12章 公共关系中的文书写作 张玉清Word格式.docx
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1．明确性
明确，就是清楚明白、确切无误。
要求把该做什么，不该做什么，怎样做，达到什么目的，都明白确切地交代清楚，不引起误会，不产生歧义，使人读后就知道怎样付诸实践。
这样，在选词择句上就不能疏忽、不能含糊。
明确性主要表现在以下几个方面:
（1）用词准确、规范①为了表意确切，避免歧义，所用的词语大都是有偏正关系的单义词。
②一般不用语气词、感叹词、儿化词，不用富于描绘性、形象性的词语。
在一些陈述性的写作中，即使有时也引用一些描述性的习惯语，如“潜规则”、“八零后”、“禽流感”等，这仅是为了把事情陈述得更明确，使文字更简明、通俗。
③排斥口语词语和方言词语。
公关文书语言属于书面语言，要求使用规范化的书面词语，一般不能使用口语和方言，如，“贼好”、“别介”、“啥子么”、“闹心”否则影响实际效果。
④不滥用简称、略语。
简称、略语是在社会交际的一定环境中，为了用语的简练、表达的方便而使用的。
脱离了言语环境就会使人费解或引起误会，因此不可滥用。
但其中有些已被全民语言所吸收，不致引起误解的，在写作中也可采用。
如“灰色收入”、“博客”等。
而有些简称、略语则仅能在某些行业、部门或在特定的情况下使用，并且应加以说明。
（2）句式严密①适当运用长句。
适当运用长句是表意明确的特征。
长句的特点是附加成分长而复杂，具有容量大、说理严密的特点。
例如，“参众两院可能对该方案的两项内容分歧较大，一是教育融资，二是政府平准基金的融资。
”。
又如，“这笔资金目的在于帮助州政府和地方政府在不增加赋税或者削减其他重要开支预算的情况下继续向教育和执法等机构提供资金。
”这些长定语、长状语限制，规定了中心语的意义范围，使表述更明确、更精密。
②普遍使用主谓完全句。
为了避免产生歧义，公关文书语言表达大多用主谓完全句，特别是在合同、规章制度等文中。
即使用省略句，也都是承前省略，或在主语十分明确的情况下省略，从而保证说明、判断的明确性。
③使用插说成分。
这些插说使表述既周密又简约。
（3）语气恰切公关文书语言在使用词语上十分讲究分寸，应注意语气的运用。
语气是语言交际不可缺少的辅助手段，它可以用来达意，更可以用于传情，细微地表达出语言的使用者对交际对象的不同感情和态度。
准确地运用语气，就要求根据不同的文种，不同的受文者和不同的目的来选择和组织语言材料，使语言的运用与交际目的、交际对象、交际情境取得和谐统一。
①语气的运用要切合文种和受文对象。
例如“报告”和“请示”是上行文，就应体现组织观念，尊重上级，恳切陈辞，多用祈请语气。
平行文应注意用语委婉、谦和。
下行文则用语质朴，既要明确决断，又要体恤下情，多用肯定、征询或期望的语气。
②语气的运用要切合题旨。
如颁布政令的要严肃，贺喜祝捷的要热烈，表示哀悼的要沉痛，提出申请的要恳切，批驳错误的要明断，商洽问题的要诚挚等。
③语气的运用要切合情境。
所谓情境，是指使用语言时的客观因素，如时间：
大至时代、小至时刻，地点：
大至世界、小至居室，场合：
一定时间、地点、条件、发生的情况以及发文者和受文者等因素。
这些都必须加以注意,运用与之相适应的语气，才能使发文取得应有的效果。
如温家宝总理在剑桥大学的演讲辞，“来到向往已久的剑桥大学，非常高兴。
剑桥举世闻名，培养出牛顿、达尔文、培根等许多杰出的科学家、思想家，为人类文明进步作出了重要贡献。
