项目管理及变更规定.docx

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项目管理及变更规定

1.1.4项目变更管理

变更管理流程是成功交付项目的基础。

变更管理流程确保对在项目环境中的每个变更在实施以前都得以恰当的定义、评估和审批。

变更管理过程

下图对将要执行的变更过程和程序做了一个概述，以有效地管理与项目相关的变更，同时也明确变更管理中的职责分工。

提交变更申请

本步骤中项目各方都可以提交项目变更申请，需要完成以下工作：

●变更申请人识别项目中任何方面的变更需求（如项目范围、软件需求、项目计划、组织结构等）；

●变更申请人完成填写《变更管理表》中变更申请栏，并将其交项目经理。

审核变更申请

授权项目经理对变更申请表进行初审，以决定是否需要一份充分的可行性研究报告以供项目管理委员会评估变更可能带来的影响。

做出上述决定的基本依据是：

●提交的可选择变更数目；

●申请变更可选性的复杂程度；

●提出的变更解决方案的衡量。

识别变更可行性

涉及变更的可行性识别，完成填写《变更管理表》中变更可行性说明栏，以确保对所有的变更可选项进行调查并上报，变更可行性研究包括对变更需求、变更可选项、变更成本及利益、变更风险及事项、变更带来的影响、变更的建议和计划的定义。

项目经理将整理所有变更文件并报项目管理委员会做最终审核，这些文件包括：

●原始的变更申请表；

●已通过的变更可行性研究报告；

●所有支持性文件。

批准变更申请

本步骤涉及项目管理委员会对变更申请的正式审核，填写《变更管理表》中变更审批意见、变更审批人签字。

决定是否变更的标准大致为：

实施变更给项目带来的风险、不实施变更给项目带来的风险、实施变更对项目产生的影响（时间、资源、财务、质量方面）等。

项目管理委员会可能做出下列任何一种结论：

●拒绝变更；

●要求与变更相关的更多信息；

●批准变更申请；

●在特定条件下批准变更。

实施和结束变更申请

本步骤涉及对变更的全面实施，包括：

●确定变更进度（如：

实施变更的日期）；

●实施前对变更进行测试；

●实施变更；

●对实施变更的成功度进行审核；

●就实施变更的成功度进行沟通；

●在变更日志中结束变更。

变更管理表

变更管理表是一份综合的表，包括变更申请、变更可研说明、变更审批意见、变更审批人签字。

变更申请栏中可以填写问题现象及其产生原因，如果有其他的书面说明，则可作为附件引用。

项目名称：

变更编号：

变更申请人：

变更申请人单位：

变更申请：

（变更描述和变更原因）

变更可行性研究说明：

变更审核意见：

变更审核人员签字（日期）：

1.1.5项目风险管理

项目风险涉及到项目中可能发生的潜在问题，以及它们如何妨碍项目的成功。

项目风险管理则是指为了最好地达到项目的目标，识别、分配、应对项目生命期内风险的科学与艺术。

风险管理方法

根据多年的项目实施经验，总结了一整套风险管理的方法，包括从哪里找风险，怎么分析风险和如何应对风险。

我们的具体做法是：

首先，在思想上保持持续不断的风险意识，积极识别各种风险，但不是事无巨细处处设防。

作为项目管理人员应该清楚的认识到，项目从一开始的很多东西，比如项目建议书、可行性报告或项目计划就都是在若干假设、前提、预测的基础上完成的，这些假设、前提、预测在项目实施期间有可能成立，也有可能不成立，而这其中隐藏的问题都会为项目带来风险。

其次，从宏观和项目内部两个方面找出风险的来源。

首先在宏观方面，我们从项目周期、控制过程、团队安排和人员技能等方面找出潜在的问题，并采取相应的措施规避项目风险；其次在项目内部，我们以工作分解结构图（）的每个阶段成果作为风险分析的对象，从风险来源——技术性风险、协调性风险（即政企之间形成的矛盾）和执行过程产生的风险，并且结合我们公司多年的经验与教训找出潜在的危害，然后运用概率、分布频率、平均数众数和头脑风暴法等技术手段进行风险的分析和量化，然后制订教育培训、严格执行公司各项规章与规范等相应的措施来规避风险。

