秘书工作指南Word格式文档下载.docx

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预设单位信息

2.对“发文字号”进行预先设定，编制“发文字号”应先根据工作实际选定某个“发文机关标志”，使用中，系统将自动绑定对应的“发文字号”和“发文机关标志”。

系统可对同一“发文机关标志”进行多个“发文字号”的预先设定；

图三：

编制“发文字号”

下图是写作中的应用案例。

图四：

预设单位信息应用案例

3.对常用“签发人”进行预先设定。

4.对“印发机关”名称进行预先设定。

5.对常用“主送机关”进行预先设定。

如下图，使用方法同图二。

图五：

预设“签发人”

二、用印设置

为了方便您能够按照相关标准用印，请对您单位的用印进行预先设定，如下图：

图六：

“用印设置”

点击“用印设置”，系统出现如下界面：

图七：

“用印设置”的界面

请按照您的实际请情况对用印进行选择，这对更加顺利地完成工作很有帮助！

三、进入公文写作程序

系统初始界面如下图。

图八：

近期工作：

罗列您保存的通过本系统制作的近期的前16篇公文。

往期工作：

您保存的所有通过本系统制作的公文。

在系统的初始页面点击常用文种的快速启动按钮或“更多文种”即可进入写作程序。

四、法定文种（红头文件）的写作

本系统为您提供的法定文种分为四大类，即：

党的机关类、行政机关类、人大机关类和政协机关类。

请根据您的情况选择相应类别。

这里以行政机关类中的上行文中的“请示”为例。

请您按照系统的提示选择，进入“请示”的写作界面，如下图。

图九：

选择文件类型

特别提示：

本系统为您提供了常见类型文件，并配有参考例文。

如果所列类型没有适用的，您可以选择“无例文模板”。

拟稿界面如下图。

图十：

拟稿界面

拟稿界面的右面，给您提供了内容丰富的拟稿参考资料及体例匹配的例文，定会对您的工作有帮助。

正文写作

进行正文写作时，单击“正文”的空白文本框，页面右下方，会出现如下效果：

图十一：

参考例文的各种功能

点击“引用”例文会进入正文写作的文本框内。

点击“透视”可分析例文的结构和句式

特别说明：

不是每个类型的公文都有参考例文，有的参考例文没有“透视”。

本系统对正文部分的字间距和行距按照国标进行了自动化处理，即每行28个字，每页22行。

（包括您从本系统外粘贴的文字）

特殊说明：

在正文编辑区编写、导入、粘贴的文字，将自动形成国标格式，无需您排版。

拟稿完成后点击“排版模式”，进入排版界面。

图十二：

排版模式按钮位置图

图十三：

排版模式界面

同一位置的“拟稿模式”和“排版模式”按钮可在“拟稿”和“排版”功能间切换。

功能说明

点击左侧文本输入框，右侧显示相应概念的解释，相信对您的工作很有帮助，如下图。

图十四：

写作界面中的公文要素概念解析的局部放大

您可以根据您单位的实际情况，对公文要素概念，点击“编辑自定义概念释义”

作出个性化注解。

如：

根据您单位的有关规定，进一步说明如何划分“秘密等级”。

根据写作的实际情况，在写作界面中撰写相应内容，如下图。

图十五：

排版模式应用例

在写作过程中（含拟稿阶段），您可以随时点击“效果预览”，预览成文效果。

图十六：

“预览”的位置

图十七：

预览的效果（局部）

在写作过程，请注意“保存”公文。

保存的公文将系统首页“近期工作”中罗列，方便您调用。

本系统对公文写作中可能出现的各种极端情况都进行了自动化处理。

对于必选项，点击“保存公文”按钮，系统会进行提示。

必选纠错提示如下图。

图十八：

纠错提示

必选纠错提示属于非强迫性，以免妨碍对未完成公文的保存。

“发文机关署名”和“成文日期”（公文生效标志）

如果您对用印进行了预先设定，系统会为您提供合适的用印位置。

“排版模式”中的“用印设置”与系统上端的“用印设置”是联动关系，在排版过程中可以对您的用印方式随时调整。

图十九：

“排版模式”中的“公章设置”

完成用印设置，进入“预览”页面，用“虚拟印章”，进行比对，将大大减少不必要的麻烦，如下图。

用印微调：

图十八右上角有可调整数字，如果进行用印设置后印章上边缘与正文之间仍和国家标准距离有差距差距，可通过修改小数点后第2两位数字对“发文机关署名”及“成文日期”与正文最后一行之间的距离进行小幅度上下微调。

图二十：

虚拟印章

“发文机关署名”需要根据实际情况进行平移调整，以达到“以成文日期为准居中编排发文机关署名”的要求。

方法：

将光标点入发文机关署名最后一字，通过点击空格键，使光标右移进行适当调整，相信您能很容易地做到。

如下图。

图二十一：

“发文机关署名”位置调整

如不需加盖公文，只需点选图二十所示的“不加盖公章”，系统将自动按照有关标准自动编排格式。

版记部分

版记会按照国标，自动归位于尾页的下端，要素的字体、分割线、需要的空格、回行的要求都是自动的，您不必操心。

当然，内容得由您来填写。

特别提示

根据标准，尾页只有“版记”时，应无页码，我们为您设置了选择功能，如下图。

图二十二：

尾页页码是否显示的选择框

打印、导出完成的公文

公文完成后，请在“预览”页面中“打印”或“导出”文件，如下图。

图二十三：

“预览”中的“打印”“导出”功能

五、一般事务公文的写作应用

双击“选择文种”或“新建公文”后，选择“一般事务公文”，如下图。

图二十四：

一般事务公文分类

选择相应的类别后，进入写作界面，如下图。

图二十五：

一般事务公文分解提示

本系统为您对部分常用一般事务公文进行了段落分解的写作提示，点击相应的对话框，同一页面的右侧，会出现相关段落的参考资料，如下图。

图二十六：

参考资料库

完成分段写作后，点击合并，即可生成完整公文。

完成后“预览”“打印”过程同法定文种的写作。

六、其他功能

资料库

本系统为您设有内容丰富的资料库，如下图。

图二十七：

资料库的内容都罗列在那里，这里就不多给您介绍了。

顺便提一下的是，资料库内容较多，打开时可能比您预想的慢，请您见谅。

本资料库的查询功能支持汉字、汉语拼音和简拼的查询方式。

另外，您可以通过“添加资料”功能，建立自己的资料库。