学生工作常用文书写作南方医科大学曾汉君.ppt

学生工作常用文书写作南方医科大学曾汉君.ppt

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学生工作常用文书写作南方医科大学曾汉君,请假条培训中心：

我因必须参加学校于5月10日晚举行的第届教师代表会开幕式，故5月10日晚不能参加培训。

特此请假，望批准！

此致敬礼大学辅导员：

年月日,借条今借到大学资产处凳子叁拾条，作为表彰大会用，会后立即归还。

此据。

学院（公章）经手人：

（签章）年月日,证明信学校:

兹有身份证号:

为我县乡村村民。

其父，职业:

年收入；其母:

职业:

年收入。

其（兄/弟/姐/）:

职业,年收入。

由于原因,该家庭生活一直比较贫困。

又年月日发生了（自然灾害）,该家庭受灾严重,属于重灾户,生活更加贫穷。

特此证明。

证明单位（公章）:

年月日,请柬先生：

兹定于2008年月日（星期）上午10时整在本校举行“大学建校五十周年庆典”。

恭候您的光临！

大学二八年月日,大学学院第一届团代会会议议程一、开幕式1介绍领导、嘉宾。

2宣布大会开幕。

3院长致开幕词。

4校团委副书记致辞。

5学院第一届团委会工作报告。

6审议通过第一届团代会主席团及建议名单。

7审议通过第一届团代会秘书长、副秘书长及建议名单。

8审议通过第一届团代会代表名单及各代表团团长名单。

二、第一次代表大会1审议通过分团委各部门（组织部、宣传部、素拓部、志工部、辩论队、法律服务队）章程。

2审议通过分团委各部门干部管理条例。

3审议关于思想道德等方面的评分细则。

三、闭幕式1介绍领导、嘉宾。

2校领导致词。

3确定通过的各部门章程、干部管理条例、关于思想道德方面的评分细则。

4书记致闭幕词。

5宣布学院第一届团代会闭幕。

一、辅导员常用文书的概念及其分类文书，是一个民族在管理国家和社会事务以及日常的交往中所制作和使用的文字工具。

它是人们在日常生活中办理公务、处理私务所离不开的专用性、实用性很强的书信。

文书具有悠久的历史，据有关史料介绍，成于春秋战国时期的尚书，就是一部国家文书汇编。

高校辅导员常用文书，是指高校辅导员在日常的工作、学习和生活中使用频率较高的文书。

根据高校学生工作和辅导员队伍实际情况，辅导员在处理文书时往往是公务文书和私务文书合二为一，共同服务于育人工作。

辅导员常用文书主要有以下几大类型：

（一）法定公文在实际工作之中，高校辅导员作为政工干部，工作中往往涉及党务和行政工作，需要代表一定机关起草和传达文书。

此类文书是指高校参照中国共产党机关公文处理条例、国家行政机关公文处理办法，处理党务和行政事务过程中经常使用的公文，包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。

