英语实用文体写作系列 7备忘录Word格式文档下载.docx

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其标准格式如下:

Heading(书端)

From(发文人)Date(日期)

To(收文人)

Subject(事由)

Body(正文)

(二)写作注意事项

1、书端(Header/Heading)部分包括发文机关的名称、地址、发文日期,有的还包括电报挂号、电传号、电话号码等。

许多机关有自己特制的信笺,在写书端时,其格式和标点符号的使用与一般信件的写法相同。

2、称呼从左边顶格写起,对一般机关、团体的负责人一般用DearSir,对政府官员可用Sir。

3、在date,to,from,subject字样后填上相应的内容。

Date:

(日期,如September12,2005)

To:

(收文人/致,如AllFaculty)

From:

(发文人/自,如JimB.Hardemann)

Subject:

(事由/由,如FacultyMeeting)

  日期:

要采用正式的全部拼写。

因为在有些国家,“12/01/05”是指“2005年12月1日”,而在其他国家却是“2005年1月12日”。

  致和自:

通常省去诸如“教授”或“先生”这类头衔。

“自:

”后面写你名字的首字母大写,然后接你的姓。

事由:

要具体。

例如:

Date:

January24,2006

To:

F.Prefect

From:

A.Dent

Subject:

MySuggestedRevisionstotheLocalDemolitionSchedule

日期:

2006年1月24日

致:

F.普里费科特

自:

A.邓特

由:

关于地方拆除计划的建议修订案

4、在上述字样下面空两行写正文,阐明写作原因(purpose)。

采用回答记者问题的方式,回答:

who,what,when,whereandwhy。

5、一般不用称呼和结尾礼词。

6、发文人的姓名首字母写在与正文末行空一行的地方。

三、经典范文

例1、Directions:

Writeamemorandumofabout100wordstothestudentservicedepartmentandaskthemtofixatelephoneforeachdormitory.

MEMO

August16,2006

Theleaderofstudentservicedepartment

LiMing

Telephone

DearSir,

Iwouldliketoremindyouthatweareinwantofatelephoneforeachdormitory.Asauniversitystudent,weneedtocopewiththedailyincreasingcommunicationswithteachers,friendsandpeopleoutsidethecampus.

Weneedatelephonetogetandsendmessage,whichisimportantforus.Thoughmostofushavemobilephonesande-mailaddress,atelephoneinthedormitoryisafterallthemostconvenientandcheapesttoolofcommunication.Ihopethatyouwillpayattentiontothisproblemandsolveitassoonaspossible.

Regards.

Yours,

备忘录

日期:

2006年8月16日

致:

学生服务部门领导

从:

李明

主题:

电话

亲爱的先生,

我想提醒您,我们每一个宿舍都需要一部电话。

作为大学生,我们需要应对日益增多的与老师、朋友和校外人士的交际。

我们需要电话接收和发送信息,这对我们很重要。

尽管我们大多数有手机和电子邮件,宿舍中的电话毕竟是最方便和最便宜的交流工具。

我希望您会注意这个问题并予尽快解决。

问候。

真诚的,

例2、Directions:

YouaresupposedtowriteaMemorandumofabout100wordstotheleaderofthesupplysectiontoborrowonemoremicroscopeforyourbiologicalexperiment.Itshouldinclude:

1)Whyyouneedthemicroscope.

2)Whenyouneedit.

MEMO

July12,2006

Mr.Gates,leaderofthesupplysection

LiMingofthebiologicallaboratory

Microscope

I'

mastudentofbiologydepartmentandwearebadlyinneedofanextramicroscopeinordertoimproveourexperimentalwork.

OurexperimentwillstartonFriday,sopleaseissueamicroscopetousassoonaspossiblesothatwecanpreparebetterfortheexperiment.

Withkindregards.

Yourssincerely,

注:

在写备忘录的时侯,一定要注意它的格式,尤其要在开头写清楚是谁写给谁来备忘的,用“From:

/To”两个单词即可。

2006年7月12日

盖茨先生,供应科长

李明,生物实验室

显微镜

我是生物系的学生,我们非常需要另外一台显微镜以改进我们的实验工作。

星期五我们的实验将开始,所以请尽快配备显微镜以便我们能更好为实验做准备。

致以亲切的问候。

敬上,

例3、Directions:

Ifyouaretheteacherofthestudents’counselor’soffice:

P.Steelpes,andyouhavereceivedaletterforrequestingforpaideducationleavefromastudent.Writehimamemotoreplyhimincludingdetails:

1)Theresultofhisrequirement.

