3级秘书章节复习重点文书拟写与处理Word格式.docx

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是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文

指挥性决定

知照性决定

1、不可只用“文种（决定）”做标题

2、慎用“决定”

请批、批答函

是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的（平行）公文

请批函

批答函

标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期

1、准确选择文种。

请示和批复用于相隶属机关，请示是下对上级机关行文，批复是上对下级机关行文。

2、把握用语分寸

事务文书

计划

是各级机关，企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书

按内容分

按范围分

按时间分

按性质和作用分

分文章式表格式两种。

文章式计划的结构：

标题＋正文＋尾部

1、以政策先行，为指导思想2、从本部门实际出发3、语言简洁明了

总结

是各机、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教训，得出规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书

综合性总结

专题性总结

（其它分类略）

1、正确的指导思想　2、坚持实事求是　3、总结出规律性的东西　4、分清主次　突出重点　5、语言简明、准确

述职报告

机、企、团的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行的岗位职责情况的书面报告

特点：

个人性，真实性，通俗性

标题＋称谓＋正文＋落款＋成文日期

实事求是，突出特点，语言简洁

讲话稿

是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿

按场合分

按身份分

按目的分

开头＋主体＋结尾

1、口齿清晰，吐字准确，注意抑扬顿挫

2、内容有针对性

3、观点鲜明，主题明确

4、语言要通俗，生动

商务文书

市场调查报告

是对市场调查所获得的信息资料，进行整理得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告

按调查范围、方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告；

按目的、作用、内容分，有情况、事件、经验和问　题调查报告

标题＋前言＋正文＋尾部

深入调查，充分占有材料

实事求是

招标书

又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明

分类略。

明确性、竞争性、具体性和规范性

做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算，评估款项要科学合理；

语言简洁，用词精确，文字、数据、图表均要求准确无　误　

投标书

也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本

针对性，求实性，合约性

明确招标要求，实事求是，不可弄虚作假，语言简洁，语气谦和

第二节　收发文处理

一、文书的审核

概念：

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

审核要求：

发现问题逐一纠正；

一般性问题直接修改；

较大的改动，可附意见，退回拟稿人或承办部门共同协商。

审核的工作程序：

1、明确审核范围

2、确定是否需要行文

3、审核文书内容

4、检查文字表达

5、检查文件体式

6、检查文书在处理程序上是否妥善完备

二、文书的拟办

对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。

文书拟办的要求：

1、熟悉政策和规定

2、熟悉职责范围和业务情况

3、熟悉办文程序和规定

4、拟办意见要符合规定和实际

5、拟办意见力求准确、及时、简洁

拟办的工作程序：

1、明确拟办范围

2、阅读文书内容

3、提出拟办意见

三、文书的承办

是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情，具体处理文件的工作。

意义：

是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。

承办要求：

1、认真领会拟办、批办意见

2、文书的承办要区分轻重缓急

3、来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。

4、已承办和处理完毕的文书，及明清理和说明

5、办理完毕和待办理文书分别保存

承办工作程序：

1、了解文书内容

2、研究批办意见

3、进行具体办理

四、文书的催办

是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。

催办的要求：

1、催办过程中发现问题及时汇报

2、要填写催办记录单

催办的工作程序：

1、确定催办范围

2、确定催办的方法（电话、发函，登门，约请承办部门来人汇报）

3、进行催办

第三节　文档管理

一、档案利用

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

分为提供档案利用和利用档案两个概念。

档案利用的要求:

