合规的作用白皮书.docx

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合规的作用白皮书

合规的作用（白皮书）

2005年12月

证券行业协会法律与合规部

（二）合规部门的职责与管理者、高级管理层的职责之间的区别必须维持11

合规的作用

证券公司长期以来一直将采用并执行强健的合规制度作为自律措施和优秀的商业实践的重要组成部分。

合规部门在公司的合规制度中起着重要作用，主要发挥为业务部门和管理层提供咨询、监测和培训的作用。

本文件旨在研究证券公司合规部门职能的范围和限制，明确区分：

（1）证券公司旨在实现遵守相关法律、规则、准则要求的所作出的努力，与合规部门支持证券公司实现上述目标的职能；

（2）管理层的监督职责和合规部门的监测、监控作用。

本报告还会讨论最新的影响合规制度尤其是合规部门作用的监管措施。

一、合规部门

（一）背景

单独的合规部门是十九世纪六十年代初发展起来的。

在此之前，法律部门通常负有合规职能。

合规部门产生源于证券公司的需要，证券公司需要获取建议和支持来实现对业务部们的日常行为进行监督这一宽泛的职能，以及需要有合适的政策和程序以实现业务运作符合相关法律、法规的要求。

证券公司和监管部门认为合规制度不仅仅是一项减少可识别的法律和合规风险的措施，也认为其是整体健全的经营行为的必要组成部分。

公司将在其各层级中贯彻“合规文化”作为自律措施的关键部分。

除前述职能之外，有效的合规制度的重要目标还包括识别潜在问题，防止不当行为以及在不当行为发生时减少可能的处罚。

（二）合规部门的组织结构

在不同证券公司的合规制度发挥着类似的功能，但合规部门的作用和报告结构受特定公司的规模、资源和业务需要的限制。

合规部门和公司内其他控制部门（包括法律部门、内部审计部门和风控部门）可能会相互影响和/或共享职能。

合规部门可能向法律顾问，风险管理层或直接向执行办公室报告。

此外，合规部门可能根据职能或业务部门的区分集中式运营。

因为合规部门执行控制职能，所以合规部门人员一般不，也不应向利润创收部门报告。

即使在一些在业务部门设合规人员的公司下，合规人员也应作为合规部门的一部分以保持和这些业务部门的独立性。

但是合规部门必须保持与负责公司整体合规的高级管理层的密切关系。

无论采取何种组织架构，公司必须在书面文件中清楚界定合规部门的报告路径和职能，包括区分合规部门的职能和各级管理人员的监督职能，以及区分合规部门和其他控制部门的职能。

