项目推介会详细策划方案文档格式.docx

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十、会议前期筹备工作

1、制定工作时间表（倒计时），该表有工作项目、完成标准和要求、完成时间、跟进责任人、审核审批人等栏目。

2、由XXX部负责参会人员的邀约工作。

（结合工委会员基础，安排活动）

3、会议相关合作方签约。

4、成立工作组，明确责任分工，具体职责分工如下：

①客户邀请组（主要跟进客户邀请，落实客户到会的准确信息，以及酒店档次确定和坐席的排位）

②客户接待组（主要跟进客户接送、酒店住宿安排、车辆的安排、VIP客户特别接待、礼品及宣传品的派送、以及客户临时需求的解决）

③媒体邀请组（主要跟进各专业媒体的邀请和到会的落实，以及新闻报道通稿的落实）

④策划包装组（主要跟进与外包策划包装制作公司的流程对接、现场布置方案、物料、灯光、音响、视频、宣传品的订制等的落实）

⑤节目组（主要跟进节目、主持人、礼仪、发言稿、串场词的落实）

⑥后勤保障组（主要跟进会场的确定、酒席餐食和酒水标准的确定、各类车辆的租赁、为会议服务所需物品的采购和运送，其中主要是礼品、酒水、餐前小食品的采购、协助策划包装组的会议现场的布置，以及撤场的车辆人员保障）

⑦工程保障组（主要跟进会议现场的电路保障、协助策划包装组会场布置及撤场保障）

⑧安保应急组（主要跟进会议现场的人员人身安全、物资防盗安全保障、遗失物品的招领、会场的消防安全、及车辆的引导停放指挥、与当地公安机关取得联系，做到会议活动提前申报）

