Excel图表制作Word格式.docx
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福利/医疗补助133159
图14-2包含一个以表14-1中的数据为基础的图表。
这个简单的柱形图使用了95财政年度和96财政年度系列。
笔者给图表添加了一个称为“联邦政府支出”的标题，在y轴添加了一个标题以说明单位为10亿美元。
此外，笔者在图表的底部包括了一个数据表，以向对确切数字感兴趣的人说明详细情况。
最后，笔者在图表的右侧包括了一个图例，尽管在这个示例中数据表传达了这个信息。
图14-2一个图表可以包含许多不同元素
248第三部分使用Excel2000
x轴沿图表的底部显示，而y轴沿图表的左边缘显示，用来给图表添加深度的z轴并未在图14-2中显示。
图例告诉用户如何找到在图表中标绘的不同数据系列。
图表标题描述图表中显示的内容。
轴标题可以用来提供关于数值的附加信息。
数据表可以提供关于生成图表的数据的附加信息。
14.2选择图表类型
当开始创建图表时首先需要决定创建的图表类型。
用户可以从大量的标准图表和自定义图表类型中进行选择。
用户选择的图表类型取决于要表示的数据类型以及表示的方式。
并不是所有的图表类型适合所有的数据类型。
某些图表类型对于显示随时间变化的事物很有用，而其他的图表类型则更适合显示一组数据与整体的关系。
大多数图表类型以二维或三维变量的方式出现，这就为用户展示信息提供了一种辅助方法。
在下面的小节中，笔者将向读者介绍在Excel中可能会遇到的每一种图表类型，并且将示范如何使用这些图表类型。
14.2.1折线图
最基本的图表类型是折线图。
折线图通常用来绘制一个值随时间的变化。
它可以反映小型非盈利性组织不断增长的预算，或可以显示在过去5年中本地儿童大批地从公立小学转向私立学校的情况。
折线图简单地根据XY图提供的每个时间系列画一条折线。
为了使图表更有效率，每个系列共享相同的数据点。
典型地，数据点是一个时间值或某些其他周期性量度。
为了使图表更有意义，每个数值在大小方面应相似;
否则，用户不能看到单个数据点之间的区别。
14.2.2柱形图
如果用户希望将某个项目与另一个进行比较，柱形图可以达到这个目的。
用户可以创建一个柱形图，以显示在当前的UnitedWay活动中公司中每一个部门的参与情况，或者用户可以向某个基金委员会说明自己的非盈利性组织每年为多少未成年人提供了服务，作为最近组织发展壮大情况的证据。
柱形图与折线图很相似:
每个数据点在XY图上进行绘制。
但是，柱形图是从x轴到数据点之间绘制一个矩形，而不是将系列中的每个点用一条直线连接起来。
与折线图不同，利用柱形图，用户几乎可以将任何事物作为数据点使用，如地区、产品和组织很好的数据点。
柱形图的一个特殊类型称为堆积柱形图。
在这种情况中，来自多个系列的数据点在一个柱形中显示。
在用户希望说明来自多个系列的数据如何累加成一个数值的时候（如各部门的利润合计为总的公司利润），这种图表类型很有用。
14.2.3饼图
如果读者还记得小学数学的话，一定还可以回忆起这些友好的饼图是如何帮助自己学习分数的基本概念的。
当用户希望将一个数值分为更小的几块，然后将每一块与整体进行比较时，经常使用饼
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图。
通过创建多达7个数据的数据系列，就可以创建一个饼图。
尽管在Excel中可以处理更多的数据点，但是扇形区太多将会使得饼图辨认困难，因为每个扇形区太小，没有代表性。
用户还可能希望显示与每个扇形区相关的饼图百分比，以强调每个扇形区与整体相比占有多大的份额。
提示尽量利用饼图～掌握制图的技巧可能要花些时间。
这个过程不仅仅包括了解在何
时使用何种图表;
用户必须做到足够明智，知道如何使自己的数字以可能的最满意方
式显示。
将下列数据作为一个例子:
在1997年，用户的舞蹈公司只在公立小学演出了
一场;
但在1998年，这个数字为两场，并且本年已经定了4场。
一个简单的饼图可以揭
示出演出方面的稳定增长，但是这个将3年时间段作为整体、有一半演出被安排在1999
