行文处理办法Word格式.docx
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奖惩有关人员;
撤销下级单位不适当的决定。
决定:
决定是党政机关及其他部门对某些重大问题或重要事项,经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。
决定除会议作出外,也可以由领导机关制发。
指示:
用于对下级单位布置工作,阐明工作活动的指导原则。
批复:
用于答复下级单位的请示事项。
(三)公布性文件
公告:
公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。
属于公开宣布的告晓性公文,它与其它告晓一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同,它具有高度的庄严性和权威性。
通告:
用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
通报:
用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
通知:
用于批转下级单位的公文,转发上级单位和不相隶属单位的公文;
发布规章;
传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;
人员的任免和聘用。
(四)陈述呈请性文件
请示:
请示适用于向上级机关请求指导、批准。
请示属上行文。
请示的作用在于请示工作要求上级批复。
报告:
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
调查报告:
用于反映调查研究的成果,揭示事物的真相与规律。
(五)商洽性文件
函:
用于不相隶属单位之间商洽工答、询问和答复问题;
向有关主管部门请求批准等。
(六)会议文件
会议纪要:
会议纪要是在会议记录的基础上,对会议的主要内容及议定的事项,经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。
(一)报批件
采用“请示”文种,用于向领导请求指示或批准。
一是超出本人职责权限,请求上级领导批准的事项;
二是在工作中遇到新情况、新问题,请求上级领导解决或协助解决困难;
三是对有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题,请求上级领导指示或予以明确。
请示的种类主要有:
请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性问题的请示和请求指示性的请示。
(二)呈阅件
采用“报告”文种,用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。
报告的种类主要有:
工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。
第三章公文格式
第八条公文格式包括版式和体式,一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。
如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
其中,“绝密”、“机密”级公文应当标明份号,份号标注在发文机关标识左上角。
(二)紧急公文应在发文机关标识的右上角分别标明“特急”、“急件”,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字。
如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
(三)发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成,对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
发文机关标识使用小标宋体字居中套红印在公文首页上端。
字号最大不能等于或大于22mm×
15mm。
几个机关联合行文,可用主办机关名称作为发文机关标识,也可用几个机关名称作为发文机关标识,但应将主办机关排列在前。
“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。
如联合行文机关过多,必须保证公文着页显示正文。
(四)发文字号由机关代字、年份和序号组成。
几个机关联合行文,只标注主办机关发文字号。
由发文机关名称加“文件”二字组成发文机关标识的公文,发文字号一般标注在发文机关标识之下(空2行)、横线上方居中,上行文标注在横线上方左侧;
只用发文机关名称作发文机关标识的公文,发文字号一般标注在横线之下、公文标题之上的右侧。
机关代字应保持稳定,不宜经常变动。
年份应用全称并加六角括号“〔〕”,年份和序号一律使用阿拉伯数字,并用3号仿宋体字排布。
序号不编虚位(即1不编为001),序号前不加“第”字。
正确发文字号如:
“司字〔2010〕1号”。
发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。
(五)上行文应注明签发人姓名。
签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
签发人姓名标在发文机关标识之下、红色反线以上右侧位置,同时,发文字号移至横线左侧。
联合行文要同时注明联合发文机关的签发人姓名,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,同时下移红色反线,并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容且标题不宜过长,一般由行文机关名称、公文内容和文种名称组成。
已有发文机关标识时可以省去行文机关名称。
转发上级、同级机关文件时,在被转发机关文件标题上加“转发”二字,除发布和批转的行政规章规范性文件可加书名号外,标题中一般不要出现标点符号。
公文标题在红色反线下空2行,用2号宋体字,可分一行或多行居中排布,回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
副标题第一层为3号黑体字,第二层为3号楷体字。
(七)除“公告”、“通告”外,其他文种的公文都应标明主送机关。
“令”、“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。
主送机关应当使用全称或规范化简称、统称,使用3号仿宋体字顶格标识在标题之下(空1行)、正文的上行,其中“会议纪要”的主送机关标列在公文末页下端、抄送机关之上。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。
(八)正文是公文的主体部分,应符合国家法律、法规和方针、政策,力求简明扼要,开门见山,观点鲜明,用语准确,层次清楚,结构严谨。
正文用3号仿宋体字,每页22行,每行28个字,位于主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格。
数字、年份不能回行或分开。
公文结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
行政规章规范性文体,可根据实际需要,采用章、节、条、款、项、目等标明层次。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(九)公文如有附件,应在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称(如“附件:
1.×
×
”),附件名称后不加标点符号。
附件与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识3号黑体字“附件”,有序号的标识序号(如附件1:
)序号前后应一致。
(十)成文日期以领导人签发的日期为准,用汉字将年、月、日标全,“零”写为“〇”。
几个机关联合发文,以最后一个机关领导签发的日期为准;
