的申购单，分公司自行审批采买，如金额在规定范围以外的，则需报总部审核、批示。

3）控制活动所需物料品种及数量，尽量选择采买可反复利用的物品并合理运用库存物料。

4）注意事项：

✧印刷类：

分黑白印和彩印，黑白多为小票、收据类，彩印多为吊旗、宣传单等。

为应急起见，印刷厂必须有-3家备选供应商可随时进行货品生产。

✧喷绘类：

分户内喷绘和户外喷绘两种，选材分别不同。

户内多为小副喷绘，精度要求较高，一般在720-1200dpi之间，材料多为背胶、PP胶等，户外多为巨副喷绘，精度要求一般在360-720dpi之间，材料多为灯箱布、户外背胶、车身贴等。

✧标示类：

标示工艺较复杂，一般分传统灯箱、导光板灯箱、铝型材、ICI烤漆、亚克力喷油丝印、镂空等。

标示因材料的特殊，所以成品颜色一定要打样（可选1-2项难度较商，有代表性的标牌）。

标示的安装也要考虑安全性、牢固性、美观程度等。

②承担责任：

未按以上审批要点进行审核，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20%；

造成经济损失的，负直接经济责任，承担经济损失的50%，并做为绩效考核的依据。

（2）分店行政经理审核要点及承担责任：

1）复核工作

2）促销完毕，汇总促销明细及费用做简要分析，报到总部行政采购部审核备案，总部行政采购部对各资料进行合理分析，并反馈重庆行政部。

造成经济损失的，负直接经济责任，承担经济损失的30%，并做为绩效考核的依据。

（3）分店总经理审核要点及承担责任：

3）审核费用成本是否控制在合理范围内。

1）未及时审核，或未发现审核内容错误的，未造成经济损失，扣罚当月绩效工资的20％

（4）总部行政管理部经理审核要点及承担责任：

1）未及时审核，或未发现审核内容错误的，未造成经济损失，扣罚当月绩效工资的20％；

（5）董事长审批。

（6）重庆行政采购执行采买要点及承担责任：

①执行要点：

（二）设备维修：

1）小型经营设备（如：

对讲机、工具等）及办公设备（如：

打印机、复印机、传真机等）的维修及维修所需低值易耗材料、配件的采买

2）确保合作厂家为正规开发并总部认可的专业维修的月结厂家

2）写维修及低值易耗品清单：

维修原因、前期维修记录、资产购买时间、购低值易耗品数量、价格。

3）维修金额在规定金额以内的申购单，分公司自行审批维修，如金额在规定金金额以外的，则需报总部审核、批示。

1使用部门需建立完整、详细的维修记录案，并由资产管理员留档监督，以便复核保修记录。

2为了延长办公设备的使用寿命，需做到定期保养，维修、保养厂家至少选择两家备用。

3接到维修需求时，首先考虑需维修物品是否有维修价值，然后考察维修报格是否合理。

1）复核工作（含采购审核工作要点中的1-3）

2）每月报维修及低值易耗品清单于总部行政采购部审核备案。

（3）分店（异地店）总经理或分店（本地店）行政经理审核的要点及承担的责任

1）审核维修是否合理、必要；

2）审核维修物品的数量是否合理；

1）未及时审核，或未发现审核内容错误的，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20％；

2）未及时跟进相关执行责任，造成经济损失的，承担经济损失的10%。

（4）总部行政采购部经理审核要点及承担责任：

1）成本的复核控制

2）维修的物品维修必要性。

（6）分店采购执行维修要点及承担责任：

1）维修到位的及时性；

2）维修验收、质量的反馈②承担责任：

1）本年度维修到位不及时达三次以上的，自第三次起每次扣罚当月绩效工资的20％；

2）维修物品（或配件）在维修保质期内出现问题的，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20％；

