合同管理办法12文档格式.docx
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（四）负责合同专用印章的管理。
无领导书面授权同意，不得私自使用合同专用章。
未加盖公司合同专用章的合同，结算部门、财务部门不得办理结算、拨款手续；
（五）公司或上级领导安排的其他事项。
第十条合同的内部法律事务需要外部法律顾问参与、协助业务的，由法务负责人按公司安排统一进行。
法务负责人根据法律法规及公司要求列席或参加公司内部重要会议，对会议决议及公司经营管理制度、决定等提出合法性建议和意见，监控、防范相关法律风险。
第二节合同业务承办单位
第十一条合同业务承办单位负责各自业务范围内、权责范围内的合同签订、履行，并管理本部门承办的合同，主要职责是：
（一）负责起草本单位业务范围内、权限范围内的合同文本，并牵头组织业务洽谈、资信调查及按公司流程进行合同的评审、签订等工作；
（二）负责监控合同的履行，随时掌握所签合同的履行情况，及时向合同管理部门通报合同在履行中发生的问题，同时提出解决问题的意见和建议；
（三）当发生合同纠纷时，及时收集有关证据和有关资料的保管工作；
并参与处理业务范围内、权责范围内的合同纠纷。
（四）合同承办部门应当在合同签订后5日内将签字、盖章齐全的合同原件交公共关系部存档，并将其复印件留本部门备案。
第十二条在以公司名义对外进行的招投标活动中，对于中标后的中标通知书及合同业务，由合同业务承办单位办理。
第十三条需要报国家政府机关或者有关单位审批的合同，由公司公共关系部组织报批，合同承办部门协助办理。
合同内容涉及公司其他部门决定权限的，经办部门应征求其他部门意见后启动签约工作。
若需主管部门或上级领导提前批准的，必须经过批准后，才能启动签约工作。
第三节合同管理员
第十四条合同承办部门应当根据本部门情况指定兼职合同管理员，负责合同基础资料的管理和移交工作，建立合同基础资料档案，确保完好无缺。
第十五条合同管理员应当具有从事合同管理所需的基本法律专业知识，熟悉本部门相关业务和技术。
第十六条合同管理员向本部门主要领导负责，履行相应职责，合同业务上接受合同管理部门指导。
其职责如下：
（1）指导合同承办人按合同审批部门提出的审查意见完善合同条款。
（2）对本部门承办管理的合同进行编号《合同编号规则》（附件三）、登记、保存，建立健全本部门合同登记台帐，向合同管理部门报送合同签订报表和合同履行情况表。
第十条 为方便合同管理，明确责任，按合同性质将合同分类编码如下：
1．买卖合同-A
2．供用合同-B
3．赠与合同-C
4．借款合同-D
5．租赁合同-E
6．融资合同-F
7．承揽合同-G
8．建设工程合同-H
9．运输合同-I
10．技术合同-J
11．保管合同-K
12．仓储合同-L
13．委托合同-M
14．其他合同-N
第十一条 合同编号：
由公司工作部统一编制。
合同编号格式：
分类-年号-月份–日 –序号
分类：
按第十条规定的类别及代码进行编码
年号：
取公元年号。
如：
2007年为07，以此类推。
月份：
如3月为03，以此类推。
日 ：
如5日为05，以此类推。
序号：
合同顺序号，应连续编号。
01，02，03，以此类推。
（3）督促合同承办人员履行合同。
（4）对合同订立、履行过程中发现的问题及时向本部门负责人和合同管理部门汇报，并提出处理建议。
（5）对发生的合同纠纷，应及时向本部门负责人汇报，并通报审计部、法务部门、财务部及与合同纠纷相关的部门。
第四节合同基础资料的管理
第七十九条各单位应当加强合同基础资料的管理工作，建立健全合同基础资料管理制度。
第八十条合同基础资料包括但不限于：
合同当事人的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、法律文件审核表、法律文件审核表、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等有关资料。
第八十一条合同基础资料是涉及企业商业秘密的重要文件，合同基础资料生成后，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。
严禁涂改、毁损合同基础资料。
严禁个人私自保管合同基础资料。
严禁随意出借合同基础资料。