在资源、业务行为和管理结构不同的情况下，不同公司的合规部门的职能和组织架构很可能取决于公司的规模。

尤其是越小的公司，业务结构可能越简单，对分配的合规资源也就有不同的需求，因此他们的组织架构和合规职能的配置很可能和大公司大不相同。

在尽可能的范围内，合规部门人员不应承担监督职责（区别于监督合规部门自身的职责）。

如果合规部门人员确实同时承担合规和管理监督的职能，每一职能的责任应当明确界定。

应该认识到，监督责任源于管理职能而非合规职能。

对于合规部门人员同时担任法律顾问职务的公司而言，界定和保持适当的职能尤其重要。

承担合规职能的律师在执行法律顾问职务提供法律咨询的时候，必须向其他员工表明其角色。

这将有助于保护任何可能适用于他们之间沟通的特殊权利。

（三）典型的合规职能

合规部门的职能随着时代的发展而不断演变已经成为帮助公司实现自律和支持监督者执行其管理职能的重要部分。

合规部门发挥着咨询、监测和教育的作用，为管理层执行其监督职能和遵守政府和自律组织的法律、规则和公司政策的相关要求的工作提供支持。

现在有许多为合规制度提供根基的规则，但却很少有关于合规部的角色和组织架构的具体指引。

单独的合规部门的职能可以非常广泛，取决于公司的具体业务和组织结构。

不过，有一系列一般性的责任和职能通常是和合规部门紧密相连的。

通常这些职能为合规部门行使，但在一些公司这些职能也可能为其他控制部门或业务部门所行使或共同分担。

1、咨询建议

合规部门人员持续为业务和控制部门提供监管和合规咨询。

这些工作包括问题发生时的响应回复，也包括积极通知业务单位相关法规和公司政策的变化。

为实现这一职能，合规部门人员通常置身交易场所或以其他方式处于或靠近业务部门，这样合规部门既可以监测业务部的日常行为，又可以及时提供咨询和建议。

合规部门人员和其他控制部门可能为主管人员提供咨询，也可能在执行交易前为业务部门提供意见。

合规部门可能参与新产品的开发，就相关法律、规则及其变化提供建议，并提出有效的监测方式。

和合规部门的预先协调和咨询有助于新产品和新业务施行之前的相关工作的完成。

合规部门可以帮助发现和处理利益冲突，并帮助协调以适应不同的法律要求和不同国家的习惯。

2、政策和程序

合规部门的核心职能之一是帮助管理层制定政策、程序和指引以促进对适用的法律法规的遵从。

通常合规部门会帮助业务部门和其他控制部门共同制定政策和程序。

他们也对制定合规部门自己的政策和程序负有主要责任；这些程序有助于定义合规部门人员的角色和职能。

作为自我评估和内部检查的一部分和/或业务变化的结果之一，合规部门也根据监管发展（如新规则及其执行以及纪律处分）帮助更新修改政策和程序。

合规部门同时向与这些发展相关的业务部门发布合规警示/通知。

合规部门人员也应与业务部门合作以使政策和程序能适当地反映新的业务产品、服务或趋势。

3、教育/培训

合规部门经常进行教育和培训，使业务人员和其他员工知晓政策、程序和监管事项。

培训包括定期信息更新，在需要时召开临时会议以贯彻新的政策程序或就最近发生的监管事项进行沟通，在面对面培训之外还可以采取网络学习模块的方式。

在需要时还应对业务部门主管人员和新入职员工进行特别的加强培训。

合规部门应当协助公司组织根据NASD1120条和NYSE345A条要求注册的员工完成后续培训。

合规部门也主要负责和业务主管人一起召开NASD规则要求的年度合规会议并为会议准备材料。

在一些公司，其他控制部门，如内部审计或风险管理，也会帮助准备和递交合规会议的材料。

4、监测

合规部门人员承担着非常重要的持续监测职能。

这一职能包括对业务行为的详细检查和对交易和通讯的监测，以发现潜在的问题，其中包括客户帐户的处理、自营交易、员工及员工相关的交易、员工之间的通讯。

监测业务行为可以在早期识别不当行为、活动、重大的或系统性缺陷和潜在的产品相关问题以确保公司的持续合规。

通常合规部门也会与其他控制部门（如内部审计部门）合作测试监督程序的有效性。

合规部门人员通常采取以风险为基础的监测方式以有效发现问题。

合规工作人员和业务线管理人员，应上报在监测过程中发现的“警示信号”。

很重要的一点是合规工作人员将事项上报到高级合规官或首席合规官，以便适当地提供给业务主管者，并给他们充分地支持，以便迅速地处理任何缺陷。

如果合规部门人员认为部门主管者的反应不够充分，合规部门人员应当按照一定的程序将事项上报给高级合规人员，高级业务管理者和高级管理层和/或董事会。

5、业务部门合规检查

许多合规部门与业务部门合作，主动检查业务行为以发现潜在的监管、合规和声誉风险并采取方式弱化风险。

