贵州大学文件文档格式.docx

贵州大学文件文档格式.docx

《贵州大学文件文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《贵州大学文件文档格式.docx（12页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

同时，是按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据，由档案馆集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严格保管，确保档案的完整和安全。

第五条学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于提供利用。

第六条学校实行单位立卷归档制度，逐步做到“三纳入”（纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围），“四同步”（在布置、检查、验收、总结各项工作的同时，布置、检查、验收、总结档案工作）。

第二章管理体制及基本任务

第七条档案馆是学校档案归口管理部门，对学校档案工作实行统筹规划、组织协调；

对学校各单位档案管理工作进行监督和指导；

同时负责永久、长期保存和提供利用档案。

第八条学校档案馆的基本任务和职责：

（一）贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划学校的档案工作；

（二）制定学校档案工作规章制度，做好学校各单位文件立卷归档，监督、检查、指导工作；

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；

（四）做好档案的提供利用工作，主动为学校的党政管理、教学、科研及其它工作服务；

（五）参加档案工作协作、学术研究和交流活动；

（六）培训学校专（兼）职档案工作人员的业务技能；

（七）开展档案的利用和宣传工作，协助做好校史、校友录的编撰和校友会工作；

（八）完成学校交办的其它工作任务。

第九条学校各单位须有一位负责同志分管本单位档案工作，根据需要配备1-2名专职或兼职档案工作人员。

第三章档案工作人员

第十条学校档案工作人员（专职及兼职）必须坚持党的四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，努力实践“三个代表”重要思想，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，具备档案业务知识和相关的科学文化知识。

第十一条学校档案馆机构设置和人员编制由学校根据实际情况确定。

第十二条学校档案工作人员（包括专职及各单位配备的兼职档案工作人员）属档案专业技术人员，按《档案专业人员职务试行条例》中职改字〔1986〕第39号，实行专业技术职务聘任制。

第四章经费、库房和设备

第十三条学校根据档案工作发展的需要，按年度安排预算经费并单独立项。

学校各单位应保证本单位档案基础工作所需的档案装具等设备。

第十四条根据档案工作规划及档案馆建设设备配置的要求，加强档案库房及设备的建设。

加快实施档案计算机管理和缩微化管理。

第五章文件材料的形成和归档

第十五条学校各单位档案工作人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时整理、立卷、并按归档要求，经本单位负责人审查合格后移交学校档案馆。

第十六条对于个人在从事党政管理、教学、科研等活动中形成的各类载体的文件材料，必须按规定向档案工作人员移交，任何个人不得占为己有。

对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等多种形式进行管理。

对向学校档案馆捐赠档案资料者，学校予以奖励。

第十七条学校档案馆要注意征集与学校有关的各类文件材料和资料，应注意收集建国前学校的各类档案以及合并调整中移交的档案。

第十八条归档要求。

（一）实行单位和科研课题立卷的单位立卷制度，由主管单位统一归档。

学校各单位均为立卷单位，分工归口立卷。

立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于提供利用的要求，进行系统整理、组卷，并编写页号和卷号，填写卷内目录、备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限。

（二）归档的文件材料应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰，符合规范和标准的要求。

禁止用字迹不牢固的书写工具。

（三）文件材料整理后，由学校各单位的档案工作人员组卷，并将立卷的案卷经本单位负责人审查签字后，拟制移交清单，移交学校档案馆。

（四）由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档，保存一套完整的正本，协作单位保存与自己承担任务有关的材料。

第十九条归档时间。

（一）学校各单位应在本年五月底前将上一年形成的文件材料移交学校档案馆；

（二）各学院毕业生成绩总表和毕业照片，应在毕业生离校后两个月内，由学校教务处汇总立卷移交学校档案馆；

（三）基建项目、重大科研课题和全校性重大活动，应在完成后的两个月内移交学校档案馆。

第二十条档案的保存期限分为永久、长期和短期。

规定原则为：

（一）凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌、各项工作、具有长远利用查考价值的档案，列为永久保存；

