英语实用文体写作系列 7备忘录Word格式文档下载.docx
《英语实用文体写作系列 7备忘录Word格式文档下载.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《英语实用文体写作系列 7备忘录Word格式文档下载.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
其标准格式如下：
Heading（书端）
From（发文人）Date（日期）
To（收文人）
Subject（事由）
Body（正文）
（二）写作注意事项
1、书端（Header/Heading）部分包括发文机关的名称、地址、发文日期，有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。
许多机关有自己特制的信笺，在写书端时，其格式和标点符号的使用与一般信件的写法相同。
2、称呼从左边顶格写起，对一般机关、团体的负责人一般用DearSir，对政府官员可用Sir。
3、在date,to,from,subject字样后填上相应的内容。
Date：
（日期，如September12,2005）
To：
（收文人/致，如AllFaculty）
From：
（发文人/自，如JimB.Hardemann）
Subject：
（事由/由，如FacultyMeeting）
日期：
要采用正式的全部拼写。
因为在有些国家，“12/01/05”是指“2005年12月1日”，而在其他国家却是“2005年1月12日”。
致和自：
通常省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。
“自：
”后面写你名字的首字母大写，然后接你的姓。
事由：
要具体。
例如：
Date:
January24,2006
To:
F.Prefect
From:
A.Dent
Subject:
MySuggestedRevisionstotheLocalDemolitionSchedule
日期：
2006年1月24日
致：
F.普里费科特
自：
A.邓特
由：
关于地方拆除计划的建议修订案
4、在上述字样下面空两行写正文，阐明写作原因（purpose）。
采用回答记者问题的方式，回答：
who，what，when，whereandwhy。
5、一般不用称呼和结尾礼词。
6、发文人的姓名首字母写在与正文末行空一行的地方。
三、经典范文
例1、Directions:
Writeamemorandumofabout100wordstothestudentservicedepartmentandaskthemtofixatelephoneforeachdormitory.
MEMO
August16,2006
Theleaderofstudentservicedepartment
LiMing
Telephone
DearSir,
Iwouldliketoremindyouthatweareinwantofatelephoneforeachdormitory.Asauniversitystudent,weneedtocopewiththedailyincreasingcommunicationswithteachers,friendsandpeopleoutsidethecampus.
Weneedatelephonetogetandsendmessage,whichisimportantforus.Thoughmostofushavemobilephonesande-mailaddress,atelephoneinthedormitoryisafterallthemostconvenientandcheapesttoolofcommunication.Ihopethatyouwillpayattentiontothisproblemandsolveitassoonaspossible.
Regards.
Yours,
备忘录
日期:
2006年8月16日
致:
学生服务部门领导
从:
李明
主题:
电话
亲爱的先生,
我想提醒您,我们每一个宿舍都需要一部电话。
作为大学生,我们需要应对日益增多的与老师、朋友和校外人士的交际。
我们需要电话接收和发送信息,这对我们很重要。
尽管我们大多数有手机和电子邮件,宿舍中的电话毕竟是最方便和最便宜的交流工具。
我希望您会注意这个问题并予尽快解决。
问候。
真诚的,
例2、Directions:
YouaresupposedtowriteaMemorandumofabout100wordstotheleaderofthesupplysectiontoborrowonemoremicroscopeforyourbiologicalexperiment.Itshouldinclude:
1）Whyyouneedthemicroscope.
2）Whenyouneedit.
MEMO
July12,2006
Mr.Gates,leaderofthesupplysection
LiMingofthebiologicallaboratory
Microscope
I'
mastudentofbiologydepartmentandwearebadlyinneedofanextramicroscopeinordertoimproveourexperimentalwork.
OurexperimentwillstartonFriday,sopleaseissueamicroscopetousassoonaspossiblesothatwecanpreparebetterfortheexperiment.
Withkindregards.