会议讨论通过的决议,以通过的日期为准,并应在标题之下、正文之前,用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期,加上圆括号。
(十一)公文除会议纪要、电报外,一律加盖印章。
1.单一发文印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。
成文时间右空4字。
加盖印章应上距正文2mm至4mm,端正、居中下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上。
当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
2.联合行文印章
当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字。
主办机关印章在前,两个印章均压成文时间,印章用红色。
只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。
两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm。
当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。
主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心,最后一排如余一个或两个印章,均居中排布。
印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
(十二)公文如有附注,如“内部文件注意保密”等,应用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。
如请示件,应在该处注明联系人的姓名和电话。
联系人一般以本单位经办处室负责人为宜。
(十三)公文应标引主题词。
标引顺序是先标类别词,再标类属词。
在标类属词时,先标反映公文内容的词,除类别词外,最多不超过5个,词目之间空1字。
上行文,应使用上级机关制定的公文主题词表中词目。
主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方,“主题词”3字用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字。
(十四)公文如有抄送,在主题词下一行,左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号,回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
抄送机关多的,应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列。
同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织排列。
(十五)公文一般应有印制版记。
印制版记列于抄送栏之下(无抄送机关时印制版记列于主题词之下),用3号仿宋体字。
左侧注明印发(翻印)机关全称或规范化简称,右侧注明印发日期,印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。
右下角注明印发份数。
第九条 公文用字一律从左至右横写、横排。
如未作特殊说明,公文中图文的颜色均为黑色。
用纸一般采用国标标准A4型(210mm×
297mm)。
第十条 公文中各组成部分的标识规划,除本细则已作规定外,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第四章行文规则
第十一条 上行文是指向上级单位(38所、市政府)行文。
一般用“请示”、“报告”两种文体。
请示与报告要严格分开。
报告中不得夹带请示问题,也不得要求“请予批复”。
请示应一文一事。
除上级领导直接交办和过问的事项外,请示不要直接送领导者个人。
请示一般应逐级上送,不得越级行文。
请示只主送一个机关,不得多头请示。
受双重领导的机关向上级机关的请示,应根据请示内容写明一个主送机关,抄报另一机关,请主送机关负责处理。
第十二条平行文是指不相隶属工作部门之间相互行文。
文种一律用“函”。
第十三条下行文是指向公司内各部门或子公司行文;
如果涉及下级单位工作的统筹安排,可以以通知、通报或函主送下级单位;
下行重要文件,应当同时抄送直接上级单位。
我公司可与驻38所军事代表室联合行文;
可转发上级单位文件原件;
除秘密文件或注明不得翻印的文件外,可将上级机关文件直接翻印下发。
第五章 发文办理
第十四条 发文办理是指制发公文的全部过程。
包括草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。
第十五条 草拟。
对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文。
(一)符合国家的法律和行政法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。
如提出新的政策规定,应加以说明。
(二)情况要确实,观点要明确,条理要清楚,层次要分明,文字要精练,标点要准确,篇幅要力求简短。
切忌表达不准,交待不清,模棱两可,词义含混。
(三)用词要准确、规范,不要滥用简称。
叙及需要简化的事物名称时,第一次要用全称,注明简称以后可用简称。
机关简称要规范化。
(四)对人名、地名、数字、引文要核对准确,书写要规范。
(五)引用文件时,应写明发文机关、时间、发文字号、标题。
引用年月日时,应详写某年某月某日,不要用“明年”、“上月”、“前日”等语。
年度应当写全,不要把“二〇×
年”简写成“×
年”。
(六)公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外,一般用汉字书写。
在同一公文中,数字的使用应前后一致(数字字体选择为“TimesNewRoman”)。
涉及计量单位时,要使用国家法定的计量单位。
(七)起草公文必须填写统一的“发文拟稿纸”。
“发文拟稿纸”应按公文格式和处理的责任需要,划分签发、会签、核稿、拟稿单位、拟稿人、标题、发文字号、印发时间等各栏,并须一一填写清楚。
拟发涉密文件时必须填写纸质“发文拟稿纸”,拟发非涉密文件时采用电子办公协同平台。
(八)起草公文的依据文件、重要参考资料,必须附在文稿之后,以便审核和存档。
第十六条 审核。
公文文稿由办文部门领导初审后,应当由行政部进行审核,再送公司相关负责人签发。
审核要点:
一是应不应行文,应由哪级机关行文;
二是内容是否符合国家的法律、行政法规及党和国家的方针、政策的有关规定;
三是提出的意见和办法是否切实可行;
四是需要同有关部门协商的事项,是否已经协商一致;
五是文内涉及的人名和事件是否准确属实;
六是文字表述、文种使用、公文格式和处理程序是否合乎公文处理有关规定。
第十六条 签发。
公文由公司相关负责人签发。
签批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和日期。
公文文稿内容涉及有关部门工作范围和职权的,要经过会签后行文。
第十七条 复核。
经负责人签发后的文稿,正式印制前,应当由办文部门进行复核。
复核的重点是:
审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序重新审核、签发。
第十八条 登记。
经复核后的文稿,行政部应及时登记、编号、标引主题词,按照发送范围确定印制数量,必要时应对文稿作技术处理,再造单送印。
第十九条 缮印。
非涉密文件由行政部缮印,涉密文件由保密办公室缮印。
缮印要讲求时效,急件、特急件应按时限要求承印。
缮印必须保证质量,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方。
第二十条 用印。
用印前,要检查签发人与使用的印章权限是否相符;
发文机关标识与印章名称是否一致。
用印要求上不压正文,下骑年盖月。
第二十一条 分发。
缮印好的公文,由行政部统一分发。
第六章 附则
第二十二条 本处理办法自2012年6月1日起施行,公司内施行的其他行文规范类文件同时废止。