03业务操作流程修改解析Word文档格式.docx

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三、入库

1、入库签收：

采购员需要在系统内及时跟踪采购订单的到货情况。

（1）鸿讯库接收入库后，业务部采购员及时查询系统库存接口并查看系统接收信息，跟踪鸿讯串码回传。

鸿讯仓库接收入库后，业务部采购员应将到货情况及时通知相关业务部门。

（2）非鸿讯库接收到货后，业务部采购员依据系统内采购订单核对到货明细，确认无误后在系统内手工接收入库。

非鸿讯仓库接收入库后，业务部应将到货接收情况及时通知相关业务部门。

（3）收到到货信息后，发现与采购信息不符，相关部门及时沟通情况，跟踪落实。

2、采购退货：

首先在系统外对采购退货申请进行签批，采购退货申请经批准，收到供应商的退货通知单后，交由财务部到当地税务部门办理退货证明。

业务管理部根据当地税务部门出具的退货证明，在系统内做采购退货，并通知库房做相应退货处理。

四、发货

（一）客户管理：

1、客户资料：

业务部负责按照公司要求收集并及时更新下线客户资料，业务部负责客户资料的管理，建立客户档案，并在EBS系统上进行维护。

2、客户信用管理：

根据公司信用管理办法，业务部提出对客户信用管理的申请，经公司信用管理领导小组审批同意后，财务部负责系统维护。

3、财务部负责对客户信用情况进行分析，每周梳理信用额度使用情况表，提供给相关领导，并对超额度的情况进行预警。

（二）价格体系

1、成立价格管理小组，主要成员公司总经理、主管副总经理、业务部经理，制定产品销售价格体系。

2、价格体系审批流程：

业务部发起，经部门经理、主管副总、总经理审批同意后执行。

价格体系发起部门定期归档，一份交商务开单人员。

3、商务开单人员建立价格体系表，每次价格调整后，及时更新。

每月结账后，整理最新价格体系表，协同发给相关人员。

（三）开单

1、发货申请单

（1）发货申请单一式四份，由业务部填写，经部门经理批准后，商务审核无误后在EBS系统录入销售订单，并在发货申请单上标注EBS单号后，送财务部。

发货申请单的填写要求如下：

（见附件）

a）客户名称、客户联系人、客户地址、物料编码、物料描述等信息必须完整准确，与EBS系统一致。

b）发货库的名称、结算方式、发运方法、开票方式、经办人（销售员）的信息完整准确。

如果是代办业务，必须注明“**代**”字样。

c）发货申请单在系统录入后与查款申请单一并交财务部，进行发货处理

d）对于款未到的客户，财务部及时将信息反馈给业务，催款或撤单处理。

对于超额度的信用客户，财务部原则上不予释放。

遇到特殊情况，总经理签批后，财务部释放订单。

e）财务部审核释放后，将发货申请单一联留存、资金查款单交销售会计，其他联次交业务部门。

发生退货及红冲后，业务必须将原单号注明，如果同时有新出货，也要将新单号注明。

（2）销售退回时，业务部填写负数的发货申请单，备注说明原因，负数发货申请单所有填写项目必须与原对应的正数发货申请单填写项目一致，经部门经理、主管副总、总经理批准后，商务人员在EBS系统开销售退回订单：

a）业务部填写的发货申请单须注明退货的目的库名称，如目的库是鸿讯库，则由鸿讯或库房按EBS的销售退回订单收货；

如是其他目的库，则由实际收货人验收签字，商务在EBS系统完成退货接收。

b）如已开具的销售发票并退回。

如已开具的销售发票无法退货，业务部索取对方税务部门开具的退货证明，填写的退货申请单发票类型与原销售单类型一致。

c）发生销售退回但没有实物退回的，用直运库作为中转库，当日转出，保持与业务实际一致。

d）退回商品质量由业务部负责，财务部按流程办理相关手续。

2、分库申请单

（1）分库申请单一式两份，由业务部填写，经部门经理、主管副总、总经理审批或总经理授权审批人批准，商务助理审核无误后在EBS系统开具物料搬运单并审批，在分库申请单上标注EBS物料搬运单号后返还申请人一份。