严禁泄露合同基础资料中的内容。
第八十二条每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏，此编号由合同管理员根据《合同编号规则》分配。
每一份合同一般包括合同正本（含提交事项的具体报告或情况说明）、副本（若有）及附件，变更、解除合同的协议等。
第八十三条公司各合同承办部门应建立本部门的合同登记台帐，法务部门应建立公司的合同管理台账，并监督各合同承办部门建立合同登记台帐的情况。
第八十四条合同台帐的主要内容包括：
序号、合同号、签约日期、价金、对方单位、履行情况及备注等。
台帐应当做到准确、及时、完整。
第三章合同的签订
第一节签订合同的职权和授权
第十七条公司董事长为法定代表人，可代表公司签订所有合同。
须经公司股东大会或董事会审议通过方可签订的合同，只能由董事长或董事长授权特定人员签订。
第十八条公司总经理可签订董事会授权、公司章程及相关制度赋予给总经理的权限内的所有合同。
第十九条经公司董事长书面授权或依据公司相关制度授权，公司相关人员可在授权范围内代表公司签订相关合同，公司实行“谁签约、谁负责”的原则，签订合同的人员，应勤勉尽职地代表公司对该合同业务负责。
第二十条授权范围内的合同事项，须经公司内部决策程序决策的？
，应按决策的结果办理相关合同事项。
第二节合同的内容
第七条 一般合同由经办人自行拟稿，应根据国家有关法律法规或国家格式化的合同由经办人编写
，合同要求标的清晰，用词准确，结构严谨，逻辑严密，维护公司的合法权益。
第八条 合同内容由当事人约定，应当包括以下条款：
1．当事人的名称或姓名，住所及联系方式；
2．标的；
3．数量；
4．质量；
5．价款或者报酬；
6．履行期限、地点和方式；
7．违约责任；
8．争议解决的方式；
9．当事人约定的其他条款。
第九条 合同条款要履行合同的全部内容，不留空白，对有可能引起变化的条件，如政策变化、市场变化、设计变更等各种因素，尽可能做出预见分析，防止在条款中留有空隙。
条款文字准确，对一词多义的词语，要有明确的解释，对限制词、修饰词必须注明范围、时限。
第二节合同签订程序
第二十一条签订合同应当遵守国家法律、法规和政策的规定，遵守公司合同管理制度，坚持平等、自愿、公平、诚实信用的原则。
第二十二条合同应以书面方式订立，经常性合同通常采用公司规定的格式合同文本；
非经常性合同按流程联合拟制、审查，经领导审批后予以执行。
国家法律法规规定需使用格式合同的，应从其规定。
第二十三条签订合同前，承办单位应当了解合同相对人的下列情况：
（一）主体资格是否真实、合法；
（二）资信情况是否全面、可靠；
（三）履约基本能力；
（四）对方代理人的代理事项、权限和代理期限；
（五）合同标的的真实性；
（六）其他应当掌握的相关情况。
第二十四条签订合同前，应当要求合同相对人出具《法定代表人授权委托书》（或法定代表人证明书）、《企业法人营业执照》以及其他主体资格证明、产品质量证明、服务技术证明或资格证书等资料，并作为合同评审附件。
资料为复印件的，应当加盖单位公章。
第二十五条合同签订前，应以公司利益为前提进行必要的谈判。
合同谈判由合同承办单位负责；
必要时，可以要求公司相关业务部门参与合同谈判。
第二十六条合同如经公开招标确定合同对方的，承办部门在起草签订合同时，应将招标文件作为合同的附件一同审查报批。
第二十七条合同书或协议书须主要条款完备、内容合法、意思表示清楚，且不得有损公司合法利益。
承办合同业务时，应尽可能地由我方起草合同草稿。
对于销售和采购类合同，合同承办部门应拟订格式合同，并尽可能使用我方的格式合同。
第二十八条合同生效签字应当由法定代表人或其授权代理人进行。
授权代理人签订合同的，必须由法定代表人签发“法定代表人授权委托书”，委托书中应当明确委托代理的事项、权限或期限以及是否有权转委托，并加盖公司的公章。
第二十九条有预付价款的合同应查明对方资信情况和履约能力，应经分管领导同意，必要时可要求对方提供担保；
首次支付预付款不得超过该合同总金额的30%（如有特殊情况，须分管领导审批同意），定金不得超过该合同总金额的20%。
质保金的比例最低不得低于合同总金额的5%。
第三十条合同价款或酬金的确定应按有关规定和程序，由合同承办部门按市场原则进行询价，并提出建议，经相应决策程序后由公司分管领导审定。