（二）永久保存为50年以上，长期保存为16至50年，短期保存为16年以内。

第六章档案的管理

第二十一条学校档案馆在接收学校各单位档案时，要依据移交清单仔细核对，并按照规定的分类编号方案进行统一的分类、登记、编目、排列。

第二十二条档案的密级分为：

“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

第二十三条已归档的档案材料需要补充、更改时，必须由有关单位的负责人审查核准，并签署意见，交学校档案馆。

第二十四条单位撤消、合并及有关单位人员调动时，必须办理档案和文件材料交接手续，不得私自带走和销毁。

第二十五条对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并编制档案工作基本情况表。

第二十六条档案库房要坚固，要做好“八防”工作（即防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁）。

第七章档案的提供利用

第二十七条学校档案馆要逐步实现档案计算机管理，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务工作。

第二十八条未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公开档案。

第二十九条学校各单位查阅本单位归档档案，经办人可直接到档案馆查阅；

查阅非本单位归档档案，须经归档单位同意。

第三十条学校各单位查（借）阅人事档案，查（借）阅处级以上干部档案，须经校领导签字同意或组织部、人事处负责人签字同意。

第八章档案的鉴定和统计

第三十一条档案鉴定工作由学校档案馆、有关业务部门组成鉴定小组。

第三十二条销毁档案，应列出清单，经分管校领导批准后，鉴定小组指定两人进行鉴销，批准人、鉴销人都要在销毁档案清单上签字。

第三十三条学校档案馆指定专人负责统计工作，建立健全各门类档案台帐，并按上级主管部门及学校要求进行定期的综合或专项统计分析，向上级有关部门报送统计数据。

第九章考核、奖励和处分

第三十四条对在档案工作中做出显著成绩的单位和优秀的档案工作人员（专职或兼职）学校给予表彰和奖励。

第三十五条对违反本条例，有拒绝接受档案工作监督、检查和指导或者拒不改正违规行为的，由学校档案馆通知限期改正；

逾期不改的，学校对该单位或者直接责任人进行通报批评。

第三十六条对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定给予处罚。

第十章附则

第三十七条本条例由学校档案馆负责解释。

第三十八条本条例自公布之日起执行。

附件二：

贵州大学档案工作立卷规范

根据《中华人民共和国档案法》、《贵州省档案条例》的要求，学校各归档单位在向学校档案馆移交档案前必须完成立卷工作，实行单位立卷制度。

为了做好我校单位立卷工作，特制定本规范。

第一条学校单位立卷工作是指各归档单位将本年度内办理完毕需要继续保存的文件材料，按照立卷的方法和要求，立成案卷，定期移交给学校档案馆的工作。

　　第二条　学校各单位要根据学校档案馆下发的全校各类文件材料的归档范围，并按照文件材料产生的规律和特点，在学校档案馆的监督、检查和指导下，由专（兼）职档案工作人员进行立卷工作。

　　第三条　校内个人在其非职务活动中形成的文件材料，可以按征集、代管、捐赠的方式进行处理，可由本人在档案部门的指导下立卷，也可由学校档案馆在本人配合下立卷。

　　第四条　兼职档案工作人员应依据本单位的文件材料形成的规律和特点、归档范围，设置案卷类目、条款，将已经办理完毕的文件材料随时归入卷内，为年终调整定卷奠定基础。

　　第五条　立卷归档的分工

　　1、全校性、综合性的文件材料由党委办公室和校长办公室负责立卷移交学校档案馆。

其余单位按业务分工，负责相应门类档案的立卷移交学校档案馆。

　　2、立卷归档涉及多个单位的大类，由一个或几个主要职能单位归口负责，其它单位密切配合进行。

　　3、科研档案由科研课题组设专人负责文件材料的收集、立卷移交学校档案馆。

第六条　案卷质量的要求

　　1、各门类档案总的质量要求是：

遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的历史联系，适当考虑和区分文件材料的不同保管价值，使案卷便于保管与利用。

　　2、卷内文件材料必须准确反映我校党政管理、教学、科研活动的内容，手续完备，制作和书写材料利于长期保存。

　　3、管理内容的档案按问题、时间或重要程度排列。

密不可分的文件材料应放在一起归档，其排列顺序为：

批复在前，请示在后；

正件在前，附件在后；

印件在前，定稿在后；

定稿在前，历次重要修改稿在后；

结论性材料在前，依据性材料在后。

在充分照顾前述原则和不影响文件的有机联系状况下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期先后排列。

　　4、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷；

跨年度的规划、计划等放在所对应第一个年度立卷；

会议文件放在开幕年度立卷。

　　5、确定文件材料的保管价值，要根据学校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：

（1）凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对学校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；