分库申请单的填写要求如下：

a）注明调出库和调入库的名称。

从总库给分库发货的，须注明目标库名称；

从分库退总库的，须注明退货库名称；

非总库的分库互相调货时，须注明调出库和调入库的名称。

b）经办人（销售员）的信息填写保证完整准确，经办人外出，代发货开单必须注明“**代**”字样。

（2）开至临时提货库的分库申请单，经业务部门、主管副总经理、总经理审批，商务助理在EBS系统编制的物料搬运单，需要财务部会计审批方可提货。

（3）分库退回时：

a）从分库退货至总库时，业务部填制负数分库申请单，经库房相关人员确认收货无误后，经部门经理、主管副总、总经理批准，商务在EBS系统开具物料搬运单并审批，库房处理该物料搬运单办理入库。

b）非总库的分库互相调货时（含网点间调货），业务部填写分库申请单，经部门经理、主管副总、总经理签字批准，商务在EBS系统开具物料搬运单、审批并处理该物料搬运单。

3、特殊审批要求

（1）有信用额度的客户，如应收款超出额度或EBS历史销售订单超过帐期未回款，EBS系统将无法自动对该客户新开具的销售订单进行自动释放。

如确需发货，由业务部门提出临时额度申请，按照客户额度管理办法完成审批。

（2）低于价格体系销售的，需填写特殊价格审批表（见附件）经主管副总、总经理签字同意后再交商务开单。

4、其他

（1）销售订单登记和手工释放：

财务部销售会计进行销售订单的登记，登记后的销售订单如被挂起，财务部根据收款情况或授权在系统进行订单登记和手工释放。

（2）发货申请单如客户使用折扣折让，申请人需附客户折扣折让确认单财务部方可办理，相关确认单留存业务部。

（四）出库及发运

1、由鸿讯库房出库的订单，由鸿讯负责挑库、发运：

（1）发运方法是鸿讯发运：

该销售订单传递到鸿讯后由鸿讯物流负责组织发货，业务部负责跟踪物流情况，确认对方收货且验收合格并取得收货回执，及时将相关信息反馈业务部。

（2）发运方法是第三方物流及自提：

该销售订单传递到鸿讯后，由第三方物流指定的人员或自提人到鸿讯库房办理提货事宜（鸿讯进行提货人身份验证）。

货物发出后，业务部负责跟踪物流情况，确认货到对方且验收合格并取得收货回执，及时将相关信息反馈相关人员。

2、由非鸿讯出库的订单：

该销售订单的在EBS系统编制时，财务部登记并释放后，商务进行EBS系统的挑库和发运。

3、物流回执管理

（1）公司物流通过第三方发货的，物流人员应从第三方处索取收货回执，按月装订，定期归档。

（2）公司物流人员自提货物的，应负责索取对方收货回执，按月装订，定期归档。

（3）公司业务自提货物的，应负责索取对方收货回执，并将收货回执交部门指定人员统一装订归档。

（4）非现款客户及分库客户收货回执的管理：

业务部门应指定专人（一般是商务助理）对非现款客户收货回执进行跟踪管理，并建立客户发货回执收取情况表，填写客户名称、货物具体型号数量、发货时间、业务经办人、收货回执保管人（自己或物流人员），业务人员因结账需要收货回执原件的，应保留收货回执复印件，并由取走人签收。

（五）开票：

1、货物发运并在EBS系统中完成挑库等相关操作程序后方可开具发票。

2、当期发票当期开具，过后不再补开。

3、开票严格执行《发票管理办法》。

（六）销账：

财务部通过网银获取收款信息，销售会计通知业务部，业务人员填写查款单并销帐。

（七）对于现金或支票客户，各部门须优先办理。

现金客户争取4点前办理业务。

若业务员携带现金不能及时赶回公司，可存入附近银行，避免携带现金风险。

（八）财务部每周在周资料中提供应收账款分析表，每月提供账龄分析表、客户信用情况分析表，至业务部、主管副总、总经理。

五、库存

（一）为确保确保库存准确性，EBS系统开出销售单（包括销售退回单）和分库单（物料搬运单）必须在当日提货或入库。

（二）业务部每天上午以协同方式给公司相关人员提供库存表，每周五给业务部、主管副总、总经理提供库存明细表。

（三）每月末结账日，业务部、财务部与鸿讯物流或库房核对库存数据，确保无误。

（四）分库管理

1、分库的建立：

根据经公司签订的合作协议，经业务部门经理、财务副总审批同意，财务部建立分库货位。

2、客户分库管理：

客户分库建立，业务部门应根据公司信用管理办法的要求，业务实际情况，提交分库额度申请，经公司信用管理领导小组审批后执行。

3、非客户分库管理：

根据实际需要建立的非客户分库，在建立时应明确责任管理部门，责任部门要对分库库存负责。

六、上、下游折让

（一）盘库：

业务部接到上线供货商的盘库通知后进行盘库，并在规定的时间内报整理好盘库资料报上线供货商。

（二）上游折让

1、业务部负责取得完整的及时更新的上线供应商（厂家）的保价、返利（统称折让）政策文件，并按照相关政策文件，汇总资料，核算来自上线的折让并按要求编制相关申请表，完成与上线的数据、给付方法、给付时间等的确认工作。

