Access 应用基础数据库及表设计Word文档下载推荐.docx

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由于数据库具有数据结构化、最低冗余度、较高的程序与数据独立性、易于扩充、易于编制应用程序等优点，较大的信息系统都是建立在数据库设计之上的。

因此，不仅大型计算机系统，还是中小型计算机系统，包括微型机，几乎所有的计算机系统都配有数据库管理系统。

计算机应用从科学计算进入数据处理是一个划时代的转折，使计算机从少数科学家手中的珍品成为广大科技人员和管理人员工作中的得力助手和有力工具。

从此，计算机的应用空前发展，人类社会进入了信息社会。

数据处理是指对各种形式的数据进行收集、储存、加工和传播的一系列活动的总和。

其目的是从大量的、原始的数据中抽取、推导出对人们有价值的信息以作为行动和决策的依据；

是为了借助计算机科学地保存和管理复杂的大量的数据，以便人们方便而充分地利用这些宝贵的信息资源。

数据库技术所研究的问题是如何科学地组织和储存数据，如何高效地获取和处理数据。

数据库技术是数据管理的最新技术。

数据库系统是当代计算机系统的重要组成部分。

数据处理的中心问题是数据管理。

数据管理指的是对数据的分类、组织、编码、储存、检索和维护。

数据、数据库、数据库管理系统（DBMS）和数据库系统是数据库技术中最常用的术语，它们之间既有区别又有一定的联系。

数据：

能被计算机存储和处理的反映客观实体信息的物理符号。

它包括数字、文字、表格、图形、音频、视频、图像、动画等。

记录：

多个数据的集合。

数据库DB：

数据记录的集合。

但是，这些数据在计算机中的存储格式不是杂乱无章，而是按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，并可为各种用户共享的记录的集合。

因此，数据库是由数据和结构组成的。

数据库管理系统DBMS：

是为用户提供一个建立、维护和使用数据库的环境，控制和管理存储在计算机内的数据，使计算机具有对大批数据的处理能力，实现数据共享的软件。

Access就是用于微机系统中的比较流行的数据库管理系统软件。

数据库系统DBS：

数据库系统由数据库、数据库管理系统和用户构成。

用户使用数据库是目的，数据库管理系统是帮助用户实现这一目的的工具和手段。

某用户根据本部门某些业务的需要，在微机系统上以Access为开发工具，定义若干数据库文件，输入大批数据，并编写了功能丰富的应用软件，以实现对数据库中的数据进行维护和使用并且达到自动化的程度，这就是一个数据库系统。

关系型数据库管理系统RDBMS：

对数据库的设计采用的是关系方法，其数据模型为关系模型的数据库管理系统，被称为关系型数据库管理系统。

数据库管理系统的特点：

将具有一定结构的数据组织成一个集合。

数据的结构化、数据的共享性、数据的独立性、数据的完整性、数据的灵活性、数据的安全性。

二.数据库的创建与库内结构

1.Access的启动与数据库的创建

启动Access，右边会出现如下图所示的菜单项，新建或根据模板新建。

Access数据库可以包含很多个表、窗体、查询、报表、宏和模块，它们都存储在扩展名为mdb的数据库文件中，方便了数据库文件的管理。

2.Access的内部结构

表：

表用来保存数据库中的数据，是数据库的核心。

表中的数据是一组逻辑相关的数据，在表中这些数据按行和列的方式进行组织。

查询：

查询用来从某个数据表或某些数据表中根据查询准则的要求抽取出特定的信息，供用户查看或打印。

所谓查询准则就是查询条件。

窗体：

窗体是作为数据的输入和输出显示格式控制，使用窗体对表进行维护，如添加、修改、删除表中的记录。

报表：

报表用于将查询出的记录以表格的方式显示或打印出来，数据的来源可以是表，或者是基于查询结果来显示满足某个查询条件的记录。

报表也可以使用基于多个表和查询中的数据，以表示数据之间的复杂关系。

页：

在Access中，页是一种特殊的Web页，用于查看和操作来自Internet或Intranet的数据，这些数据保存在Access数据库、SQLServer数据库或Excel电子表中。