今年是剑桥建校800周年，我谨致以热烈祝贺！
这是我第四次访问英国。
中英相距遥远，但两国人民的友好交往不断增多。
香港问题的圆满解决，经贸、文教、科技等领域的有效合作，为发展中英全面战略伙伴关系奠定了坚实基础。
在此，我向长期致力于中英友好的朋友们表示崇高的敬意！
”评析：
开门见山几句话就把该大学的历史文化闪光点推出，并指出了战略合作的重要意义，营造了一个亲切和谐的气氛。
2．简要性
简要性是公关文书语言的基本特征。
简要就是简洁和扼要。
要求述事简明完备，简而不漏，要而不繁；
说理精辟透彻，略而不失一词。
简要性主要表现在如下几个方面:
（1）根据不同需要，采用专业词语如财税金融的：
外汇、证券、硬通货、税收等；
商业贸易的：
流通、经营、购销、利润等；
交通运输的：
抢道、超员、超载、混载等；
公安司法的：
司法权、终审权、司法补救、拘捕等。
（2）适当使用单音节的文言词例如:
兹、悉、妥、拟、洽、系、尚、鉴等。
（3）经常使用介宾短语，使表述简洁、严密例如表目的、原因的：
为、为了、由于等；
表对象、范围的：
对、对于、将、关于等；
表根据方式的：
根据、遵照、通过、在、随着等。
（4）习惯使用一套常用的事务性词语这些词语，反映了公文的行文关系和工作程序，形成固定的语言形式。
例如，开端用语：
根据、查、兹、为了、关于、按照等；
称谓用语：
第一人称用“本”，第三人称用“该”；
经办用语：
兹经、业经等；
引叙用语：
悉、前接、近接等；
期请用语：
即请查照、希即遵照、希等；
表态用语：
照办、同意、可行、不宜、不可等；
征询用语：
当否、可否、是否可行等；
期复用语：
请批示、请复等；
结尾用语：
为要、为盼、为荷、特此函达等。
这些常用语，常常根据实际情况，灵活运用。
3．程式性
公关文书语言在长期使用过程中，为了更好地表达内容、适应需要，使事项得以迅速传达和处理，逐渐形成了相对固定的程式。
公关文书行文一般都有惯用的格式，这种比较固定的格式，有的是约定俗成，即人们在长期的使用中形成的，比如信封的写法就有惯用的格式；
有的格式，则是有关部门为了实际需要而统一规定的，如公文的格式就是由国家行政机关统一制定的。
第二节新闻类文书的写作
一、新闻的种类和特点
无论各种类型的公共文书的写作，语言的组装、修辞都是一项技术，它涵盖了当事方的理念、思维以及行为方式，决定事件的胜负、发展走向。
新闻就是对新近发生的有社会意义的事实的及时报道。
它有广义和狭义两个概念。
广义的包括消息、通讯、特写、调查报告等；
狭义的指消息，也就是仅指以简明扼要的文字，对新近发生的事实的及时报道。
因此，新闻也叫消息。
报纸上常见的新闻可分为动态新闻、综合新闻、经验新闻、述评新闻。
①动态新闻。
这是新闻中最常见的一种，它迅速及时地报道国内外的最新动态，一事一报道，篇幅最短。
②综合新闻。
这是围绕一个主题，综合反映某一方面的情况、动向、成就、问题的新闻。
它既有面上情况的概括反映，又有点上典型材料的说明，点面结合，反映全局。
③经验新闻。
这是反映某一方面的经验、做法的新闻，它为人们变革现实提供借鉴。
④述评新闻。
用夹叙夹议的方式，或在叙述中融注作者观点来反映国内外重大事件或问题的新闻。
它是新闻记者感到单纯地报道客观事实不能满足读者的需要，或不能达到某种目的时，对形势、事态、问题发表意见，进行分析与解释的一种特殊报道形式。
此外，随着社会的发展，为适应人们对信息传递速度和信息量增加的需要，报纸上还出现了“标题新闻”、“一句话新闻”、“简讯”等新闻形式。