第三十一条合同约定的质量条款，对于有特殊质量要求的，须经公司相关职能、技术部门审定；
凭样品买卖的，应将样品封存，并对样品质量予以说明，交付物应与样品及其说明质量相同。
第三十二条合同中解决争议方法条款，应据情做出选择：
（一）需经我方认可合同才能成立时，我方应选择昆明仲裁委员会或我方所在地有管辖权的法院；
（二）需经对方认可合同才能成立时，力争选择昆明仲裁委员会仲裁或对我方有利的法院管辖；
第三十三条签订合同时，原则上应当让公司先行签字盖章，或者双方同时签字盖章。
对方先签字、盖章的情况下，公司审查人必须对合同逐条核对，防止对方修改、增加、删除合同内容。
第三十六条合同文本签字之前，具分管领导或经其授权签约的人员，应仔细查阅审查意见，审阅合同内容。
第三十七条审查人若发现对公司明显不利的问题，或合同的签订程序、内容有严重违反法律、法规及本办法的规定，应不予签字。
第三十八条合同签字人应代表公司对所签订的合同承担相应责任和义务，如因合同签字人的过错导致公司利益受到损失，公司可追究相关责任人的责任。
第三十九条禁止合同签字人没有授权、超越授权范围或者授权终止后以公司名义订立合同。
禁止代理人和第三人串通，利用合同损害公司的利益。
禁止代理人以公司的名义与自己或自己代理的第三人订立合同。
禁止代理人擅自转委托。
禁止代理人利用合同谋取不正当利益。
第五章合同的审查
第四十条根据合同类型及所涉项目和业务的不同情况，合同承办部门按各部门职能范围有选择地征询其他相关部门，但必须包含财务、审计、法务等部门，对合同文本提出意见和建议，具体流程参照《合同审批表》（附件一）和《合同管理流程表》（附件二）。
第四十一条合同评审的主要内容包括：
合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同项目的技术性和合同内容的合法性。
在合同评审中，按照归口把关、分工负责的原则，有关部门对合同中经济性、市场性、技术性内容是否适宜；
是否符合部门规范；
是否反映了领导意图和公司利益、对合同形式要件（如是否有错字、错句以及事实、数据的真实可靠性）等负责。
第四十二条合同文本拟制后，由文件提交部门填报《合同审批表》，按表格顺序交由各相关负责人审核稿件，亲笔签署姓名、收文时间和意见签署时间。
若各负责人因出差或其他特殊情形无法及时签署文件，则应以传真、手机短信或电子邮件等文字方式授权公司其他人员代为履行职责。
若情况特殊无法授权的，则以传真或电子邮件方式送达该环节会签负责人。
第四十三条各部门负责人对合同有不同意见的，不能保留性的签署同意，须写明异议问题。
若异议问题属于本部门工作范围，则应同时写出对所提问题的解决方案；
若异议问题属于其他部门工作范围，应同时写出对所提问题的解决建议，由文件提交机构将异议问题及意见、建议转交其他部门负责人安排并将解决办法反馈回提出异议问题及意见、建议的部门。
第四十四条对合同没有意见的，则要签署同意。
只签署本人签名而未表明同意的，视为同意。
各部门负责人不能出具模棱两可的意见。
第四十五条当所有参与合同文本评审的部门署明意见后，由文件提交部门依据合理合法的原则吸收各部门意见和建议后将修改后的合同文本提交总经理审批。
第四十六条报送总经理审批应当为原件。
文件一经核签，未经签发人同意，任何人不得擅自改动。
第四十七条总经理审批通过后，文件提交部门应将合同文本报送公共关系部复核、盖章。
复核前，合同文件在盖章前应由提交人根据流程中的相关合理合法意见和建议修订校对，法务负责人复核。
第四十八条经复核，修改后的文本存在新的法律性问题、合同文本存在形式错误（如错字、错句等）或文本须进行变更时，文本退回提交部门修改或重拟。
第四十九条审查分工：
公司合同由总经理总负责并最终审批，分管副总具体负责，法律审查及归口部门为董事会办公室。
审查内容包括且不限于：
1.承办部门负责人：
根据合同签订的实际情况选择相应的合同文本；
提出合同范本的初步框架，根据谈判情况拟定基本商业条款，例如：
产品或服务情况、付款方式、付款金额、付款时间、交货方式等，了解合同的履行情况等；
2.协办部门负责人：
在其部门职能和工作范围内提出专业化意见；
3.财务部负责人：
合同中付款方式、付款时间、结算办法等与财务相关的条款，按照合同进行应收应付款管理等；
4.审计人员：
负责对合同履行等情况的审计。
5.法务负责人：
