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档案信息检索

《档案信息检索》讲堂录精简版

复习说明

考试重点如档案分类表、主题词表、计算机检索、搜索引擎、检索工具等。

步骤、方法、原则之类的简答题。

四角号码，15个字/15分。

分类法和主题词的应用题。

课件为主，教材为辅。

一、基本术语

⒈正规文献：

指公开出版的文献，如图书、期刊、报纸、政府出版物。

政府出版物，又称官方出版物。

由政府机构出版或编辑，并由其所指定的出版商出版的文献，如报告、公告、国家统计资料、地图、机关指南等。

⒉非正规文献：

又称内部文献，限制流通的文献，国外也称“灰色信息”，指不公开出版，通过正规渠道难以获得的有重要价值的文献。

如会议文献，学位论文，档案文献等。

⒊信息检索：

是将信息按照一定方式存储起来后，用科学的方法，利用检索工具为用户检索、揭示和传递信息的过程。

一般有信息整序和信息检索两部分构成。

⒋检索语言：

它是依据一定的规则对自然语言进行规范，将其编织成表，专门用于各种较为规范的文献和数字化的文献信息存储和检索，并提供信息标引的语言系统。

⒌分类检索语言：

将表示各种知识领域的类目按照知识分类原理进行系统排列并以数字、字母等符号作为标志的检索语言，也称分类法。

分类检索语言的具体表现形式是分类表。

⒍主题词：

表达文献主题概念的词叫主题词。

我国图书情报界通常把主题词也成作“叙词”，广义的主题词有时也包括关键词。

（是将自然语言中的名词术语经过规范化处理后直接作为文献标志的检索语言，因此又称“主题检索语言”）

⒎关键词：

从文献题名、文摘和正文中抽出，不做规范化或只作少量规范化处理，具有实际意义的词语。

⒏主题法：

它是将自然语言中的名词术语经过规范化后直接作为文献标志的检索语言（词汇），也称“主题检索语言”。

（就是以自然语言词汇为基础，以规范化的主题词作为检索标志的文献标引与检索方法。

）

⒐款目主题词：

指列于标目位置的主题词，依照首字音序、音调，结合汉字字形笔画排列，首字相同者依第二字音序、调序、字形笔画排列，以此类推。

非汉字字符起首的主题词，一律排在汉语拼音音序之前。

⒑范畴号：

是款目主题词的范畴分类类目代号，标识在款目主题词的右侧。

借助范畴号可以在范畴索引中查询与该主题词同属一类的有关主题词。

⒒词间关系：

又称参照系统，是用来说明与款目主题词发生关系的一些词，其中包括等同关系、属分关系、相关关系等。

⒓范畴索引：

亦称分类索引，即将全部主题词按范畴号分成若干大小类目排列编制而成，与住标间由“范畴号”加以联系。

⒔词族索引：

也称族系索引，等级索引，它是将主表中具有分属关系，相关关系的正式主题词按其本质属性展开显示的一种词族关系。

⒕档案著录：

是在编制档案检索工具时对档案内容和形式及各种特征加以分析、选择和记录的过程。

⒖档案标引：

是在档案著录工作中对档案的内容和主题进行分析和选择，通过概念转换赋予其规范化的检索语言的过程。

其中，赋予著录档案分类号的过程称为分类标引，赋予著录档案主题词的过程称为主题标引。

⒗查全率：

衡量满足需求的全面程度，通过检出的有关问题档案数量与关于该问题在同一保存地点（或数据库中）的全部保存数量的百分比来计算。

⒘查准率：

衡量满足需求的准确程度，通过检出的有关内容准确的档案数量衡量与关于该问题检出的全部档案数量的百分比来计算。

⒙电子文件著录：

是对电子文件在形成过程中以及形成后所具有的各种特征的准确描述和记录。

⒚元数据：

是描述电子文件内容、结构、背景信息机整个管理流程，又能够被计算机一网络系统自动辨别、分解、提取和分析归纳的数据。

⒛档案信息计算机检索：

人们在计算机或计算机检索网络的终端机上，使用特定的检索指令、检索词和检索策略，从计算机检索系统的数据库中检出所需的信息，继而再由终端设备显示的过程。

21.档案信息：

即档案中记载的内容，它是社会组织或个人在以往社会实践活动中直接形成的。