电视新闻是运用现代电子技术，通过电视屏幕，形象地向观众传递新闻信息的一种手段，既传播声音又传播图像。
具体地讲，它是通过电视摄像、记者采访、镜头设计、拍摄、剪辑、写解说词、配音这几个程序来完成。
它可以系统地、形象地报道事物发展的过程。
电视新闻专业性很强，它的种类主要有：
会议式电视新闻、人物式电视新闻、电视口播新闻（包括只有文字的口播新闻、配有照片的口播新闻、配有资料的口播新闻）、电视新闻纪录片、电视实况转播、电视直播、电视广播大会、电视评论。
新闻是一种最讲时效的宣传形式，它一般具有内容新、事实准、报道快、篇幅短的特点。
内容新：
报道的是新鲜事、新鲜人物、新动态、新风尚、新知识、新问题等。
它要求尽可能报道最新出现的人、事、物。
事实准：
就是报道要有根有据、实事求是，人物、地点、时间、数字、引语、细节都准确无误；
作者对事实的分析，符合客观事物的本来面目。
报道快：
新闻是对稍纵即逝的客观现象的及时记录，最讲究反应快。
如果迟写慢发，新闻就会贬值或失去意义。
篇幅短：
就是用简洁、概括的文字，把事实要点表达出来。
“短”是新闻的鲜亮特色，也是社会生活的需要。
稿件短，传播媒体才能大量报道，读者才能了解更多信息。
新闻写作的基本要求：
第一是真实，既要讲究生活真实，又要讲究本质真实。
第二是精练，新闻一般者篇幅短小，惜墨如金。
第三是快速，要迅速及时地报道新近发生或发现的事实。
第四是鲜活，要做到事实新鲜、角度新颖、生动活泼、引人入胜。
二、消息的采写
消息写作的一般格式为：
第一、标题。
标题是对新闻的主旨或内容的提要，用以吸引读者，帮助读者阅读。
它与一般文章的标题相比，显得更重要，形式更多样，有引题、主题、副题，可灵活运用。
主题，是新闻中心的概括或主要事实的说明。
引题，往往用来交代形势，说明背景，烘托气氛，揭示意义，引出主题。
副题，常用以补充交代事实，或说明事件的结果，有时也用来说明主题的来由或依据。
第二、导语。
导语是新闻的开头部分，可以用一句话，也可以用一个自然段。
一般是简明扼要地叙述最新鲜、最主要的事实或综合介绍全文的基本内容，使读者先获得一个概貌。
这种写法称叙述式。
这是报纸上最常见的导语的写法，此外,还有把主要的事实用提问方式写出来的提问式导语，对主要事实或某一有意义的侧面作简朴描述的描写式导语，把结论放在开头的结论式导语等。
第三、主体。
主体是新闻的主干，它要对报道的事实作具体的叙述和进一步的说明，要用充分的、有说服力的事实材料表现新闻的主旨。
对材料的安排，可按时间顺序写出事件的发展，或按空间位置的转换组织材料，或依据事物的逻辑联系来安排层次。
主体中的材料，要同导语部分密切联系，导语里采用的事实，主体部分要加以说明、补充，但要避免重复；
导语里提出的问题，主体部分要运用材料回答、解决。
第四、结尾。
结尾是新闻的最后一句话或最后一段文字，一般是指出事物发展的趋势或对报道内容做概括式小结；
有的则提出作者希望等。
其形式要服从社会生活的需要，新闻的结构较为灵活。
第五、关于背景材料的运用。
背景材料是指新闻事件发生的历史条件和环境的材料，一般来说，新闻写作中往往用背景材料来烘托、深化主旨，帮助读者认识所报道的事实的性质和意义。
背景材料包括对比性材料、说明性材料和注释性材料。
对这些材料的运用要从实际报道的内容出发，要从是否有助于阐明主旨，说明事实的来龙去脉出发，或用或不用；
或穿插于导语、主体、结尾中。
三、答记者问（电视采访）的采写
1．答记者问（电视采访）的写作要求
答记者问，是各级领导人、有关方面负责人或专家、学者直接回答记者提问的一种报道形式。