（二）事务文书这是高校辅导员日常工作和生活中经常使用的文书，主要包括计划、总结、调查报告、简报、述职报告、大事记、公示、事迹材料等。

（三）会务文书这类文书是召开各种会议或活动时经常使用的文书，主要包括主持词、开幕词、闭幕词、讲话稿、会议议程、会议须知、会议记录、会议决议等。

（四）规章文书这种文书指高校制定的在一定范围内要求有关人员遵守的规章制度。

高校辅导员常用的规章文书主要有条例、规定、章程、办法、守则等。

（五）其他文书辅导员工作对象多，工作内容繁杂，涉及面广，因此，除以上文书外，辅导员在工作和生活中经常还会接触和应用到如下几类文书：

社交礼仪类文书：

主要用于公务关系、社交礼仪的场合，主要包括请柬、邀请书、贺信、贺电、感谢信、表扬信、喜报等；专用书信类文书：

这类文书具有书信的格式，并有特定的行文目的和行文对象，常用的有倡议书、介绍信、聘书、证明书、保证书等。

宣传信息类文书：

主要用于对外宣传和公告，包括消息、海报、启事、声明等。

条据契约类文书：

这是由当事人双方在事务交流中出具给对方的作为凭证或说明某些问题的一种常见应用文，辅导员常用的有协议书、合同、请假条、借条、欠条、收条、留言条等。

二、辅导员常用文书的特征

（一）实用性强“实用性”是辅导员常用文书写作的本质属性。

辅导员工作是做人的工作，其对象群体人数较多，工作内容庞杂，涉及部门众多。

因此，辅导员运用文书这一工具，不断研究和解决日常生活、工作中的具体问题，交流感情、传递信息，直接为育人工作服务。

学生考勤制度1.学生每学期必须按时报到，自开学起开始考勤。

2.学生上课（包括自习课）、实验、实习、形势教育、班会、两操、规定参加的会议等全部实行考勤，因故不能参加者，必须按规定事先办理请假手续，凡事先没有请假或请假未批准、或超过假期事先未办理续假手续者，均以旷课论处。

3.学生在节、假日期间，必须按规定的时间离校和返校。

因故需提前离校或推迟返校者，须事先办理请假手续（若遇特殊情况，不能按时返校者，应出具相关证明），否则，均以旷课论处。

4.请事假一天以内，由辅导员批准；三天以内，由系部领导批准；一周以内由学生处批准；一周以上由主管院领导批准。

（二）真实性强文学作品所追求的真实是一种艺术的真实，而常用文书则不允许任何的虚构和想象，所涉及的一切都属于生活的真实，包括时间、地点、人物、原因、结果等都要符合客观实际，文中出现的年份、数字、数据等必须有根据，来不得半点虚假，因为任何的疏忽和失实，都可能给生活、工作或学习造成一定的影响，甚至带来意想不到的损失。

辅导员是德育工作者，从事的是育人的工作，因此,更要求辅导员在常用文书写作中坚持真实、客观、全面的原则，实事求是，准确客观地反映问题、传达信息，这本身也是对学生进行言传身教的过程。

发展党员公示经本人申请，党组织长期培养考察，近期确定等3名同学为拟发展对象，根据中央及我院党委发展党员公示制的规定，现公示如下：

姓名性别出生年月班级职务是否团员申请入党时间男1985.6系03级1班班长是2007.9.1女1985.7系03级2班团支书是2008.10.1女1985.8系03级1班学习委员是2008.11.1公示期为即日起5个工作日，即12月6日12月10日，凡对发展上述同志入党有意见者，请及时以书面或口头形式向系党总支反映，也可直接向党委组织部反映。

接待时间：

每天8:

0012:

00，14:

0016:

30联系电话：

系党总支：

党委组织部：

（三）针对性强首先，常用文书写作时所针对的对象是十分明确的，写给谁看，行文者是一清二楚的。

写作时，作者要针对特定的行文对象，在内容的处理、结构的安排以及语言的措辞上都要恰当、得体；其次，常用文书的阅读对象也是非常明确的。

请柬、邀请书，只有被邀请的对象才能阅读；请示、报告、通知等都有特定的主送对象；即使是会议纪要、海报或消息等，虽然有的阅读对象相对广泛，但也有其特定的读者群。

学生会例会制度为了更好的管理和服务于学生，加强自我约束，自我管理能力，充分发挥学生干部的主观能动性和管理规范性，特制定学生例会制度如下：

1例会时间：

每周日夏季19：

00，冬季18：

302例会由团总支及学生分会全部成员参加。

3有特殊情况须向主席递交书面申请，否则作缺席处理。

4由副主席安排并宣布例会议程。

5各部部长清点本部出席例会人数，并汇报团总支副书记。

6每次例会都由各部门负责人汇报本部本周工作情况及下周工作计划。

（顺序依次为：

宣传部体育部学习部文艺部实践部生活部人力资源部办公室）7最后经主席商讨，确定散会。

希望团总支学生分会成员积极配合，出色完成我系学生分会的各项工作。

学院年月日,（四）时效性强这里所说的时效性，包含有两层含义：

一是文书的写作要讲究时效，如请假要先写请假条，入党入团要先写申请书，召开会议要先发布通知等，这些文书的写作都有时间限制，都要及时甚至提前撰写、拟制，不能延误。

二是文书形成后，其功用和效力也有一定的时间限制。

比如介绍信有使用的期限、聘书有聘用的期限，合同、协议书只有在有效时间里才有效力，请柬、邀请书都有明确的时间规定，计划、总结也要受到时间的制约，等等。

不同类型的文书有不同的时效性，有的比较严格，有的时效性则不明显，因此，辅导员在常用文书处理过程中要把握这一特点，科学高效地开展服务工作。

场地申请书保卫处：

根据2008级新生军训安排，我院1008级新生将举行中秋联欢晚会活动。

活动时间为2008年9月14日晚19:

3021:

30，活动人数为365人左右，特申请学校行政广场为活动场所，恳请批准！

申请单位：

学院08级二八年九月日,（五）表述的简洁性文书的目的在于应用，因而在语言表述上崇尚简洁，用简洁的语言把有关情况概括出来，用精练的文字把有关事项、条款列举出来，叙说清楚，不拖泥带水，让人一看就懂。

20年学院公开招聘辅导员拟录用人选公示根据20年学院公开招聘辅导员方案，经报名、资格审查，笔试、面试成绩，拟录用以下3位人员，现予以公示。

拟录用人选名单：

汪大勇许孝徐坚公示期：

20年月日至20年月日。

如有异议，请以书面形式反映，反映问题要实事求是，署本人真实姓名。

联系电话：

监察处：

人事处：

特此公示。

学院人事处20年月日,三、辅导员常用文书写作规范,

（一）版面规范1字号。

公文的标题使用2号小标宋体字，正文使用3号仿宋体字，小标题使用3号黑体字。

其他文书可参照公文字号，也可相对灵活。

常见其他文书标题使用2号黑体字或华文中宋字，加粗；正文使用小四宋体字，1.5倍行距；小标题使用4号宋体字或黑体字，加粗。

2回行。

文书的标题回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

不能将词语生硬拆分，造成单句词意不完整，如“关于进一步加强学生宿舍管理与服（第一行）务的通知（第二行）”。

正文回行应顶格。

数字、年份不能回行。

3不宜使用自动编号功能。

利用MicrosoftWord进行文档编辑时，通常会出现自动编号。

虽然比较便捷，但数字与文字之间的间距过大，一般不宜在文书写作中使用。

（二）格式的规范,除法定文书外，其他文书的写作要遵循“约定俗成”的格式要求。

这种写作规范并非是一种严格规定的法定形式，而是无数前人在写作实践中所取得的某种共同的认识和约定，也可以说是一种审美趣味上的趋同和共识。

而法定文书的写作，则必须遵循严格的格式规范要求。

公文格式的制作,完整的公文，是由眉首、主体、版记三大部分组成。

眉首部分,眉首由发文机关标识、发文字号、签发人、份号、秘密等级和保密期限、紧急程度等项目组成。

这一部分，占文件首页的1/3篇幅。

它由一条红色反线与主体部分隔开。

份号：

000019机密10年中共华南师范大学委员会文件华师党委200556号签发人：

主体部分,主体部分，是文件的最主要部分，由标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间等项目组成。

关于开展的通知,各市、县人民，省直属各单位：

。

附件：

1.2.（单位印章）年月日,版记部分,版记部分由附注、主题词、抄送机关、印发机关、印发时间等项目组成。

附注：

（）主题词：

抄送：

省人民政府办公厅年月日（共印份）,（三）语言的规范,文书的语言必须合乎规范和逻辑，必须合乎各种文体的书写习惯。

首先应使用规范的简化字、规范的标点，在数字的使用和排列上也应符合规范；其次在文书写作中，应多使用一些专用的词语和固定的习惯用语，如“收悉”、“拟请”、“审定”、“可否”、“遵照”、“特此”等，以体现文书语言的简洁和规范；最后要适当使用得体的约定俗成语，要求句式完整、严谨、简练，少用抒情、描写，不使用日常口语、方言土语，不用倒装、反语等修辞手法。

（四）字词规范1字。

不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字，一切以国家语言文字工作委员会颁布的汉字简化表为准。

错字是辅导员常用文书写作的大忌，不仅严重影响文书的质量，同时也可能会产生极其严重的后果。

如某文书作者使用拼音输入法将“公共管理学院”误为“公公管理学院”，一字之差，天壤之别。

2词。

不要生造词头，要注意正确运用现代高科技新术语；要使用书面语，忌用口语；要使用现代汉语，除已通用的个别文言词，如“其、之、者、所”和广泛使用的成语之外，不要文白夹杂，故意简古；慎用重叠式词语，如可用“方方面面”、“形形色色”，但不可以用“开开心心”、“明明白白”、“清清楚楚”等。

（五）数字使用的规范1阿拉伯数字。

行政公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