参加合同审核、管理等活动，督促合同的及时履行，审查合同管理过程中的法律问题等。
第五十条每个环节审核人员的评审期间，一般合同为1个工作日内，重大、复杂的合同为2个工作日内。
审查部门应当在规定期限内提供审查意见，经上级领导批准，上述时间可以延长1-3个工作日。
若需要文件提出部门或第三方确认落实与合同相关的情况的，评审期间自情况确认落实之后开始计算。
上述工作日遇节假日顺延。
第四章合同的履行
第五十一条合同正式生效前，不得实际履行合同。
禁止履行手续不完备，不符合本办法规定的合同。
第五十二条合同经审查签订后，如有涉及其他部门的业务，需要其进行合同的交底。
第五十三条合同成立并生效后，合同签订人或经其指定的合同承办人应负责办理该合同的履行事宜。
第五十四条验收合同标的的部门或人员，应严格按合同约定的品种、数量、质量及相关资料逐项检查验收，并以书面方式作出准确记录，由合同双方当事人在记录上签字确认。
检验结果与合同约定不符，对方人员在场的，应立即提出；
对方人员不在场的，应在合同约定期限内以书面方式通知对方。
争议未解决之前，不得动用合同标的。
第五十五条合同签订后因我方责任造成违约的，合同承办人应及时向分管领导报告，采取适当补救措施，尽量避免或减少公司可能遭受的损失。
出现对方违约，合同承办人应及时向分管领导报告，按合同的约定和有关法律规定代表公司追究违约方责任，未经公司董事长或总经理同意，不得擅自放弃追究违约责任的权利。
合同承办人如发现有证据表明或判断对方不再具备履行合同的能力时，应立即向分管领导汇报并采取相应措施。
第五十六条如在合同履行过程中发生争议，合同承办部门及合同承办人应及时向分管领导汇报，并与对方进行协商，无法协商可能进入诉讼或仲裁程序的，应及时将相关情况通报董事会办公室，由董事会办公室协助合同承办部门一起处理合同争议事项。
第五十七条财务部通过结算监督合同履行，严格审查单证，严格执行合同付（收）款的规定，对违规签订、未处理违约责任或未按约履行的合同，应暂缓或者拒绝办理付款业务。
第五十八条合同承办人应记录合同履行情况，妥善保管合同及与合同相关的信件、传真、电子邮件等资料，合同及相关资料的原件应及时交公共关系部存档。
第六章合同的变更、中止、解除和转让
第五十九条已签订的合同在履约过程中，双方不得擅自变更或解除。
如确需变更、中止、解除和转让任一情形的，报分管领导同意后，根据公司实际情况采取相应措施。
合同的变更、中止、解除和转让，按原合同的签订权限办理。
第六十条合同成立后，合同承办人应关注对方的变化，发现对方有经营状况恶化、转移财产、抽逃资金及逃避债务，或丧失商业信誉等可能丧失履行合同能力的情况，经我方要求对方提供履约担保对方不能提供的，应及时向分管领导报告，在取得相应证据后应当立即中止履行，并通知对方。
在上述情形消失或对方提供有效的担保后恢复履行。
第六十一条当我方发生需要变更合同的情况时，除法律、行政法规有特别规定的以外，应当以书面形式通知对方，与对方进行协商，包括变更的理由、变更的具体内容、变更生效的具体方式、答复的形式与期限等，双方应在变更内容的文件上签收。
当我方接到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订书面变更协议。
因变更造成经济损失的，应当向对方提出索赔。
第六十二条最终签订的合同若与法律文件审批流程中提交的原始合同不相符的，应重新启动法律文件审批流程。
实质性修改的合同应当重新启动法律文件审批流程。
第六十三条生效的合同可以依法转让。
合同的当事人一方可以依法将合同的权利和义务全部或部分转让给第三人。
债权人转让权利，应当通知债务人。
未经通知，该转让对债务人不发生效力。
债务人转移义务的，应当经债权人同意。
第六十四条设定了担保条款的合同进行变更和转让，应当征得原担保人的同意，并在变更或转让协议上加盖担保人的印章。
第六十五条当事人协商一致的，可以解除合同。
当事人可以约定一方解除合同的条件。
解除合同的条件成就时，解除权人可以解除合同。
第六十六条因不可抗力、对方违约导致不能实现合同目的的，可以解除合同，并及时通知对方。
第六十七条公司依照合同约定或依照法律规定解除合同的，应当以书面形式通知对方，包括解除的理由、法律依据、权利义务的承担等，并要求对方在文件上签收。