（2）凡反映学校一般工作活动，在长时期内对学校和社会有参考利用价值的，列为长期保管；

　　（3）凡在短时期内对学校工作有参考价值的，列为短期保管。

　　6、上级发来的文电，除少数直接针对本单位并要执行的重要文件应当永久保管外，其余多数为长期、短期保管。

　　7、卷内文件材料要求文字材料在前，图样在后。

图样按目录或图号排列，配套的特殊载体文件材料按有关规定整理。

　　8、原则上每卷不超过100页。

当问题比较单一，文件材料较少，又不便于一起归类时，可立薄卷。

　　9、卷内文件材料按顺序排好后，装订的案卷无论单面或双面，只要是书写的文件材料，均应依次在非装订线一侧下角编页号；

不装订的案卷，应在每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

　　10、每个案卷必须按规定格式逐项填写卷内目录，对文件材料原有题名不要随意更改或简化，若原有题名无实质内容或无题名，要重新拟定并在前后加[]。

没有责任者、年、月、日的文件材料，要考证清楚，及时补上。

会议记录应概括出主要内容。

　　11、卷内文件材料情况说明应填在备考表内。

若无说明，也应将立卷人姓名、检查人姓名、立卷时间写上。

检查人应是立卷单位的档案工作主管负责人。

　　12、案卷题名应简明确切、体式一致。

一般包括主要责任者、内容、名称（文种）等。

部分案卷题名可以是项目的名称代字、代号及其组件、部件、阶段的代号及名称。

一般写在卷面，不超过50字。

　　13、要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起，不是中文的文件材料应有翻译件附后。

　　14、超过规格的图纸、图表等文件材料应采用手风琴方式进行折叠。

　　15、不能使用复印件归档。

第七条　立卷的具体方法

（一）党群、行政类档案及其余各类档案综合部分的立卷方法

1、运用六个特征的立卷法

是指运用分类过程中，揭示出来的作者、问题、名称、时间、通讯者、单位六个具有代表意义的文件特征，选取二至三个特征作为文件相互组合成卷的共同点。

　　2、"

四分四注意"

立卷法

　　分年度，注意文件内容针对的时间;

分级别，注意本级和上下级同级机关文件之间的密切联系;

　　分问题，注意处理好不宜按问题特征立卷的文件材料;

分保管价值，注意立足本单位和维护问题的完整性。

　　3、"

一事一卷法"

　　以一件事或一个问题为主线来组卷，凡一个问题、一次会议、一项工作、一起案件、一种活动所形成的文件，均可单独组合一卷。

（二）专题性、成套性档案立卷方法

专题性、成套性档案（教学、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构、部件等分别组卷。

第八条　立卷程序

（一）初步立卷

　　学校各单位要按照立卷类目条款将需要归档的文件材料初步立成案卷。

（二）集中审卷

　　由学校档案馆负责进行审查，审查的主要内容如下：

　　1、文件是否收集齐全；

　　2、分类是否准确；

　　3、卷内文件排列是否合理；

　　4、案卷题名结构是否完整，是否简要揭示卷内文件的主要内容。

　　（三）调整定卷

　　对不符合要求的案卷，由学校档案馆负责指导进行补充收集和调整，组成案卷。

　　（四）案卷的编目和装订

　　调整定卷后由学校各单位兼职档案工作人员负责打印页码、填写卷内文件目录、备考表再进行装订，并编制案卷目录、立卷说明。

　　（五）档案部门对案卷的整理与编目

　　学校档案馆统一填写案卷封面、编制档号再入库保存。

第九条　归档的时间和手续

（一）学校各单位，应在本年五月底前将上一年度形成的文件材料立卷移交学校档案馆。

（二）各学院毕业生成绩总表和毕业照片（分班级），应在毕业生离校后，两个月内由学校教务处汇总立卷移交学校档案馆。

　　（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后，两个月内立卷移交学校档案馆；

全校性重大活动，应在完成后，两个月内立卷移交学校档案馆。

　　（四）移交和接收档案必须严格履行手续，填写移交清单，一式两份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。

附件三：

贵州大学人事档案管理办法

第一章基本原则

第一条　为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我校各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字[1991］13号]和《贵州大学档案工作条例》，特制定本办法。

第二条　人事档案工作是学校组织、人事工作的重要组成部分，也是学校档案工作的重要组成部分。

它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策，是为选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