年的饼图，其业绩如何增长太戏剧性了。
花些时间使用各种图表类型对数据进行分析。
读者一定会对自己的发现感到惊讶不已～
14.2.4XY散点图
XY散点图与折线图很相似，除了它们都可以用来对成组数据制图以外。
一个或多个y值系列按一组x值进行绘制。
例如，用户可以一种颜色绘制预计的销售额，而以另一种颜色绘制实际的销售额，这样用户可以看到这两种销售额的对比情况。
但是，与折线图不同，在XY散点图中，一组x值并不代表一组特殊的点，只是代表值的延伸范围。
当用户分析科学数据、对测量结果制图时，这种图表类型很有用。
提示思考问题要打破常规～用户可能希望考虑相对于数值来对数值进行标绘，而不是
按时间考虑。
例如，按汽车的性能、股票绘制价格，或者无论何种情况都清楚地表明
了议价情况。
14.2.5条形、圆锥、圆柱和棱锥图
条形图只不过是折线图的一种变型，柱形被从x轴移动到了y轴。
可以将这种类型的图表当作横向的柱形图。
当用户用于图表的水平空间多于垂直空间时，条形图很有用。
圆锥、圆柱和棱锥图是柱形和条形图的变型，惟一显著的差别就是它们的形状。
Peter原则:
使用简单图表可以带来好处
当用户试图制作样式清单时，使用形状不同寻常的图表可能会引起某些人的注意，但是笔者却会避开它们。
这些年来，笔者发现它们很难辨认，并且偶尔会分散读者的注意力。
在专业文档中，基本的柱形或饼图通常就够用了。
14.2.6雷达图
信不信由你，雷达图实际上是柱形图的一种变型。
真正的唯一差别是数据点是相对于圆心绘制的，而不是按轴绘制的。
这就意味着，柱形图上的一条水平折线看起来就像雷达图上的一个完美的圆。
例如，当用户希望以几个分类对一组产品进行比较时，可能会考虑使用雷达图。
一个平衡产品在雷达图上将显示为一个圆。
如果两个产品都是平衡的，则较大的圆指出了较好的产
250第三部分使用Excel2000
品。
不平衡的产品显示的形状不规则，通常有一个或两个突出点，损坏了圆的外观。
产品越平衡，形状就越规则。
14.2.7圆环图
如果用户希望使用相同的数据标志，但具有不同数据点的一个或多个饼图，可以考虑使用圆环图。
一个简单的圆环图与去除了中央部分的饼图相同。
通过选择多于一个的数据系列，圆环可以将多个圆环堆积在一起，彼此位于另一个圆环的内部。
这样，用户可以很容易就看清多个数据系列的关系。
14.2.8气泡图
与XY散点图一样，气泡图根据连续的x值和y值绘制数据。
利用气泡图（与XY散点图不同），用户可以在图中包括绘制的每个点的另一条消息。
这个值控制在每个点处绘制的气泡的大小。
这个值越大，绘制的气泡就越大。
当用户希望显示数值的精确性时，可能希望使用这种图表类型。
气泡越小，绘制的数值就越精确。
换句话说，较大的气泡表明，该点的正确数据可能位于这个气泡内的任何位置。
另一种可能的用途是给XY散点图中通常显示的两条消息添加第三条消息。
例如，用户可能希望将某些新计算机系统的价格和性能制成图表，并通过改变气泡的大小以反映可靠性。
14.2.9股价图
股价图以一个单一的图形元素代表多个数据元素。
在该图表中，至少显示股票的最高价、最低价和收盘价。
用户还可以在同一个图形元素中显示开盘价和开盘数量。
要这样做，用户必须正确地安排原始数据的格式。
对于最高-最低-收盘图，第一个系列必须与股票的最高价对应，下一个系列必须与最低价对应，最后一个系列必须与收盘价对应。
14.3利用“图表向导”快速地创建复杂图表
创建图表的最快方法是使用“图表向导”。
这个分4步的过程询问创建一个图表所需的基本信息。
但是，在开始创建图表之前，用户需要可以用来创建该图表的某些示例数据:
按下列步骤，开始了解图表向导:
1）创建（或打开）一个包含希望制图的数据的工作表，然后选定希望使用的单元格作为向导的输入。
2）通过单击“插入”|“图表”，或单击工具栏上的“图表向导”按钮启动图表向导。
3）在“标准类型”标签上，根据前面的讨论选择希望创建的图表类型。
图14-3显示了向导如何要求用户做出选择。
单击“下一步”转到下一步骤。
提示提前知道结果。
事实上，选定合适的图表类型很有挑战性，那么，为什么不在转