序号

事项

完成时间

负责部门

1

会议时间最终确定

会议召开前30天

最好具体到人

2

与会议活动合作单位签约

3

会议地点最终确定

4

请柬准备

5

发出会议前期邀请信息，初步统计参加会议人数

6

电话与酒店沟通，下订金预订场地和住宿房间

7

正式发出会议邀请

会议召开前25天

9

礼品、接待服务项目筹备

10

邀请领导出席会议

11

招商说明会向客户公布的政策的确定

会议召开前20天

12

招商说明会多媒体演示文件

13

邀请新闻媒体

14

摄影摄相人员邀请

15

新闻通稿、发言稿

16

电脑及视听设备

17

展架及展示内容

18

会议物料、项目宣传资料、会场布置物料筹备

19

礼仪人员及相关礼仪用品（胸花、胸卡、签字笔、合同书、香槟酒等）

会议召开前10天

20

派发礼品准备

结合需要进行布置

十一、会议活动内容

流程安排

（按照时间顺序，安排整个活动间的流程）

签到环节

会场门口设签到背景板、签到台；

礼仪小姐接待来宾签到，来宾在签到簿上题名；

签到完毕，礼仪小姐向来宾派赠精美礼品，留念本次活动。

中场酒会（例）

上午集中推介会议结束，主持人请来宾移步到酒会现场，参加奥莱酒会。

名贵红酒、七彩鸡尾酒、精致西式糕点等礼遇来宾，让来宾享受芭蕾雨轻松快乐时刻，创造更多机会。

现场整体布置构想

酒会现场摆设圆脚高吧台，饰以纱绸，营造高雅氛围；

酒会侧边安排座椅，供来宾稍作歇息；

清晰的指示系统，方便来宾参加活动各个环节。

十二、具体要求（例）

项目

统一印制请柬，并提前20天送至嘉宾，在会议活动前一天电话邀请确认。

相关邀请人员须于会议开始前30分钟在进口处迎接嘉宾并陪同。

（为嘉宾佩带胸花、胸牌、并发放礼品领取证）

所有受邀嘉宾的礼品发放由邀请人凭请柬领取

嘉宾礼品为价值200元左右奥特莱斯公司的水晶纪念品（1个/人），项目宣传资料（1套/人）

接待处设置在大堂进出口处

注：

对于比较重要关键的步骤进行要求提醒

十三、部门协作与工作分解（例）

（佛山项目负责，各部门密切配合执行，借用酒店的人力资源或和活动公司合作，共同完成会议活动）

负责分管部门

配备工作人员数目

（各部门穿插换场使用）

嘉宾接待

宴席安排

贵宾名单

现场秩序与控制

现场控制、请柬设计、宣传品设计

发言稿

防雨准备、请柬制作、礼品采购、文具、宣传品印刷

8

礼宾花

现场保洁

宣传资料

车辆、水、饮料、香槟

宴会厅、酒店布置

电器电源

现场礼仪、布置、舞台、媒体、摄影师跟踪

其它部门人员随时接受现场工作人员机动安排

现场安全由酒店保安、物业部协同负责维持现场秩序

十四、会议后期工作

１

招商意向洽谈跟进

２

跟进媒体会议新闻报道情况，提供相关资料

３

会后总结

十五、物料清单（例）

需要数量

企业宣传资料套装

（项目专题宣传片、项目宣传资料）

400套

会议场地布置物料

驱风清凉油、仁丹

5盒

十六、费用支出（例）

种类

名称

说明

单位

数量

单价

小计

备注

餐饮、场租

布场费用

酒店方收取,

项

12500

按4小时计算

会议场租

酒店方收取

席

25000

餐费

鸡尾酒会（每位168元）+自助餐（每位138元）

400

306

122400

此费用按400人用餐计算

物料制作

签到背板

6*3.5MH,桁架绷高精喷绘

3000

尺寸待最后确定

红地毯布置

全场走道铺设红地毯

舞台主背景

10*4MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置LED

15000

采访背景板

晚宴主背景

6*3.5MH,木结构设计特殊造型，中间镂空放置投影

8000

签到物料

签到本、笔一套，

1000

签约本

签约本20本

本

40

800

签约笔

签约笔10支

支

120

1200

领导胸花

胸花30朵

个

30

360

重要领导佩戴胸花

台花

台花七盆

盘

220

1540

台花为签到台一盆；

领导席三盆；

主持台一盆；

签约台盆花2盆

证件

工作证、停车证各30张等

套

60

8.5

510

邀请函

份

200

7.5

1500

只给重要领导，其他给电子邀请函

租赁物料

舞台LED

6*3.4MH,高清屏幕，租赁

平方

24

1800

43200

晚宴投影

180寸投影幕+10000流明投影仪

10000

人员费用

主持人

男女主持各一名

人

30000

赵荣+俎江涛或者罗洁+王鹏

摄影

现场拍照人员

2000

摄像

全程录像，现场同步，高清摄像机

12000

3人摄像

礼仪

含服装

350

2800

2名礼仪为领导佩戴胸花，2名引导；

2名在嘉宾休息室；

2名在会场

工作人员

工作人员劳务费

工作人员有：

统筹、跟主持、催场、音频视频播放、物料统筹等

工作人员餐饮

其它

运输费

含2台大巴，从珠江新城接送嘉宾到会场

包括现场设备运输等　

313310

活动公司费用

会议活动整体设计、

活动执行费

总费用15%

143410

21511.5

税费

总费用10%

10.0%

33482

总合计

368303.5

以上费用未包括住宿费

备注：

由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整，特此知会。

1、由于场地尚未实际测量过，此报价涉及的具体大小尺寸，以及实际内容都会有调整，

落实场地后报价费用将会有15%的上下幅度调整，特此知会。

附件１：

安保预案

为保障会议活动的顺利举行，有需要对会议的准备、召开、善后各项工作进行全面的人员保护和会场安全保障。

我们始终坚持“安全第一，预防为主”的方针和“谁主管，谁负责”的原则全面加强安保岗位责任制。

围绕防断电、防火灾、防外勤车辆交通事故、会场内外正常秩序维护为重点，充分考虑各种可能的突发状况，认真制定应急预案，确保能高效完成此次大会的安保工作。

一、认真落实安保责任制

按照“谁主管，谁负责”的原则，明确各岗位责任，把各项责任目标进行量化、细化、深化，层层分解，目标到人，并纳入到会后总结考核之中。

二、人员编制

根据此次会议的内容和规模，分成工作内容不同的若干小组：

1、防断电、火灾小组职责：

①联系会场物管方和电力局，确定会议当天供电情况（有无断电安排）。

会议召开前一周，再次与供电局确认有无供电变化。

②会议召开前十天，进入现场查看电源总开关有无安全隐患。

并与会场方协商会议当天，派专人看管会场电源总闸，防止意外或人为原因造成断电情况。

③会议召开前十天，查看会场备用电源情况，如配电房、备用电能、后备发电机、以及安全通道、应急照明灯等设备设施完好情况（获得会场室内平面图）。

④会议召开前十天，现场查看安全火灾安全隐患，现场有无易燃、易爆、有毒等化学品。

现场灭火器材配置数量是否短缺，是否过期，消防栓、消防斧等是否损坏。

⑤安排一位工作人员负责坚守安全通道大门，正常情况下可配合维持现场秩序，紧急情况时负责安全通道的畅通及人员疏散时的秩序。

（在该名工作人员顺手处放置一台干粉灭火器）

2、会场外围秩序疏导组

①公司邀请交通管理部门，在会场四周主干道路口增设交通安全管理人员。

②组织2-3名同事协助会场方保安，保证参加会议活动的车辆能够安全、及时地停放至指定停车位，最好能人车分离。

严防车辆擦刮、碰撞、甚至人员伤亡事故，以免现场拥堵或混乱。

3、人员安保组

分人群、分时间段提供各类客户的安全保障服务。

三、宾客住宿期间的保护范围

赴会的各界嘉宾，根据宾客级别，安排不同档次的房间居住。

安保人员遵从以下几点保障宾客的住宿安全：

①与酒店保安部门建立联系，保证宾客在住宿期间在宾馆内发生突然意外时即时获得消息互通（如：

心脏病、高血压）。

②在每间嘉宾房间显著位置挂置事先打印出的该宾馆紧急通道路线图，以及指定后勤人员的联系电话，方便宾客在有特殊情况时联系我们。

四、招商会现场的安全保护工作

①处于本次会议的安全级别评估，会议期间会场内发生恶性伤人的可能性很小，故食物、饮料、酒水等不在监管范围。

如有安全需要，公司会在主入口处设置安检装置。

②在会场内设置2-4名游动或假扮宾客的安保人员，便于及时处置突发事件。