第三，不断的进行项目风险分析。

随着项目的进展，已认别出的项目干系人的风险逐渐减小，但是未识别的项目干系人的风险却越来越大，而且还有其他预想不到的情况，新情况的出现都会导致新风险的产生。

因此我们在项目的实施过程中不断地进行风险分析，以便使之细化。

最后，将风险管理的计划、行动、结果进行整理、汇总和分析，形成风险管理报告，为项目的实施、控制、管理、决策提供信息基础。

风险处理程序

1.风险项目提出：

由项目中各小组提出其所面临最迫切的议题，并提出对应解决方案。

2.风险项目列表：

将所提出的项目与本项目风险项目表比较，可直接列入项目表中或是修改原有项目，使其涵盖范围扩大，之后，将其余项目作一分析，区分其是否属于正进行中工作，（例如某些已实施的项目因变更关系而重新实施，但这些项目不影响项目整体进度、成本，只是工作稍作复杂化。

）倘若判断为真正风险项目，则将其列入风险项目表中。

3.风险项目追踪：

各项目小组负责追踪其个别的风险项目，将结果与进度向项目经理报告。

此追踪工作包括移除非属风险的项目、修改控管风险的方法及增加新的项目。

若有必要，则由项目指导委员会协助风险控管。

4.风险项目检视：

此风险项目表可视其需要，于例行的项目管理计划检视会议中进行修改工作。

风险分析与应对

风险范畴

风险因素

可能的影响

缓解策略

需求阶段

需求不清

1.项目范围不清

2.客户不认可

1.挖掘客户的真实需求

2.需求评审，得到客户的确认

用户沟通

1．用户参与不积极

2．缺乏单位主管领导的支持。

1.工期的拖延

2.实施成本增加

1.加强领导与协调，统一思想，取得对整个项目目标的一致认识

2.选派一名客户代表专门负责进行项目相关的事情

3.每周召开项目例会，由用户审核需求分析等文档

4.定期通报项目进展情况，每个阶段的可交付物一定要有用户签收

项目实施

项目范围的失控

1.项目范围不自觉扩大

2.开支超额

1.成立联合项目小组。

在项目定义上仔细论证。

2.项目分期执行，新的非紧急需求在下一期实施中考虑。

系统运行

测试与实施可能会影响到生产系统

1．生产系统可能会停机

2．测试计划可能要延期

1.尽量完善计划与方案，减少停机时间。

2．和客户协作，找出影响最小的停机时间。

人员问题

项目人员不到位

1.项目周期将会延期

2.开支超额

1.授权项目经理解决冲突

2.划分项目小组

3.设置整合及跨职能区小组

1.1.5沟通管理

项目沟通

在项目中，许多专家都认为：

对于成功，威胁最大的就是沟通的失败。

与项目成功的三个主要因素分别为：

用户的积极参与，管理层的大力支持，需求的明确表达。

而这三要素全部依赖于良好的沟通技巧，特别是非信息技术人员。

一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：

沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。

沟通计划决定项目干系人的信息沟通需求：

谁需要什么信息，什么时候需要，怎样获得。

信息发布使需要的信息及时发送给项目干系人。

绩效报告收集和传播执行信息，包括状况报告、进度报告和预测。

项目或项目阶段在达到目标或因故终止后，需要进行收尾，管理收尾包含项目结果文档的形成，包括项目记录收集、对符合最终规范的保证、对项目的效果（成功或教训）进行的分析以及这些信息的存档（以备将来利用）。

沟通包括项目组内部沟通和与用户沟通两个方面，内部沟通是保证项目的内部环节运作顺畅，各项资源能按要求到位的重要工作，而进行细致的用户沟通，是避免项目目标和需求出现偏差的重要手段，沟通的方式是不拘形式的，从简短的谈话到定期的会议，从简单的书面文件到即时查询在线进度表和数据库，从电话到电子邮件，甚至视频会议，远程控制等等。