到向导的下一步骤之前，通过预览选定的图表类型，减少额外的一两个步骤呢,单击
并保持“按下不放可查看示例”按钮。
当释放这个按钮时返回到正常状态。
4）向导然后提示在“数据区域”标签上选择要制成图表的数据，默认情况下这个标签是打开的。
如果在启动“图表向导”之前选择了一些单元格，则一个图表将显示出来，如图14-
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4所示。
通过单击“下一步”跳转到向导的下一个步骤。
否则，用户可以在“数据区域”文本框内单击，然后输入希望制成图表的数据范围。
图14-3你可以在Excel中选择图14-4当为图表选择了单元格后，
不同类型的图表显示出样本图表
还可以单击“数据区域”文本框末端的按钮。
单击这个按钮将隐藏向导，然后显示“数据区域”对话框，如图14-5所示，接着可以选定希望制成图表的单元格区域。
这个信息将显示在对话框中。
按下回车键或单击“数据区域”文本框末端的按钮，返回到停止的“图表向导”位置。
图14-5利用“图表向导”对话框方便地选择单元格
252第三部分使用Excel2000
除了选择单元格以外，需要让向导知道数据系列是以列排列还是按行排列的。
在许多情况下，用户的数据可以任何一种方式组织。
笔者通常选择结果最少的系列方式。
5）还可以通过单击“系列”标签，然后使用前面刚刚讨论的系统技术选择单元格，每次添加一个希望制成图表的数据系列（参见图14-6）。
这种方法还允许用户改变选定的数据，或从图表中删除某个系列。
图14-6也添加单个系列到图表
6）在选定数据以后，就可以对图表选项进行设置了。
如果希望使用默认值，则可以通过单击“下一步”跳转到第13步，但是花一两分钟讨论这些选项却可以在向导完成后遗留下很少的扫尾工作。
还可以在创建图表后，通过单击“图表”，然后选择“图表选项”，或者从主菜单中单击“图表”|“图表选项”选择同一个对话框。
警告对于特定类型的图表，Excel只显示用户可以修改的信息。
并不是所有的图表类
型都支持所有的标签，有时候一个标签上的信息可能是灰的，用户就不能改变这些数
值。
例如，由于饼图没有坐标轴，所以在“图表选项”对话框中，是看不到“坐标轴”
和“网格线”标签的。
7）在“标题”标签上，可以通过在“图表标题”文本框中键入文本给图表添加标题（参见图14-7）。
同样，还可以输入沿x和y轴显示的文本（假定选择的图表类型可以显示这些值）。
8）在“坐标轴”标签上，用户可以选择显示x、y或z轴。
实际上显示的坐标轴取决于图表类型。
还可以让Excel决定坐标轴是包含分类名称还是时间刻度值。
注意通常，x坐标轴是在二维图表的底部显示;
但是，在条形图上，x和y轴是颠倒的，
这样x轴在图表的左侧显示。
在三维图表上，z轴（不是指y轴）容纳数值信息。
9）在“网格线”标签上，Excel允许用户选择在每个坐标轴上显示主要网格线和次要网格线。
当希望别人可以更容易地根据某个坐标轴跟踪数值时，网格线很有用。
可以为每个坐
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标轴选择显示主要或次要网格线。
但是，用户很容易使用过多的网格线，因此提供的清晰标记图表上各个数值的一个网格线应完全是实际所需的，任何多余的网格线将会损害图表的清晰度。
图14-7添加想要的标题到图表
10）利用“图例”标签，几乎可以在图表上的任何位置放置一个图例。
在放置了图例以后，还可以将其在图表四周拖动，重新调整它的大小。
拖动可以很容易地定位图例，以便可以将其放置到最佳的位置。
要确保不让图例太小;
该图表的读者可能需要这个信息，以确切了解图表试图告诉他们哪些内容。
11）在“数据标志”标签上，可以选择在数据点显示的位置附近显示关于每一个数据点的某些信息。
根据选择图表类型的不同，可以显示数据点的数值、占整体的百分比、标志或气泡的大小。
当创建的扇形区很小并且多个标志靠得很近时，这种特性很有用。
提示图表太小难以看清楚。
通常，当用户在向导的预览区域查看图表时，图表是变形
的。
不要为这种变形担心。
这种情况之所以发生，是因为显示的字符字体比在最后的