依法开展，主动及时开展，不断完善服务方式和手段，掌握本单位近期的重点工作，重大活动。

档案利用的工作程序：

1、熟悉库藏

2、分析利用的需求

3、选择档案利用方式

4、获取档案

5、提供档案

二、档案参考材料的编写

是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。

档案参考材料的编写要求：

真实，准确，典型，实用，保密

档案参考材料的编写工作程序：

1、确定编写档案参考材料的种类（大事记，组织沿革，统计数字汇集，会议简介，科技成果简介，企业年鉴，企业史志）

2、收集档案材料

3、进行编写

三、电子档案的管理

电子档案是在计算机中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

非人工识读性，对电子技术和设备的依赖性，信息与载体的可分离性，信息的可共享性，多种信息载体的集成性。

分类：

按电子档案的存在形式，按电子档案的功能，按电子档案产生的环境，按电子档案的属性，按电子档案生成方式划分为不同的类型

管理要求：

真实性，完整性，可读性

工作程序：

1、电子档案的收集积累

2、电子档案的归档

3、电子档案的保管

4、电子档案的昨用

文书基础

第一节 

应用文书的概念与制发程序

一、应用文书的含义与分类

应用文书：

是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。

应用文书的分类：

行政公文、事务文书、商务文书

行政公文：

指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

通用公文：

超出了行政机关范畴所使用的行政公文。

2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信（贺电）、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。