3）维修物品（或配件）在维修保质期出现问题的，造成经济损失的，承担经济损失的100%；

4）不可抗力因素除外。

（三）工程项目：

A、可自行完成小型工程

（1）分店采购审核要点及承担责任：

1）自行能完成的小型工程维修项目及小型改造及制作项目（如：

制作舞台、茶水架等）所需要材料及配件及突发事件抢修材料等

2）维修及改造不可破坏原建筑表面及构架

4）确保合做厂家为正规开发并总部认可的月结厂家

5）维修金额在规定金额内的，公分司自行审批维修，如金额在规定金额以外的，则需报总部审核、批示。

（2）分店经理审核要点及承担责任：

1）复核工作，监控、有效降低成本

1）审核申购是否合理、必要；

2）审核申购物品的数量是否合理；

3）审核费用成本是否控制在合理范围内。

2）采买的物品是否是必须品、是否有代替品。

（6）分店采购执行采买要点及承担责任：

1）物品到位的及时性；

2）物品质量的反馈

1）本年度物品到位不及时达三次以上的，自第三次起每次扣罚当月绩效工资的20％；

2）采买物品质量出现问题的，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20％；

3）采买物品质量出现问题的，造成经济损失的，承担经济损失的100%；

B、不可自行完成及较大型工程

1、

审批流程：

董事长

分管领导

分店总经理

分店行政经理

分店需求部门负责人

1）不能自行完成的及较大型设备移位或改造（如：

冷柜系统、防盗监控、货架、固定资产更新等）及大型工程项目（如：

霓虹灯广告、背景音乐等）项目，报总部审批解决

1）复核工作

2）采买的物品是否是必须品、是否确保质量。

（5）分管领导审核要点及承担责任：

1）审核申购是否合理；

2）审核分公司的采购监控能力。

未及时发现采购不符合预算或未发现分司采购监控不力的，视作年终绩效考核依据。

（6）董事长审批。

（7）分店行政采购执行采买要点及承担责任：

（四）固定资产：

A、办公及经营设备

总经理助理

分店店长

异地店需求部门报需求

总经理

分店需求部门报需求

1核对要点：

1）办公及经营设备（如：

电脑、打印机、复印机、对讲机等）

2）确保合做厂家为正规开发并总部认可的月结厂家，可以确保售后服务

3）资产档案的查询及库存的查询

4）以人员编制、使用需求、分配原则为采购基本原则

未按以上审批要点进行审核，未造成经济损失，扣罚当月绩效工资的20%；

造成经济损失的，承担经济损失的50%，并做为绩效考核的依据。

（2）重庆行政经理审核要点及承担责任：

1）复核工作，监控并有效降低成本

2）未及时跟进相关执行责任，造成经济损失的，承担经济损失的10%

（4）董事长审批。

（5）分店采购执行采买要点及承担责任：

1）设备采买到位的及时性；

2）设备质量验收及质量的反馈。

B、网络设备：

总部总经理

需求部门负责人

行政管理部经理

（1）总部行政采购审核要点及承担责任：

1）网络设备（如交换机、路由器、服务器等）

2）根据公司批复的文件进行采买

3）信息部进行审核及配制确认

4）资产管理员对资产档案查询

造成经济损失，承担经济损失的50%。

（2）总部行政采购经理审核要点及承担责任：

（3）分管领导审核要点及承担责任：

1）未及时发现采购不符合预算或未发现重庆公司采购监控不力的，视作年终绩效考核依据。

（5）总部行政采购执行采购要点及承担责任：

1）工程制作到位的及时性；

2）工程质量验收及质量的反馈

（五）新店筹建：

行政采购经理

（1）总部行政部审核要点：

1）筹备期间所有物料及项目，由总部行政采购部根据进度申报、进货

2）待新店开业进入正常运作后，由各分店行政部执行前述各采买流程，进行采买

（六）资产报废的处理

A、固定资产：

总部行政管理经理

分店店长或总经理

（1）分店行政部采购审核要点及承担责任：

1）需报废物品的审核及提交

2承担责任：

（2）分店行政部经理审核要点及承担责任：

2）确定报废物品的必要

未及时审核，或未发现审核内容错误的，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20％；

未及时跟进相关执行责任，造成经济损失的，承担经济损失的30%，并做为绩效考核的依据。

1）审核报废是否合理、必要；

2）审核报废物品的数量是否合理；

3）审核报废金额是否控制在合理范围内。

1）复核控制

2）审核报废物品的数量是否合理

3）出售价格的制定、上报

3）审核报废是否合理、必要

（6）分店行政采购执行要点及承担责任：

1）报废处理工作；

2）合理控制报废价格。

1）报废物品金额不合理，未造成经济损失的，扣罚当月绩效工资的20％；

2）报废物品金额不合理，造成经济损失的，承担经济损失的100%；

B、低值易耗品及工具等：

2）价格的核定标准

3）报废的鉴定工作

3承担责任：

2）未及时跟进相关执行