图表中使用的字体要大。
如果在向导完成了创建图表时，文本仍然太大，则可以或者
将其删除或者让字体更小些。
12）在“数据表”标签上，可以选择是否显示数据表，以及是否显示图例项标示。
数据表显示用来创建图表的原始信息。
尽管并不是所有的图表类型都可以使用这个工具，但它很有用，可以在展示中不需再提供包含数据的单独数据表（但是，创建这个图表仍需要包含数据的工作表）。
13）在向导的最后一个步骤中，会询问放置图表的位置（参见图14-8）。
可以在工作表中任何现有的工作表上，将其作为一个对象包括在内，或者可以创建一个只包含图表的单独工作表。
这个单独的工作表要在从工作表中析取数据之前插入。
提示将图表存储在它自己的数据表中。
放置图表的位置主要取决于用户计划如何使用
它。
对于计划将图表作为Word文档或PowerPoint演示文稿的一部分包括在内的情况，
将图表存储在何处其实并不要紧。
笔者通常喜欢将图表存储在它自己的工作表上。
将
图表存储在这里使图表很容易查找和进行编辑。
这样，笔者还可以很容易地浏览一系
列图表，以选择笔者希望复制的某个图表。
254第三部分使用Excel2000
图14-8将图表放入工作簿
14.4对图表进行调整以获得最佳结果
在本书的前面，笔者讨论了对象的大小相对于周围信息的重要性。
这对于图表同样适用。
如果一张幻灯片上只有图表，那么图表大一点可能会更好（至少从清晰度立场来看是如此）。
但是，如果图表用作Word文档旁白的一部分，那么只需审慎地调整大小即可。
在利用图表向导创建了图表以后，用户可能会认为它不能完全满足需要。
也许是标题太小了;
或者y轴标志格式不正确;
或者也许是图表太大，在用户计划导入到的Word文档中放不下。
用户可以很容易通过使用合适的对话框改变这些因素。
右击下面所列出的图表对象，然后从该对象的快捷菜单中选择“格式”:
•“坐标轴”是图表区的边界，并为图表中绘制的数值提供刻度。
•“图表区”是指整个区域。
•“图表标题”是显示与数据标志相关数值的文本域。
•“数据标记”可以是条形、柱形、点、扇形、气泡或其他与单个数据值相对应的图形对
象。
•“数据系列”是与一组数据相对应的数据标记集合。
•“数据表”包含用来创建图表的数据。
•“错误线”用来指明系列潜在的错误程度。
•“基底”是三维图表中图表区的底部部分。
•“网格线”是指在图表中绘制的直线，它使得可以更容易地将数据标志与沿坐标轴显示
的信息相匹配。
•“图例”是一个方框，它将数据系列的名称与它的图形表示联系了起来。
•“图形区”是指图表中包含数据系列的区域，以坐标轴为边界。
•“趋势线”用来说明数据系列的变化趋势。
•“背景墙”是指三维图表中绘图区域的垂直部分。
尽管这些对象中，每一个都不相同，但是大部分格式选项是相同的。
用户可以使用相似的字体、数字和居中对话框，以对文本的显示方式做出修改。
但是，用户可能对许多在图表中产生很大影响的对话框不熟悉。
用户可以选择颜色或设置用来显示许多对象的图案。
这些对话框有两种风格:
面向线条和面向区域。
用户可以修改每一个坐标轴上的刻度，这在他们对Excel选择的刻度不满意时很有用。
提示使用对自己有利的刻度。
根据使用情况将刻度调大或调小如果刻度很小，并且数
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值大小很接近，使用更小的刻度可以更有效地帮助读者发现更细微的差别。
另一方面，
与数据的实际情况相比，如果用户希望自己的数据显示得更清楚，细微地将刻度调大
可以给图表一个更高层次的外观。
数据展示的方式可以对它们自身有难以确定的影响。
大部分选项都与数据系列有关。
例如，用户可以选择条形图中柱形或条形的形状。
这样就可以将一个普通的柱形图转换为棱锥图。
用户还可以改变系列的次序，调整数据系列在图表中展示的方式。
同样，在三维图表中，用户可以调整视角。
用户甚至可以在某些图表中添加错误线，说明其在数值方面的可信度。
14.4.1使图表线条更明显
当使用图表（或图表的任何对象）时，一个尺寸并不能适合所有情况。