这些检查通常是由合规部门和公司其他控制部门共同或协作实施。

立法者现在强调的合规部门的能力是能够在全公司范围内主动评估和发现这些风险并帮助在问题发生之前弥补缺陷。

除去对分支机构的年度检查（见下文），从风险角度检查主要的业务线和相关的运作和技术领域。

检查程序及结果应记录并报告给管理层。

业务部门检查的一个重要方面是对分支机构的检查。

检查应由独立于被检查对象的人员进行。

在特定情况下，对零售分支机构的“突发性”检查是合适的，尤其是当公司有不当行为或控制不力的迹象时。

自律机构最近进一步强调对业务分支机构管理者的独立检查。

公司必须积极检查分支机构的行为，即使该分支机构仅有少数人员或地处偏僻。

6、集中化的合规职能

（1）控制室职能

合规部门人员通常发挥公司“控制室”的作用，管理业务部门之间的信息墙。

例如，合规人员负责监视和限制列表，在必要且适当的情形下安排越墙程序。

（2）反洗钱制度职能

在许多公司，合规部门也执行反洗钱职能。

合规人员经常参与对新开帐户审查（“了解你的客户”），并监视潜在可疑客户交易，包括其资产和资金流向的模式。

他们也要执行关于隐私的政策和程序，包括执行依照S－P规则制定的相关政策。

7、许可、注册和雇佣相关的职能

合规部门经常负责公司及其注册人员的牌照许可和注册。

合规人员也负责检查新入或潜在的员工以往受到的纪律处罚和投诉。

他们还负责就包括解雇在内的纪律事项提供建议，在需要的情况下帮助员工进行执业牌照的注册登记。

合规人员也可以就雇佣相关的问题向人力资源部门提供建议。

8、内部质询和调查

合规部门在适当情形下与法律部门、其他控制部门以及外部顾问协调合作，在调查内部可能违反证券交易委员会、自律机构、国家证券法律法规、公司政策的事项方面发挥着重要作用。

进行这些质询和调查可能是因为合规部门（通过监测等方式）收集的关于业务部门或公司其他部门的信息，也可能是因为审查客户投诉、监管质询或诉讼等等。

在调查时，合规部门通常关注特定的行为或交易是否违反公司政策程序、法律法规规章或行业标准，以及是否有相关制度来发现和防止这种行为。

合规部门和法律部门一起，经常向高级管理层报告重大结论，并提出修改完善政策和程序的措施。

合规人员在向监管部门提供必要报告方面发挥着重要作用。

9、监管检查、报告和调查

合规部门作为公司与监管部门联系的枢纽，经常处理和回应监管质询和检查。

这包括审查文件、记录，安排和公司员工的会谈，和检查者讨论可能的结论。

此外，合规部门或其他控制部门还处理许多对公司的检查和监管报告的要求。

这些要求包括按照证券交易委员会和自律机构的法规、规则报备监管文件（如13D或13G表格报送）。

合规部门同时为监管检查提供支持，如针对监管要求收集信息。

10、促进与监管者的关系

合规部门应当和监管部门保持持续公开的关系，帮助形成监管政策――为规则制定提供建议，参与监管部门的培训，和监管部门会谈交换意见。

此外，监管部门要求合规部门人员：

（1）参与识别问题；

（2）恰当处理发现的问题；（3）帮助建立最佳制度。

例如，2003年9月，StephenCutler，当时的证券交易委员会执行部主管，要求金融机构审查其业务行为和关系，防止利益冲突，并将检查结果向证券交易委员会报告。

在这方面，监管机构要求合规部门协助识别潜在风险，并在问题发生时对公司和业务主管应采取的适当措施提供相应的建议。

最后，合规部门人员应当积极参加业界团体，这些团体提供了交流最佳措施的机会，有助于形成有效的合规政策。

11、倡导合规文化

高级管理层和董事会应设立“最高基调”，表现出对合规职能对公司重要性的大力支持，明确将合规目标置于优先地位。

合规部门的一个重要作用是帮助高级管理层和业务部门主管在公司内倡导合规文化。

高级管理层应配备必要的人员和制度来实现合规。

这包括提供足够的资源以建立有效的合规体系（包括技术），建立激励机制以奖励合规行为（并惩罚牺牲合规原则的行为），为合规人员提供定期的不受限制的和高级管理层进行接触的路径。

如果业务部门将合规作为至关重要的合规价值，他们将重视合规部门的角色和工作并在监管框架的约束之下和合规部门人员合作以实现业务目标。

12、评估制度：

对现有业务行为和新趋势的评估

有效的合规制度要求不断的检查和更新，尤其是根据新出现的风险。

合规部门必须关注对监管和业务方面的发展，以评估他们对公司政策、程序和业务行为的影响。

当出现对法律法规的新建议时，合规部门必须评估这些建议以及他们对公司和合规制度的影响。

评估制度的一个重要方面是发现和弥补监管要求和合规制度之间的缺口，并对控制系统进行测试和验证。

新的规定已