文书档案管理制度文档格式.docx

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1．收文及处理

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总公司各部门需上报董事长和总经理的文书（带密级除外），子公司各类上报总公司及总公司领导的文书一律送总经办（文书可附“文书说明”）；

总经办在登记确认后1小时内送至指定报送对象；

若报送对象因故未能亲自签收文件，送件人员需贴上相关文书说明置于报送对象的办公桌上，并在网络办公系统中予以提示，对特别重要、紧急的文件，还将及时电话通知文件接收人。

文件报送对象不明确的，由总经办请示分管领导或询问报送单位（或部门）后送至相关部门和人员。

子公司需总公司作出批复的报告、申请、请示等文件，原则上以总公司为报送对象（抄报董事长和总经理），由总公司总经办请示分管领导后按总公司文件审批程序送至相关部门和人员签批意见，并以总公司名义尽快作出批复。

各子公司如有特别紧急的待批型文件（特别是需要集团领导签批的文件），需在文件送达时一并告知紧急程度，以便集团总经办统一安排对文件的排签及催签。

2．收文承办及领导批示文件处理

对于报告、申请、请示等候批文件，总经办在传递送签后，还须督促、跟踪领导批示结果，并对批示结果做详细登记备份后及时将批示后的文件或总公司以文件形式所作批复送交指定部门或子公司签收办理，同时将批示结果附送一份给督办分管领导。

对领导批示后可直接执行的非延续性文件，总经办在办理后须做详细登记备份，并将处理结果及时通知相关部门或子公司。

对报总公司备案性质的呈阅型文件，由总经办分送董事长、总经理及其他高管人员传阅后由总经办保管（电子文件可通过内部网络直接分送）。

3．发文

总公司各部门需以集团公司名义下发的文件，下发前由需发文部门负责会签完成后交总经办统一编号、签发。

发文部门和总经办分别对文件内容和形式的准确性负责。

文件签发后若需进行更改，发文部门应严格填写“文件更改申请单”，总经办据此填写“文件更改通知单”，然后再根据发文登记追踪到每份文件发给“文件更改通知单”。

文件若经二次或二次以上修改，应收回原文件，重新发布修改后的文件，并视情况对有关责任人作出批评、通报批评、责令检查、罚款等处理。

关于外（上）报文件的审定

根据总公司总经理办公会决定，为提高集团公司对外发送公文的质量，对外、对上的重要公文和总公司各部门的基本文件须交总经办分管领导把关审定后方可外（上）报。

总公司各部门自行发送的密级文件由各部门自行负责做好登记备案工作。

第十条总公司总经办的分管领导总体负责落实对各公司汇报、请示、报告、申请等文件的批复并予督办，各执行单位应当予以配合。

第十一条本规定自发布之日起执行，解释和修订权归总公司。

总公司原发布的相关文件中有与本规定规定不一致的，以本规定为准。

●集团文书档案立卷归档制度

第四条为加强集团文档立卷工作，特制定本制度。

第五条需归档立卷的文档包括除带密级的财务系统文书（含财务报表等财务资料）和带密级的法律专用文书以外所有各类文件、报告、资料等，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

如有条件还应尽可能保存备份一份电子文档。

第六条总经办是公司文档归口管理部门，各部门需设各自的专（兼职）文书管理人员负责文档收集。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时交专（兼）职文书人员归档，最后交由总经办档案管理专员统一归档管理。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第七条文件点收

文件结案移送归档时，根据如下原则点收：

1．检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归还。

2．文件如经常抽查，应有管理部门主管的签认。

3．文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办。

4．与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。

5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。

第八条坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指导专（兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。

每季度的末月25日统一交由总经办档案管理专员归档。

若各部门文书管理人员变动应及时通知总经办以便进行文档遗交。

第九条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由总经办统一收集管理。

第十条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由总经办收集归卷。

1．公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动后，必须将会议的主要文件资料向总经办办理归档手续。

2．本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向总经办办理归档手续。

第十一条各部门专（兼）职文书的职责

1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件、材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末月的25日应将归档文件材料归档完毕，并向总经办办好交接签收手续。