2、对方已经确认的上游折让，由业务部根据供货商确认及业务部申请使用情况在EBS系统进行录入及审批，并在当月通知财务部，财务部审核并进行EBS系统的确认和登帐。

原则上，集团公司内部折让，上线在EBS系统中维护后，财务部确认；

外部的，使用并收到增值税专用发票后确认。

业务部门提供外部折让确认时，以实物为折让的、或者在税票中正负体现的折让，业务，财务同时本月确认，红票的折让，最好折让申请单和发票同时让财务确认。

3、业务部已录入EBS并审批的上游折让报告，在业务部申请付款时使用，应在付款申请单上注明。

商务在EBS系统录入付款申请单并匹配相关上游折让报告。

（三）下游折让

1、业务部依据已经审批的销售政策，编制下游折让报告，附件包括：

盘库方法和盘库报告、调价的价格体系审批表，折让报告按照以下流程审批：

业务部经理→主管副总→财务部销售会计→财务部审批人→业务管理部（某某普泰）

→总经理（某某设备）

2、已审批下游折让，在客户提货使用时，业务部在EBS系统进行确认并通知财务部，财务部在EBS系统对该报告进行财务确认。

客户签字盖章的确认单商务保存。

3、下游折让当月确认的须当月使用完毕，未使用完的需要在月结前冲回。

结帐日到次月1日，在系统会计期间没有打开前，不得使用下游折让，否则影响当期损益。

（四）每月末业务部汇总折让资料，并与财务人员、业务人员核对，无误后以协同方式给公司领导、部门经理、财务部相关人员。

七、其他

1、由于某某普泰各办事处发货申请需要在系统外提前审批，审批通过后产品部销售员在系统内统一录单，销售订单经系统审核通过后才会传递至鸿讯物流。

有鉴于此，为了确保鸿讯物流向各地市客户的及时发货，要求各办事处每天（包括节假日）下午4:

00以前将发货申请单传到公司产品部，发货申请单的填写要求严格按照“发货申请单及查款单”（格式）的要求填写，每一栏都需要填写清楚。

对于晚于下午4:

00提交的发货申请单将在第二天做单并发货，此外，对于不按“发货申请单及查款单”（格式）要求填写的，由此导致产品部销售员无法在系统内录单，财务无法及时核对客户资金到帐情况，延误发货的情况由各办事处自行负责。

2、收到货款，财务人员及时在公司内部信息平台上通知业务人员。

当天客户打的款必须当天查款，当天不发货的，必须查款挂预收，查款单要与汇款单位名称一致。

财务结账日还未查款的，财务将会做收账处理，在下次使用时必须提供对方汇款的原始单据，经主管领导、总经理审批后方能使用。

汇款单位若是人名，款查到具体单位时后面注明此汇款人的人名。

现金客户尽量在下午3点之前交款至财务，便于送存银行。

农行划款客户，请于下午3点之前将查款单交于财务部，因为农行系统不稳定，而且划款需要时间。

3、预收账款及时对帐销账。

原则上预收账款余额不得超过两个月，年末预收账款是当月收款未发货的款项。

特殊情况需要挂帐的，业务部门给财务部提供书面资料。

长期没有销账的预收账款，财务部通知业务部并请示公司领导同意后，转列公司收入。

4、EBS系统结账后，次月2日前，财务部以协同和书面形式给相关部门提供应付账款、预付账款、应收账款、预收账款和其他应收账款余额表，确认无误后签字留存。

财务部与业务部人员沟通，了解资金未回笼情况，并进行应收账款帐龄结构分析和超期应收款项预警。

5、每月月末结帐前，财务部处理完所有单据，业务与总库核对库存情况，财务部核对库存金额，确保相关数据准确无误。

数据全部核对无误后，经财务部经理批准，在EBS系统关闭库存会计期间。

6、财务部以协同形式在次月8日前将部门二、三级核算报表提供给各部门，部门收到报表后及时核对，如果发现问题，在1个工作日内反馈给财务部，以便及时更正。

7、财务人员定期会同综合管理部进行资产清查，负责年度资产的“三清三符”。

固定资产清册上必须有资产管理人的签名，发生变化时，相应变更资产管理人员记录。

清查原件交财务部总帐会计，作为年度决算报告的组成部分。

清查人员自留复印件，作为第二年度落实资产保管人的依据。

8、上述各项审批流程，如相关领导不在而无法签字时，需电话请示，在审批资料上注明“电话请示，领导同意”，并随后补办签字手续。

9、所有填写内容不得涂改，否则予以退回要求更正。

10、由于每月第二个工作日报税，每月第一、二个工作日无法开票。

11、

附件1：

集团外进货要求

附件2：

采购资金计划

附件3：

“发货申请单及查款单”（格式）及填写要求

附件4：

“分库（铺货）申请单”（格式）及填写要求

附件5：

进货流程

附件6：

销售流程

某某公司

2013年03月31日

进货流程图

销售流程图