2)Thereasonforrejecting.

3)somesuggestions

Youshouldwriteabout100words.

RecordsSection

P.Steelpes,CareerPlanning

RequestforPaidEducationLeave

May22,2006

InresponsetoyourrequestforoneyearofpaideducationleavetotakeadegreeinEnglishliterature,Ihavetoinformyouthatwecannotauthorizethisleave.

Whileweappreciateyourdesiretoimproveyourknowledge,wefeelthatEnglishliteratureisnotdirectlyrelatedtoyourpresentpositionandtothegoalsofthisorganization.

Iamawareofyourgreatinterestinliterature,andIwouldliketopointoutthatyoucouldgainadvantagetoapplyforleavewithoutpay.

Ifyouneedanotherinformationontheabove,donothesitatetokeeptouchwithmeatanytime.

P.Steelpes

本篇备忘录的格式很标准。

档案科

P.斯蒂尔皮斯,职业规划

要求有偿的教育事假

2006年5月22日

谨复您的一年有偿的教育事假而取得英语文学学位的请求,我必须通知您,我们无法批准这事假。

我们赞赏您改进知识的欲望,但我们认为,英国文学不是直接地与您的当前职位和跟机构的目标有关。

我意识到您对文学有浓厚兴趣,我想指出,您能申请无薪休假。

如果您需要其它关于上面的信息,请随时与我联系。

P.斯蒂尔皮斯

例4、Directions:

Youareasupervisorofabigcompany.Thechiefofoperationswantstoadoptthe“punch-in”systemtoincreaseproductivity.Writeamemototalkaboutthis:

1)Doesthe“punch-in”systembenefitthecompany?

2)Ifthecompanydoesn’tadoptit,whatelsecanwedotoincreaseproductivity.

DavidGreen,ChiefofOperations

TonyParty,Supervisor

Commentsonthe“Punch-in”System

March.22,2006

ThisisfurthertoyourmemodatedMarch.20,2005,inwhichyouproposedthatemployeesadoptthe“punch-in”system.

Ifullyagreewithyouthatwemustincreaseproductivity.Asfarasyourproposalthatifthe“punch-in”systemisadopted,wewouldhaveatightercontrolovertheemployeesisconcerned.However,Idon’tthinkso.Ipersonallythinkthat,toaccomplishthis,weshouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster.Ifeelthatifwe(thesupervisors)couldmeetwithyou,wecoulddiscussdifferentpossibilitiestocreatesuchincentiveness.

Yourconsiderationofthissuggestionwouldbeappreciated.

TonyParty

此篇是对一篇备忘录的回复。

生产主管认为实行打孔考勤制度(“punch-in”system),有利于增加生产效率,但督察却不这样认为。

他认为“shouldgivetheemployeesmoreincentivestoworkfaster”。

大卫·

格林,生产主管

托尼·

帕蒂,督察

关于打孔考勤制度的评论

2006年3月22日

这是进一步来回复您2005年3月20日的备忘录,其中您提议雇员应采取打孔考勤制度。

我完全同意,我们必须增加生产力。

就您的提案,如果采取打孔考勤制度,我们可以更牢固地控制雇员。

但是,我并不这样认为。

我个人认为,为了完成这项工作,我们应该给予雇员更多鼓励使其更快地工作。

我觉得如果我们(监督员)能和您会面的话,我们可以谈论创造这样激励的不同的可能性。

我们非常重视您对这个建议的考虑。

帕蒂

例5、Directions:

YouareamanagerofadministrationofficenamingVera.M.Bradford.TheboardofdirectorshavedecidedtoanewtheFitnessCenter.Writeamemototellalltheemployeesthat:

1)Howlongwillthisprojectbelastfor?

2)Welcometheemployeestoprovidesuggestions.

EveryEmployees

BrianAponte

November18,2005

FitnessCenter

TheboardofdirectorsapprovedtheideaforanewFitnessCenteratitsmeetingyesterday.