具有清晰、明确含义、被固定在各种载体上的原始记录。

22．整序：

指按照档案信息的来源、学科分类、主题词或其他方式对档案信息进行组织排序，形成检索工具或检索系统的过程。

一般包括实体整序和内容整序。

23．检索：

根据用户需要，利用检索工具或检索系统，从经过整序的信息集合中查出所需信息的过程，也是完成信息传递的过程。

24．物理和智能格式：

这是电子文件不同于纸质文件的特殊著录项目。

物理格式是指决定文件外观的相关内容，如字体、颜色、语种、插入符、数字签字、时间等；智能格式是指决定文件形成过程以及管理背景的相关内容，如文本类型、图例、图像、格式、文件各部分内容排列顺序、注释等

25．检索效率：

是指在检索工程中，依据用户需求检出结果的全面性和准确性的程序，它是衡量档案检索系统以及每一个检索过程质量高低最基本指标，它通过“查全率”和“查准率”反映出来。

二、类型简述

⒈档案信息类型（P4）

①按档案信息形成时间：

历史档案信息和现行档案信息。

②按档案信息形成属性：

公务档案信息和私人档案信息。

③按档案信息发挥作用：

行政管理档案信息、科技档案信息和专门档案信息。

④按新中国成立前后时间：

中华人民共和国成立后的档案、革命历史档案、旧政权档案。

⑤按档案不同载体划分：

纸质档案、缩微档案、视听档案、电子档案等。

⒉信息检索的类型

四种类型：

事实性检索；专题性检索；导向性检索；综合性检索。

①事实性检索——包含数值数据检索和非数值数据检索。

数值检索：

具有数量性质，并且以数值形式表示的量化信息的检索。

非数值数据检索：

对事实、概念、思想等信息的检索。

②专题性检索——要求提供专题信息资料，根据特定的研究课题检索所需的文献。

③导向性检索——也称“指引性”检索，向用户指引信息检索的方向，如文献藏所有关专家，服务机构等，如档案馆指南。

④综合性检索——一般包括政策咨询和管理咨询。

政策咨询：

为国家和地区的战略性发展提供综合研究资料和系统设计方案。

管理咨询：

为有关部门或机构提供管理信息，协助制定工作方案，提高管理水平。

以上四中检索类型中，事实性检索和专题性检索是档案检索的主体。

⒊检索语言类型

不同的检索对象可以采用不同的检索语言，如检索文献实体和检索文献内容，有不同的检索语言。

档案信息检索中主要有全宗检索语言、分类检索语言（分类法）和主题检索语言（主题法）专题信息检索、人物检索等。

不同档案检索语言的检索对象不同：

全宗检索的主要对象是档案实体；分类法主要按照学科分类和逻辑联系进行档案信息检索；主题法主要针对档案信息的主题内容进行检索；人物检索以人名为检索入口。

⒋档案著录类型

可分为案卷级，即含一组案卷；和文件级，即含一组文件。

①案卷级的特点：

以案卷为单位著录成条目，数量较少，工作量较小，但不能具体揭示每一份文件的内容和特征，检索效果较差。

②文件级的特点：

一份文件著录一个条目，数量大，花费时间多，不易保管（手工）。

但存储的信息丰富，能揭示每份文件或几份有关联的文件的内容和形式特征，具有较高的查全率和查准率，是今后计算机存储和检索的主要选择。

⒌检索工具的类型

①按体例分：

目录、索引、指南、文摘、汇编等；②按组成形式分：

书本式、卡片式；③按载体形式分：

纸质载体、胶片缩微摄影、磁性载体（机读式）；④按功能分：

提供检索线索工具、提供档案全文工具；⑤按检索信息深度分：

综合介绍型工具、内容查找型工具。

三、原则简述

⒈《中档法》编制原则

①分类法体系的建立，类目的设置和序列先后都力求做到具有思想性、科学性、逻辑性和实用性，充分反应我国档案的特点，适应档案利用的需要；

②分类法的体系和基本类目的设置，依照我国档案的形成方式，以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案内容记述和反映事物属性关系，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系了（图书分类是按照学科属性）