Yourssincerely,
注：
在写备忘录的时侯，一定要注意它的格式，尤其要在开头写清楚是谁写给谁来备忘的，用“From:
／To”两个单词即可。
2006年7月12日
盖茨先生,供应科长
李明，生物实验室
显微镜
我是生物系的学生，我们非常需要另外一台显微镜以改进我们的实验工作。
星期五我们的实验将开始,所以请尽快配备显微镜以便我们能更好为实验做准备。
致以亲切的问候。
敬上,
例3、Directions:
Ifyouaretheteacherofthestudents’counselor’soffice:
P.Steelpes,andyouhavereceivedaletterforrequestingforpaideducationleavefromastudent.Writehimamemotoreplyhimincludingdetails:
1）Theresultofhisrequirement.
2）Thereasonforrejecting.
3）somesuggestions
Youshouldwriteabout100words.
RecordsSection
P.Steelpes,CareerPlanning
RequestforPaidEducationLeave
May22,2006
InresponsetoyourrequestforoneyearofpaideducationleavetotakeadegreeinEnglishliterature,Ihavetoinformyouthatwecannotauthorizethisleave.
Whileweappreciateyourdesiretoimproveyourknowledge,wefeelthatEnglishliteratureisnotdirectlyrelatedtoyourpresentpositionandtothegoalsofthisorganization.
Iamawareofyourgreatinterestinliterature,andIwouldliketopointoutthatyoucouldgainadvantagetoapplyforleavewithoutpay.
Ifyouneedanotherinformationontheabove,donothesitatetokeeptouchwithmeatanytime.
P.Steelpes
本篇备忘录的格式很标准。
档案科
P.斯蒂尔皮斯,职业规划
要求有偿的教育事假
2006年5月22日
谨复您的一年有偿的教育事假而取得英语文学学位的请求,我必须通知您,我们无法批准这事假。
我们赞赏您改进知识的欲望,但我们认为,英国文学不是直接地与您的当前职位和跟机构的目标有关。
我意识到您对文学有浓厚兴趣,我想指出,您能申请无薪休假。
如果您需要其它关于上面的信息,请随时与我联系。
P.斯蒂尔皮斯
例4、Directions:
Youareasupervisorofabigcompany.Thechiefofoperationswantstoadoptthe“punch-in”systemtoincreaseproductivity.Writeamemototalkaboutthis:
1）Doesthe“punch-in”systembenefitthecompany?
2）Ifthecompanydoesn’tadoptit,whatelsecanwedotoincreaseproductivity.
DavidGreen,ChiefofOperations
TonyParty,Supervisor
Commentsonthe“Punch-in”System
March.22,2006
ThisisfurthertoyourmemodatedMarch.20,2005,inwhichyouproposedthatemployeesadoptthe“punch-in”system.
Ifullyagreewithyouthatwemustincreaseproductivity.Asfarasyourproposalthatifthe“punch-in”systemisadopted,wewouldhaveatightercontrolovertheemployeesisconcerned.However,Idon’tthinkso.Ipersonallythinkthat,toaccomplishthis,weshouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster.Ifeelthatifwe（thesupervisors）couldmeetwithyou,wecoulddiscussdifferentpossibilitiestocreatesuchincentiveness.
Yourconsiderationofthissuggestionwouldbeappreciated.
TonyParty
此篇是对一篇备忘录的回复。
生产主管认为实行打孔考勤制度（“punch-in”system），有利于增加生产效率,但督察却不这样认为。
他认为“shouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster”。
大卫·
格林,生产主管
托尼·
帕蒂,督察
关于打孔考勤制度的评论
2006年3月22日
这是进一步来回复您2005年3月20日的备忘录,其中您提议雇员应采取打孔考勤制度。
我完全同意，我们必须增加生产力。
就您的提案，如果采取打孔考勤制度,我们可以更牢固地控制雇员。
但是,我并不这样认为。
我个人认为,为了完成这项工作,我们应该给予雇员更多鼓励使其更快地工作。
我觉得如果我们（监督员）能和您会面的话,我们可以谈论创造这样激励的不同的可能性。
我们非常重视您对这个建议的考虑。
帕蒂
例5、Directions:
YouareamanagerofadministrationofficenamingVera.M.Bradford.TheboardofdirectorshavedecidedtoanewtheFitnessCenter.Writeamemototellalltheemployeesthat:
1）Howlongwillthisprojectbelastfor?
2）Welcometheemployeestoprovidesuggestions.