公司接到对方解除合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当，如有异议，应当以书面形式提出，如有必要可以依法请求人民法院或仲裁机构确认合同的效力。
如果因解除合同而损害了我方利益，应当向对方提出书面索赔请求，并要求对方在文件上签收。
第六十八条对方提出变更、解除合同或者转移债务时，我方应当在规定的期限内以书面形式明确答复对方，并要求对方在文件上签收。
第六十九条经上级主管机关批准的合同，变更、转让、终止协议应当报原批准机关批准。
第七十条订立合同的变更、转让、终止协议，由原经办机构负责组织。
对于特殊情况下合同履行过程中合同中止，必须及时办理中止手续，收集因中止合同给我方带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。
中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。
合同的中止与恢复都必须通知上级合约管理部门。
第七十一条合同的变更、中止、解除和转让，需保留相关的证据。
第七章合同之债的管理和合同纠纷的处理
第七十二条合同发生纠纷时，合同承办人按分管领导的指示会同本部门合同管理员与对方协商解决，并及时向分管领导报告。
如需要采取法律手段解决的，应及时将相关情况报至董事会办公室、公共关系部，并提供完整的证据材料（包括往来书件、电报、电传、图表以及电话记录、会议纪要、补充协议以及物证等），董事会办公室认为需要立即采取诉讼或仲裁方式解决的，报公司总经理决定。
执行部门、承办部门应及时收集有关证据，以利于纠纷的解决。
第七十三条合同纠纷在进行协商时，合同承办人及承办部门必须确保该纠纷不得超过诉讼时效，对于即将超过诉讼时效的纠纷，应至少在超过诉讼时效的前一个月将相关情况报至董事会办公室。
第七十四条公司董事长或总经理决定采取诉讼或仲裁方式解决合同纠纷或者因合同纠纷起诉或申请仲裁的，由公司授权有关人员代表公司办理诉讼或仲裁的相关事宜。
第七十五条合同纠纷经协商达成一致意见的，应订立书面协议。
第九章合同的公证及担保
第七十六条国家法律法规规定需要公证的合同，应予以公证。
第七十七条承办部门或董事会办公室认为需要公证的合同或发生合同争议需要保全证据的可予以公证。
第七十八条合同设立担保的，应明确担保的方式和范围，可以作为主合同的一个条款，也可以另外签订独立的担保合同，作为主合同的附件。
经双方协商一致，可以根据实际情况将担保条款或担保合同设定为主合同的生效条件。
第十章合同监督检查
第八十五条合同履行过程中，各相关职能部门都应当按照公司的管理制度及各自的职责范围实施监督检查。
第八十六条合同监督检查是企业合同管理的重要内容。
董事会办公室有权定期、不定期检查本公司及所属机构合同的管理情况，保证合同的顺利履行。
必要时，可以组成由董事会办公室牵头，有关职能部门参加的合同监察小组，共同进行检查。
第八十七条合同监督检查的主要内容有：
（一）合同管理制度的制定和落实情况；
（二）合同基础资料保管和合同管理档案建立情况；
（三）合同的签订和履行情况；
（四）合同纠纷的处理情况；
（五）对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况。
第八十八条在合同监督检查过程中，被检查单位和人员应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。
第八十九条合同监督检查小组有权根据检查情况，向被检查单位和个人提出以下处理意见，被检查单位和个人应当执行：
（一）对于未按公司规定执行合同管理制度，责令限期改正；
（二）对于在签订、履行和管理合同中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的，或者利用合同谋取不正当利益的单位或者个人，建议有关部门追究其责任；
（三）对于违法、违规向外单位和人员提供或者借用证明、营业执照、资质证书、银行帐号、已盖章的空白介绍信和合同书等签订合同，造成经济损失的建议有关部门追究直接责任人的相应法律责任；
未造成损失的，建议对其进行行政处分；
（四）对于在合同管理工作中成绩显著，
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