阶段评审会议

在项目建设中，在每个阶段的结束，都需要对项目结果进行阶段评审会议，以确保大家对项目进行到目前为止的结果予以认同。

参与人员根据实际情况进行调整，有可能是项目组、客户方、或者高层管理人员。

如：

需求调研阶段结束后，大家共同对需求规格说明书进行评审，确认需求规格说明书描述了客户所提出的全部需求。

报告

在项目过程中，我们会提交两种类型的报告：

《项目周报》

项目周报，可以由项目团队成员为项目经理准备，由项目经理为客户准备，或由项目经理为机关的上层管理者准备。

项目周报的纲要如下：

●自上次报告以来的工作成果；

●以前发现问题的解决进展；

●下周工作计划。

项目周报表格如下：

Ø项目周报

Ø项目经理

Ø

Ø项目名称

Ø

Ø技术经理

Ø

Ø报告日期

Ø

Ø本周计划完成的工作

Ø

Ø上周实际完成的工作

Ø

Ø上周工作的差异说明

Ø

Ø差异解决计划与建议

Ø

Ø需要的支持说明

Ø

《项目汇报》

在一个项目中，必要的汇报将能保证项目负责人对项目进行有效的控制，同时也能使用户方了解项目的进展情况，保证问题的暴露和解决能控制在一个相对比较短的时间内。

为此，在项目过程中，项目人员需要进行以下方式的项目汇报工作：

报告类型

提交周期

提交时间

主要内容

提交人员

月度工作总结

每月提交

每月16日前

本月工作内容（明确到每个工作日）；心得、建议

项目负责人；项目实施人员

项目情况汇报

项目实施过程中

随时

遇到的问题；可能导致的后果；解决思路与方法；需要的协助

项目负责人；项目实施人员

项目总结

项目结束时提交

项目结束后5个工作日内

项目基本情况；实施过程；问题及解决方法；心得、建议

项目负责人

1.2质量保障程序

本小结涉及内容为在项目实行管理中，我们所采用的质量控制方法及程序。

这在指导与监督系统集成和企业建设有着非常重要的作用，是我们向最终用户提交高满意度成果的保证。

具体内容包括几个方面：

Ø质量管理规范与标准

Ø项目质量保证策划

Ø质量度量

Ø质量考核

Ø过程监控与阶段评审

Ø系统测试与验收

Ø配置管理

Ø文档管理

Ø独立的项目审计

1.2.1质量管理规范与标准

质量管理是项目管理的关键环节。

为了确保该项目的顺利实施，根据10006项目管理质量标准的有关要求，成立专门的项目质量管理小组，对项目实施进行全程的质量管理工作。

同时在项目实施过程中将遵循10006的标准进行管理。

1.2.2项目质量保证策划

在本项目中必须统一标准，明确定义保证项目质量的责任和方法。

结合项目的实际情况，质量保证策划可分为以下几点：

Ø项目经理在项目的进度、问题上进行监督、协调和指导。

Ø项目技术负责人在项目的技术问题、实施进度上进行监督和指导。

Ø项目负责人进行项目的总体管理和控制，听取客户的意见，寻求改进的方法，由始至终负责整个项目的实施。

Ø选派具备专业特长的项目工程师认真准备针对自己领域的工作、培训或实验环境，听取客户对培训内容的建议和意见，圆满解决客户提出的相关问题。

Ø每一个阶段的工作内容结束后，做工作总结和定期的状态报告会，以保证客户和项目负责人能及时跟踪工作的进展

1.2.3过程监控与阶段评审

在项目计划阶段，成立由技术专家与用户组成的项目评审小组，职责如下：

Ø对项目可行性进行评审；

Ø对项目实施计划进行评审；

Ø对每个阶段成果和阶段报告进行评审

1.2.4系统测试

项目实施过程包括多个方面的工作和任务，每一项任务的完成、每一个文档的提交、每一个设备、软件或应用系统的交付，都有相应的完成标志和测试、评估和验收标准。

对于系统、网络与应用等重大的工作里程碑事件，测试验收工作更为严谨和充分，计划更为周密。

按照项目实施程序，整个项目实施过程中要对不同的交付项目进行如下各