提问、答问内容，是有关读者亟需了解和关心的问题，或有关领导机构需要向广大群众宣传、解释的问题。
通常就某项事件由记者请有关方面负责人正式发表意见，随后以问答记录形式公布。
采访者与被采访对象的关系是一种平等的关系。
提倡平等性并不等于失去了原则立场、也不等于对任何事情持中庸态度，面对棘手的事件，为揭示它的真相，提问必须一针见血，它的尖锐性要得到体现。
答记者问的写作要求：
第一，提问要为观众着想。
力求提出读者当时想问、未问、欲问的问题。
第二，物色和选准答问者。
答问者不仅要具有权威性，而且要熟知某一问题表象及其实质，答问时能说出一个“所以然”来。
物色这样的答问者，答问才有说服力。
第三，提问要集中，要抓住要点。
采写答记者问的提问，不同于采写其他新闻报道，它本身便是发表稿的组成部分。
提问不宜随口而提，泛泛而提。
它要求记者对客观情况有所了解，并经过思考之后，有准备、有目的地提出来。
答记者问的稿件，在发表前要让答问者或其委托者过目，以便加以必要的修改和订正。
2．答记者问（电视采访）采访程序和注意事项
（1）采访程序
采访程序包括：
确定采访的主题、采访的范围和对象、采访方式、采访步骤、目的、意义以及达到何效果；
确定采访提纲；
预约，并将采访提纲发给被采访人或其秘书；
按计划进行采访；
将采访后形成的文稿发给对方确认；
发表，如是平面媒体，则将报刊尽快寄给对方；
如是电台或电视播出，则告知对方播出时间，请对方收听或收看。
（2）注意事项
提问要作好准备古语说：
“知己知彼，百战不殆”，事前对采访对象的背景了解和资料收集。
事前对重大历史要有一定了解，如果采访者和被采访者能在采访问题上做好了解和沟通工作，整个采访活动就能顺利的进行。
提问要简洁通俗采访者对每个要提问的问题，事先在其用语的长短上应当精心设计、推敲，宜短勿长，宜通俗勿艰涩。
提问要具体以具体新闻事实为由头发问。
这类问题由于有确凿的事实为依据，因而被问者很难避而不答，一般都要予以正面回答。
任何事物都是错综复杂的，且有个形成、发展、结束的过程，记者如果笼统、抽象地提问题，采访对象就难以回答。
提问要把握主线一般的采访目的性很强，由于时间和环境的限制，采访者和采访对象之间不可能像拍摄纪录片和写人物通讯那样可以长时间地共同生活、工作，所以要抓住关键问题，一旦采访对象的谈话偏离了主题，就要及时将它拉回到主线上来，切勿跑题。
以真实情况为由头发问这种情形的提问与第一种情形非常相似，惟一的不同是，一个用新闻，一个用真实存在但不一定能成为新闻的事实。
以对比或比喻的方式提问这也是一种常见的方式，它的优点在于将复杂、抽象的经济政治问题形象化，或让两个不同的个体或事物之间建立起某种联系，让听者容易理解和消化。
提问要口眼并用一位著名摄影家说过：
“人物内在的思想、精神和灵魂，有时会在一瞬之间通过他们的眼睛、双手和体态表现出来---这就需要紧紧抓住稍纵即逝的最重要的瞬间”。
提问结束要回顾采访进入收尾阶段，常常容易松懈，匆忙了结，“刀枪入库，马放南山”。
其实在结束提问时有很多工作要做，不能忽视。
如向采访对象复核材料，力保准确无误；
回头看看，是否有遗漏的问题；
征求采访对象的意见，特别是比较重要的报道，双方议论或讨论一下，只有好处没有坏处。
第三节调查策划类文书的写作
一、调查类文书的写作
（一）调查报告的特点
调查报告是针对某一现象、某一事件或某一问题进行深入细致的调查，对获得材料进行认真分析研究，发现本质特征和基本规律之后写成的书面报告。