EveryEmployees
BrianAponte
November18,2005
FitnessCenter
TheboardofdirectorsapprovedtheideaforanewFitnessCenteratitsmeetingyesterday.
WorkontheFitnessCenterwillbeginrightnowandshouldbecompletedwithin90days.Anemployeerepresentativefromeachdivisionwillbeappointedtodeterminethetypeofequipmentandprogramsthatwillbemadeavailable.
Wearehappytobeabletoprovideafacilitythatwillcontributetothephysicalfitnessofallouremployees.Yourrepresentativeonthetaskforcewillcontactyousoonforyoursuggestionsaboutactivitiesandequipment.
AdministrationOffice,Manager
这是一篇关于公司修建健身中心的备忘录。
备忘录中说健身中心工作马上开始而且“completedwithin90days”。
而且希望各部门代表与主办部门联系，征求关于活动和设备的意见。
每个雇员
布赖恩・阿庞特
2005年11月18日
健身中心
理事会昨天在会议上批准了为健身中心更新设备的建议。
健身中心的更新工作从现在开始，应该在90天之内完成。
每个部门都将有一个雇员代表来决定设备类型和可用项目。
我们非常高兴能提供有助于所有我们雇员的身体健康的设施。
您的工作小组的代表将很快与您联系，了解您关于活动和设备的建议。
布赖恩・阿庞特
管理办公室经理
例6：
考研样题：
Directions:
Youareanactivememberofthestudentnewspaper.Thenewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Writeamemothatwillappearinthenewspapernextweekdescribingthepositionavailable.
Youshouldwriteabout100wordsonANSWERSHEET2.
范文：
October10,2005
Allstudents
A.Buttle
JournalistPositionAvailablefortheSummerSemester
Thestudentnewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Applicantsshouldcurrentlybestudyingattheuniversity,andshouldpreferablyhaveatleasttwoyears’writingexperience.
Thesuccessfulapplicantwillbeexpectedtowritetwoarticleseveryweekonhappeningsinthecityandoncampus.ThepositionwillcommenceattheendofMayandwilllastthroughtotheendofAugust.Thesalaryforthepositionisnegotiableandwillbebasedonexperience.Ifyouareinterested,pleasesendyourresumetothecampusnewspaperoffice.
2005年10月10日
致：
全体学生
自：
A.巴特尔
事由：
夏季学期记者招聘
学生报正在招聘夏季学期的记者。
条件是应聘人应是本校的在校生，最好至少有两年的写作经验。
被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。
工作是从五月底开始，一直持续到八月底。
工资待议，且会以其经历为依据。
感兴趣者，请把你的简历寄到学校报社。
Notes：
1.“remind”一词用法比较多，可以在后面直接接人或宾格，如“提醒我”译为“pleaseremindme”。
如果提醒某人某事则用“remindsomebodyofsomething”，也可以在后面加从句，即“remindsbthat”，“remind”还有一个意思为“使想起”同样用“remind…of…”的结构，应注意与提醒某事区分。
2.文中的“badly”是“非常的，迫切的”意思。
3.短语“inorderto”同下句的“sothat”意思是一样的即：
为了，目的是。
不同的是前者后接动词原型而后者常跟目的状语从句，类似的短语还有“inorderthat”，用法与“sothat”相同。
4.inresponseto反馈。
如，Inresponsetoyourinquiry…谨复阁下询问……
5.request（n.）for要求，请求。
如，repeatedrequestsforhelp一再请求帮助；
makearequestforquiet请求安静。
6.beawareof注意到、当心。
e.g.Wearenotfullyawareofthegravityofthesituation.我们十分明白形势的严重性。
7.pointout指出。
e.g.pointoutamistake指出错误
Canyoupointoutthemanyoususpect?
你能把你怀疑的那个人指出来吗？
8.incentiven.动机，刺激，鼓励。
三、常用句型USEFULEXPRESSIONS
1.TherearetwoproblemswhichIwouldliketobringtoyourattentionconcerningthestaffchangesinmyDepartment.
就我部人事变动事宜，我有两个问题向你汇报。
2.IwouldsuggestthatweapproachtheworkersunionandaskMr.ChenX
升级会员 