述职报告、讲话稿等。

意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。

二、通用分文的制发程序

制发程序：

草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发

三、事务文书、商务文书的制发程序

所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。

第二节 

应用文书的格式

一、通用公文的格式

通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。

目前学习、运用公文格式的唯一标准：

1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）

（一）通用公文用纸和印装规格

（二）通用公文中各要素标识规则

1、眉首：

红色反线以上的各要素。

包括：

公文份数序号；

秘密等级和保密期限；

紧急程度；

发文机关标识；

发文字号；

签发人；

红色反线。

2、主体：

红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。

公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。

3、版记：

主题词以下的各要素。

包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。

（三）通用公文的特定格式

三种格式：

信函式，命令式和会议纪要式

二、事务文书、商务文书的格式

灵活性，多样性。

表现形式：

表格式、文章式、书信式、条款式等。

第三节　应用文书的要素

应用文书的四要素：

材料（血肉）、主题（灵魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）。

一、材料：

材料运用的4个环节：

占有、鉴别、选择和使用。

（一）　选择材料的4项原则

1、围绕主题选择材料

2、选择典型材料

3、选择真实准确的材料

4、选择生动新颖的材料

（二）　材料的使用注意事项

1、恰当安排材料的先后顺序

2、确定材料的详略程度

二、主题

（一）确定主题的依据

1、以写作日的为立意依据

2、以材料本身的立意为立意依据

（二）对主题的要求

正确、深刻、新颖、集中（一文一事）

三、结构

（一）结构的内容

1、标题。

标题的基本模式：

公文式（发文机关＋事由＋文种）；

一般文章式

2、开头。

常用的开头方式：

概述式；

目的式；

开门见山式；

引述来文式

3、层次。

常用的层次方式：

总分式；

并列式；

递进式；

因果式；

时序式；

三段式　

4、段落。

常用的段落方式：

提行式；

条款式；

篇段合一式

5、过渡。

常用的过渡方式：

过渡词；

过渡句；

过渡段。

6、照应。

常用的照应方式：

首尾照应、文题照应；

行文前后照应

7、结尾。

常用的结尾方式：

强调式；

期求式；

希望式；

说明式；

秃尾

（二）对结构的要求

严谨、自然、完整、统一

四、语言

运用语言的标准：

准确、简洁、平实

应用文书常见专用语言：

开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、经办用语、表态用语、结尾用语

第四节　应用文书的表达方式

应用文书的主要表达方式：

叙述、说明、议论

一、叙述

完整的叙述六要素：

时间、地点、人物、事件、原因、结果

叙述的人称：

第一人称；

第三人称

叙述的方式：

顺叙；

倒叙

二、议论

议论的三要素：

论点、论据、论证

议论的类型：

立论；

反驳

论证的方法：

例证法；

分析法；

引证法；

对比法；

因果法

三、说明

常用的说明方法：

定义和表述；

分类和比较；

数字和图表

考点：

1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书

2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。

3.公文的制发程序（交拟、议拟和撰拟相当于拟稿操作）。

在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：

签发

4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：

拟办

5.为带发文件注册，要注意三方面：

①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。

5.公文的三要素：

眉首、主体和版记

6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。

主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。

题型：

从中抽出几个，判断是在主体部分？

在文尾部分？

7.公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”（区分主体中的主送机关）

9.公文份数序号：

是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。

它位于左上角第一行用阿拉伯数字表示

10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

如：

国发[2000]23号

11.什么文必须有签发人、会签人姓名？

上行文（P7）平行文、下行文均可以无签发人

12.正确的保密标志：

密级★保密期限（题型：

选择正确的一种）。

其中保密期限可以省略不写

13.公文的密级程度分为：

特急、急件、限时送达

电报的密级程度分为：

特提、特急、加急、平急（区分两者选择哪是公文的？

哪是电报的？

）

14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分（题型：

给出一段公文，判断公文标题的正误）

15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

上行文的主送机关只能有一个，而且不能是单位的领导人。

16.下行文的主送机关如果是一个受双重领导的单位时，应当在文尾抄送另一个领导机关。

17.附件的位置：

应当位于大印之上，属于主体部分。

18.签署的权限只限机关首长一人。

19.签署与签发的区别：

签署是对组织外部而言。

签发是对组织内部而言。

20.成文日期的原则：

①以领导人签发日期为准②以通过的日期为准③以实际印发的日期为准

行政机关公文成文日期的正确书写：

二OO一年一月一日

21.确定主题词的步骤：

审读文稿、分析主题、查阅主题词表、著录标引（顺序不能错）主题词的排列顺序，应根据主题词的涵义，由小到大，从内容到形式（选择题）

13.抄送机关间用逗号隔开。

14.印发日期以公文印付的日期为准，用阿拉伯数码标识

15.版记应位于公文的最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

16.有特殊格式的公文有三种：

信函式、命令式、会议纪要式。

在信函式的格式中，发文字号位于武文线下一行右边缘顶格。

密级和紧急程度位于左侧公文份数序号之下。

“简报式”会议纪要不用加盖印章。

17.法定的行政机关公文的主要种类13种题型：

给出四个，选择出哪些是法定的行政机关公文的类型？

18.决定和决议的不同：

决议是党委机关的法定文种，行政机关不用。

19.决定分为两大类：

一是指令性决定；

二是宣告性决定

20.通告分为周知性通告和法规性通告。

21.通告的特点：

专业性较强。

22.注意“批转”型通知和“转发”型通知。

上级和平级来的文称为：

转发；

下级来的文称为批转

23.通报的拟写：

四个要素：

倾向性导语、通报的事实（事件）、对事实（事件）的认定和分析、处理意见

24．议案是适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时使用的专用文种。

25.重点：

请示的写作题型：

给出一段请示公文，然后做后面的小题。

要求同学：

（1）是否与报告连用：

即要求同学们区分请示与报告

（2）是否做到一文一事（3）事由是否明确，理由是否充分（4）标题说清楚、明白否？

（5）行文格式是否正确？

（6）打破口语化，应用书面语。

如资金不够，应表达为资金尚有缺口。

（7）结束语规范，如以上请示，如无不妥，请批准。

26.报告的分类：

（1）工作报告

（2）情况报告（3）调查报告

报告正文由报告导语、报告内容、报告结束语三部分构成。

27.请示写作的注意事项：

（1）坚持一文一事

（2）请示的目的要明确（3）理由要充分（4）不要多头主送

28.批复的正文一般由批复引语、批复内容、结尾用语三部分构成。

29意见可以用于上行文、下行文和平行文

30会议纪要与会议决议的区别：

纪要用于行政会议；

决议用于党务会议会议纪要的特点：

（1）全面反映会议内容，综合反映会议的基本情况、主要精神和中心内容。

（2）表现形式可灵活多变（3）行文方向不固定

31.公文的文体结构开头有

（1）概述式

（2）目的式（3）开门见山式（4）引述来文式

32.公文的结尾的方式主要有：

强调式、期求式、希望式、说明式、秃尾式

33.公文的用语要注意：

承启用语、引述用语、经办用语（题型：

给出几个用语，哪些属于承启用语？

引述用语？

经办用语？

考经办用语多）P28

34.公文的三大表达方式：

叙述、议论、说明。

其中说明最常用，其次是叙述，最后是议论。