调查报告是一种在新闻领域和机关应用文领域中都可采用的常用文体，它具有新闻和应用文的两栖文体性质。
不过，有些在机关之间流通的调查报告，可以没有新闻性。
而在报刊广播上发表的调查报告，必须有新闻性。
具有新闻性的调查报告在新闻媒体上发表的时候，也可以叫做“新闻调查”。
较强的针对性是调查报告的特点。
一是不仅要介绍事物发展的全过程，还要对事件进行本质的分析、评价，从中总结经验教训，探索其规律。
二是必须选择具有典型意义的报道对象进行调查，可以调查现状，也可以调查历史，为实际工作服务。
三是叙述方式，惯用第三人称。
工作时经常需要写调研报告。
调研报告的核心是实事求是地反映和分析客观事实。
调研报告主要包括两个部分：
一是调查，二是研究。
调查，应该深入实际，准确地反映客观事实，不凭主观想象，按事物的本来面目了解事物，详细地占有材料。
研究，即在掌握客观事实的基础上，认真分析，透彻地揭示事物的本质。
至于对策，调研报告中可以提出一些看法，但不是主要的。
因为，对策的制定是一个深入的、复杂的、综合的研究过程，调研报告提出的对策是否被采纳，能否上升到政策，应该经过政策预评估。
（二）调研报告的写作要求
1.要取得第一手资料。
必须掌握符合实际的丰富确凿的材料，这是调研报告的生命。
丰富确凿的材料一方面来自于实地考察，一方面来自于书报、杂志和互联网。
在知识爆炸的时代，获得间接资料似乎比较容易，难得的是深入实地获取第一手资料。
这就需要眼睛向下，脚踏实地地到实践中认真调查，掌握大量的符合实际的第一手资料，这是写好调研报告的前提，必须下大功夫。
2.要有强有力的分辨能力。
对于获得的大量的直接和间接资料，要做艰苦细致的辨别真伪的工作。
从中找出事物的内在规律性，这是不容易的事。
调研报告切忌面面俱到。
在第一手材料中，筛选出最典型、最能说明问题的材料，对其进行分析，从中揭示出事物的本质或找出事物的内在规律，得出正确的结论，总结出有价值的东西。
3.要讲究语言的洗练。
用词力求准确，文风朴实。
写调研报告，应该用概念成熟的专业用语，非专业用语应力求准确易懂。
通俗应该是提倡的。
特别是被调查对象反映事物的典型语言，应在调研报告中选用。
目前，盲目追求用词新颖，把简单的事物用复杂的词语来表达，把简单的道理说得云山雾罩、玄而又玄，实际上是学风浮躁的表现，有时甚至有“没有真功夫”之嫌。
4.要有一分证据说一分话。
逻辑严谨，条理清晰。
调研报告要做到观点鲜明，立论有据。
论据和观点要有严密的逻辑关系，条理清晰。
论据不单是列举事例，讲故事，逻辑关系是指论据和观点之间内在的必然联系。
如果没有逻辑关系，无论多少事例也很难证明观点的正确性。
结构上的创新只是形式问题，不能把主要精力放在追求报告的形式上，调研报告的结构可以不拘一格，但要有一分证据说一分话。
5.要训练一种抽象的理论思维能力。
要有扎实的专业功底和良好的思想素养。
好的调研报告，是由调研人员的基本素质决定的。
调研人员既要有深厚的理论基础，又要有丰富的专业知识。
一项政策往往涉及到国民经济的许多方面，并且影响到不同的社会群体，只有具备很宽的知识面，才能够深刻理解国家的大政方针，正确判断政策所涉及的不同群体的需要；
才够看清复杂事物的真实面目。
要训练一种抽象的理论思维能力。
惟有此才能够具备透过现象洞察事物本质的能力。
这源于日积月累，非一朝一夕之功。
6.要珍爱他人生命，有为民众忧、为国家盛衰深深忧虑的强烈情怀。
对事业、对真理有执着的探索精神。
任何事物都是一分为二的，调研报告带有一定程度的主观性。