宏：

宏是指一个或多个操作指令的集合，其中每个操作完成特定的功能。

模块：

模块是开发人员用VisualBasicforApplication编写的函数。

在必要时调用这些函数，使Access变得更加方便和灵活。

三.表的设计

1.表的基础知识

●字段名称：

由用户输入指定该字段的名称。

允许使用汉字，最多为64个字。

●数据类型：

指定了字段中储存的信息的类型。

●字段属性：

与字段类型有关，当选择不同的数据类型时，窗口下方会出现不同的“常规”选项卡，可对该字段进一步进行定义，甚至可以规定在数据库中如何使用。

属性的内容非常多，不同类型的字段有不同的属性，下面介绍一些最常用的属性。

属性

用途

字段大小

定义文本（可存储的最大字符数）、数字（7种类型）或自动编号数据类型字段的长度

格式

定义数据的显示格式和打印格式

输入掩码

定义数据的输入格式

小数位数

定义数值的小数位数

标题

在数据表视图、窗体和报表中替换字段名，显示字段时在列表头上显示的字符串。

默认值

定义字段的缺省值

有效性规则

定义字段的校验规则

有效性文本

当输入或修改的数据没有通过字段的有效性规则时，所要显示的信息

必填字段

定义数据是否必须被输入到字段中

允许空字符串

定义文本、备注和超（级）链接数据类型字段是否允许输入零长度字符串

索引

定义是否建立单一字段索引

新值

定义自动编号数据类型字段的数值递增方式

输入法模式

定义焦点移至字段时是否开启输入法

Unicode压缩

定义是否允许对文本、备注和超（级）链接数据类型字段进行Unicode压缩

●说明：

存储对本字段的简要说明信息，为表的维护提供有关字段用途的说明。

2.创建表

有多种方法：

使用设计器创建表、使用表向导创建表、通过导入表创建表、通过输入数据创建表。

创建表时，请注意字段名称、数据类型、字段属性和主关键字的设置。

（1）定义主关键字

数据库中的每一个表应该要有一个主关键字。

它是唯一标识记录的一个或多个字段。

如果没有指定主关键字，Access将会提示用户是否要建立，并建议用户设立主关键字。

有了主关键字，可用它对表中的数据进行查询检索，在后面的许多操作中，关键字都起到了很重要的作用。

定义主关键字的操作步骤如下：

●在表设计视图中，如果只是定义一个字段为关键字，可直接单击左端的行选择按钮；

如需多个字段，则在单击的同时按下Ctrl键，就可以选择多个字段；

●单击工具栏中的“主键”按钮，或“编辑”菜单“主键”。

完成设置后其字段左侧会出现关键字标识。

（小钥匙）。

（2）设置“数据类型”时，运用查阅向导，有两种方法：

●使查阅列在表或查询中查阅数值；

●自行键入所需的值。

（3）设置“数据类型”为“是/否”型时，其“默认值”不能输入“是”或“否”，应该键入“True/Yes/On”或“Flase/No/Off”。

（4）有效性规则和有效性文本举例

输入项必须是非零数值

1000OrIsNull

输入项必须是空值或大于1000

“Ａ?

”

输入项必须是5个字符并以字符Ａ开头

=#1/1/96#And<

#1/1/97#

输入项必须是1996年中的日期

3.导入表

打开数据库→选择“表”→“新建”“导入表”选择要导入的表的文件类型选择文件→“导入”→按“导入数据表向导”提示操作。

或“文件”→“获取外部数据”“导入”。

注意：

导入表后需对各字段的格式逐一修改。

4.向表中添加数据

将光标置于末条新记录起始位置→横向逐个字段输入完一整条记录→“回车”键后光标自动跳到下一条记录的起始处→可继续下一条记录的输入。

表视图下端记录指示框：

三角：

当前记录、星号：

新记录、铅笔：

正在修改。

保存表中的记录：

单击表窗口右上角的控制按钮→弹出Access消息框，询问是否要保存对表布局的更改→单击“是”按钮，表的内容和布局一起保存。

OLE类型（例如照片）字段的输入

光标指向表视图的OLE类型字段中，点击鼠标右键“插入对象”“由文件创建”。

5.修改已有的数据表

●修改表的结构—是维护数据库的一项重要工作，通常有：

修改字段（字段名、类型、属性等）、增加、移动、删除字段等（修改主关键字段时要考虑到与其它表之间的关系）。

●修改表中的记录—修改、增加、移动、复制、删除记录及撤消对数据的修改等。

四.表之间关系的建立

什么是数据库中表之间的关系？

关系是将一个个独立的表结合起来的纽带，它描述了数据库中各个表之间的连带关系和对应关系。

（参照完整性）

主表：

相对于相关表而言。

在主表中存在主关键字段或具有唯一索引，也就是说在主表中，相对于关键字段记录是唯一的。