③分类法能够包容各个历史时期、各项社会会动所形成的各类档案，力求保持基本类目的稳定性，既能适用于现有的档案分类需要，又能为今后档案种类的增加和内容的变化留有余地；

④分类法的类目名称和标志符号力求准确、规范、简明、易懂、好记，便于掌握和使用。

⒉《中国档案主题词表》选词原则和范围

⑴选词原则

①力求思想性、科学性和实用性的统一。

②选用的主题词符合汉语的结构特点，词形简炼，概念明确，词义简单。

③选用的主题词能够反映综合性档案馆和机关档案室收藏档案内容的主题概念，在标引和检索中具有实用价值和一定的使用频率。

⑵选词范围

①时间范围：

主要选取20世纪初以来各类档案中出现的词语。

②内容范围：

主要选择反映党、政府机关各项管理工作内容的名词。

包括：

党政公文中经常涉及到的政治活动、科学研究、生产技术、经济建设等方面的名词术语，以及反映新事物概念的专用名词。

也选取一些专有词或词组，如民族、宗教、知名人士、职务、节日节令、科学名称、文艺作品的泛称（如古典小说、沪剧、农民画等）

⒊电子文件著录的基本原则P70

（1）维护真实性原则

真实性是档案得以存在和受到保存的基本前提。

电子文件的真实性是指文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后，直至转化成电子档案时与形成时的原始状态应保持一致。

对电子文件进行著录时，应充分保证每一个著录项所指向的内容都是文件内容真实反映。

（2）保持完整性原则

电子文件的完整性包括两方面含义：

一是文件数量要齐全，即作为记录社会真实活动的，且具有有机联系的电子文件及其他形式的相关文件数量要齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息等基本构成要素要完整，没有缺损。

（3）可读性原则P71

电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后，能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性。

（4）坚持前端控制原则

前端控制是现代文件、档案管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看做一个完整的过程。

在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体工作是中端，永久保存或销毁是末端。

四、步骤概述

⒈分类标引的步骤P56

⑴研读《中档法》   认真研读《中档法》是进行档案分类标引的第一步，所有分类的标引结果都应在《中档法》中找到相对应的类目，因此，标引人员在标引工作开始时，首先应全面系统地研读《中档法》的编制说明、主表、附表，了解该法的编制目的、适用范围、分类原则，全面熟悉该法的体系结构、标识符号、类目注释的具体内容，辨清各类目上位类、同位类、下位类的关系，理解分类理论在实际应用中的具体体现，深入透彻掌握其使用方法。

⑵分析题名 文件和案卷的题名，是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况下，利用题名进行分类标引是最简单和最常用的方法。

还应浏览正文，浏览正文就是通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件、案卷的正文。

重点阅读文头、文尾、段落题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的主题。

⑶分析档案其他内容  如立档单位的性质、职能和任务等，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面。

⑷判定类别  进行内容分析后，须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些内容应予以标引，能为利用者提供检索途径。

然后根据内容性质，到《中档法》中查找其所属的类目。

⑸标引分类号 就是用《中档法》中的类号来表达档案内容的标引过程，也就是将判定的类别赋予分类标识。

给予分类号，应根据文件、案卷内容的属性、内容多寡、起草意图、利用对象检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、一致、适度地标引出来。

⑹审校 审校是分类标引的最后一道程序，是确保标引质量的最后关口。

审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，内容判定是否准确、恰当，辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。

审校程序分为自校、互校和总校。

⒉档案主题标引的程序和方法

1）阅读档案原件，了解主题内容；

2）分析主题，选定主题概念，主题类型可以有多主题和