由于折线图、XY散点图和雷达图使线条的使用很广泛，如果它们用作一张幻灯片或因为在一张纸上放置多个页面而被缩小了，读者将会很难辨认这些图表。
幸运的是，Microsoft公司考虑到了这种潜在的困难局面，并提供了一种解决方案。
从主菜单中单击“格式”|“数据系列”或双击图表上的“数据系列”，显示“数据系列格式”对话框，如图14-9所示。
“图案”标签（在折线图、XY散点图和雷达图上可以使用）控制数据系列绘制的方式。
典型地，“线形”和“数据标记”被设置为自动。
但有时用户可能需要不同的值。
例如，用户可以使线形更粗一些，以便其在投影屏幕上更突出。
用户还可能希望选择一种颜色与每种数据源相对应，以便观察者可以马上明白一条线属于何处。
图14-9通过在“数据系列格式”对话框中改变图案，可以改变
某个数据系列的线条绘制的方式
除了选择颜色、样式和线条的粗细以外，用户还可以使线条更平滑。
当用户绘制XY散点图的数据系列中的数据时，这种能力很有用。
用户可以选择在系列中的每个数据点上显示的标记。
对于标记如折线，用户可以从一组标准样式（如菱形、正方形和三角形）中进行选择。
用户可以为标记前景（外边缘）或标记背景（内
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部）选择一种颜色，甚至可以控制标记的尺寸，利用阴影显示三维效果。
用户还可以改变系列中单个数据点显示的方式。
单击数据点选定整个系列，然后光标改变上/下箭头，接着双击同一个数据点显示“数据点格式”对话框。
用户可以改变用来显示该数据点的图案，改变与此点相关的数据标志，并设置其他各种选项。
14.4.2给图表添加颜色
当用户到坐满人的礼堂参加一个幻灯片展示时，要看清楚饼图的每个扇形区开始以及其他扇形结束的位置是不可能的。
利用Excel中的许多隐藏选项，就可以利用与线条图案相似的技术（参见图14-10）改变区域（如图形区和扇形区）的显示方式。
简单地双击扇形区或从主菜单中选择“格式”|“数据系列”即可。
尽管用户可以选择区域的颜色以及该区域周围边界的显示方式，但是功能最强大的工具是设置区域填充的方式。
图14-10利用“图形区格式”对话框中的“图案”标签，用户可以改变区域的外观
提示背景和前景。
当用户在设计图表时，必须要留意图表使用的方式。
通常，在背景
中最好使用轻淡、柔和的颜色，而在前景中使用亮色或深色。
以这种方式使用颜色可
以使图表更容易辨认，因为它强调了图表上的线条和柱形，而不是强调它们背后的元
素。
当然，如果图表的主要用途是进行黑白印刷，那么用户可以将精力集中在与颜色
相反的填充图案上。
14.4.3获得生动效果
我们都看到过色彩夺目的PowerPoint幻灯片，在这些幻灯片中一种颜色逐渐融合到另一种颜色中，产生了一种专业效果。
用户也可以给图表添加基本颜色和图案以外的各种效果。
当然，过渡填充只能在图表元素上应用，如条形图中的一个条形，饼图的一个扇形区，
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或者是二维或三维图像的图形区。
要添加过渡填充效果，可双击要添加效果的图表元素，然后选择“图案”标签。
然后单击“填充效果”按钮显示如图14-11所示的“填充效果”对话框。
在“过渡”标签上，用户可以选择创建从一种颜色变为另一种颜色的效果。
用户可以从3种基本选项（单色、双色和预设）中进行选择。
图14-11用户可以为该区域指定一种过渡填充效果
通过使用单色，用户可以逐渐地将自己选择的颜色改变为另一种比其更浅或更深的颜色。
通过将滑动条从浅移动到深，用户可以选择第二种颜色的深浅程度。
将滑动条移动到任何一端将导致第二种颜色为白色或者为黑色。
在“双色”模式中，用户可以明确地选择要使用的两种颜色。
在“预设”模式中，用户可以从一组已定义的过渡效果中进行选择。
在这里，用户将会发现彩虹效果、红日西斜配色方案等等。
在许多情况下，用户不能复制预设的图案，因为它们使用了多于两种的颜色。
提示使用适合每一种心境的颜色。
尽管这个建议表面上听起来像陈词滥调
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