WorkontheFitnessCenterwillbeginrightnowandshouldbecompletedwithin90days.Anemployeerepresentativefromeachdivisionwillbeappointedtodeterminethetypeofequipmentandprogramsthatwillbemadeavailable.

Wearehappytobeabletoprovideafacilitythatwillcontributetothephysicalfitnessofallouremployees.Yourrepresentativeonthetaskforcewillcontactyousoonforyoursuggestionsaboutactivitiesandequipment.

AdministrationOffice,Manager

这是一篇关于公司修建健身中心的备忘录。

备忘录中说健身中心工作马上开始而且“completedwithin90days”。

而且希望各部门代表与主办部门联系,征求关于活动和设备的意见。

每个雇员

布赖恩・阿庞特

2005年11月18日

健身中心

理事会昨天在会议上批准了为健身中心更新设备的建议。

健身中心的更新工作从现在开始,应该在90天之内完成。

每个部门都将有一个雇员代表来决定设备类型和可用项目。

我们非常高兴能提供有助于所有我们雇员的身体健康的设施。

您的工作小组的代表将很快与您联系,了解您关于活动和设备的建议。

布赖恩・阿庞特

管理办公室经理

 

例6:

考研样题:

  Directions:

  Youareanactivememberofthestudentnewspaper.Thenewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Writeamemothatwillappearinthenewspapernextweekdescribingthepositionavailable.

  Youshouldwriteabout100wordsonANSWERSHEET2.

  范文:

October10,2005

Allstudents

A.Buttle

JournalistPositionAvailablefortheSummerSemester

  Thestudentnewspaperiscurrentlylookingforajournalistforthesummersemester.Applicantsshouldcurrentlybestudyingattheuniversity,andshouldpreferablyhaveatleasttwoyears’writingexperience.

  Thesuccessfulapplicantwillbeexpectedtowritetwoarticleseveryweekonhappeningsinthecityandoncampus.ThepositionwillcommenceattheendofMayandwilllastthroughtotheendofAugust.Thesalaryforthepositionisnegotiableandwillbebasedonexperience.Ifyouareinterested,pleasesendyourresumetothecampusnewspaperoffice.

  

2005年10月10日

  致:

全体学生

  自:

A.巴特尔

  事由:

夏季学期记者招聘

  学生报正在招聘夏季学期的记者。

条件是应聘人应是本校的在校生,最好至少有两年的写作经验。

  被聘者将每周写两篇关于这个城市和校园的报道。

工作是从五月底开始,一直持续到八月底。

工资待议,且会以其经历为依据。

感兴趣者,请把你的简历寄到学校报社。

Notes:

1.“remind”一词用法比较多,可以在后面直接接人或宾格,如“提醒我”译为“pleaseremindme”。

如果提醒某人某事则用“remindsomebodyofsomething”,也可以在后面加从句,即“remindsbthat”,“remind”还有一个意思为“使想起”同样用“remind…of…”的结构,应注意与提醒某事区分。

2.文中的“badly”是“非常的,迫切的”意思。

3.短语“inorderto”同下句的“sothat”意思是一样的即:

为了,目的是。

不同的是前者后接动词原型而后者常跟目的状语从句,类似的短语还有“inorderthat”,用法与“sothat”相同。

4.inresponseto反馈。

如,Inresponsetoyourinquiry…谨复阁下询问……

5.request(n.)for要求,请求。

如,repeatedrequestsforhelp一再请求帮助;

makearequestforquiet请求安静。

6.beawareof注意到、当心。

e.g.Wearenotfullyawareofthegravityofthesituation.我们十分明白形势的严重性。

7.pointout指出。

e.g.pointoutamistake指出错误

Canyoupointoutthemanyoususpect?

你能把你怀疑的那个人指出来吗?

8.incentiven.动机,刺激,鼓励。

三、常用句型USEFULEXPRESSIONS

1.TherearetwoproblemswhichIwouldliketobringtoyourattentionconcerningthestaffchangesinmyDepartment.

就我部人事变动事宜,我有两个问题向你汇报。

2.IwouldsuggestthatweapproachtheworkersunionandaskMr.ChenX

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