　　第三条　人事档案是学校组织、人事等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映个人成长历史的凭证和依据，由档案馆人事档案科集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部

第五条　人事档案是学校档案的一个组成部分，纳入档案馆人事档案科集中统一管理，业务工作接受学校组织、人事部门和上级有关业务部门的检查指导。

　　第六条　档案馆人事档案科的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用全校教职工的人事档案。

　　第七条　人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求

　　第八条　为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，档案馆人事档案科要经常通过有关部门收集全校教职工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，不断充实档案内容。

具体收集归档范围见附件。

　　第九条　学校组织、人事部门要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由组织部、人事处负责收集各单位属于归档范围的人事档案材料，在材料形成后，经组织、人事部门审查签章后送交档案馆人事档案科归档。

第十条　收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备，具有保存价值。

需经组织、人事部门审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。

第十一条　不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。

凡销毁材料必须详细登记，并报请组织、人事部门和档案馆负责人审查后，呈报分管校领导批准，由专人负责监销。

第十二条　人事档案材料，须统一使用16K规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章人事档案的管理和利用

第十三条　档案馆人事档案科对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。

档案馆人事档案科对不属于上述范围人员的人事档案进行代管时，应按有关部门的规定收取管理费。

第十四条　对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。

每1年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。

严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条　根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。

档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。

库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条　档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和省委组织部有关规定执行。

　　第十七条　严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。

不得在电话里泄露档案内容。

　　第十八条　做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

　　第十九条　凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由档案馆人事档案科办理。

有关材料应认真核实签署意见并加盖“贵州大学档案馆”公章，方能有效。

第二十条　对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。

查借阅人事档案应严格按档案馆制定的《人事档案查（借）阅制度》办理。

第五章档案的转递

第二十一条　人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。

如外单位派专人来提取，必须持组织或人事部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条　如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经学校人事部门负责人同意签署意见方可转出。

有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入档案馆人事档案科，由档案馆人事档案科统一转递。

档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条　为使人事档案能够随着学校的人事变动，干部职务变动而及时调整，学校组织、人事部门应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知档案馆人事档案科。

因商调而转出档案后，此人是否商调成功，学校组织、人事部门应及时通知档案馆人事档案科。

如未商调成功，有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条　学校教职工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人事处转来的转递档案通知单前，其档案仍由学校档案馆人事档案科保管；

但要从处理决定下达之日算起，档案馆按有关部门的收费规定收取档案保管费。

附：

人事档案材料收集归档范围

　　１、教职工调配、任免、考察、考核等工作中形成的各种登记表（如教职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门审批表等。

　　２、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

３、出国出镜人员审批表，登记表及在外表现情况的鉴定材料。

４、党代会、人代会、政协会议，工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

５、办理工资及各种待遇工作中，形成的审批表和解决待遇问题的审批材料。

　　６、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

　　７、教职工更改姓名、民族、年龄、入党、入团时间、参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

　　８、党团组织建设中形成的入党志愿书和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料。

民主评议党员工作中形成的组织意见，民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。

认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见。

入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

加入民主党派的材料。

　　９、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；

甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

　　10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

　　12、教职工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的材料。

14、办理丧事活动中形成的悼词、讣告，非正常死亡的调查报告。

15、高等教育、国民教育、成人教育和干部进修、培训工作中形成的学生（学员）登记表、学习成绩登记表、毕业登记表，授于学位的材料，学历证明书，学习鉴定材料。

16、其他可供组织参考有保存价值的材料。

附件四：

贵州大学档案馆档案保密制度

一、根据《贵州大学档案工作条例》的规定，档案馆负责对学校人事档案及学校各单位形成的文书、教学、科研、基建、财会档案实行集中统一管理。

二、学校各单位必须按照规定，定期将本单位形成的应归档文件材料向档案馆移交，任何单位和个人不得据为自有或长期不交。

三、档案馆应建立科学的管理制度，配备必要的设施，确保档案的安全；

采用先进的技术，实现档案管理现代化。

四、对接收的档案进行分类、编目排列和统计，保持档案装具整洁、规范；

研究和改进档案保护技术，对已破损的和字迹褪色的档案，及时修复或复制。

五、对保管期限已到的档案进行鉴定，已失去保存价值的档案应征得有关部门的同意，造册登记经分管校领导批准后，予以销毁。