作者所处的立场决定了报告的主题和观点，也决定了报告素材选取的倾向性。
有诗人艾青说，“为什么我的眼里常含泪水，因为我对这土地爱得深沉”。
深入实际搞调研，一定要有为民众忧、为国家盛衰深深忧虑的强烈情怀。
7.要坚持真理，服从真理。
“因伺候真理而得自由”。
要符合自然规律和社会规律。
事物的产生和发展都遵循一定的规律，调研报告的写作过程实际上也是探索事物发生发展规律的过程。
报告的论点和论据一定要符合自然规律和社会规律，而不是追随潮流，迎合某些群体的需要，这就需要调研人员非常敬业，具有不懈追求真理的精神。
调研报告惟有此才能够具备应有的价值。
二、策划类文书的写作
（一）策划类文书的重要性
“没有策划就没有世界”人类正处于智慧高度发展的崭新，一个以智慧识事和处事，以“智慧能力”创造无限的时代已经到来。
人类的智慧大开发、人类智慧能力的大运用已成为未来社会的主流。
未来的时代应是以智慧为底蕴的策划时代，是“没有策划就没有世界”的时代。
策划是以智慧为核心的，是最富于思想创造和最富于实践成效的人类活动方式。
它能大举开发人类智慧和迅速提升放大人类的力量，最能使人类的社会实践活动取得成功和高额回报。
现代社会，组织的决策决定组织的前途，甚至涉及到组织的存亡安危。
决策前必须制定决策方案，而方案决策的制作要以实际调查为基础、以调查获得的信息为前提。
只有通过各种实际调查，方能得到前沿、全面、正确的信息，剔除过时、片面、错误的信息，了解公众真实的愿望和要求，才能作出符合公众实际愿望的决策，从而在公众心目中调立起组织的美好形象，确保组织的生存和发展。
有西方学者认为，决策过程是非常复杂的，体现了现代众多学科的交叉，反映了社会科学家、哲学家．数学家和心理学家对决策过程不同的思维角度和兴趣取向，具有相当强烈的主体性和创造性。
因而，策划类文书的写作是一项富有创造性的活动，它不仅是一种文书写作格式的遵循，而且也是对策划者新观念、新思维、新思想、历史文化哲学功底、全方位知识结构的总体拷问，需要认真对待。
（二）策划类文书写作的素质要求
1.策划类文书写作需要语言的预见力、创造力、直觉力、实现力和呈现力。
这种语言能力不仅能使思维创造力的得到延续，而且能激动人心，冲击阅读惰性，使人产生兴趣，提高策划类文书的可读性和生动性。
2.在考虑社会需要的同时，结合社会活动主体自身状况、条件、能力、活动项目特点等的全面考量，通过发现问题，调查分析、界定问题、设定目标、界定位势的过程，正确确立社会公关活动目标定位。
这决定着社会公关活动开展的立足点、着力点或切入点。
3.策划方案的构想必须富于创意，要具有挑战性，有特色。
构想方案需要多种思路，一般应从不同的角度、不向的方位，运用不同的思路构想解决同—问题或开展同一项活动的各种方案，然后再对各种方案进行比较，选择出较为理想的方案。
4.策划类文书写作需要丰富而交叉的知识结构，包括历史文化、哲学、科技、民俗、政策、时事等一般知识和公关文书写作的专门知识。
5.策划文书的行文内在的逻辑性，文字和语言的优美、流畅、简练、严谨是必不可或缺的基本功。
成功策划文书体现策划者的科学素养与创造力。
（三）策划书的写作要求
1.策划书的名称尽可能具体明确，置于页面中央，必要时也可以在下面写出副标题。
2.策划书要写明活动的目标、目的、意义（经济效益,社会利益,媒体效应等），活动目标要具体化，并需要满足重要性、可行性、时效性特点。
3.列出所需人力资源、物力资源
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