交接前的文档管理工作由各部门专（兼）职文书负责。

3．承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

第十二条本制度中所指文档包括：

1．重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言，会议简报、会议记录等。

2．上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

3．本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4．公司的请示与上级机关的批复。

5．公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录。

统计报表及简报。

6．提案工作材料和企业文化建设（内部刊物、文体活动综合资料）

7．公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

（非密级）

8．公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

9．公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料。

10．公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

11．项目投资及运作相关数据、经营目标分析情况、责任书等。

12．财务报表、财务分析等（非密级）

第十三条各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书统一保管。

第十四条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。

“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第十五条公文承办人员应及时将处理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。

文书结案后，原稿由各文书管理部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。

如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，经文书管理部门主管同意后妥善保存，文书管理部门以影印本归档。

第十六条专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放于平时保存文件卷存内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

第十七条文件整理

点收文件后，应依下列方式整理：

1．中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2．右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，理齐钉牢。

3．文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。

第十八条档案分类

1．档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。

先以部门区分，部门区分之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

2．档案分类应力求切合实用。

如果因案件较多，三级分类不够应用时须在第三级之后增设第四级“细类”。

如案件不多，也可仅使用“部门”及大类“或”小类二级。

3．同一“小类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。

4．每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档进依序编号、登录，并以每一安一个“目次”编号为原则。

5．档号的表示方式如下

A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2

其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。

D1为档案卷次，E1E2为档案目次。

第十九条档案名称及编号

1．档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

2．各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示；

其位数使用视案件多少，及增长情形斟酌决定。

3．档案分类各类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

4．档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随进增补之用。

5．档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

第二十条档号编写

1．新档案，应就“档案分类编号表”，查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档号。

2．档案如何归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。

3．档号以一案一号为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。

4．档号应自左而右编列，右方装订的档案，应将档号填写于案件首页的左上角；

左方装订者则填写于右上角。

第二十一条档案整理

1．归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

2．档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

第二十二条保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

1．永久保存：

（1）公司章程；

（2）股东名册；

（3）组织规程及办吾细则；

（4）董事会及股东会纪录；

（5）财务报表；

（6）政府机关核准文件；

（7）不动产所有权及其他债权凭证；

（8）工程设计图；

（9）其他经核定须永久保存的文书。

2．十年保存：

（1）预算、决算书等；

（2）会计凭证；

（3）事业计划资料；

（4）其他经核定须保存十年的文书。

3．五年保存：

（1）期满或解除之合约；

（2）其他经核定保存5年的文书。

4．一年保存：

结案后无长期保存必要者。

5．各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

第二十三条档卷整理

1．档案管理人员应随时擦试档案，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。

每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，并于目录表附注栏内注明销毁日期。

2．保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收（发）文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。

第二十四条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职文书配合，总经办文书档案员负责组卷、编目。

第二十五条案卷质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第二十六条归档的文件材料种类、份数以及每份文件夹的页数均应齐全完整；

第二十七条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；

绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十八条不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；

没有复文的，放在请示年立卷；

跨年度的规划放在针对的第一年立卷；

跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；

跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十九条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；

其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间密切联系并进行系统的的排列。

第三十条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。

第三十一条案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种。

永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写案卷文件目录。

填写的字迹要工装。

卷内目录放在卷首。

第三十二条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填写清楚以示负责。

备考表应置卷尾。

第三十三条案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十四条案卷的装订和案卷各部分的排列格式

案卷装订。

装订前，卷内文件材料要去掉金属物（如订书钉、曲别针等），对破坏的文件材料应当裱糊并要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷最好运用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十五条案卷各部分的排列格式：

软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

第三十六条本制度自印发之日起实施。

●集团档案调卷、借阅规定

第三十七条调卷程序

1．各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写“调卷单”经其部门主管核准后向管档人员调阅。

2．档案管理人员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。

“调卷单”则按归还日期先后整理，以备催还。

3．在档案室当场借阅者，免填“调卷单”。

4．档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。

“调卷单”，由档案管理人员留存备查。

第三十八条调卷管理

1．“调卷单”以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形应延长调阅期限时，应按调阅程序重新办理。

2．调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，也须报明原因，请管档人员负责处理。

3．调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受。

4．调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经文书管理部门主管同意。

第三十九条借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。

第四十条案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。

第四十一条借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。

第四十二条借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。

否则，按违反《保密法》追究当事人责任。

第四十三条借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。

第四十四条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。

第四十五条外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。

第四十六条本规定自2004年11月起实施。

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