7内部控制程序Word格式.docx
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1目的
策划和实施内部审核，验证局质量/环境/职业健康安全管理体系活动及结果是否满足体系标准、相关法律法规及其他要求，是否满足集团公司的方针和目标的实现，并寻求持续改进。
2适用范围
本程序适用于集团公司体系运行内部审核的策划和实施。
3引用标准GB/T50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》
GB/T19001-2008idtISO9001：
2008《质量管理体系规范》GB/T24001-2004idtISO14001：
2004《环境管理体系要求及使用指南》GB/T28001-2009《职业健康安全管理体系规范》4职责
4.1管理者代表：
1）组织管理体系内部审核；
2）任命审核组组长；
3）审批年度内部审核计划；
4）向管理评审会议提交体系运行报告。
4.2企发部：
1）负责本程序的制定和修改；
2）负责编制年度内部审核计划；
3）协助管理者代表组织内部审核的具体实施；
4）编制内部审核报告并保存审核记录。
4.3审核组长：
1）编制内部审核实施计划，决定现场检查的具体内容，对审核组进行任务分配；
2）指导审核员编制检查表，组织审核组按计划实施现场审核活动；
3）召集审核员确认开据《内部审核不合格/不符合报告》；
4）组织对纠正措施完成情况进行跟踪验证；
5）提交审核报告。
4.4审核员：
1）按照计划编制检查表；
2）客观公正地进行审核，如实填写《现场审核检查单》；
3）对发现的不符合开据《内部审核不合格/不符合报告》；
4）审查受审核方对不符合所制订的纠正措施；
5）对纠正措施完成情况进行跟踪验证。
4.5受审核方：
4.5.1受审核方主管领导:
1）指派联络员陪同审核组搞好内审工作；
2）对审核组开据《内部审核不合格/不符合报告》进行确认；
3）《内部审核不合格/不符合报告》关闭落实。
4.5.2受审核方负责人
1）组织本单位部门/项目部相关人员接受审核；
2）组织对内审中的不合格/不符合项进行分析,制订纠正措施，实施整改关闭。
3）向审核组提供必要的方便条件。
5工作程序
5.1策划和准备
5.1.1集团公司企发部年初编制年度内部审核计划。
内部审核原则上每年组织进行一次，必要时可增加审核频次。
局每年进行的内部审核与项目标准化管理检查、安全质量检查、物资设备检查、绩效检查等系统检查相结合，重点突出对项目绩效的检查和过程方法的使用。
当发生下列情况时，由企发部报告请示管理者代表征求总经理意见，批准增加审核次数。
1）体系覆盖单位隶属关系、组织机构、管理体系方针、目标、指标、管理程序和方法等发生重大变化；
2）发生了严重的质量、环境、职业健康安全问题或顾客及相关方不满抱怨或重大投诉；
3）当与质量、环境、职业健康安全相关的法律法规与其他要求发生重大变化时；
4）当进行过程绩效评价，发现体系运行管理的实际绩效与经营计划指标有较大的偏差时；
5）建立某项合同关系后，顾客有内审要求时；
6）管理评审实施后需要验证其有效性和实施效果时。
5.1.2年度内部审核计划由管理者代表批准后执行。
5.1.3年度内部审核计划的内容应包括:
审核目的、范围、依据、频次、审核日期和方案以及实施审核的要求。
5.1.4在策划和计划的编制时应考虑:
1）按特定时间段考虑，可集中在一段时间进行，也可滚动进行；
2）按特定项目及要求考虑分片（组）或分次（一次或多次）进行；
3）以往审核的结果。
5.2审核准备
5.2.1组建审核组及要求：
1）由企发部提出审核组组长及成员建议名单，报管理者代表批准任命；
2）审核组成员应经过（QEO）培训并取得内审员资格；
3）选派执行审核任务的审核员应与被审核部门无直接责任关系。
5.2.2审核组成立后，由审核组长编制内部审核实施计划，报管理者代表审批。
内审前至少提前一周通知受审核方，通知可采取文件、电子邮件或电话通知等方式。
5.2.3审核组长负责组织审核组成员做好审核前的准备工作
1）收集、了解受审核方有关资料，如上次内、外审核报告及纠正措施实施记录；
2）进行审核组内部分工，审核员预先编制审核检查表，准备好有关记录表格（现场审核检查单、内部审核不合格/不符合报告等）；
3）与受审核方取得联系，落实相关工作准备。
5.2.4受审核方在接到审核通知后，应将有关情况通知本单位所有相关人员，积极进行准备，在审核过程中积极配合审核组完成审核工作。
5.3审核实施
5.3.1首次会议
1）由审核组长主持会议,介绍审核组成员；
2）宣布审核计划，说明审核的依据、目的、范围和方式；
3）强调审核的原则，阐明澄清有关问题；
4）受审核方介绍部门负责人，确定陪同人员；
5）参加会议人员签到。
5.3.2现场审核
5.3.2.1现场审核原则
a）坚持以“客观事实”为依据的原则。
客观事实以证据为基础，可陈述、验证，不含有任何个人猜想和推理；
b）坚持标准与实际核对的原则。
凡标准与实际未核对过的项目，都不能判为合格或不合格；
c）坚持独立、公正的原则。
5.3.2.2收集客观证据
审核员依照预定计划和《现场审核检查单》进行审核，收集客观证据；
a）与受审核方人员的交谈；
b）查阅文件和记录；
c）现场观察和核对（对活动、周围工作环境和条件的观察）；
d）对实际活动及结果的验证；
e）数据的汇总、分析、图表和业绩指标；
f）来自其他方面的报告（如顾客反馈意见、供方及外部相关方的信息、评价等）。
5.3.2.3现场审核记录
审核员应将收集到的客观证据进行归纳、整理填入《现场审核检查单》，记录应详实、具体。
5.3.2.4填写《内部审核不合格/不符合报告》
审核结束后，审核组召开内部碰头会，交流审核情况，讨论、评价审核中得到的证据，确认不合格项/不符合项的类型为严重、轻微、观察项。
审核人员填写《内部审核不合格/不符合报告》，受审核方负责人签字确认。
5.3.3末次会议
1）审核结束后召开末次会议，末次会议由审核组长主持；
2）审核组全体人员和受审核方部门相关人员参加会议，到会人员签到；
3）审核组长进行审核工作小结，对审核中的不合格项/不符合项提出整改要求；
4）受审核方领导讲话。
5.4内部审核后期工作
5.4.1编写内部审核报告
1）在内审工作结束后15天内，由各审核组长负责对审核工作进行总结，对本组开据的《内部审核不合格/不符合报告》进行汇总分类,拟定初步的审核报告。
2）审核组长对受审单位体系活动作出评价。
3）审核组长将《内部审核不合格/不符合报告》、审核记录和审核报告一并提交企发部。
4）企发部汇总各审核小组的审核报告后，进行分析、整理编制反映全面情况的《内部审核报告》，报管理者代表审批，并发至有关领导、部门和单位。
同时作为输入管理评审的重要信息，提交进行管理评审。
5.4.2跟踪审核
1）受审核方在接到不合格/不符合报告后，应认真分析原因，制定整改方案和纠正措施，在规定的期限内完成整改。
2）由各审核组负责对受审核方不合格项纠正措施实施效果进行跟踪验证。
验证的方式，可以是审核员到现场实地验证，也可以委托现场具有资格的内审员就地验证，以书面或电话的形式向审核组反馈情况；
审核组认可后，将验证结果填入不合格报告，并将全套审核资料报送企发部保存。
6委托审核
6.1内部审核一般由集团公司组织实施。
鉴于局所属单位和项目部点多高度分散的实际，对某些在建工程项目可以委托承建该项目施工的公司，组织进行施工现场的审核。
6.2对委托审核的项目，按照年度内审计划的安排经管理者代表批准，提前向受委托方以《内部审核委托书》的形式下达审核计划。
6.3受委托方按照本程序的规定和要求，成立审核组，编制审核实施计划，报局管理者代表批准后执行。
审核结束后将全套资料报送企发部。
6.4集团公司对委托公司审核的项目，通过抽查或复查的方式实施监控。
6.5各公司应按上述要求，编制本单位年度审核计划，编写年度审核报告，在审核工作完成后将审核报告报企发部，并保存审核记录。
7内审员的管理
7.1集团公司企发部负责内审员的管理，建立内审员管理台帐，组织内审员培训。
7.2保持足够的内审员数量，以满足组织开展内部审核和维护体系运行的需要。
8记录
8.1《内审员推荐和审核组长任命表》
8.2《会议签到表》
8.3《现场审核检查单》
8.4《内部审核不合格/不符合报告》
8.5《检查记录表》
内审员推荐和审核组长任命表
中铁XXX局集团有限公司年度次内部审核编号:
XXX-CX07-
拟于年月日至年月日期间，依据GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001标准和局《管理手册》和相关《程序文件》、相关文件,对局质量/环境/职业健康安全管理体系的运行情况，进行内部审核。
特推荐位同志为本次内部审核的审核员。
任命同志为本次审核组组长。
管理者代表
年月日
会议签到表
中铁XXX局集团有限公司年度次内部审核编号：
XXX-CX07-
受审核单位名称：
受审核单位参加人员
审核组成员
姓名
部门
职务
年月日
现场审核检查单
中铁XXX局集团有限公司年度第次内审编号：
XXX-CX07-
受审核部门
审核日期
面谈人员
职位
审核员
审核组长
抽样检查项目
相关条款
客观记录
是否符合
内部审核不合格/不符合报告
被审核单位（部门）：
编号：
发现不合格/不符合证据的部门
不合格/不符合事实描述：
程度
□轻微□一般
□严重
审核员
陪同人员
部门/项目部负责人
不合格/不符合原因分析
参加人员：
不合格/不符合处置：
预计完成日期：
负责人：
纠正措施：
纠正措施制定人：
贯标主管领导
跟踪验证
原因分析是否准确：
□是 □否
指出不
准确处
验证人：
处置是否有效：
□是 □否
证据
纠正措施是否有效：
编号：
JC号
稽查通知书
项目部：
稽查发现你项目存在下列问题，须立即采取措施，要求在
日内完成整改，并将整改结果及时上报稽查队。
发现问题及整改要求
稽查人：
年 月 日
检查记录表
单位（部门）名称：
编号：
XXXCX02-
检查项目
检查情况客观记录
建议或要求
备注
检查人：
部门/项目部负责人：
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